Di solito inizia tutto da una semplice domanda: "Perché ci vuole tanto tempo?". Magari è un compito di routine che non procede mai senza intoppi. L stesso errore che continua a comparire nei report. O magari non si sa con certezza chi sia responsabile del passaggio successivo in un processo chiave. Più i team scavano a fondo in cerca di risposte, più è probabile che trovino un groviglio di approvazioni, eccezioni e passaggi di consegne non documentati, che solo poche persone sono in grado di decifrare. E quando una di queste va in ferie, o lascia l'azienda, i problemi di inefficienza possono diventare rapidamente ingestibili.
Per evitare queste situazioni, le organizzazioni devono avere una chiara idea di come funzionano effettivamente i processi. Non solo in teoria, ma anche nella pratica. È qui che entra in gioco il Business Process Modeling and Notation (BPMN) un metodo che consente di creare una mappatura grafica dettagliata dei workflow. Non si basa sulla memoria o sulle ipotesi. Piuttosto su un insieme standardizzato di simboli che rappresentano ogni compito, decisione e interazione, in modo che i team siano sempre al corrente di ciò che accade e di quali modifiche andrebbero apportate.
In origine, il Business Process Modeling and Notation era un'iniziativa pensata per rispondere a un'esigenza sempre più diffusa. Sviluppato nel 2004 dall'organizzazione Business Process Management Initiative (BPMI), costituita da fornitori ed esperti del settore, il BPMN ha uniformato le modalità con cui vengono visualizzati i processi aziendali. Fino ad allora, i diagrammi di processo erano spesso realizzati sul momento e, a seconda dell'autore, potevano variare molto in termini di formalità e chiarezza. Il BPMN offriva invece un approccio omogeneo, strutturato e facile da comprendere, rivolto sia agli esperti tecnici sia agli utenti aziendali.
Nell'anno successivo è avvenuta la fusione tra la BPMI e l'Object Management Group (OMG), un famoso ente non-profit che si occupa di supervisionare gli standard di modellazione più utilizzati. Dal 2005 l'OMG gestisce ufficialmente il BPMN, con il compito di perfezionarne la struttura e ampliarne le capacità. Sotto la direzione dell'OMG, il BPMN si è evoluto da uno strumento pratico per la modellazione a uno standard riconosciuto a livello globale e utilizzato in diversi settori.
La prima versione dello standard BPMN era pensata per definire un sistema di annotazione chiaro e coerenze che risultasse comprensibile agli esperti aziendali, oltre che ai team con competenze tecniche. Lo standard BPMN 1.0 ha fatto molti progressi verso questo obiettivo, ma con la sua progressiva diffusione è aumentata anche la necessità di adottare funzionalità più avanzate. Il BPMN 2.0, introdotto nel 2011, ha rappresentato un importante passo avanti.
Oltre a perfezionare gli elementi già stabiliti dei diagrammi, il BPMN 2.0 ha introdotto il supporto per i diagrammi delle conversazioni e coreografici, semplificando la modellazione delle interazioni fra i diversi partecipanti. Ad ogni modo, una delle modifiche più importanti è l'introduzione di un formato standardizzato per lo scambio dei file XML. In questo modo i diagrammi BPMN risultano leggibili dai sistemi di elaborazione e possono essere trasferiti da uno strumento di modellazione all'altro, rendendo chiaro il passaggio di consegne tra gli sviluppatori e gli analisti aziendali. Inoltre lo standard è stato ridenominato "Business Process Model and Notation", in modo da rifletterne al meglio lo scopo generale.
Il BPMN è molto di più di un'iniziativa autonoma: fa parte di un insieme di standard di manutenzione gestiti dall'OMG. Oltre al BPMN, l'ente gestisce gli standard Case Management Model and Notation (CMMN) e Decision Model and Notation (DMN). Tutti questi standard offrono un toolkit per la mappatura dei workflow strutturati, dei processi basati su casi che risultano imprevedibili e delle logiche decisionali più complesse.
A supporto dell'interoperabilità e per promuovere l'adozione dello standard a livello globale, OMG ha collaborato con l'International Organization for Standardization (ISO) alla pubblicazione del BPMN 2.0.1, denominato anche ISO/IEC 19510:2013. Questo riconoscimento ufficiale assicura che i diagrammi BPMN possano essere interscambiabili e compresi anche in settori differenti e quando si utilizzano diverse piattaforme, dato che dispongono di un insieme coerente di regole per una definizione e un'interpretazione corrette.
Se la documentazione dei processi non è efficiente, la causa è spesso da rilevare nel fatto che non viene comunicata in modo comprensibile per tutti i team. I gruppi possono interpretare diversamente lo stesso workflow e questo comporta disallineamenti e confusione su tutta la linea. BPMN risolve questo problema, in quanto offre un sistema grafico standardizzato che semplifica la lettura, l'analisi e il perfezionamento dei workflow. Il risultato è la creazione di un modello condiviso pensato per una comunicazione chiara, un'implementazione senza intoppi e un miglioramento continuo e consapevole.
