La gestion de projets est la prestation d’un effort qui a des dates de début et de fin précises, ainsi qu’une portée et un budget définis.
La gestion de produits se distingue de la gestion de projets de plusieurs manières. La gestion de produits correspond aux intérêts du marché et dicte la stratégie à long terme relative au produit. Elle n’est pas limitée par une date de début ou de fin particulière, car le processus et l’évolution du produit sont tous deux continus. Une autre manière de constater les différences entre ces deux types de gestion consiste à examiner les personnes qui en sont principalement responsables.
Un responsable de produits doit comprendre l’avenir de son environnement d’affaires et définir les moyens par lesquels on peut y apporter de la valeur. À l’externe, un responsable de produits est chargé de tous les produits numériques qui constituent l’offre finale au client, ce qui comprend la responsabilité des exigences et des feuilles de route en cours. À l’interne, il représente la fonction d’affaires que le produit prend en charge. D’autre part, on confie à un gestionnaire de projet une portée spécifique avec une date de début et de fin pour mettre en œuvre cette portée. Les responsables de produits sont concernés par un produit après qu’il est prêt pour un projet particulier. Ils sont responsables de plusieurs éléments du projet, notamment :
- Échéanciers
- Affectation des ressources
- Gestion budgétaire
- Gestion de la portée
De plus, contrairement à la gestion de projets, la gestion de produits n’a généralement pas de date de fin; elle évolue continuellement en fonction de la rétroaction des clients et des fluctuations sur le marché.
Sur le plan du développement agile, la gestion de produits et la gestion de projets se distinguent également. En raison de son adaptabilité particulière, le développement agile peut aider l’un ou l’autre de ces types de gestion. Voici quelques-unes des différences clés quant à la manière dont on peut se servir du développement agile lorsqu’il est axé sur des produits ou sur des projets :
- Axé sur le produit
- En développement agile, les histoires et les sprints sont liés à un produit
- L’approche à long terme est axée sur le produit du début à la fin
- Se produit indéfiniment au cours de la durée de vie du produit
- Axé sur le projet
- Les histoires et les sprints sont également liés à un produit
- Portée et date de fin clairement définies
La différence significative entre le développement agile axé sur un produit et le développement agile axé sur un projet est que le projet a une portée définie et une date de fin.
De même, la gestion de projets et la gestion de portefeuilles, bien qu’elles soient étroitement liées, sont au service d’objets distincts au sein d’une organisation et servent différents niveaux de la planification stratégique.
Comme nous l’avons déjà vu, la gestion de projets est axée sur la planification, la coordination et l’exécution détaillées d’un seul projet particulier, et il faut s’assurer que chaque projet est réalisé à temps, selon sa portée et dans le respect du budget. Par contre, la gestion de portefeuilles est une approche de plus haut niveau qui nécessite la supervision d’un groupe de projets (ou de programmes) en tant que portefeuille cohérent.
Le principal objectif de la gestion de portefeuilles est de s’assurer que l’ensemble du portefeuille s’aligne sur les objectifs stratégiques globaux de l’organisation. Cela nécessite de décider quels projets lancer, continuer ou terminer en fonction de l’alignement stratégique, de la disponibilité des ressources et du rendement potentiel de l’investissement. La gestion de portefeuilles tient également compte des risques et des récompenses au niveau du portefeuille, en équilibrant les efforts pour une incidence organisationnelle optimale.
Le processus de gestion de projets comprend cinq étapes ou phases que tous les projets doivent franchir.
- Analyse de rentabilité
Une analyse de rentabilité justifie la nécessité du projet, les objectifs du projet et le rendement de l’investissement. - Étude de faisabilité
Une étude de faisabilité démontre que le projet peut être exécuté, et ce, dans un délai et à un coût raisonnables pour l’entreprise. - Charte de projet
Une charte de projet illustre ce que le projet livrera et comment cela fournira une véritable valeur.
Avec cette documentation, le projet peut être approuvé. Une fois que cela se produit, la gestion de projets est chargée de rassembler une équipe pour exécuter le projet et déterminer les détails quant à la manière dont le projet se déroulera. Cette phase de la gestion du projet se termine quand l’équipe du projet se rassemble pour une réunion de démarrage.
