Lanciare un dipartimento DX dedicato in Giappone
Asahi Group è un'azienda giapponese produttrice di alimenti e bevande, famosa per la birra lager Asahi Super Dry, il sidro Mitsuya, le mentine rinfrescanti MINTIA e varie altre bevande alcoliche e dolciumi. Negli ultimi 10 anni la società ha fatto crescere la propria attività a livello globale e oggi quasi il 50% delle sue vendite proviene dall'estero.

Nel 2022, ha lanciato l'Asahi Group Japan, con l'intento di dedicarsi alle attività operative esclusivamente nel proprio Paese di origine.

"In passato gli affari nazionali erano gestiti dalla divisione giapponese di Asahi Group Holdings, ma nel gennaio 2022 abbiamo creato Asahi Group Japan per occuparci della gestione di quel mercato", racconta Tomokazu Yamakawa, Executive Officer del Digital Transformation Department di Asahi Group Japan.

Asahi Group Japan è riuscita a consolidare i dipartimenti nazionali incaricati della trasformazione digitale (DX) dell'azienda, che erano dislocati tra società interne come Asahi Group Holdings e Asahi Breweries, e ha creato un nuovo dipartimento DX consolidato responsabile della promozione e della gestione delle iniziative DX in tutte le società Asahi in Giappone.

"Per facilitare la collaborazione tra le nostre aziende e il nuovo dipartimento DX, avevamo bisogno di infrastrutture, processi e database dedicati.

"Per noi, la DX è sinonimo di trasformazione aziendale. Il dipartimento DX è il pioniere di una più ampia trasformazione aziendale, con l'obiettivo di promuovere l'innovazione nei processi e nei modelli aziendali di ciascuna delle nostre organizzazioni", afferma Yamakawa.

Trattare i dipendenti come clienti
Al fine di stabilire le best practice, Asahi Group Japan si impegna a trasformare l'esperienza dei dipendenti sfruttando il potere della digitalizzazione. Il ruolo di ServiceNow è fondamentale, in quanto elimina i processi inefficienti e automatizza le operazioni sostituendole con workflow digitali.

"La nostra trasformazione digitale è iniziata con l'introduzione di IT Service Management di ServiceNow, per semplificare e automatizzare le operazioni IT", ricorda Hiroshi Shimizu, Manager of Digital Transformation Department, Asahi Group Japan. "In questo modo abbiamo potuto ridurre le attività quotidiane che richiedevano troppo tempo e che i dipendenti trovavano frustranti. Abbiamo anche cambiato approccio per offrire loro la stessa esperienza di alto livello che riserviamo ai clienti."

La precedente procedura di approvazione dell'applicazione prevedeva il coinvolgimento di più dipartimenti per il controllo incrociato degli errori relativi al contenuto, all'elaborazione e alle istruzioni dell'applicazione, con conseguente dispendio di tempo e di energie.

Come spiega Shimizu: "Ci siamo resi conto che potevamo semplificare questo workflow ed eliminare le fasi non necessarie. Così non solo avremmo velocizzato il processo di approvazione dell'applicazione, ma avremmo migliorato anche l'esperienza dei dipendenti".

Per raggiungere questo obiettivo, il reparto DX ha deciso di centralizzare sulla Now Platform una serie di applicazioni di servizio interne.

Approvazione dell'applicazione in pochi minuti, non settimane
La trasformazione del processo di richiesta di servizi interni attraverso ServiceNow sta già dando i suoi frutti. Quando, ad esempio, Asahi Group Japan ha implementato servizi cloud come le videoconferenze e i file condivisi, ServiceNow si è occupata di automatizzare le fasi di approvazione e approvvigionamento di queste applicazioni.

"Prima, quando un dipendente creava una cartella condivisa, il team IT doveva chiedere l'approvazione di un manager o di un capo reparto prima di configurarla e questo poteva richiedere fino a una settimana", spiega Shimizu. "Con ServiceNow, il processo è stato completamente automatizzato. Abbiamo tutte le informazioni necessarie per approvare la richiesta e fornire i file condivisi tramite un'API in pochi minuti."

Uno dei vantaggi principali della Now Platform è la possibilità di connettere in modo flessibile i servizi cloud. "L'integrazione di ServiceNow ad altri servizi cloud è molto conveniente e ci offre le migliori funzionalità. Desideriamo utilizzare questa piattaforma singola per integrarci perfettamente con altri sistemi e ottimizzare le operazioni", afferma Shimizu.

"ServiceNow risulta essere una soluzione estremamente versatile e non vogliamo limitarne l'utilizzo alle sole applicazioni preconfigurate. Si tratta di una piattaforma i cui elementi base offrono infinite opportunità", continua.

Connettere i sistemi di registrazione ai sistemi di ingaggio
Asahi Group Japan utilizza anche HR Service Delivery di ServiceNow, per gestire le risorse umane, e App Engine, che supporta lo sviluppo di applicazioni aziendali low-code. Così anche il reparto DX può utilizzare i workflow che si trovano al di fuori del reparto IT.

In futuro, Asahi Group Japan prevede di utilizzare ServiceNow per connettere il suo sistema di registrazione (SoR) e il sistema di ingaggio (SoE) per costruire un'unica architettura per l'intera attività nazionale.

Secondo quanto spiega Yamakawa: "ServiceNow integra in modo flessibile le API con i servizi cloud, il che rende facile collegare la piattaforma ai sistemi precedenti. Si tratta quindi di un ponte ideale tra i servizi cloud e i sistemi esistenti. Stiamo ancora definendo la nostra architettura IT ideale, ma sappiamo che con ServiceNow sarà resiliente e scalabile, e libererà i nostri dipendenti permettendogli di concentrarsi su attività più stimolanti".