Lo standard BPMN colma il divario tra le modalità con cui i team aziendali descrivono il lavoro e quelle con cui i team tecnici lo realizzano o lo supportano. I simboli standardizzati evitano di procedere per ipotesi, quindi gli stakeholder non devono interpretare descrizioni generiche o schizzi informali in dati sulla base dei quali possono agire. Chiunque può lavorare a partire dallo stesso modello senza che sia necessario decodificarlo.
I diagrammi BPMN visualizzano la struttura dei processi in un formato difficile da comprendere. Visualizzando in che modo i compiti sono in relazione e a quali condizioni devono essere svolti, i team possono subito identificare i processi che si potrebbero interrompere o restare in stallo. A sua volta, questo rende più semplice porre le domande giuste e individuare le parti del processo che non procedono come previsto.
Il miglioramento inizia dalla visibilità. Quando possono delineare ogni passaggio definito in base allo standard BPMN, i team possono approfondire le modifiche in un ambiente a rischio ridotto prima di implementarle. Questo riduce gli errori, migliora la pianificazione e semplifica al contempo l'adattamento dei workflow in base all'evoluzione delle esigenze.
Nella categoria degli oggetti di flusso rientrano gli eventi, le attività e i gateway. Questi sono i componenti primari che definiscono ciò che accade durante un processo. Gli eventi segnano l'inizio, l'interruzione o il completamento di un processo. Le attività rappresentano il lavoro effettivamente svolto, che si tratti di un singolo compito o di un processo secondario più complesso. I gateway creano punti decisionali e determinano quale percorso seguirà il processo in base a specifiche regole o condizioni.
Gli oggetti di collegamento definiscono le relazioni tra gli elementi di flusso. I flussi di sequenza mostrano l'ordine in cui vengono svolte le attività. I flussi dei messaggi rappresentano la comunicazione tra i diversi sistemi o individui coinvolti. Le associazioni collegano artefatti o dati agli oggetti di flusso, senza influire sull'esecuzione dei processi.
Le corsie sono container che organizzano le attività per partecipante, reparto o ruolo. I pool includono i partecipanti principali di un processo, mentre le corsie li suddividono in base a responsabilità specifiche. Questa struttura rende chiare le diverse responsabilità e mostra come il lavoro procede oltre i confini dell'organizzazione.
Non tutti i componenti influenzano direttamente il flusso di processo. Lo scopo di alcuni elementi è quello di fornire maggiore contesto. In BPMN gli artefatti offrono maggiore chiarezza. Rendono evidenti il significato intrinseco, le intenzioni e i raggruppamenti dei diversi elementi in modo da facilitare la comprensione del diagramma. Gli artefatti sono classificati in tre tipi standard: i gruppi, che creano cluster in formato grafico delle attività correlate mettendone in evidenza le relazioni logiche; le annotazioni, che forniscono spiegazioni o commenti scritti per maggiore chiarezza; e oggetti dati, che indicano i dati coinvolti nel processo. Questi artefatti rendono i diagrammi più facili da interpretare, soprattutto per coloro che non sono coinvolti nella fase di progettazione iniziale.
Sebbene utilizzino gli stessi simboli e le stesse regole, non tutti i diagrammi BPMN vengono utilizzati allo stesso modo. In alcuni casi l'attenzione viene posta su come un determinato processo viene completato dall'inizio alla fine, in altri viene evidenziata l'interazione tra processi, sistemi e partecipanti. I diagrammi supportati dallo standard BPMN assolvono a diverse funzioni, che dipendono dalle esigenze da condividere.
I diagrammi di collaborazione si concentrano sulle interazioni tra due o più partecipanti a un processo. Ogni partecipante viene incluso in un gruppo separato e le relative attività di comunicazione vengono raffigurare nei flussi di messaggi. Questi diagrammi sono utili per modellare i workflow relativi a diversi reparti o a diverse business unit.
I diagrammi coreografici sono lo strumento migliore per le operazioni che assegnano la massima priorità al passaggio di consegna dei messaggi. Anziché stabilire una mappatura dei passaggi interni, si concentrano esclusivamente sulle interazioni: ogni compito rappresenta un messaggio inviato e ricevuto. Sono quindi la scelta più adatta per i processi in cui è fondamentale garantire il coordinamento tra diverse aree.
