La clientela che effettua una sottoscrizione rappresenta l'acquirente ideale, che si impegna a pagare un costo continuativo per ottenere un prodotto o accedere a un servizio. Ogni nuovo sottoscrittore è o può diventare un potenziale cliente a vita. Per questo, molte aziende adottano modelli di sottoscrizione per acquisire quello che per loro rappresenta il bene più prezioso: una crescita prevedibile e sostenibile.
Purtroppo, non tutte le sottoscrizioni delle aziende realizzano questa promessa. Dalla gestione della clientela all'esecuzione di una corretta fatturazione, alla protezione dei pagamenti, alla fornitura di un'esperienza del cliente soddisfacente, la gestione delle base dati relative alle sottoscrizioni non sempre si prospetta un'attività semplice. Il problema è ancora più evidente quando la base dati di sottoscrizioni cresce. Se consideriamo la situazione dal punto di vista delle aziende che acquistano le proprie sottoscrizioni software da più fornitori B2B, quello di cui hanno bisogno sono strumenti per gestire ciascuna licenza che siano in grado di garantire che i team utilizzino correttamente le sottoscrizioni.
In entrambi i casi, le soluzioni di gestione delle sottoscrizioni sono la risposta a queste esigenze aziendali.
Per la clientela che fa clic sul pulsante "Iscriviti", la sottoscrizione di un servizio potrebbe essere un impegno importante. In realtà, però, fare una semplice iscrizione non vuol dire impegnarsi totalmente.
Ogni periodo di rinnovo rappresenta una minaccia e il rischio è che la clientela decida di non rinnovare la sottoscrizione. La gestione delle sottoscrizioni è concepita per risolvere questo problema. Alle aziende che hanno effettuato sottoscrizioni offre la possibilità di gestire ogni aspetto dei prodotti e dei servizi acquistati con piani tariffari basati su un intervallo di tempo o sull'utilizzo.
Con la giusta soluzione per la gestione delle sottoscrizioni, le aziende di tutti i settori possono creare esperienze del cliente migliori e più soddisfacenti, così la probabilità che coloro che si iscrivono per la prima volta rinnovino la sottoscrizione sarà maggiore. Dato che il successo di queste aziende dipende direttamente dalla fidelizzazione della clientela nel tempo, avere la capacità di gestire le sottoscrizioni per continuare a coinvolgerla diventa indispensabile per questo tipo di modello di business.
Tuttavia, la gestione delle sottoscrizioni non si limita alla clientela finale. Per offrire un servizio migliore ai propri acquirenti e ottimizzare e supportare al tempo stesso i processi interni, molte aziende si affidano a sottoscrizioni di terze parti, spesso sotto forma di soluzioni as-a-service (per esempio, PaaS, SaaS e IaaS). Per queste aziende, destreggiarsi tra le varie licenze, i problemi di conformità e l'utilizzo è molto più che un lavoro a tempo pieno. La gestione delle sottoscrizioni aiuta queste imprese a gestire in modo più proattivo le svariate licenze, a prepararsi al rinnovo delle sottoscrizioni e a comprendere meglio come vengono distribuiti i servizi di sottoscrizione.
Per le aziende che offrono un servizio di Customer Service e desiderano ottimizzare l'esperienza del cliente, la gestione delle sottoscrizioni svolge un ruolo chiave durante tutto il ciclo di vita del cliente sottoscrittore:
Per rinnovare una sottoscrizione, la clientela deve prima finalizzare la registrazione iniziale. La gestione delle sottoscrizioni può aiutare la clientela nuova a fare il grande passo, fornendo informazioni chiare sui piani tariffari e sui servizi ad essi associati.
Non è detto che tutta la clientela si adatti perfettamente alle categorie "desidera acquistare" e "non desidera acquistare"; alla clientela più propensa verso la sottoscrizione, può essere utile fornire qualche stimolo in più. Gli strumenti per la gestione delle sottoscrizioni possono essere utilizzati per identificare la clientela non del tutto convinta e offrire ulteriori incentivi al momento giusto, solitamente sotto forma di sconti, extra o di altri incentivi.
Se la clientela può scegliere tra più livelli di sottoscrizione, deve esistere una procedura che guidi gli attuali sottoscrittori ad aggiornare le proprie sottoscrizioni. La gestione delle sottoscrizioni può migliorare questa procedura facendo il calcolo dei pagamenti recenti idonei all'applicazione automatica del prezzo dell'upgrade, in modo che alla clientela non venga addebitato due volte lo stesso servizio.
