Dichiarazione sulla tutela della privacy relativa ai servizi

ServiceNow, Inc., incluse le sue consociate e affiliate (collettivamente "ServiceNow", "noi" o "la società"), rispetta la privacy delle persone.

La presente Dichiarazione sulla tutela della privacy relativa ai servizi ("Informativa sui servizi") si applica alla raccolta, all'utilizzo e alla divulgazione da parte nostra delle informazioni ottenute in relazione alla fornitura e all'utilizzo delle nostre applicazioni software e delle applicazioni mobili (il "Servizio di abbonamento") nella misura in cui operiamo in qualità di titolare del trattamento dei dati (ad esempio, per quanto riguarda la gestione degli account e le informazioni di fatturazione).  Si applica inoltre al trattamento dei dati personali da parte nostra nell'ambito dei servizi ausiliari forniti attraverso o da altre piattaforme al di fuori del Servizio di abbonamento (tra cui, ad esempio, Now Learning, Now Community, Now Support, App Store, il Portale partner e qualsiasi altro sito dell'ecosistema ServiceNow) nella misura in cui agiamo in qualità di titolare del trattamento dei dati. Nella presente Informativa sui servizi, tutte queste offerte rispetto alle quali operiamo in qualità di titolare del trattamento dei dati sono collettivamente denominate "Servizi."

Per maggiore chiarezza, ciò significa che la presente Informativa sui servizi non si applica nei casi in cui trattiamo dati personali in qualità di responsabili del trattamento per conto dei nostri Clienti nell'ambito della fornitura del Servizio di abbonamento. Noi o i nostri Clienti o Partner possiamo anche fornire applicazioni e integrazioni ospitate da servizi di terzi. La presente Informativa sui servizi non copre tali servizi di terzi, anche se queste informazioni vengono raccolte tramite il nostro Servizio.

La presente Informativa sui servizi non si applica alle informazioni o ai dati raccolti da ServiceNow per altri scopi al di fuori di o non correlati al Servizio. Ti invitiamo a consultare la nostra Dichiarazione sulla tutela della privacy relativa al Sito Web e agli Eventi per informazioni dettagliate sulle nostre pratiche in materia di privacy in merito ai dati trattati relativamente ai nostri siti web, agli eventi e alle attività di marketing; in alternativa, consultare la Dichiarazione sulla tutela della privacy dei candidati che riguarda le nostre pratiche sulla privacy in relazione alle candidature pervenute a ServiceNow.

Ai fini della presente Informativa sui servizi:

• Il termine "Cliente" indica l'entità che acquista il nostro Servizio (o che ottiene una prova gratuita del nostro Servizio, ove applicabile).
• Il termine "Accordo con il cliente" indica l'accordo definitivo tra il Cliente e ServiceNow in base al quale il Cliente ha acquistato l'accesso al Servizio.
• Il termine "Dati dei clienti" indica i dati elettronici caricati nel Servizio di abbonamento da o per il Cliente o i relativi Utenti.
• Il termine "Dati dell'account" indica i dati della carta di credito o le informazioni di fatturazione e le informazioni di contatto dei rappresentanti del Cliente o del Partner.
• Il termine "Applicazioni mobili" indica le applicazioni del nostro software scaricate da un utente autorizzato su un dispositivo mobile.
• Il termine "Dati di utilizzo" indica i dati derivati dall'utilizzo del Servizio da parte degli Utenti. Per maggiore chiarezza, i Dati di utilizzo non includono o fanno parte dei Dati dei clienti.
• Il termine "Utente" indica un individuo autorizzato ad accedere e utilizzare i Servizi.
• Il termine "Partner" indica un'entità che vende prodotti e servizi ServiceNow o che fornisce servizi o tecnologie ai clienti ServiceNow che riguardano il Servizio.

Come otteniamo le informazioni

Raccogliamo diversi tipi di informazioni dai e sui nostri Clienti, Utenti e Partner durante l'hosting, la fornitura, la manutenzione, il supporto e il miglioramento dei nostri Servizi.  

Possiamo agire come titolare del trattamento dei dati per quanto riguarda i dati personali caricati sulle nostre piattaforme. Tuttavia, a scanso di equivoci, agiamo in qualità di responsabile del trattamento dei Dati dei clienti per conto dei nostri Clienti nell'ambito della fornitura a essi del Servizio di abbonamento.