I diagrammi delle conversazioni offrono una vista semplificata delle comunicazioni inerenti a un processo, in quanto raggruppano i flussi di messaggi correlati in "conversazioni" (ossia messaggi pertinenti e interrelati che vengono scambiati dai partecipanti). Questi diagrammi non si concentrano tanto sui singoli messaggi, ma piuttosto mettono in evidenza le interazioni più generali, e risultano quindi la scelta ideale per le presentazioni degli stakeholder o le attività di pianificazione di alto livello.
Un diagramma BPMN è efficace quando raffigura con chiarezza come funziona un processo. Pertanto deve rispecchiare i workflow effettivi, evitare ambiguità e mostrare ai destinatari di riferimenti informazioni dettagliate e generali. L'obiettivo è trovare un equilibrio tra precisione e chiarezza, in modo che il diagramma sia utile per le attività sia di analisi sia di azione. Per risultati ottimali, attenersi alle seguenti best practice:
Prima di realizzare un diagramma, è importante capire da chi sarà utilizzato e quali decisioni o compiti intende supportare. Per valutare l'efficienza complessiva, i dirigenti potrebbero aver bisogno soltanto di un riepilogo a livello generale, mentre gli sviluppatori o i Process Owner spesso richiedono un breakdown più dettagliato dei compiti, delle regole e dei risultati. Iniziare con un livello di dettaglio corretto evita che si verifichino problemi di comunicazioni e consente di mantenere la precisione dei diagrammi. Aggiungere troppe informazioni a un diagramma può confondere gli utenti che lo consultano, mentre inserirne un numero ridotto può far sì che i rischi o alcuni passaggi importanti vengano trascurati.
I tecnici con competenze avanzate nella modellazione spesso sono in grado di individuare schemi ricorrenti dei processi in diversi settori. In questi schemi rientrano ad esempio i flussi più comuni, come l'approvazione delle richieste, le riassegnazioni, i compiti paralleli e la gestione delle eccezioni. Se tali schemi vengono considerati come un punto di partenza, è più semplice realizzare diagrammi in linea con le modalità effettive di svolgimento del lavoro. Quando si esaminano gli esempi di implementazione dello standard BPMN, è possibile ottenere informazioni utili sui layout e sulle strutture che risultano più chiari, nonché su quelli che possono trarre in confusione o essere soggetti a interpretazioni errate.
Anche i diagrammi che sembrano corretti possono causare problemi se non sono allineati al funzionamento effettivo dei processi. La convalida va ben oltre la sintassi: deve verificare che il diagramma rappresenti i ruoli, le sequenze e i risultati con la massima precisione. Un risultato che è possibile raggiungere attraverso la collaborazione. Se si coinvolgono esperti nell'analisi dei diagrammi, si conducono analisi approfondite sugli scenari e si verificano le ipotesi, le aziende possono individuare eventuali errori o lacune. Un diagramma convalidato diventa un punto di riferimento affidabile, soprattutto se viene utilizzato per supportare l'automazione o la conformità.
L'utilizzo dello standard BPMN è ampiamente diffuso perché consente di colmare i frequenti divari tra le aziende e gli utenti con competenze tecniche. Il punto è che non si tratta di un metodo isolato. Si interseca infatti, e talvolta viene confuso con, altri standard di modellazione concepiti per scopi diversi. Determinare se lo standard BPMN è adatto o meno all'azienda dà modo di determinare se viene utilizzato lo strumento giusto per ogni processo.
Lo standard UML (Unified Modeling Language) è un sistema utilizzato soprattutto nello sviluppo di software, perché consente di modellare il comportamento degli oggetti e dell'architettura del sistema. Anche se offre informazioni tecniche approfondite, non è concepito per la mappatura dei processi di business operativi. Al contrario, lo standard BPMN consente di realizzare modelli che indicano come il lavoro viene svolto da ruoli e reparti diversi. Se la modellazione dei processi richiede logiche di sistema, i team possono utilizzare talvolta lo standard BPMN e quello UML, anziché scegliere tra l'uno o l'altro.
Il BPEL (Business Process Execution Language) è uno standard basato su XML per l'automazione dei processi aziendali all'interno dei servizi Web. Può essere considerato come l'alternativa dei programmatori al BPMN, dato che quest'ultimo si basa su diagrammi comprensibili alle persone mentre il BPEL è utilizzato per scrivere un codice eseguibile. Per essere implementati, i diagrammi BPMN possono essere convertiti nello standard BPEL, ma in questo caso è necessario utilizzare strumenti a supporto di entrambi gli standard e comprendere al meglio come eseguire mappe logiche all'interno dii processi di workflow eseguibili.
Lo standard BPMN risulta più utile quando si modellano processi strutturati con fasi predefinite. Nel caso di workflow più flessibili oppure orientati a casi specifici, la soluzione migliore è il sistema CMMN (Case Management Model and Notation). Lo standard DMN (Decision Model and Notation) viene utilizzato per creare modelli sulle logiche decisionali complesse a supporto di un processo. Nel complesso, gli standard BPMN, CMMN e DMN offrono un metodo complessivo per creare modelli sui compiti strutturati, definiti percorsi adattati ai casi e prendere decisioni basate su regole in un framework coerente.