Il vero valore del modello di sottoscrizione è rappresentato dai rinnovi. La gestione delle sottoscrizioni semplifica la procedura di rinnovo riducendo il tasso di abbandono, spronando la clientela di sottoscrittori a estendere i contratti, fornendo le indicazioni necessarie e contribuendo a rendere i rinnovi più rapidi e affidabili. Le procedure di rinnovo automatizzate aiutano a eliminare i colli di bottiglia e a garantire il completamento delle fasi successive. Le opportunità di upselling e cross-selling sono incluse automaticamente, per massimizzare il potenziale ricavo ottenuto grazie alla clientela che rinnova la sottoscrizione. Gli incentivi (come gli sconti e gli extra) possono essere introdotti nei momenti più importanti per incoraggiare ulteriormente i sottoscrittori indecisi o per invogliare la clientela a impegnarsi all'acquisto.
A prescindere da quanto effettivamente un'azienda si avvicini alla procedura di rinnovo, alcuni sottoscrittori decideranno di non rinnovare. La gestione delle sottoscrizioni può contribuire a ridurre queste perdite contattando automaticamente la clientela per effettuare sondaggi sulla soddisfazione, proporre offerte esclusive o comunicare altri messaggi, facendo in modo che non si dimentichi del servizio. In questo modo, quando avrà di nuovo l'esigenza di effettuare la sottoscrizione, saprà esattamente come procedere.
Sebbene "gestione delle sottoscrizioni" possa fare riferimento a qualsiasi aspetto delle procedure o delle strategie per gestire i servizi in sottoscrizione e l'incentivazione al rinnovo, più spesso con questo termine si intende il software per la gestione delle sottoscrizioni.
Il software per la gestione delle sottoscrizioni è una categoria di strumenti per la vendita che aiutano ad automatizzare e ottimizzare i processi di fatturazione delle sottoscrizioni, semplificando e gestendo allo stesso tempo vari altri aspetti delle sottoscrizioni e dei rinnovi.
Le aziende che devono gestire le proprie sottoscrizioni con i fornitori, possono utilizzare strumenti simili per tenere traccia dell'utilizzo delle licenze, organizzarle e garantirne la conformità quando lavorano con fornitori di software B2B di terze parti con cui hanno sottoscritto un piano tariffario.
Sebbene ogni strumento di gestione delle sottoscrizioni sia diverso, la maggior parte delle opzioni fornisce un set di funzioni e funzionalità simili. Di seguito sono riportate le funzionalità più comuni per la gestione delle sottoscrizioni:
Gestione delle trattative
Le funzionalità automatizzate possono essere estremamente potenti, ma a volte la presenza umana può fare la differenza. Quando le trattative si interrompono, la gestione delle trattative invia automaticamente una notifica agli specialisti delle vendite affinché possano intervenire e assumere il controllo della situazione.Gestione delle versioni di prova
Per le sottoscrizioni che offrono versioni di prova gratuite, le funzionalità di gestione delle versioni di prova assicurano che la registrazione sia un processo semplice e intuitivo e che la clientela in fase di valutazione del prodotto possa passare rapidamente e facilmente ai piani a pagamento al termine del periodo di prova.Dashboard completa
Una panoramica chiara e completa delle sottoscrizioni della clientela consente alle aziende di comprendere meglio in che modo i progressi si allineano con i parametri e gli obiettivi stabiliti. Le dashboard dei software di gestione delle sottoscrizioni forniscono una rappresentazione visiva dei dati in tempo reale, così, grazie a una visione d'insieme, i manager possono ottenere più facilmente informazioni preziose e agire di conseguenza.Acquisti self-service
Consentire agli utenti di gestire le proprie sottoscrizioni non solo libera le risorse interne, ma crea anche un'esperienza del cliente più soddisfacente. Le opzioni di acquisto self-service assicurano che ogni transazione condotta dalla clientela sia automaticamente supportata dal backend.Creazione automatica delle fatture
La creazione manuale delle fatture per la clientela con sottoscrizioni richiede molto tempo, è inefficiente e soggetta a errori umani. La gestione delle sottoscrizioni automatizza questo processo, in modo che ogni registrazione generi automaticamente una fattura accurata pronta per la revisione immediata.Creazione di report automatizzata
