La pianificazione degli scenari descrive gli strumenti, le strategie e i processi utilizzati per identificare e prepararsi a possibili incertezze nel futuro di un'azienda.
Si dice che del senno di poi son piene le fosse. A maggior ragione quando si tratta di gestire un'azienda. Fluttuazioni impreviste del mercato, eventi emergenti e continui cambiamenti all'interno dei settori possono stravolgere anche i piani più strategici. Basti pensare a quanto è accaduto nel 2020. L'impatto inaspettato e sorprendente della prima pandemia realmente globale dell'era moderna ha destabilizzato il mondo delle imprese. Le organizzazioni di tutto il pianeta si stanno ancora riprendendo dai cambiamenti imprevisti e rapidi della prima ondata di COVID-19, che hanno causato perdite di profitti, nuovi requisiti normativi difficili e persino bancarotta e chiusure nel peggiore dei casi.
Con così tanto in gioco, in che modo le aziende possono prepararsi meglio al futuro, identificando e pianificando una serie di incertezze che potrebbero divenire realtà? La risposta può essere trovata nella pianificazione degli scenari. La pianificazione flessibile consente alla dirigenza delle aziende di creare scenari ipotetici e valutare le decisioni di compromesso, in modo tale che in caso di eventi emergenti o altri fattori che determinano un cambiamento, l'azienda abbia già pianificato e messo in atto piani alternativi. Tuttavia, la pianificazione degli scenari è molto più di un Business Continuity Plan o di un sottoinsieme di FinOps: è un approccio completamente integrato per affrontare e adattarsi all'incertezza delle aziende moderne.
La premessa di base è questa: se un'organizzazione è in grado di definire le incertezze critiche e creare contingenze di lavoro per una serie di scenari, sarà più capace di sopravvivere, o addirittura prosperare, quando si trova di fronte a tali scenari in un contesto reale.
Per le aziende, la pianificazione degli scenari offre ai decision maker uno sguardo sul futuro: non su un unico futuro immutabile, ma su una gamma di possibili scenari futuri. Ciò consente di identificare molti risultati diversi e di stimarne l'impatto. In questo modo si può quindi valutare l'efficacia delle diverse risposte proposte, identificando le procedure che più probabilmente porteranno a risultati positivi per l'organizzazione, il personale e la clientela.
Anziché dover agire in fretta e improvvisare in caso di eventi emergenti, le organizzazioni possono fare riferimento alle pianificazioni degli scenari pertinenti e rispondere con rapidità e decisione. Ciò consente ai leader di adottare rapidamente contromisure e decisioni informate, valutando tutte le possibili combinazioni di decisioni e il loro impatto su budget, risorse, priorità e tempistiche.
Le società in grado di cambiare rapidamente direzione e prosperare in un mondo in costante evoluzione applicano continuamente la pianificazione degli scenari. Tuttavia, le aziende che utilizzano la pianificazione degli scenari ancora costituiscono l'eccezione, piuttosto che la regola. Di conseguenza, le organizzazioni che investono nella pianificazione degli scenari e creano strategie di contingenza lavorativa hanno maggiori probabilità di ottenere risultati positivi a fronte di cambiamenti improvvisi e di altri scenari futuri. Ciò costituisce un netto vantaggio rispetto alle aziende che aspettano l'avvento dei cambiamenti prima di iniziare a formulare un piano d'azione.
Trasparenza e dati sono al centro della pianificazione degli scenari. Per prepararsi agli imprevisti, le aziende devono sviluppare una chiara panoramica su budget, previsioni e altre variabili, nonché identificare con precisione i fattori chiave per la crescita aziendale. Grazie alla disponibilità più immediata di queste informazioni, la dirigenza e gli altri leader possono basarsi su un quadro di riferimento per prendere decisioni non di emergenza così come per quelle da attuare durante i periodi di potenziale crisi.