Possiamo trattare i dati personali in qualità di titolare del trattamento dei dati che gli Utenti scelgono di inviare a queste piattaforme, tra cui nome, recapiti, dettagli di accesso, qualifiche professionali, fotografie e istruzione. Se gli Utenti o le persone scelgono di fornire feedback sui Servizi al nostro team di ricerca, possiamo elaborare i dettagli di contatto, scattare fotografie, raccogliere registrazioni audio e/o video degli Utenti. 

Raccogliamo anche i Dati dell'account dai nostri Clienti o Partner.  I Dati dell'account includono i dati della carta di credito o le informazioni di fatturazione e le informazioni di contatto dei rappresentanti del Cliente o del Partner, la qualifica professionale o le informazioni sui Servizi acquistati o configurati. 

Possiamo ottenere ulteriori informazioni tramite applicazioni mobili che i Clienti o i loro Utenti scaricano sul proprio dispositivo mobile. Oltre ai dati personali forniti dagli Utenti, raccogliamo anche alcuni altri dati personali tramite l'uso delle nostre Applicazioni mobili. Ad esempio, le nostre Applicazioni mobili possono anche fornirci informazioni relative all'utilizzo delle Applicazioni mobili da parte dell'Utente, incluse informazioni relative al dispositivo e al sistema operativo dell'Utente, alla lingua, alla posizione e al fuso orario. Le Applicazioni mobili possono inoltre raccogliere informazioni relative all'interazione dell'Utente con le Applicazioni mobili stesse, che ServiceNow può utilizzare per fornire e migliorare l'Applicazione mobile e/o i Servizi.

Inoltre, raccogliamo i Dati di utilizzo direttamente dall'utilizzo dei Servizi da parte dell'Utente. Ciò può includere modelli di utilizzo, durata della sessione, dati sul traffico, dati sulla posizione, posizione approssimativa, registri e altri dati di comunicazione, nonché le risorse a cui l'Utente accede, informazioni sul dispositivo e sulla connessione Internet dell'Utente, inclusi il sistema operativo e il tipo di browser. 

Infine, abbiamo la facoltà di trattare alcuni Dati di accesso dell'Utente per determinati Servizi.

Come utilizziamo le informazioni

Abbiamo la facoltà di trattare i dati personali per una serie di motivi.  Possiamo trattare i Dati dell'account a fini di fatturazione, gestione dell'account e contrattazione. Possiamo trattare i Dati di utilizzo per la manutenzione generale, il supporto, la sicurezza e per migliorare il Servizio. Inoltre, possiamo trattare i dati di accesso dell'Utente per amministrare singoli account relativi alle attività di formazione/apprendimento.

Se disponiamo della previa autorizzazione e dell'accordo del Cliente, possiamo trattare i Dati dei clienti al fine di addestrare i modelli di intelligenza artificiale ("AI") e machine learning ("ML") di ServiceNow. Inoltre, possiamo trattare altri dati personali che non sono Dati dei clienti (inclusi i dati immessi dagli Utenti in altre piattaforme ServiceNow) allo scopo di addestrare questi modelli AI e ML.  

Possiamo anche distribuire funzionalità AI e ML all'interno dei Servizi per fornire un'esperienza migliore e l'utilizzo di queste funzionalità può comportare l'elaborazione dei dati personali inviati. A titolo di esempio, possiamo elaborare i dati inviati in Now Support per generare soluzioni suggerite per i nostri Utenti o per produrre risultati di ricerca più pertinenti. Consigliamo agli Utenti di non inviare informazioni sensibili o riservate a Now Support.

Possiamo avvalerci di service provider terzi per distribuire o fornire assistenza durante l'implementazione di funzionalità AI o ML o per addestrare i nostri modelli, il che potrebbe comportare il trasferimento di dati personali a tali terzi. 

In caso di registrazione al Servizio, ServiceNow creerà un profilo per conto dell'Utente che consentirà di accedere a qualsiasi altro sito designato da ServiceNow utilizzando lo stesso nome utente e password per tutti i siti. I dati personali che l'Utente sceglie di rendere pubblici durante la registrazione e/o l'utilizzo di uno qualsiasi di questi siti possono essere visibili agli altri utenti dei siti e possono essere raccolti. In aggiunta, i dati personali dell'Utente possono essere utilizzati dagli altri siti per migliorare l'esperienza offerta e la qualità dei nostri Servizi.