Grazie al rilevamento dei dati delle sottoscrizioni in tempo reale, il software di gestione delle sottoscrizioni semplifica il processo di creazione di report. È possibile generare e rivedere i report premendo semplicemente un pulsante.Opzioni di pagamento automatizzate
I sottoscrittori fidelizzati che intendono rinnovare non devono aspettare. Le opzioni di pagamento automatizzate del software di gestione delle sottoscrizioni eliminano la minaccia di interruzione del servizio e offrono al contempo un percorso di rinnovo poco impegnativo.Gestione del programma fedeltà
La clientela più importante merita un'attenzione speciale. Gli strumenti per la gestione delle sottoscrizioni possono essere configurati in modo da offrire vantaggi esclusivi, sconti e altri premi ai sottoscrittori che hanno dimostrato la propria fedeltà.Gestione degli annullamenti e delle sospensioni
Se la clientela annulla le sottoscrizioni o non effettua i pagamenti in tempo, le aziende devono disporre di un modo per assicurarsi che non continui ad accedere al servizio. La cancellazione e la sospensione automatica interrompono il servizio a coloro che non lo pagano.Intelligenza artificiale
Un buon software di gestione delle sottoscrizioni non si limita semplicemente a eseguire analisi, creare report e a provvedere all'automazione. Le soluzioni ottimizzate per l'intelligenza artificiale esaminano i dati ed effettuano previsioni affidabili sulle azioni della clientela e sulle opportunità future.
Per le aziende che effettuano sottoscrizioni a strumenti di terze parti, gestirne la spesa potrebbe essere una necessità. La gestione della spesa delle sottoscrizioni è un approccio che cerca di migliorare la visibilità e il controllo delle sottoscrizioni nonché di stabilire procedure chiare per gestirle. Citiamo a questo proposito i controlli regolari e le valutazioni dei servizi in sottoscrizione al fine di garantire che siano ancora necessari e forniscano valore.
Se utilizzata in modo efficace, la gestione della spesa delle sottoscrizioni aiuta le imprese a migliorare l'ottimizzazione dei costi e a identificare e supportare i servizi in sottoscrizione che offrono un valore reale all'azienda. Tuttavia, questo approccio richiede impegno per definire procedure chiare, centralizzare la gestione delle sottoscrizioni all'interno dell'azienda, analizzare i dati relativi alle spese di sottoscrizione e collaborare con gli stakeholder coinvolti per garantire che tali spese rientrino nel budget.
Come abbiamo precisato in precedenza, la clientela finale non è l'unica ad aver bisogno di gestire le sottoscrizioni; anche le aziende utilizzano modelli di sottoscrizione per accedere a soluzioni software di terze parti.
Ciascuna di queste soluzioni dispone di proprie licenze, limiti di capacità e requisiti di conformità. Inoltre, man mano che le aziende crescono e hanno una maggiore esigenza di software, gestire le svariate sottoscrizioni di terze parti diventa complicato. Per far sì che le sottoscrizioni software vengano utilizzate in modo efficace e rappresentino le opzioni più semplificate, le aziende utilizzano la gestione delle licenze.
Si tratta di una forma di gestione delle sottoscrizioni incentrata sull'ottimizzazione delle sottoscrizioni al software dei fornitori. Senza una chiara comprensione delle applicazioni in sottoscrizione e del modo in cui vengono utilizzate all'interno dei team, le aziende rischiano di sprecare risorse: avere sottoscrizioni al software che si rinnovano automaticamente può generare costi non contabilizzati, soprattutto se la sottoscrizione non è più necessaria. Per contro, le aziende potrebbero fare un uso eccessivo delle applicazioni in sottoscrizione quando l'accesso non è sufficiente per tutti gli utenti o se la sottoscrizione non è scalata correttamente, violando potenzialmente il contratto di sottoscrizione.
La gestione delle licenze offre alle aziende la visibilità di cui hanno bisogno per garantire che le licenze in sottoscrizione siano in ordine e che i servizi inclusi siano convenienti, trasparenti e vengano utilizzati nel rispetto dei termini del contratto.
Man mano che i modelli di sottoscrizione diventano sempre più pratici e vengono resi disponibili, le aziende che si affidano alle soluzioni Software-as-a-Service (SaaS) scoprono quanto sia difficile gestire le varie licenze e, al tempo stesso, ottimizzare le spese e garantire il rispetto della conformità. ServiceNow, leader nella gestione IT, ha la soluzione: SaaS License Management.
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