- Calendrier du projet
Le calendrier du projet définit un échéancier pour chacune des tâches, ainsi que l’affectation des ressources. - Budget du projet
Un budget de projet regroupe tous les coûts estimés du projet dans un seul emplacement central. - Plan de gestion de la portée
Un plan de gestion de la portée explique comment la portée du projet fera l’objet d’un suivi pendant toute la durée du projet. - Plan de gestion des risques
Le plan de gestion des risques explique les risques qui pourraient avoir une incidence sur le projet. Un bon plan comprend également des stratégies pour les atténuer. - Plan de gestion des ressources
Le plan de gestion des ressources décrit comment les ressources seront acquises, affectées et gérées pendant le projet. - Plan de gestion des parties prenantes
Le plan de gestion des parties prenantes identifie toutes les parties prenantes du projet et les stratégies pour les gérer. - Plan de communication
Un plan de communication doit indiquer comment les informations essentielles seront communiquées tout au long du projet, et définir qui seront les destinataires de la communication, comment ces personnes la recevront et quand (et à quelle fréquence) elles peuvent s’attendre à la recevoir.
La surveillance et le contrôle du projet se font en même temps que la phase d’exécution du projet. Cette étape consiste à surveiller l’avancement des activités pour exécuter le projet afin de s’assurer que l’équipe du projet respecte le calendrier et le budget.
Des ajustements peuvent être nécessaires si des défis surviennent ou si les circonstances changent. Des procédures de contrôle de la qualité sont appliquées pour garantir l’assurance de la qualité pendant cette phase.
La phase de fermeture est celle où le projet se termine et où les produits livrables du projet final sont présentés aux parties prenantes. Après l’approbation, les ressources sont libérées, la documentation est terminée et les signatures d’approbation sont apposées. Enfin, l’équipe crée un « document des leçons apprises » pour consigner les impressions, les perspectives et les apprentissages acquis tout au long du projet, afin de pouvoir les appliquer aux projets futurs.
La gestion de projets est un élément très bénéfique pour une organisation. En fait, les gestionnaires de projets exécutent tellement de tâches intangibles qu’il n’est pas rare que les gens ne comprennent pas pleinement leur valeur. Plusieurs avantages découlent de l’utilisation optimale de la gestion de projets :
- Équipes plus efficaces
Un gestionnaire de projet veille à ce qu’il y ait une personne chargée de s’assurer que chaque aspect du projet est réalisé à temps. Le fait d’avoir une personne affectée exclusivement à cette responsabilité aide à rendre les équipes plus efficaces. - Équipes et clients plus heureux
Quand les projets sont réalisés à temps et dans les limites budgétaires, tout le monde est plus heureux. Les gestionnaires de projets aident à ce qu’il en soit ainsi pour les équipes et les clients. - Meilleure organisation
Les gestionnaires de projets sont ceux qui supervisent comment, quand et pourquoi quelque chose doit se produire. Ils gardent tout organisé, ce qui permet de garder les projets sur la bonne voie. - Croissance et développement d’équipe
Lorsqu’il y a un gestionnaire de projet qui supervise un projet, les membres de l’équipe ont la possibilité de croître et de travailler sur leurs compétences, au lieu d’avoir à gérer le stress lié au suivi du projet. - Plus de souplesse
Le gestionnaire de projet est une personne qui peut se concentrer uniquement sur l’aide à l’équipe pour changer et pour s’adapter quand surviennent des changements. Cela assure à l’équipe du projet une plus grande souplesse. - Meilleure qualité
Lorsqu’un membre de l’équipe se concentre uniquement sur sa tâche, la qualité augmente. Un gestionnaire de projet permet à chaque membre de l’équipe de pouvoir le faire, ce qui augmente la qualité du projet. - Meilleure production
Lorsqu’une entreprise retire le fardeau de la gestion du projet des épaules de l’ensemble de l’équipe et le confie plutôt à une seule personne affectée exclusivement à cette tâche, elle libère le temps de l’équipe, qui peut entreprendre davantage de projets et produire plus de travail. - Davantage de transparence et de reddition de comptes
La gestion de projets demande la présentation régulière de rapports, ce qui améliore la manière dont tout est suivi et pris en charge.
