ドキュメントの承認および公開プロセス
レビュー担当者がドキュメントを承認または却下します。ドキュメントに複数のレビュー担当者が存在することがあります。承認プロセスでは、承認者がドキュメントを承認または却下します。ドキュメントは、レビュー プロセスの後、承認プロセスに進みます。ドキュメントは、レビューおよび承認プロセスの後に公開されます。
ドキュメントには、1 人または複数のレビュー担当者がいて、承認者がいない場合があります。その逆も同様です。承認およびレビュールールを作成するには、platform_document_management_admin または admin ロールを持っている必要があります。
- 承認者とレビュー担当者をドキュメントに追加します。
- ドキュメントバージョンの承認およびレビューワークフロー を開始します。
- 承認済みのバージョンを公開します。
- 承認およびレビューワークフローのアクティビティストリームを表示します。
すべての承認者およびレビュー担当者には、承認するドキュメントへの読み取りアクセス権があります。
ドキュメント承認リビジョンルール
ドキュメントのレビュー
レビュー担当者がドキュメントを却下した場合、作成者と所有者に通知され、レビューはキャンセルされます。作成者、所有者、およびレビュー担当者は、ドキュメントにどのような変更を加える必要があるか話し合う必要があります。レビュー担当者がドキュメントを承認した場合、レビューが正常に完了したことが作成者と所有者に通知され、ドキュメントは承認ステージに移行できます。ドキュメントに複数のレビュー担当者がアサインされている場合、プロセスを行う最初のレビュー担当者によってドキュメントの後続の処理が決まります。たとえば、2 人のレビュー担当者 A と B がいるとします。
レビュー担当者 A が最初にドキュメントをレビューして却下した場合、レビュープロセスは停止し、リビジョンステータスは [キャンセル] に設定されます。レビュー担当者 B は、レビューが却下され、自分のステータスが [不要] になったことを知らせる通知メールを受け取ります。レビュー担当者 A が最初にレビューを行ってドキュメントを承認した場合、レビュー プロセスは停止し、ドキュメントは承認ステージに移行できます。レビュー担当者 B のステータスは [不要] に変更されます。
ドキュメント承認
ドキュメントをレビューした後、承認のためにドキュメントを送信します。ドキュメントに承認者がアサインされていない場合、承認プロセスは省略されます。
最終承認者がドキュメントを承認すると、作成者と所有者に通知されます。最終承認が正常に完了すると、[ドキュメント] バージョンリストのドキュメントステージは [公開準備完了] に変わります。
- シーケンス 1：承認者 A および B
- シーケンス 2：承認者 C および D
- シーケンス 3：承認者 E
シーケンスは昇順で実行され、承認者 A と承認者 B が最初に承認要求を受け取ります (承認者 C、D、および E はまだプロセスに含まれません)。レビュー プロセスと同様に、シーケンス内でプロセスを行う最初の承認者によって、ドキュメントの後続の処理が決まります。承認者 A が最初にドキュメントの承認作業を行って却下した場合、承認プロセスは停止し、ステータスは [キャンセル] に設定されます。承認者 B のステータスは [不要] に変更されます。承認者 A が最初に承認プロセスを行ってドキュメントを承認した場合、プロセスは停止し、承認者 B のステータスは [不要] に変更されます。次に、ドキュメントは承認シーケンス 2 に移行します。各シーケンスの少なくとも 1 人の承認者がドキュメントを承認した後、ドキュメントが承認されたことが作成者と所有者に通知されます。
ドキュメントの公開
ドキュメントを作成して編集した後、ドラフトレビューと最終承認のためにリビジョンを送信できます。最終承認後、ドキュメントを公開できます。
承認と公開のプロセスが繰り返される場合、新しいリビジョンが公開されると、公開済みのリビジョンは廃止されます。ドキュメントが公開されると、以前のリビジョンに対して実行されていたワークフローはキャンセルされます。