Panoramica dell'organizzazione

CARE combatte la povertà globale e l'ingiustizia sociale in più di 120 Paesi, con particolare attenzione all'emancipazione di donne e ragazze. Dai soccorsi di emergenza ai programmi educativi e sanitari, CARE fa la differenza dove le infrastrutture sono limitate e le risorse scarseggiano, motivo per cui l'organizzazione dipende da una tecnologia flessibile e accessibile. 

Background 

In Malawi, uno dei Paesi africani più densamente popolati e più poveri, CARE ha identificato una sfida persistente che colpisce migliaia di studenti: un rilevamento delle presenze inaffidabile. Le scuole di tutto il Paese si affidavano a procedure di appello manuali e cartacee che richiedevano molto tempo per gli insegnanti, erano soggette a errori e quasi impossibili da gestire in tempo reale. 

Nelle scuole supportate da CARE, la classe media ha 89 studenti. Senza dati accurati sulle presenze, gli amministratori facevano fatica ad allocare le risorse in modo efficace, coordinare la consegna dei pasti e identificare gli studenti a rischio di abbandono.

James Laja, insegnante e addetto alla raccolta dati, ha colto il problema principale: "Con il vecchio sistema si verificavano molti errori nella raccolta dei dati sulle presenze e la trasmissione dei dati era lenta". Il costo umano era reale. Quando i pasti erano contati male, alcuni bambini rimanevano senza pranzo. Quando gli studenti a rischio finivano per perdersi, il periodo per intervenire si restringeva. CARE aveva bisogno di una soluzione che funzionasse in modo affidabile in ambienti a bassa connettività senza gravare sugli insegnanti, già molto impegnati.

Grazie alla vittoria di una ServiceNow.org Partnership for Good Grant (SPGG), CARE ha collaborato con KPMG per progettare e creare AttendAssist, una soluzione per il rilevamento delle presenze basata sull'AI e abilitata agli SMS basata su App Engine di ServiceNow. L'obiettivo era quello di sostituire i processi manuali con un sistema in grado di prevedere e monitorare le presenze in tempo reale, unificare i flussi di lavoro tra gli amministratori e mantenere gli studenti coinvolti e monitorati, il tutto operando in ambienti con connettività limitata. La piattaforma low-code di App Engine è stata fondamentale e CARE l'ha creata senza assumere un grande team di progettazione, il che significa che altre organizzazioni con risorse limitate possono fare lo stesso.

La soluzione

AttendAssist è stata sviluppata in modo nativo su App Engine, offrendo a CARE la flessibilità necessaria per configurare la soluzione in base ai requisiti specifici del proprio flusso di lavoro e ambiente operativo. Invece di adattare uno strumento preconfigurato, il team ha creato un'applicazione progettata appositamente in grado di funzionare in modo affidabile nelle condizioni in cui si trovano le scuole di Malawi.

Il fulcro della soluzione è la tecnologia di riconoscimento delle immagini basata sull'AI che automatizza l'identificazione degli studenti in classe. Il risultato è stato sorprendente, come ha osservato James: "Gli studenti sono entusiasti di essere fotografati ogni giorno, quindi la frequenza è migliorata". Il sistema trasmette simultaneamente dati accurati, in netto contrasto rispetto ai processi manuali. Eliminando l'appello manuale, il sistema libera gli insegnanti dalla burocrazia, in modo che possano concentrarsi su ciò che conta: l'insegnamento.

L'integrazione di SMS è stata fondamentale per la progettazione fin dall'inizio. Poiché molte scuole operano in aree con accesso a Internet limitato o irregolare, la soluzione utilizza gli SMS per trasmettere i dati sulle presenze e le notifiche push agli amministratori e al personale. Ciò garantisce che il sistema rimanga funzionale e utile anche negli ambienti con le maggiori limitazioni di risorse, senza richiedere investimenti infrastrutturali che la maggior parte delle scuole della regione non potrebbe sostenere.

Dal punto di vista amministrativo, AttendAssist unifica i flussi di lavoro tra gli amministratori scolastici, offrendo al personale un unico luogo per risolvere le discrepanze di frequenza, coordinare la consegna dei pasti e segnalare le preoccupazioni relative ai singoli studenti. Invece di affidarsi a fogli di calcolo scollegati o a follow-up manuali, gli amministratori ora possono agire sulle informazioni sulla frequenza in modo rapido e coerente, riducendo sia i ritardi che gli errori nell'allocazione delle risorse, rifornendo rapidamente le scuole con esigenze critiche.