Pur essendo un metodo standardizzato e molto diffuso, il BPMN non è semplice da implementare correttamente. I team potrebbero trovarsi in difficoltà nella gestione dei compromessi tra precisione tecnica e capacità di utilizzo aziendale, in particolare quando i diagrammi vengono creati in silo. Un'adozione efficace del BPMN richiede molto di più che la semplice conoscenza dei simboli: comporta la creazione di una pratica condivisa su come e perché vengono creati i diagrammi.
Uno dei problemi più comuni che si presenta durante l'implementazione dello standard BPMN è decidere la quantità di dettagli da includere. I diagrammi troppo semplici non sono in grado di acquisire i passaggi e le decisioni più importanti. I diagrammi, se scendono troppo nei dettagli, risultano complicati e difficili da interpretare. Un punto di partenza utile è definire lo scopo e i destinatari di ogni diagramma e quindi aumentare la complessità progressivamente per realizzare gli obiettivi, senza ridurre la visibilità sul flusso principale.
Il punto di forza dello standard BPMN è l'uniformità, quindi non c'è da stupirsi se risulta inefficace quando i team lo utilizzano in modo diverso. La standardizzazione delle modalità di creazione, etichettatura e analisi dei diagrammi evita la confusione e promuove la collaborazione. La designazione di un Process Owner e la definizione di documenti principali per ogni reparto può favorire la coerenza, soprattutto quando i diagrammi vengono aggiornati o ampliati nel tempo.
La scelta degli strumenti può influire sulla facilità con cui il BPMN viene adottato in tutta l'organizzazione. Alcuni strumenti sono pensati appositamente per gli sviluppatori, mentre altri sono progettati per gli analisti di processo o gli utenti business. L'offerta di strumenti disponibili per l'utilizzo e le sessioni di formazione per diversi addetti aumenta la probabilità che lo standard BPMN venga utilizzato in modo coerente ed efficace.
L'implementazione dello standard BPMN è supportata da un'ampia serie di strumenti che si rivolgono a diversi utenti. In alcuni casi queste soluzioni si concentrano esclusivamente sulla modellazione dei processi, mentre in altri sono integrate in piattaforme più ampie per la gestione dei processi aziendali (BPM). La scelta giusta dipende dalle esigenze del team, dalle capacità tecniche e dal fatto che i diagrammi vengano utilizzati per la documentazione o l'automazione (oppure entrambe).
In genere gli strumenti basati su desktop offrono funzionalità di modellazione avanzate e una maggiore personalizzazione. Sono utili per le aziende che devono effettuare la modellazione offline o all'interno di ambienti protetti. Gli strumenti basati su cloud, oltre a essere più facili da distribuire, favoriscono la collaborazione in tempo reale, un aspetto imprescindibile per i team interfunzionali. Tutto dipende dal trovare un equilibro tra flessibilità, possibilità di accesso e requisiti di governance.
In molti casi gli strumenti BPMN rientrano in una serie più ampia di piattaforme pensate per l'automazione, l'analisi e il monitoraggio dei processi BPM. Con queste piattaforme, i diagrammi non sono semplicemente un metodo di documentazione, ma sono l'elemento costitutivo della definizione di workflow attuabili. L'integrazione assicura che i modelli creati dagli analisti possano essere utilizzati dagli sviluppatori e gestiti in tempo reale nei sistemi operativi.
L'ecosistema unificato e basato sull'AI di ServiceNow offre un valore aggiunto alle iniziative orientate allo standard BPMN. La ServiceNow AI Platform® unifica l'intelligenza artificiale, i dati e i workflow in un singolo ambiente cloud, semplificando la modellazione, l'automazione e l'ottimizzazione dei processi attraverso un'origine dati condivisa. È possibile monitorare il modo in cui i workflow modellati si traducono in un vantaggio operativo e adattarli in base ad approfondimenti e consigli affidabili generati dall'AI generativa (GenAI).
Inoltre, Architettura aziendale mette in collegamento la modellazione dei processi all'esecuzione strategica e offre un valore aggiunto, in termini strategici e operativi, in quanto adegua la tecnologia agli obiettivi aziendali, ottimizza i portfoli e aumenta l'agilità all'interno di una singola area di lavoro. Le aziende hanno quindi una visibilità completa su come i workflow documentati o modellati sono conformi agli obiettivi strategici, all'allocazione delle risorse e ai diversi scenari di investimento. Le modifiche in linea con lo standard BPMN possono essere convalidate alla luce dei dati di analisi in tempo reale e modificate di conseguenza prima della distribuzione.
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