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Che cos'è la gestione degli appaltatori?

La gestione degli appaltatori è un sistema di controlli che garantisce che il lavoro e i servizi appaltati supportino gli obiettivi aziendali, siano allineati alle programmazioni pianificate e rispettino gli obiettivi di sicurezza.

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Informazioni utili sulla gestione degli appaltatori

Molti settori si affidano a servizi appaltati per portare a termine tutti i compiti. Gli appaltatori possono fornire lavoro aggiuntivo quando necessario. I servizi appaltati consentono inoltre alle aziende di assumere temporaneamente persone per un particolare progetto che hanno le competenze e l'esperienza necessarie. Così tante organizzazioni utilizzano appaltatori in diversi modi. La sfida è rappresentata dalla gestione degli appaltatori e dei loro servizi.  

È qui che entra in gioco la gestione degli appaltatori. Si tratta del sistema che aiuta le aziende a gestire i propri appaltatori e i servizi appaltati. Si occupa della selezione, dell'acquisizione, dell'utilizzo e del monitoraggio dei servizi appaltati. La gestione degli appaltatori non si occupa dell'approvvigionamento di beni o forniture.

Il lavoro appaltato deve essere vincolato da un contratto predefinito e rispettare le normative di ogni Paese coinvolto. Per creare questo contratto, occorre seguire cinque fasi generali.
Fasi del processo di gestione degli appaltatori

Pianificazione

La prima fase consiste nel definire i requisiti e gli obiettivi in un contratto. Il contratto dovrebbe definire le basi di tutti gli interventi necessari e il monitoraggio degli appaltatori in loco. Prima di assumere un appaltatore, il datore di lavoro deve definire il contratto con i dettagli dei compiti e del framework. Ecco alcuni elementi che possono essere inclusi nel contratto

  • Posizione del luogo di lavoro
  • Obiettivo dei servizi appaltati
  • Informazioni sulla capacità dell'appaltatore
  • Procedure e i processi
  • Responsabilità principali
  • Attrezzatura necessaria
  • Definizioni di tariffe e costi
  • Competenze e le qualifiche richieste
  • Permessi di lavoro
  • Specifica degli Accordi sul livello del servizio (SLA)
  • Conformità ai requisiti in materia di salute e sicurezza durante l'intero intervento
  • Fornitura, se necessaria, di DPI (dispositivi di protezione individuale) appropriati
  • Date di consegna

In altre parole, tutti i requisiti e le aspettative devono essere esplicitamente menzionati ed espressi in modo chiaro nel contratto. Funge da base per il tuo approccio alla prevenzione quando interagisci con gli appaltatori. La pianificazione anticipata può rendere la gestione degli appaltatori più semplice ed efficace.

Approvvigionamento e selezione

La fase successiva consiste nello scegliere gli appaltatori giusti per un progetto o per l'organizzazione. L'approvvigionamento e la selezione richiedono il bilanciamento delle competenze desiderate con il budget per il lavoro degli appaltatori. Considera l'utilizzo di una matrice di valutazione per esaminare tutti i costi con le competenze necessarie per il lavoro. L'obiettivo è quello di scegliere il miglior appaltatore per un determinato lavoro.

Onboarding e conformità

Una volta selezionato un appaltatore, è il momento dell'onboarding. L'onboarding implica la firma di contratti e la definizione di responsabilità, catene di comunicazione e pagamenti. In questa fase è anche importante garantire che tutto sia conforme alle normative dell'azienda, del settore e del lavoro contrattuale.

Monitoraggio delle prestazioni

È importante supervisionare e monitorare il lavoro degli appaltatori in loco per garantire che i requisiti del contratto siano soddisfatti e che i progetti procedano in modo appropriato. In questa fase, è rilevante assegnare priorità alla comunicazione continua tra l'azienda, il personale che lavora con l'appaltatore e quello dell'appaltatore.

Chiusura del contratto

Al termine del contratto, l'azienda può valutare il lavoro dell'appaltatore e chiudere ufficialmente il contratto. 
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Il software di gestione degli appaltatori è uno strumento digitale che aiuta le organizzazioni a gestire e organizzare il lavoro offerto in outsourcing al personale a contratto. Il software avanzato è in grado di gestire una forza lavoro mista che contenga personale e appaltatori terzi. Il software di gestione degli appaltatori è uno strumento chiave utilizzato da molte organizzazioni per gestire meglio i servizi appaltati nel mondo moderno.