Per molte famiglie nelle comunità a basso reddito, la scuola è il luogo in cui il bambino riceverà costantemente un pasto, cosa che potrebbe non essere possibile a casa, e sia la nutrizione che l'istruzione sono essenziali per spianare la strada per uscire dalla povertà. Nelle scuole supportate da CARE, il 45% degli studenti va a lezione senza aver fatto colazione a casa. Un conteggio accurato delle presenze garantisce che venga preparato il numero preciso di pasti per gli studenti, senza sprecare cibo in eccesso o rischiare di non averne abbastanza.

I risultati

L'impatto di AttendAssist è stato misurabile e significativo. La studentessa Naomi Malizani ha osservato che "AttendAssist è utile per dare il numero corretto di studenti presenti, un miglioramento sostanziale rispetto a quando il sistema a volte dava il numero errato di presenze".

In 111 scuole in Malawi, CARE ha aumentato la frequenza scolastica di quasi il 36%, a vantaggio diretto di più di 70.000 bambini. I risultati in termini di efficienza per gli insegnanti sono altrettanto impressionanti. Una riduzione del 90% dei tempi dell'appello significa ore recuperate per il vero insegnamento. Per i docenti che gestiscono oltre 50 studenti con risorse limitate, questo tempo è rivoluzionario: è la differenza tra una giornata scolastica frettolosa e dedicata ad attività amministrative e una giornata incentrata sull'apprendimento.

CARE è stata inoltre in grado di utilizzare il flusso di lavoro con supporto degli SMS per ridurre gli errori nell'allocazione delle risorse nella consegna dei pasti. Come ha spiegato James, "dati corretti sulla partecipazione degli studenti aiutano nella preparazione dei pasti, poiché il cibo viene preparato utilizzando cifre corrette che eliminano gli sprechi". Questa precisione garantisce che i pasti arrivino agli studenti che ne hanno bisogno senza gli sprechi che caratterizzavano i sistemi manuali.

Unificando i flussi di lavoro amministrativi su un'unica piattaforma, CARE è stata in grado di fornire feedback in tempo reale sugli schemi di frequenza ai supervisori distrettuali e mobilitare rapidamente il supporto alle scuole. Mentre i sistemi tradizionali avrebbero richiesto tre settimane per contare le presenze in tutte le scuole, AttendAssist consente a CARE e ai supervisori distrettuali di ottenere i dati sulle presenze da tutte le scuole in un solo giorno e di fornire feedback entro 24 ore.

Il futuro

CARE e ServiceNow stanno valutando come AttendAssist possa essere estesa ad altri Paesi e contesti in cui il rilevamento manuale delle presenze crea barriere all'accesso all'istruzione. La natura modulare della versione di App Engine consente di adattare la soluzione a lingue, ambienti di connettività e strutture amministrative diversi senza necessità di una ricostruzione completa. Man mano che CARE continua ad ampliare i suoi programmi digitali, ServiceNow.org rimane un partner di piattaforma in grado di supportare tale crescita, dalle singole distribuzioni scolastiche ai programmi regionali e nazionali.

AttendAssist si affida agli strumenti che gli insegnanti utilizzano già ogni giorno. Un insegnante scatta una foto della classe e la invia come invierebbe un qualsiasi altro messaggio, in modo da utilizzare il sistema, anziché metterlo da parte. CARE applica un test simile a qualsiasi tecnologia adottata: deve funzionare per le persone e le comunità che la utilizzano.

Oltre alla frequenza, CARE vede il potenziale di applicare la stessa architettura ad altre sfide operative nei suoi programmi di istruzione, formazione della forza lavoro e sanità, dove dati in tempo reale e flussi di lavoro automatizzati potrebbero sbloccare miglioramenti simili nell'allocazione delle risorse e nell'efficienza del personale. Il successo di AttendAssist ha dimostrato che la tecnologia di livello aziendale, se progettata con attenzione, può funzionare in modo efficace in alcuni degli ambienti più impegnativi al mondo. 

In sintesi

La distribuzione di AttendAssist su App Engine da parte di CARE è la prova che la tecnologia giusta, creata per il contesto giusto, può creare un cambiamento significativo su larga scala.

Aumentando la frequenza scolastica di quasi il 36% e riducendo i tempi dell'appello degli insegnanti del 90% in 111 scuole in soli 9 mesi, CARE ha dimostrato cosa è possibile fare quando l'AI e l'automazione dei flussi di lavoro vengono utilizzati per far fronte a problemi umani reali in ambienti con risorse limitate.

Per le organizzazioni che lavorano nello sviluppo umanitario, questo impegno dimostra che ServiceNow AI Platform è in grado di raggiungerle ovunque si trovino e aiutarle a spingersi oltre.