Tipos de regra de aprovação

Os tipos de regra de aprovação determinam os métodos pelos quais as aprovações são criadas durante o processo de requisição de compra.

Como administrador de compras, você pode definir uma estratégia de aprovação e criar regras de aprovação para aprovar uma compra internamente antes que ela seja convertida em uma ordem de compra e enviada a um fornecedor. Esta é uma configuração de um local que pode conduzir qualquer tipo de processo de aprovação de que sua organização possa precisar.

Você pode criar estes tipos de regra de aprovação que determinam as condições sob as quais os planos de aprovação são gerados e roteados:

Tabela 1. Tipos de regra de aprovação

Tipo da regra de aprovação	Descrição	Cenário de exemplo
Usuários ou grupos dinâmicos	As aprovações são criadas dinamicamente e enviadas para o usuário ou grupo especificado. As aprovações são acionadas com base nos atributos do usuário de compra. O método de roteamento de aprovação é restrito apenas ao envio de aprovações em paralelo.	Se a aprovação for necessária do gerente do centro de custos do usuário de compra, no momento em que a requisição de compra for enviada para aprovação pendente, a regra verificará o registro do usuário em Proprietário da empresa , faz referência com pontos para o centro de custos referenciado e envia uma aprovação para quem for o usuário referenciado em Gerente campo no centro de custos.
Hierarquia de código de trabalho gerencial	As aprovações são acionadas com base no código de trabalho do usuário de compra e no código de trabalho do gerente. O método de roteamento de aprovação pode ser paralelo ou sequencial, e o método de decisão de aprovação pode ser todos os aprovadores ou qualquer aprovador.	Se a aprovação for necessária de todos os usuários até o usuário com um código autorizado, uma aprovação será enviada a todos os usuários em uma hierarquia de gestão até o usuário com um código de trabalho autorizado para o limite de compra aprovado que cobre o valor total da requisição de compra. Se a aprovação for necessária do usuário mais júnior com um código autorizado, uma aprovação será enviada para o usuário mais júnior em uma hierarquia de gestão até o usuário com um código de trabalho autorizado para o limite de compra aprovado que cobre o valor total da requisição de compra.
Hierarquia gerencial	As aprovações são acionadas com base na hierarquia do gerente do usuário de compra. O método de roteamento de aprovação pode ser paralelo ou sequencial, e o método de decisão de aprovação pode ser todos os aprovadores ou qualquer aprovador.	Se a aprovação for necessária de todos os gerentes na hierarquia, uma aprovação será enviada a todos os usuários na hierarquia de gestão do usuário de compra (proprietário da empresa) até o código de trabalho especificado, quando as condições do gatilho de aprovação forem atendidas. Se a aprovação for necessária apenas do gerente direto, uma aprovação será enviada ao gerente do usuário na hierarquia de gestão do usuário de compra (responsável pelo negócio). Se a aprovação for necessária do gerente mais sênior, uma aprovação será enviada para o gerente mais sênior na hierarquia de gestão do usuário de compra (proprietário da empresa) até o código de trabalho especificado.
Usuários ou grupos especificados	As aprovações são acionadas com base nos usuários ou grupos especificados. O método de roteamento de aprovação é restrito apenas ao envio de aprovações em paralelo.
Gerentes do Centro de custos	As aprovações são acionadas somente para requisições de compra de vários gerentes de centro de custos. ​O método de roteamento de aprovação é restrito apenas ao envio de aprovações em paralelo.	Se o custo de uma requisição de compra for alocado em muitos centros de custo, as aprovações serão enviadas para cada gerente de centro de custos para o valor de alocação de custo que precisa de aprovação. Se um item individual na requisição de compra tiver custo alocado em vários centros de custo, todos os gerentes do centro de custos deverão fornecer sua aprovação para o valor desse item a ser aprovado. ​A requisição de compra pode ser parcial ou totalmente aprovada, dependendo da decisão de aprovação de cada item individual ou linha de compra. Os gerentes do centro de custos recebem notificações por e-mail para aprovação com detalhes da compra e o valor alocado que precisa de aprovação. Eles podem fornecer sua aprovação diretamente no e-mail ou​concluir sua aprovação no Shopping Hub, Central do funcionário, Virtual Agent ou Shopping Hub para celular.

Compras autoaprovadas

Para os solicitantes que possuem a autoridade de compra certa, o código de trabalho ou pertencem a designações que atendem a uma matriz de aprovação de compra definida, suas compras são autoaprovadas. Uma trilha de auditoria é disponibilizada, em que um plano de aprovação é criado com o tipo de aprovação como Autoaprovado e no estado Encerrado concluído, embora nenhuma tarefa de aprovação real seja criada.

Esses solicitantes também podem concluir tarefas de aprovação, se configuradas, e fornecer aprovações para que faturas de fornecedores sejam roteadas para pagamento. No formulário Regras de aprovação, um administrador pode configurar a necessidade de um solicitante fornecer uma decisão de aprovação explícita, por meio do Permitir aprovação automática sinalizador. Por padrão, este sinalizador é marcado ou definido como verdadeiro, habilitando a funcionalidade de autoaprovação, em que o solicitante tem a autoridade de aprovação. No entanto, se o sinalizador for limpo ou definido como falso, o solicitante será incluído como um aprovador ativo na lista de aprovação gerada pelo mecanismo de aprovação, substituindo a funcionalidade de autoaprovação padrão. Agora, o solicitante deve fornecer uma decisão de aprovação explícita concluindo uma tarefa de aprovação.

Nota:

Em caso de problemas relacionados a aprovações não serem criadas conforme o esperado, certifique-se de que o sinalizador na regra esteja no estado correto e que as condições da regra sejam atendidas.