Rastreie as avaliações de risco no playbook de due diligence

Como especialistas em compras, use o playbook de due diligence para rastrear avaliações de risco do fornecedor e concluir as tarefas associadas.

Antes de Iniciar

Função necessária: Especialista em compras

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Quando uma solicitação de fornecimento é adicionada a um evento de fornecimento, no estado Qualificação necessária, um caso de fornecedor do tipo due diligence é acionado para lidar com avaliações de risco. Você pode optar por encerrar o caso por meio do playbook se houver solicitações duplicadas. Em caso de não haver duplicatas, uma nova due diligence será iniciada por meio do playbook. O mesmo produtor de registro Gestão de risco de terceiros (TPRM) é usado aqui. Cada etapa do fluxo de trabalho de TPRM é notificado, como avaliação de risco inerente, avaliação de risco de terceiros e assim por diante. Você pode revisar a classificação de risco após a conclusão da due diligence. Agora, você pode aceitar ou rejeitar a classificação de risco e tomar as ações necessárias com base nessa decisão. Selecione Marcar como concluído para encerrar o caso de due diligence.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Gestão de casos de compras > Espaço de Source-to-Pay.
2. Selecione o ícone Lista ( ) e selecione Todo o trabalho > Casos.
3. Selecione o caso de aquisição de Due diligence na lista para processamento posterior.
   . Playbook a guia é aberta com Atribuir caso seção.
4. Conclua as etapas nas várias fases e atividades do playbook Criar uma solicitação de due diligence.

   Tabela 1. Criar um playbook de solicitação de due diligence

   Fase	Atividade	Detalhes da atividade
   Revisar caso	Atribuir caso	Use esta atividade para atribuir o caso a uma pessoa diferente ou manter o caso atribuído a você. Você pode fazer o seguinte: Em Atribuído a. campo de pesquisa, pesquise e selecione a pessoa à qual você deseja atribuir o caso. Em Descrição resumida atualize a descrição do caso. Selecione uma das seguintes ações: Selecione Salvar para salvar suas mudanças. Selecione Iniciar o trabalho para começar a trabalhar no caso.
   	Atualizar caso para “Trabalho em andamento”	Esta atividade atualiza o caso para Trabalho em andamento e é concluída automaticamente.
   Criar solicitação	Revise os detalhes do fornecedor	Revise os detalhes do fornecedor e selecione Continuar .
   	Verifique solicitações de due diligence duplicadas	Verifica se há solicitações de due diligence duplicadas. Se não houver solicitações duplicadas, selecione Criar nova solicitação .
   	Crie uma solicitação de due diligence	Solicite due diligence de risco de terceiros selecionando uma das seguintes opções: Integrar um novo compromisso Reavaliar um compromisso existente Reavaliar um compromisso existente para a renovação do contrato Desligar um compromisso com due diligence Desligar um compromisso SEM due diligence Adicione todos os anexos relevantes, se necessário, e selecione Enviar . O terceiro relevante, se disponível, é preenchido automaticamente. Se o terceiro não estiver listado aqui ou informações incompletas forem fornecidas, insira os seguintes detalhes: Informações de terceiros Informações do compromisso Endereço de terceiro Endereço do compromisso Contato primário de terceiros Contato primário do compromisso
   	Atualize o registro do PC com o caso DDR	Atualiza o registro de caso de compras com o caso de solicitação de due diligence. Um caso de due diligence é criado para o fornecedor. Depois disso, o ID de registro de caso criado é preenchido no DDR relacionado campo em Detalhes guia.
   	Aguarde o início do processo de risco	Aguarde a conclusão da avaliação de risco inerente. Neste ponto, a equipe de TPRM começa a integrar o fornecedor associado ao DDR criado.
   Avaliar o risco	Aguarde a Avaliação de risco inerente	Aguarde a conclusão da avaliação de risco inerente. Aqui, o respondente atribuído preenche e envia o questionário de risco inerente, e a equipe de TPRM atualiza o registro do INA e o define para o estado Encerrado. Os detalhes do registro do INA são fornecidos em paralelo no playbook.
   	Notifique o solicitante sobre a Avaliação de risco inerente	Uma notificação é enviada a você com as informações de que a avaliação de risco inerente agora está concluída.
   	Aguarde as Avaliações de risco de terceiros	Aguarde a conclusão das avaliações de risco de terceiros. Aqui, a equipe de TPRM inicia a due diligence do fornecedor associado ao DDR criado. Os detalhes das avaliações de risco de terceiros para o terceiro e o compromisso são fornecidos em paralelo no playbook.
   	Notifique o solicitante sobre a Avaliação de risco de terceiros	Uma notificação é enviada ao solicitante quando essas avaliações de risco são concluídas e no estado Encerrado.
   	Verifique o status do processo de aprovação da due diligence	Revise o status de todo o processo de aprovação de due diligence. Neste ponto, a equipe TPRM move o DDR para o estado TPRM Aprovado. Uma notificação é enviada a você com as informações de que a solicitação de due diligence foi aprovada pela equipe de TPRM. As classificações de risco de todas as avaliações acima agora são exibidas no playbook. Nota: A qualquer momento durante as atividades de TPRM acima, se o registro for rejeitado, uma notificação será enviada a você sobre essa rejeição e o caso será movido para Encerrado rejeitado.
   	Notifique o solicitante de que a solicitação foi aprovada.	O solicitante é notificado quando a solicitação DD é aprovada pela equipe de TPRM.
   Revisão de classificação de risco	Aceite ou rejeite a classificação de risco	Siga um destes procedimentos: Selecione Rejeitar classificação de risco Notifique o solicitante de que a solicitação foi rejeitada e marque o caso como rejeitado. Selecione Aceitar classificação de risco Notifique o fornecedor e marque o caso como concluído.
   Encerrar caso	Obter e-mail de contato do fornecedor do registro de DDR	Obtém o ID de e-mail do contato do fornecedor do registro de solicitação de due diligence.
   	Notificar fornecedor	Use esta atividade para enviar e-mail ao fornecedor sobre o status da solicitação de due diligence. Um rascunho de e-mail é exibido com dados preenchidos previamente em Assunto campo. O corpo do e-mail é preenchido previamente com o texto relevante. Selecione uma das seguintes ações: Enviar e-mail Envia o e-mail instantaneamente. Ignorar : Ignora esta atividade e passa para a próxima atividade.
   	Concluir caso	Use esta atividade para adicionar anotações de trabalho e fechar o caso. Faça o seguinte: Em Anotações de trabalho , adicione comentários sobre o caso. Em Anotações de encerramento , adicione comentários de encerramento. Selecione Caso concluído .
   	Atualizar o caso para concluído	Atualiza o caso para Encerrado concluído.