Bien que différentes organisations puissent adopter différentes variations de méthodologies communes, la plupart des approches de la gestion de projets se classent dans l’une des catégories suivantes :
La planification de projets est une étape fondamentale du cycle de vie de la gestion de projets. Elle nécessite de décrire les objectifs du projet, de définir sa portée, de déterminer les ressources nécessaires et d’établir les échéanciers. Grâce à une planification complète, les gestionnaires de projets visent à fournir une orientation claire, à définir les attentes et à atténuer les risques potentiels. Un plan de projet efficace sert de plan directeur, guidant toutes les parties prenantes, depuis la création jusqu’à l’achèvement, et assurant l’harmonisation avec les objectifs organisationnels transversaux.
Avec la gestion en cascade, chaque tâche faisant partie du projet doit être terminée avant que la prochaine puisse commencer. Les étapes du projet sont toutes linéaires et se déroulent dans une seule direction vers l’étape suivante, comme une cascade. Les échéanciers sont essentiels pour la gestion en cascade, car chaque étape doit être effectuée à temps pour que le projet entier respecte le calendrier.
La gestion de projets agile provient de l’industrie du secteur des logiciels informatiques. À l’origine, il y avait les 12 principes fondamentaux du Agile Manifesto, mais aujourd’hui, la gestion de projets agile est un processus itératif axé sur la surveillance et l’amélioration continues de produits livrables. Fondamentalement, les produits livrables de haute qualité sont le résultat d’une valeur ajoutée pour les clients.
La gestion de projets agile ne suit pas une approche par étape séquentielle comme l’approche en cascade. Les phases du projet sont plutôt réalisées en parallèle par divers membres de l’équipe dans une organisation. Cette approche permet de trouver et de corriger des erreurs sans avoir à recommencer l’ensemble des processus.
La méthodologie allégée consiste à éviter la perte de temps et le gaspillage de ressources. L’idée principale de cette stratégie est de créer davantage de valeur pour les clients tout en utilisant moins de ressources. Les seules ressources utilisées dans le cadre du projet sont celles qui contribuent directement à sa réussite.
La gestion de projet en mêlée est une technique qui donne la priorité à la livraison de produit itérative et incrémentielle. Cela se produit grâce à une rétroaction constante et à une prise de décision collaborative. La gestion en mêlée fixe le temps et les coûts pour contrôler les exigences en faisant appel à des cérémonies de collaboration, à des blocs de temps, à de fréquents cycles de rétroaction et à une hiérarchisation des arriérés de produits.
La méthode Kanban est un cadre utilisé dans le développement de logiciels, où les éléments des travaux sont visuellement représentés afin de garantir la communication en temps réel et la transparence. Les tableaux Kanban aident les équipes et les gestionnaires de projets à rester au fait de tout ce qui concerne le projet et de qui en est responsable. La méthode Kanban est axée sur le flux, et la gestion repose sur le fait que chaque tâche est marquée comme incomplète, en cours ou terminée.
Six Sigma est un ensemble de méthodologies et d’outils utilisés pour améliorer les processus opérationnels en réduisant les failles et les erreurs. L’objectif de cette méthodologie est l’exactitude et la réduction des écarts. Elle fournit un cadre de travail systématique pour repérer les écarts qui peuvent avoir une incidence sur la performance des projets et pour les éliminer.
La méthode du chemin critique est une méthode axée sur la recherche du chemin critique du projet ou de la plus longue séquence de tâches à effectuer pour terminer l’ensemble du projet. Le mappage des tâches et de leurs échéanciers aide à illustrer le chemin critique ou le calendrier, le budget et la portée du projet au complet.
La gestion de projets selon la méthode de la chaîne critique est une méthodologie où chaque tâche du projet est insérée dans une chaîne avec des tampons à utiliser au besoin. Ces tampons ont de l’importance. La surveillance et le contrôle du projet sont surtout axés sur l’utilisation des tampons.
PRINCE2 est l’acronyme de « Projects IN Controlled Environments » (projets dans des environnements contrôlés). Cette méthode met l’accent sur la gestion des ressources et des risques par la division des projets en plus petites étapes, la définition de responsabilités et de rôles clairs, ainsi que l’utilisation de sept principes définis pour gérer le cycle de vie du projet.
Par ailleurs, une combinaison d’approches peut convenir dans certaines circonstances. La gestion de projets hybrides est l’une de ces approches. Avec la gestion hybride, l’entreprise utilise deux (ou plus) méthodologies de gestion de projets différentes et les rassemble pour créer une toute nouvelle méthode qui répond aux besoins du projet.