Abbiamo inoltre la facoltà di trattare i Dati dell'account e altri dati personali che riceviamo dagli Utenti o dai rappresentanti di Clienti o Partner per altri scopi, tra cui:

• gestire, mantenere e migliorare i Servizi (anche chiedendo feedback in determinate circostanze); 
• sviluppare nuovi prodotti e servizi;
• fornire a Utenti, Clienti e Partner informazioni, prodotti o servizi richiesti;
• adempiere ai nostri obblighi e far valere i nostri diritti derivanti da qualsiasi contratto stipulato tra di noi;
• condurre analisi di settore, benchmarking, analisi e per altri scopi commerciali;
• far valere i nostri diritti legali o difendere una rivendicazione o in altro modo tutelare i diritti e la proprietà di ServiceNow e di altri;
• adempiere a obblighi legali e finanziari.

Base giuridica

Nella misura in cui trattiamo i dati personali, inclusi i Dati dell'account o i Dati di utilizzo oppure specifici dati di accesso dell'Utente, svolgiamo questa operazione sulla base del nostro legittimo interesse aziendale (tenendo conto dei diritti fondamentali sulla privacy di eventuali persone interessate) e/o sulla base dell'adempimento di un obbligo legale e/o nell'ambito di un contratto e/o sulla base del consenso, a seconda dell'attività specifica coinvolta.

Nei casi in cui trattiamo dati personali per addestrare modelli AI o ML, tale trattamento viene effettuato sulla base degli interessi legittimi di ServiceNow e del nostro Cliente o del consenso fornito dai soggetti dei dati applicabili, al fine di migliorare questi modelli AI e ML e, pertanto, di fornire un servizio più accurato e affidabile ai Clienti e agli Utenti di ServiceNow.  Ove applicabile, adottiamo anche misure volte a ridurre al minimo la quantità di dati personali trattati a tale scopo.

Come divulghiamo le informazioni raccolte

Abbiamo la facoltà di divulgare i dati personali oggetto della presente Informativa sui servizi alle seguenti categorie di destinatari:

• Le nostre consociate e affiliate secondo quanto necessario per gli scopi sopra descritti.
• I nostri appaltatori, partner e service provider cui ci rivolgiamo per supportare i nostri Servizi e i Partner che forniscono servizi per nostro conto e per conto dei nostri Clienti (inclusi i service provider di AI e ML, ove applicabile).
• Un potenziale acquirente (e relativi agenti e consulenti) in relazione a qualsiasi proposta di fusione, acquisizione o qualsiasi forma di vendita o trasferimento di alcuni o tutti i nostri asset (anche in caso di riorganizzazione, scioglimento o liquidazione), nel qual caso i dati personali in nostro possesso relativi ai nostri Clienti, Utenti e Partner faranno parte degli asset trasferiti al compratore o all'acquirente.
• Qualsiasi autorità competente, autorità di regolamentazione, agenzia governativa, tribunale o terzi di altro tipo per: (i) adempiere a eventuali ordinanze del tribunale, richieste da parte di un'autorità competente o qualsiasi altro obbligo legale; (ii) far rispettare o applicare i termini dell'Accordo con il cliente o qualsiasi contratto nell'ambito del quale ServiceNow costituisce una delle parti; (iii) far rispettare o applicare i termini dell'accordo di partnership con i nostri Partner; (iv) tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di ServiceNow, delle sue affiliate, dei suoi dipendenti e agenti e/o dei Clienti o degli Utenti di ServiceNow o altri; e (v) difendersi in caso di rivendicazione legale. 
• Qualsiasi altro utente del sito o qualsiasi altro sito dell'ecosistema ServiceNow dove l'Utente sceglie di rendere pubbliche tali informazioni.
• Qualsiasi altra persona che abbia ricevuto il consenso da parte tua alla divulgazione.

Inoltre, divulghiamo informazioni aggregate o rese anonime che non possono essere ragionevolmente utilizzate per identificarti.. ServiceNow elabora, conserva e utilizza queste informazioni solo in una forma anonima non riconducibile all'utente e non tenterà di identificarlo, tranne nei casi consentiti dalla legge.

Trasferimenti Internazionali

Abbiamo la facoltà di conservare e trattare i dati oggetto della presente Informativa sui servizi in: (i) qualsiasi Paese in cui disponiamo di strutture; e (ii) qualsiasi Paese in cui collaboriamo con service provider. Un elenco degli uffici internazionali di ServiceNow è disponibile qui.

Per i trasferimenti internazionali di dati personali dal SEE, dal Regno Unito o dalla Svizzera, adottiamo le misure necessarie ad assicurarci di fornire adeguate tutele per i dati trasferiti, anche attraverso l'uso di clausole contrattuali standard o altro meccanismo di trasferimento dei dati legittimo.