Esistono diverse funzionalità chiave che dovrebbero essere disponibili in un software di gestione degli appaltatori. Ecco alcune delle funzionalità fondamentali che il software deve includere per una gestione ottimale:

  • Database degli appaltatori
    Questo database tiene traccia di quali appaltatori sono stati utilizzati in precedenza e di tutte le informazioni sul contratto associate a questi. Un database centrale è importante per la gestione degli appaltatori.
  • Analisi e creazione di report
    I servizi degli appaltatori forniranno alle aziende una vasta gamma di dati e informazioni, ma sono utili solo se l'azienda è in grado di raccogliere dati. L'analisi e la creazione di report possono visualizzare i dati per aiutare le organizzazioni a imparare dall'esperienza e a trarre profitto dalle attività di appalto.
  • Comunicazione e collaborazione
    Disporre di funzionalità che consentono la comunicazione e la collaborazione può essere efficace per mantenere aperte le linee di comunicazione durante il processo.
  • Gestione dei documenti
    Un punto centralizzato per la gestione dei documenti è importante in quanto consente alle aziende di tenere traccia delle documentazione e trovare facilmente i contratti precedenti.
  • Monitoraggio delle prestazioni e KPI
    Il monitoraggio delle prestazioni è una parte importante del processo di gestione dei contratti e il software con questa funzionalità può semplificare l'intero processo.
  • Onboarding e gestione della conformità
    Le aziende risparmiano tempo prezioso quando il software aiuta il processo di onboarding e la gestione della conformità.

Le organizzazioni possono sfruttare diversi vantaggi chiave della gestione degli appaltatori. Alcuni dei vantaggi sono quelli elencati di seguito:

  • Consente di risparmiare sui costi
    Gli appaltatori possono fornire lavoro e risorse a volte a un costo inferiore rispetto a quanto sia possibile fare internamente.
  • Migliora la produttività
    I servizi appaltati possono fornire un lavoro eccellente e migliorare la produttività. La gestione migliora la produttività degli appaltatori.
  • Riduce i rischi
    Esiste un livello di rischio nell'assumere appaltatori, ma la gestione degli appaltatori può ridurlo.
  • Garantisce che gli appaltatori lavorino in conformità secondo criteri e procedure
    La conformità è fondamentale e la gestione degli appaltatori aiuta le aziende a garantire il rispetto di tutti gli ambiti della conformità.
  • Migliora il controllo della qualità
    Il monitoraggio dei progressi e delle prestazioni può contribuire a garantire il giusto livello di qualità.
  • Migliora l'efficienza organizzativa
    La gestione, in particolare quella che fa uso di software avanzati, può contribuire a migliorare l'efficienza, soprattutto a livello organizzativo.
  • Contribuisce a creare relazioni redditizie
    La gestione degli appaltatori può aiutare il processo a procedere senza intoppi, aiutando le aziende a creare relazioni redditizie su cui poter fare nuovamente affidamento in futuro.

Ecco alcune best practice per la gestione dei contratti.

Ottimizzazione della rete dei fornitori

Una best practice è quella di ottimizzare la rete dei fornitori. Gli strumenti di analisi possono aiutare i team ad accedere ai dati e alle informazioni per determinare più facilmente i fornitori con le prestazioni migliori. In questo modo le aziende possono ottimizzare la directory dei service provider. Essenzialmente, l'utilizzo dei dati per determinare quali appaltatori offrono le migliori prestazioni può aiutare le aziende a scegliere i migliori appaltatori in futuro.

Implementazione dell'automazione

L'automazione è l'obiettivo della maggior parte dei settori. L'automazione dell'invio degli ordini di lavoro attraverso piattaforme centralizzate di automazione dei servizi Web e su dispositivi mobili può portare a vantaggi significativi rispetto ai metodi precedenti. Aumenta i tempi di risposta del service provider a un problema. In ultima analisi, inoltre, ridurrà il time-to-resolution degli ordini di lavoro critici. L'automazione fa risparmiare tempo e risorse.

Implementazione dei controlli dei costi

Le organizzazioni possono implementare controlli sui costi stabilendo limiti per il lavoro ricorrente o di routine, nonché per i nuovi potenziali appaltatori. Le aziende dalle prestazioni più elevate possono anche personalizzare i propri dati per mostrare analisi specifiche dei costi e delle prestazioni per gli appaltatori precedenti, consentendo loro di identificare facilmente il miglior service provider per ogni ambito commerciale.

Garanzia di conformità degli appaltatori

Gli strumenti di automazione del servizio possono fornire alle organizzazioni la possibilità di gestire la conformità utilizzando un'unica dashboard (che può essere aggiornata in seguito) che offre all'organizzazione una visione completa della posizione di ciascun fornitore in termini di conformità. Grazie a questa capacità di monitoraggio, le aziende non saranno colte di sorpresa.

