Al vertice della trasformazione digitale
I team legali hanno esigenze uniche e complesse che possono rendere difficile l'adattamento di soluzioni digitali. Anche quando esistono soluzioni puntuali compatibili, queste rischiano di aggiungere complessità allo stack tecnologico e rafforzare inutilmente i silo di informazioni.

Osservando il nostro team legale, abbiamo capito in che modo la digitalizzazione e un approccio basato sulla piattaforma avrebbero potuto fare la differenza. Infatti, non avevamo la visibilità in tempo reale sulle attività del team legale e dedicavamo troppo tempo ad attività manuali e ripetitive.

Indagine e definizione degli obiettivi innanzitutto
Secondo Andrew Brereton, Senior Director of Legal Operations di ServiceNow, la raccolta di informazioni è un punto di partenza essenziale. "La base per la creazione di reparti legali di successo è la comprensione di alcune informazioni legali di base", afferma Brereton. "Ad esempio, a quali tipi di richieste lavorano i nostri avvocati? Con quali team stanno lavorando? Qual è il reale volume? Solo una volta comprese a fondo le basi possiamo passare alle soluzioni più complesse."

Ottenere dati relativi a progetti e impegni legali era un requisito per lo sviluppo delle soluzioni, ma è stato anche uno dei risultati ottenuti. Un continuo afflusso di dati operativi è fondamentale per migliorare il processo decisionale e l'allocazione delle risorse.

In seguito alla nostra analisi, abbiamo definito alcuni obiettivi concreti. Volevamo essere in grado di capire dove e in che modo il workflow si svolge in tempo reale, essere più agili ed efficienti, assegnare i progetti al team legale giusto e automatizzare il lavoro dove possibile in modo da liberare tempo per le attività strategiche.

Soluzioni basate sulla nostra piattaforma
Per supportare i nostri team legali, abbiamo sviluppato due soluzioni complementari sulla piattaforma di ServiceNow: la Legal Service Delivery e la dashboard General Counsel (GC).

La Legal Service Delivery è stata creata per aiutarci a semplificare le operazioni legali e a gestire le attività legali da azienda. La soluzione ci ha permesso di automatizzare i processi che venivano svolti manualmente, via e-mail e con fogli di calcolo. Abbiamo creato un sistema di ticketing per il nostro team legale che consente di assegnare e soddisfare le richieste in modo rapido ed efficiente.

Inoltre, la Legal Service Delivery consente a tutti i dipendenti di usufruire del self-service. Le domande legali più comuni vengono risolte dagli agenti virtuali dell'intelligenza artificiale, oppure gli utenti vengono indirizzati agli articoli della knowledge base. In questo modo riduciamo il time-to-resolution dei problemi, supportiamo i dipendenti in modo più rapido e semplice, e i nostri team legali possono concentrarsi sui bisogni aziendali ad alta priorità.

La dashboard General Counsel (GC) fornisce alla nostra leadership legale visibilità in tempo reale, incrementando i dati dalla Legal Service Delivery e fornendo informazioni utili ai responsabili delle decisioni. Da un dashboard unificato, il nostro consulente generale può visualizzare i parametri in tempo reale per avere il polso delle operazioni legali e formulare azioni. "Con una chiara visibilità sulle richieste di lavoro, possiamo iniziare a lavorare in modo efficace ed efficiente", spiega Brereton.

Il verdetto: la modernizzazione può generare valore
Abbiamo già ottenuto ottimi risultati dai nostri investimenti. Grazie a una maggiore presenza del self-service, siamo stati in grado di reindirizzare il 15% del lavoro che in precedenza era gestito dal reparto legale. Il nostro nuovo "punto di accesso ai servizi legali", che consiste nella semplificazione dell'acquisizione e dell'instradamento delle richieste legali, semplifica l'esperienza per gli stakeholder e aggiunge trasparenza al processo.

Workflow più efficaci e una migliore visibilità hanno consentito di ottenere significativi vantaggi finanziari e operativi. Abbiamo ridotto la spesa per la consulenza esterna del 10% e siamo in grado di identificare le prestazioni operative e i vincoli delle risorse in modo molto più rapido e semplice.