Notifiche di violazioni e sicurezza

ServiceNow adotta tutte le opportune misure tecniche e organizzative necessarie per proteggere i dati oggetto della presente Informativa sui servizi da distruzione, perdita, alterazione, divulgazione non autorizzata nonché da accessi accidentali o illeciti. Il personale e i service provider di ServiceNow che hanno accesso a tali dati sono tenuti a mantenerli riservati e sicuri. 

Conservazione

Conserviamo i dati personali solo per il periodo in cui abbiamo un legittimo bisogno aziendale in essere (ad esempio, per fornire all'Utente un servizio che ha richiesto o che il Cliente o il Partner ha richiesto o per adempiere ai requisiti legali, fiscali o contabili applicabili oppure per mantenere un registro delle preferenze di consenso).

Le tue preferenze di privacy

Laddove agiamo in qualità di titolare del trattamento dei dati, offriamo agli Utenti la possibilità di effettuare delle scelte in riferimento ai dati personali che ci forniscono in conformità alle leggi applicabili. A seconda del luogo di residenza, è possibile che l'Utente disponga dei seguenti diritti:

• Se un utente desidera accedere, correggere, aggiornare o richiedere la cancellazione dei dati personali, può contattarci per richiedere l'esercizio di tali diritti.
• A seconda del Paese di residenza, puoi avere ulteriori diritti specifici sulla privacy ai sensi della legge applicabile, incluso il diritto di opporti al trattamento, di richiedere una limitazione del trattamento oppure di richiedere una copia portatile dei dati personali o di presentare un reclamo in relazione al trattamento dei dati personali di un Utente da parte nostra. Elaboreremo le tue richieste di esercizio di tali diritti in conformità alle leggi sulla protezione dei dati applicabili.
• Qualora non fossero soddisfatti del modo in cui raccogliamo e utilizziamo i dati personali, gli Utenti hanno il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di protezione dei dati.
• Ai sensi delle leggi applicabili, gli Utenti possono avere il diritto di contestare una decisione in relazione alla loro richiesta in merito ai propri dati personali. 

Risponderemo a tali richieste in conformità ai requisiti delle leggi sulla protezione dei dati applicabili. Per soddisfare la richiesta, potremmo aver bisogno che l'Utente fornisca determinate informazioni al fine di verificarne l'identità. Inoltre, a seconda della residenza, puoi avvalerti di un agente autorizzato per esercitare i tuoi diritti. Possiamo richiedere prove che l'Utente abbia autorizzato tale agente a inviare richieste per suo conto e chiedere che sia l'Utente a verificare la propria identità direttamente con noi.  Se sei un agente autorizzato che desideri effettuare una richiesta, contattaci all'indirizzo privacy@servicenow.com.

Per esercitare alcuni diritti ai sensi delle leggi applicabili, gli Utenti possono inviare un apposito modulo disponibile qui. In alternativa, gli Utenti possono contattarci per esercitare questi o altri diritti utilizzando i dettagli nella sezione "Informazioni di contatto" qui di seguito.

Informazioni aggiuntive per le persone residenti in California e in determinati altri stati americani

Se risiedi nello Stato della California, che ha emanato il California Consumer Privacy Act (Normativa sulla privacy dei consumatori della California) del 2018, come modificato dal California Privacy Rights Act (Normativa sui diritti alla privacy della California) del 2020 (come modificato, il CCPA), o se sei residente in un altro stato americano in cui ServiceNow è soggetta a requisiti simili (gli "Altri stati"), questa sezione si applica a te.

Come raccogliamo, utilizziamo e divulghiamo le informazioni personali

Oltre al grafico seguente:

Per informazioni sulle origini e le categorie delle informazioni personali in nostro possesso, consulta la sezione "Come otteniamo le informazioni" qui sopra. 

Per informazioni su come e per quali scopi utilizziamo le informazioni personali, consulta la sezione precedente "Come utilizziamo le informazioni raccolte". 

Per informazioni su come divulghiamo le informazioni personali (anche ai service provider), consulta la sezione "Come divulghiamo le informazioni raccolte" qui sopra.

Informazioni personali sensibili

Non raccogliamo né utilizziamo informazioni personali sensibili per dedurre le caratteristiche dell'utente in relazione ai nostri Servizi.