Come indicato in precedenza, la pianificazione degli scenari offre alle aziende il potere di pianificare per il futuro. Più specificamente, fornisce un formato per eseguire analisi ipotetiche per molti scenari diversi. Ciò consente ai decision maker di prevedere con precisione l'impatto di tali scenari su budget, priorità e risorse. Allo stesso tempo, consente alle organizzazioni di cambiare direzione in qualsiasi momento, senza la confusione o i tempi di inattività che normalmente accompagnano un tale cambio di strategia.
La pianificazione degli scenari si estende perfino oltre la gestione. Per un'implementazione efficace sono necessari dati e segnalazioni del personale dei vari reparti. Riunendo questi attori chiave, le aziende migliorano il loro approccio alla Knowledge Management, alla collaborazione, alla raccolta e alla distribuzione delle informazioni essenziali in tutta l'organizzazione.
La pianificazione degli scenari implica molti approcci diversi per trasformare un'azienda in una realtà a prova di futuro. Di seguito sono riportati quattro tipi di pianificazione degli scenari comunemente utilizzati:
La pianificazione degli scenari operativi è la forma più diffusa. Negli scenari operativi, un'azienda identifica ed esplora l'impatto immediato di una situazione specifica. Vengono analizzate le implicazioni a breve termine e definiti piani per promuovere risultati positivi.
Nella pianificazione degli scenari normativi, le aziende partono da un risultato o un esito preferito. Questa forma di pianificazione degli scenari è simile a una dichiarazione di obiettivi, ma con particolare attenzione al modo in cui l'organizzazione punta a operare in futuro anziché semplicemente a quali obiettivi desidera raggiungere. La pianificazione degli scenari normativi è un'aggiunta preziosa ad altre forme di pianificazione, in quanto esprime chiaramente e sintetizza le modifiche e le attività necessarie per raggiungere lo scenario proposto.
Gli scenari quantitativi consentono di modificare rapidamente i modelli finanziari modificando un numero limitato di variabili con relazioni fisse. Questi modelli presentano le versioni migliori e peggiori per ogni scenario e sono utili per prevedere i rendimenti annuali dell'azienda.
Concentrandosi più sull'ambiente dei prodotti e servizi aziendali che sull'attività stessa, gli scenari di gestione strategica richiedono una visione completa del settore, del mercato e dell'economia.
La pianificazione degli scenari tende a prendere la forma di un processo in quattro fasi:
Il primo passo nella pianificazione degli scenari consiste nel determinare la posizione dell'azienda. Ciò significa riunire tutti gli stakeholder per lavorare insieme ed esporre liberamente idee, con l'obiettivo di identificare i cambiamenti potenziali, possibili e probabili che potrebbero avere impatto sull'azienda.
Dopo aver identificato e discusso sulle forze trainanti, il passo successivo è affinare l'elenco per concentrarsi solo su due criticità che potrebbero potenzialmente avere l'impatto più grande. Queste "incertezze critiche" sono quelle che potenzialmente rappresentano il maggiore impatto e possono produrre i migliori risultati se affrontate con preparazione. Le possibili incertezze possono includere priorità, costi e disponibilità o risorse.
Dopo aver individuato le due principali incertezze, è il momento di trasformarle in scenari. Disegna un semplice grafico delle incertezze dove una funga da asse X e l'altra da asse Y e dove i due estremi di ciascuna incertezza siano rappresentati dalle estremità di ciascun asse. Si otterranno così quattro diversi quadranti, che vanno dal meno auspicabile al più auspicabile per l'azienda.
Il team viene riunito nuovamente per discutere delle implicazioni di ogni scenario. Dovrà quindi identificare in quale punto del grafico l'azienda è posizionata attualmente. A questo punto, il team dovrà aggiungere al grafico un nuovo punto che rappresenti il punto in cui ritiene che l'organizzazione si troverà dopo un determinato periodo di tempo (ad esempio un anno). Infine, il team discuterà su come prepararsi al meglio per il futuro e valuterà le opzioni potenzialmente importanti da considerare.