La gestion de projets peut sembler différente à l’ère de la rupture numérique, et le cadre des projets jusqu’aux produits est conçu pour remédier à cette situation. Avec ce modèle, les membres de l’équipe se consacrent entièrement et exclusivement à un produit particulier.. Il n’y a pas de date de fin pour les équipes ou les responsabilités qui sont associées à un produit.
La gestion de projets aura toujours trois contraintes. C’est ce qu’on appelle le triangle de la gestion de projets. Chaque projet aura toujours les contraintes suivants :
- Temps
- Portée du projet
- Coûts
La gestion de projets est l’exercice qui consiste à équilibrer ces éléments correctement. Les projets doivent être réalisés dans leur portée complète en utilisant le moins de temps et au plus bas coût. Cet équilibre peut être délicat, et c’est pourquoi les outils de gestion de projets sont si importants.
Pour réussir en gestion de projets, il importe d’utiliser les bons outils. Voici quelques-uns des outils de gestion de projets les plus courants.
La méthode du chemin critique est une technique de gestion du temps utilisée surtout en planification de projets. Cette méthode est axée sur la séquence et la durée des tâches, en établissant le chemin le plus long d’activités planifiées jusqu’à la fin du projet. En cernant ce « chemin critique », les gestionnaires de projets peuvent établir la durée la plus courte possible du projet et faire ressortir les tâches qui ont une incidence directe sur la date d’achèvement du projet. La méthode du chemin critique aide à comprendre les dépendances des tâches, à affecter les ressources efficacement et à atténuer les retards possibles.
Les diagrammes de Gantt sont des représentations visuelles de l’échéancier d’un projet, affichant les tâches et leurs durées respectives sur un calendrier. Chaque tâche est représentée par une barre, dont la longueur correspond à la durée de la tâche. En organisant les tâches en ordre chronologique, les graphiques de Gantt clarifient la progression des projets, mettent en évidence les dépendances et aident à la coordination efficace des ressources. Cet outil peut jouer un rôle crucial dans la planification comme dans la surveillance, offrant un aperçu clair de l’état d’avancement d’un projet à tout moment.
Les tableaux Kanban forment un outil de gestion de projets ancré sur des indices visuels et des améliorations progressives du flux de travail. Ils permettent aux équipes de visualiser les tâches, de suivre leur progression et d’optimiser l’efficacité des flux de travail. Les tableaux traditionnels sont divisés en colonnes, et chacune représente une étape du flux de travail. À mesure que les tâches avancent dans le flux de travail, elles passent d’une colonne à la suivante. Cela peut se faire avec du vrai papier (par exemple, au moyen de papillons adhésifs), mais la visualisation se fait le plus souvent à l’aide d’outils numériques. Un système visuel numérique favorise la transparence, facilite la collaboration et aide à repérer les goulots d’étranglement ou les inefficacités en temps réel.
Le rapport d’état est un outil de communication régulière qui fournit aux parties prenantes une mise à jour quant à l’état actuel d’un projet. Ce document comprend généralement des renseignements sur l’achèvement des tâches, le respect du budget, les défis possibles et toute dérogation au plan initial. En offrant un aperçu de la santé et de l’avancement du projet, les rapports d’état favorisent la transparence, facilitent la prise de décision éclairée et garantissent que toutes les parties restent alignées sur les objectifs et les produits livrables du projet.
La planification des ressources est un autre outil précieux. Pour réussir un projet et respecter le budget, il est important de savoir quelles ressources sont nécessaires et comment elles seront utilisées. La planification des ressources comprend trois éléments clés :
- Optimiser l’affectation des ressources
- Équilibrer la charge de travail
- Gérer les contraintes en matière de ressources
Grâce à la planification des ressources, les gestionnaires de projets peuvent s’assurer qu’ils disposent de ce dont ils ont besoin pour mener à bien un projet.
La planification financière est d’une certaine manière le même outil, sauf qu’elle s’applique aux finances du projet. Elle comporte :
- La gestion du budget
- Le contrôle des coûts
- L’évaluation du rendement financier du projet
- La planification/gestion des risques et des autres enjeux
La gestion de projets n’est pas une chose dont seul un gestionnaire de projet s’occupe. Il y a souvent, au sein d’une équipe de gestion de projets, de nombreux rôles qui sont essentiels à la réussite des projets. Voici quelques-uns des rôles les plus courants en gestion de projets.