Non "condividiamo" o "vendiamo" le informazioni personali raccolte dai Servizi. ServiceNow non "vende", "condivide" o utilizza le informazioni personali che raccogliamo in relazione ai Servizi per scopi di pubblicità mirata. In merito alle informazioni personali che raccogliamo da te attraverso altri canali, inclusi i siti Web o gli eventi, possiamo divulgare le tue informazioni personali a determinate terze parti in modi che potrebbero essere considerati "vendite" o "condivisioni" delle tue informazioni personali o utilizzo delle tue informazioni personali per scopi di pubblicità mirata. Consulta la nostra Dichiarazione sulla tutela della privacy relativa al sito Web e agli Eventi per saperne di più.

I tuoi diritti sulla privacy

Se risiedi in California o in uno degli Altri stati, ha i seguenti diritti:

• Hai il diritto di sapere quali informazioni personali abbiamo raccolto su di te e di accedere a tali informazioni personali. Puoi esercitare tale diritto visitando il link "Le tue preferenze di privacy", chiamando il nostro numero verde 1 858 345 1444 oppure contattandoci all'indirizzo privacy@servicenow.com.
• Ha il diritto di correggere eventuali informazioni personali inesatte che abbiamo raccolto su di te. Puoi esercitare tale diritto visitando il link "Le tue preferenze di privacy", chiamando il nostro numero verde 1 858 345 1444 oppure contattandoci all'indirizzo privacy@servicenow.com.
• Hai il diritto di richiedere l'eliminazione delle informazioni personali che abbiamo raccolto su di te. Puoi esercitare tale diritto visitando il link "Le tue preferenze di privacy", chiamando il nostro numero verde 1 858 345 1444 oppure contattandoci all'indirizzo privacy@servicenow.com.
• Hai il diritto di richiedere la portabilità delle tue informazioni personali. Puoi esercitare tale diritto visitando il link "Le tue preferenze di privacy", chiamando il nostro numero verde 1 858 345 1444 oppure contattandoci all'indirizzo privacy@servicenow.com.
• Hai il diritto di presentare ricorso se neghiamo la tua richiesta di esercitare i diritti di accesso, correzione, eliminazione o portabilità. Puoi esercitare tale diritto contattandoci all'indirizzo privacy@servicenow.com.
• Per i residenti in California: In caso di dubbi sull'esito di un ricorso, hai il diritto di contattare l'ufficio del Procuratore generale dello stato della California.
• Hai il diritto di non subire discriminazioni per aver esercitato i tuoi diritti ai sensi del CCPA o delle leggi con requisiti analoghi. Non ti discrimineremo per aver esercitato i tuoi diritti ai sensi del CCPA o di leggi con requisiti simili.

Quando eserciti tali diritti, potremmo richiedere informazioni aggiuntive (come un indirizzo e‑mail) ragionevolmente necessarie per completare la tua richiesta o verificare la tua identità, come richiesto o consentito dalla legge applicabile. A seconda del luogo in cui risiedi, potresti essere in grado di utilizzare un agente autorizzato per esercitare tali diritti. Potremmo richiedere prove che tu abbia conferito a tale agente l'autorità di presentare richieste per tuo conto e potremmo chiederti di verificare direttamente con noi l'identità dell'agente.  Se sei un agente autorizzato che desideri effettuare una richiesta, contattaci all'indirizzo privacy@servicenow.com.

Per informazioni sulle nostre pratiche di conservazione dei dati, consulta la sezione "Conservazione" di cui sopra.

Generale

Modifiche alla presente Informativa sui servizi

Ci riserviamo il diritto di aggiornare o modificare occasionalmente la presente Informativa sui servizi. Per chiarezza, qualsiasi aggiornamento o modifica alla presente Informativa sui servizi non modificherà o altererà l'Accordo con il cliente.

Informazioni di contatto

Abbiamo un team dedicato alla privacy che è responsabile dell'implementazione del nostro programma globale sulla privacy. Per domande o commenti sulla presente Informativa sui servizi o sulle nostre pratiche sulla privacy, contatta privacy@servicenow.com. I Clienti o gli Utenti che hanno bisogno di assistenza per aggiornare, modificare o rimuovere informazioni dal Servizio devono registrare un ticket tramite il nostro portale di supporto clienti.

Per richieste scritte, contattaci all'indirizzo:

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

La nostra sede principale nell'Unione europea ai fini del GDPR è in Irlanda e la nostra principale autorità di vigilanza è la Irish Data Protection Commission (DPC, Commissione irlandese per la protezione dei dati).