Il processo sopra descritto aiuta la maggior parte delle organizzazioni ad avviare la pianificazione degli scenari. Per garantire un approccio efficace è bene prendere in considerazione le seguenti best practice:
Gli scenari sono più utili e facili da pianificare quando mantengono la semplicità. Concentrati su due sole incertezze critiche alla volta. Puoi perseguire altri scenari una volta che le due maggiori criticità sono state completamente analizzate.
L'aspetto positivo della pianificazione degli scenari è che consente alle organizzazioni di prepararsi per una serie di circostanze, piuttosto che solo per lo scenario migliore. Quando pianifichi una strategia, assicurati che sia pertinente indipendentemente dallo scenario che si presenta.
La pianificazione degli scenari non deve essere limitata al futuro immediato. Con le informazioni giuste e alcune ipotesi istruite, le aziende possono prepararsi a scenari molto lungimiranti. La pianificazione degli scenari a lungo termine non solo consente di creare strategie efficaci per guidare le aziende per anni, ma anche di promuovere una cultura che rivolge lo sguardo al futuro, che può essere di per sé vantaggiosa.
Sebbene gli esperti di finanza e analisi siano essenziali per la maggior parte degli approcci alla pianificazione degli scenari, i team di pianificazione devono includere leader di reparti e livelli di tutta l'organizzazione. L'affiancamento di più gruppi fornirà maggiori informazioni e contribuirà a garantire che gli scenari siano arricchiti il più possibile.
Una parte sostanziale della pianificazione degli scenari si basa su congetture istruite e deve essere supportata da dati affidabili affinché siano pertinenti e applicabili. Disporre di più dati significa produrre modelli più accurati e avere strumenti migliori per definire gli obiettivi, stabilire le baseline e determinare quali prodotti e servizi sono fondamentali più di altri.
Gli scenari devono essere fluidi come il futuro che rappresentano. Quando le condizioni cambiano e gli scenari diventano obsoleti, devono essere ritirati e sostituiti con scenari pertinenti alle circostanze previste.
Nessuno sa con certezza cosa ci riserva il futuro. Ma con il giusto approccio alla pianificazione degli scenari, le organizzazioni di ogni genere possono prepararsi meglio agli eventi emergenti e alle circostanze mutevoli altrimenti in grado di far crollare la loro attività. La pianificazione degli scenari di ServiceNow (un miglioramento del workbench del portfolio di ServiceNow) fornisce gli strumenti e le funzionalità di cui le aziende hanno bisogno per consolidare le priorità, i budget e l'importanza strategica per procedere in modo efficace, indipendentemente dagli scenari che si tramutano in realtà. La pianificazione degli scenari di ServiceNow sfrutta la potenza della Now Platform®, basata su dati affidabili e in tempo reale dell'applicazione ServiceNow e sulle risorse strategiche e operative disponibili, per un'accuratezza delle previsioni senza precedenti.
E questo è solo l'inizio. La pianificazione degli scenari di ServiceNow offre alle organizzazioni la possibilità di:
- Analizzare il backlog di progetti e richieste
- Simulare più scenari in base a costi, risorse e allineamento strategico
- Salvare gli scenari
- Confrontare più scenari del portfolio progetti
- Confermare lo scenario che meglio si allinea agli obiettivi organizzativi
- Tenere traccia dei progressi dei progetti approvati e della domanda
- Ripianificare i portfolio secondo necessità
- E molto altro ancora.
Prevedere il futuro è impossibile, ma con i giusti dati e le risorse corrette non è poi così difficile affrontarlo. Crea le strategie che consentiranno alla tua azienda di prosperare di fronte a qualsiasi imprevisto con la pianificazione degli scenari di ServiceNow.
La Now Platform include funzionalità principali che ti consentono di digitalizzare i workflow in modo semplice ed efficiente e di implementarli dove richiesto.