- Gestionnaire de projet
Le gestionnaire de projet est chargé des domaines de connaissances tout au long du projet. Il dirige généralement le projet. - Parrain de projet
Le parrain est le client du projet. Selon l’organisation, il peut y avoir différents niveaux de parrains de projets. - Membres de l’équipe de projet
Les membres de l’équipe sont des professionnels compétents qui contribuent au processus de production des produits livrables et à l’atteinte des objectifs du projet. Il peut y avoir un nombre variable de membres dans l’équipe, selon le projet. - Parties prenantes du projet
Il s’agit d’une personne ou d’un groupe de personnes qui ont un intérêt ou une « mise » dans le projet. En général, le gestionnaire de projet devra communiquer avec les parties prenantes tout au long du projet. - Gestionnaire de portefeuille de projets
Les gestionnaires de portefeuille de projets travaillent à optimiser leurs portefeuilles de projets, à équilibrer la capacité par rapport à la demande, ainsi qu’à raccorder les plans et les ressources à l’exécution des projets. Ils peuvent également rassembler tous les processus et les stratégies utilisés par le gestionnaire de projet. - Clients
Il s’agit d’une personne ou d’un groupe de personnes pour qui le projet ou un élément clé du projet est livré.
De nombreuses certifications en gestion de projets sont offertes pour permettre l’amélioration des compétences et l’acquisition des qualifications nécessaires. Voici quelques-unes des certifications les plus courantes en gestion de projets.
Certificat en gestion de projets Google Ce programme de certification enseigne les bases de la gestion de projets. Certifications PMI Il y a plusieurs niveaux de certification, et la plupart des gestionnaires de projets obtiennent le certificat Project Management Professional (PMP), une norme de l’industrie.
- Certificat en gestion de projets Google
Ce programme de certification enseigne les bases de la gestion de projets. - Certifications PMI
Il y a plusieurs niveaux de certification, et la plupart des gestionnaires de projets obtiennent le certificat Project Management Professional (PMP), une norme de l’industrie. - Certifications Agile
De nombreuses certifications sont offertes, et elles constituent une exigence pour les gestionnaires de projets qui utilisent les méthodologies de gestion agile ou en mêlée. - Certifications PRINCE2
La plupart des entreprises exigent un niveau de certification PRINCE2 pour travailler sur un projet PRINCE2. Cette certification est le plus souvent utilisée au Royaume-Uni, en Australie et en Europe. - Certification ServiceNow
Cette certification reconnaît l’application de méthodes, d’outils et de techniques pour atteindre de nouvelles capacités, répondre aux demandes, réagir aux changements organisationnels ou réaliser de nouvelles possibilités. Elle est particulièrement utile pour les gestionnaires de portefeuilles de projets.
La gestion de projets est un composant important d’une entreprise; il est donc important d’avoir les outils qui permettent à vos équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes. Chez ServiceNow, nous croyons que cela est possible grâce à Strategic Portfolio Management (SPM).
Nous définissons cela comme l’habilitation des dirigeants à traduire la stratégie en résultats qui propulsent la valeur de l’entreprise. Cela permet aux organisations de hiérarchiser et de financer ce qui compte le plus, d’élaborer une feuille de route pour orienter les investissements, de communiquer des plans et de suivre les progrès. Générez des rapports d’état détaillés, instantanément et automatiquement. Et tout au long du parcours, regroupez tous les outils de gestion de projets dans une seule plateforme centralisée afin que les gestionnaires de projets puissent voir leurs projets, leurs ressources, leurs données financières et d’autres données pertinentes, le tout reposant sur une seule source de vérité coordonnée dans l’ensemble de l’organisation. SPM permet aux équipes de planifier les travaux et de les exécuter selon n’importe quelle méthode tout en consolidant et en centralisant les demandes d’affaires. Grâce à ServiceNow, les entreprises d’aujourd’hui ont enfin une solution moderne pour gérer les projets.
Qu’il s’agisse de la prestation agile, de la gestion hybride, ou de SAFe (Scaled Agile Framework), ServiceNow fournit les outils dont vous avez besoin pour propulser à un autre niveau l’affectation des ressources, la budgétisation, et pratiquement tous les aspects de la gestion de projets.
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