Avvio delle revisioni delle prestazioni basate sui dati

La gestione degli appaltatori può fornire dati alle aziende. Le aziende possono quindi utilizzare tali dati per avviare revisioni delle prestazioni basate sui dati. Oggi le organizzazioni possono fare affidamento su dashboard quantitative, scorecard e analisi come punto di partenza per la gestione delle prestazioni ricorrente e basata sui dati per garantire la responsabilità e mantenere la trasparenza.

Definizione dei KPI

Definire i KPI e tenerne traccia con lo strumento giusto può aiutare le aziende a intraprendere le azioni necessarie per garantire l'efficacia del loro sistema di gestione degli appaltatori. I KPI possono includere l'avvio del contratto, i tempi del ciclo di creazione e la conformità dei processi.

Creazione di un repository dei contratti

Normalmente, una volta firmati, i contratti vengono salvati in un sistema di qualche tipo, che di solito comprende uno stack tecnologico aziendale. Questo metodo può rendere i contratti difficili da gestire o interrogare per ricavarne dati. Può anche aumentare i costi e far correre il rischio di violazioni di terzi. Quindi, le aziende che creano un repository di contratti nel cloud creano un database in cui è possibile accedere ai contratti in qualsiasi momento e ovunque a costi e rischi inferiori.

Standardizzazione del processo di creazione dei contratti

I contratti vengono solitamente creati in silos da business unit distinte senza alcuna analisi delle relazioni contrattuali esistenti o dei fattori di rischio. Questo approccio potrebbe portare a complicazioni in seguito. Al contrario, può essere utile creare un processo standard per la creazione di contratti che potrebbe includere una libreria di modelli o clausole standard. I contratti standardizzati possono anche far risparmiare tempo alle organizzazioni durante la creazione dei contratti.

La gestione degli appaltatori è un ambito che continuerà a evolversi man mano che le pratiche e la tecnologia cambiano. Queste sono alcune delle tendenze che stanno prendendo piede nella gestione degli appaltatori, che molto probabilmente continueranno a diventare sempre più popolari.

Prevalenza dell'impiego a progetto

L'impiego a progetto è un tipo di accordo di lavoro in cui un individuo viene assunto per lavorare su un progetto o un insieme di progetti specifici per un periodo di tempo specifico. Queste persone non vengono assunte su base permanente. Spesso è utile quando si verifica un aumento temporaneo del carico di lavoro. Questo tipo di impiego offre anche flessibilità all'organizzazione, perché la forza lavoro aumenta solo quando necessario e non si spende denaro in generale per l'assunzione di personale permanente.

Maggiore attenzione ai dati dei contratti e all'analisi

I dati sono potenti. Consentono alle aziende di ottenere informazioni su ciò che funziona e ciò che non funziona. Per poter ottenere queste informazioni, molte aziende si stanno concentrando maggiormente sulla raccolta e l'analisi dei dati dei contratti. Questa tendenza aiuta a responsabilizzare le aziende nel prestare attenzione al modo in cui funziona la gestione degli appaltatori.

Avanzamento dell'AI

L'intelligenza artificiale sta diventando parte di quasi tutti i settori, inclusi i contratti. L'AI può essere incorporata nel software di gestione degli appaltatori per automatizzare determinati processi. Ad esempio, l'AI può essere utilizzata per automatizzare il processo di analisi dei dati sulle prestazioni passate degli appaltatori, delle certificazioni e dei record di conformità.

Maggiore importanza per i processi di pre-qualifica e pre-approvazione

Nei prossimi anni, molto probabilmente, l'enfasi sarà posta sulla prequalifica o sulla valutazione dell'esperienza, delle qualifiche e delle capacità di un appaltatore prima di aggiudicare un contratto. La pre-qualificazione e la pre-approvazione possono aiutare le organizzazioni a trovare appaltatori che realizzeranno i progetti nei tempi e nel budget previsti.

Gestione collaborativa dei contratti

La gestione collaborativa dei contratti (CCM) è il processo di gestione dei contratti con tutti gli stakeholder necessari. Con la CCM, i reparti Legale, Procurement, Finanza e altri possono contribuire a creare e gestire i contratti. Molte aziende stanno adottando questo processo di gestione dei contratti.

Contratti intelligenti basati su blockchain

La blockchain può aiutare nella creazione di contratti intelligenti. I contratti intelligenti possono essere programmati per l'esecuzione automatica quando vengono soddisfatte determinate condizioni. In tale modo si riduce la necessità di intervento umano e si semplifica il processo in sé, motivo per cui sta diventando sempre più popolare all'interno della gestione dei contratti.
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