La gestion stratégique de portefeuilles désigne les processus et les outils utilisés par les entreprises pour aligner les ressources disponibles afin d’atteindre leurs objectifs stratégiques.
Le temps, les ressources, les personnes, les outils, les budgets, etc. sont limités. À ce titre, les décideurs doivent souvent choisir les projets, les produits, les programmes ou les initiatives (« investissements ») à poursuivre, et ceux à abandonner. En règle générale, ces décisions sont fondées sur plusieurs facteurs, le plus important étant sans doute la façon dont ces investissements s’alignent sur les objectifs stratégiques de l’organisation. Si l’initiative en question ne soutient pas les résultats d’affaires souhaités, elle peut être une candidate à l’élimination. D’autre part, les initiatives qui sont en phase avec les objectifs stratégiques doivent être hiérarchisées.
La gestion stratégique de portefeuilles (SPM) englobe un éventail de capacités, de processus et de soutien technologique visant à permettre aux organisations de développer en continu des portefeuilles de solutions et d’options stratégiques. Ces options peuvent améliorer la manière dont l’organisation attribue ses ressources limitées aux stratégies d’entreprise à l’échelle de l’entreprise si elles sont utilisées correctement.
Pour réussir la gestion stratégique de portefeuilles, trois attributs clés doivent être mis en œuvre : alignement des portefeuilles, prise de décision axée sur la valeur et adaptabilité continue des portefeuilles. Les entreprises qui excellent dans ces trois attributs sont deux fois plus susceptibles que leurs concurrents de voir des résultats commerciaux supérieurs grâce à leurs investissements numériques et technologiques.
L’approche de la gestion stratégique de portefeuilles favorise une plus grande agilité en affaires en intégrant efficacement :
- la gestion de projets adaptative
- la gestion de l’exécution de la stratégie
- l’architecture d’entreprise et d’affaires
Le portefeuille stratégique peut inclure toutes les activités de l’entreprise. Cela comprend les initiatives de changement visant à améliorer la façon dont l’entreprise interagit avec les clients, promeut les produits ou services, améliore la productivité des employés, etc.
Ensemble, ces composants du portefeuille stratégique aident à prendre des décisions d’affaires importantes concernant les actions à mener pour produire un impact positif sur l’entreprise et l’aider à atteindre ses objectifs.
Même si les deux termes peuvent sembler presque identiques et sont parfois utilisés de manière interchangeable, la gestion stratégique de portefeuilles n’est pas la même chose que la gestion de projets adaptative. Alors que la SPM comprend les processus et les outils de compilation et de maintien des investissements adéquats, la GPA commence là où s’arrête la SPM, et définit la façon dont les organisations exécutent ces investissements dans le portefeuille. La SPM et la GPA sont tous les deux nécessaires pour les organisations qui souhaitent optimiser leur capacité à être compétitives.
Même si la SPM a la capacité d’influencer chaque rôle au sein d’une organisation, la responsabilité de la gestion stratégique de portefeuilles incombe principalement à l’équipe de la haute direction. Appliquée de manière appropriée, la SPM aide les gestionnaires à mieux aligner leur stratégie et leurs efforts opérationnels.
La gestion stratégique de portefeuilles diffère des solutions traditionnelles de gestion des programmes et des projets, en ce qu’elle n’est pas principalement axée sur la façon dont les projets, les programmes, les produits ou les initiatives sont eux-mêmes gérés. Au lieu de cela, l’objectif principal de la gestion stratégique de portefeuilles est d’aligner la stratégie d’entreprise sur le travail. Cela permet aux décideurs de planifier, de fournir et de suivre la valeur à travers différentes méthodologies et structures. En d’autres mots, elle est conçue pour s’assurer que les bonnes activités sont menées à bien, afin que les objectifs d’affaires soient plus en phase avec l’entreprise.
Dans cette optique, une gestion stratégique de portefeuille efficace peut offrir plusieurs avantages précieux à l’entreprise. Ces avantages comprennent les suivants :
L’un des principaux avantages de la gestion stratégique de portefeuilles est sa capacité à accélérer le délai pour que les produits, les services ou les projets atteignent le marché. En gérant activement et en hiérarchisant les projets au sein du portefeuille, les organisations peuvent optimiser l’affectation des ressources, rationaliser les processus et éliminer les goulots d’étranglement potentiels. Cela se traduit par une efficacité accrue, car les projets sont alignés sur les objectifs stratégiques, ce qui permet de garantir que les efforts sont concentrés sur la mise en œuvre rapide des initiatives les plus précieuses. Avec une compréhension claire des dépendances des projets et de la disponibilité des ressources, les décideurs peuvent aider à accélérer la livraison des projets, permettant à l’entreprise de saisir rapidement les occasions du marché et d’obtenir un avantage concurrentiel.
Les organisations d’aujourd’hui doivent être prêtes à faire face à des perturbations imprévues, telles que les avancées technologiques, les changements de marché ou les événements imprévus. La gestion stratégique de portefeuilles donne aux entreprises l’agilité et la flexibilité nécessaires pour répondre efficacement aux événements émergents. En évaluant continuellement le portefeuille et en examinant régulièrement les priorités des projets, les organisations peuvent réattribuer les ressources de manière proactive, ajuster la portée des projets ou même lancer de nouvelles initiatives pour atténuer l’impact des interruptions. La capacité de répondre rapidement aux interruptions minimise les conséquences négatives potentielles et met l’organisation sur la voie de la croissance et de la résilience continues.
L’intégration efficace entre les objectifs stratégiques et l’exécution des projets est un défi commun pour de nombreuses organisations. La gestion stratégique de portefeuilles résout ce problème en fournissant une approche structurée et systématique pour garantir que les projets sont alignés sur la stratégie globale de l’entreprise. La SPM facilite la transposition des objectifs stratégiques en projets concrets, en définissant des objectifs, des jalons et des mesures de réussite clairs. En surveillant activement la performance des projets et en évaluant leur alignement avec les objectifs stratégiques, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées concernant la poursuite, la redéfinition des priorités ou l’abandon des projets. Cette harmonisation favorise une approche plus cohérente et plus ciblée de l’exécution des projets, réduisant le risque de poursuivre des initiatives qui ne contribuent pas aux objectifs stratégiques de l’organisation.
Les outils qui soutiennent la gestion stratégique de portefeuilles contribuent à simplifier les processus d’examen des projets. Les entreprises peuvent ainsi facilement identifier les investissements rentables tout en évitant de gaspiller des ressources dans les initiatives qui sont moins susceptibles de réussir ou qui ne sont pas alignées sur les objectifs de l’entreprise. Cela contribue à améliorer l’efficacité de l’entreprise en identifiant et en éliminant les mauvais investissements, mais aussi en simplifiant la façon dont les organisations abordent ces investissements en premier lieu. Cela permet à l’organisation de se concentrer sur le bon travail pour obtenir les bons résultats.
Le concept de hiérarchisation des investissements en fonction de leur potentiel d’alignement avec les objectifs stratégiques n’est pas nouveau : la gestion du portefeuille de programmes, la gestion financière Agile, la gestion de la stratégie, l’analyse du portefeuille intégré des services informatiques interviennent toutes dans la réalisation des objectifs stratégiques. La différence entre la SPM et les approches plus traditionnelles réside dans sa capacité à rassembler ces disciplines. Au lieu de confier chaque tâche à une équipe différente, la gestion stratégique de portefeuilles relie de manière cohérente les disciplines connexes afin que tout changement soit immédiatement visible et immédiatement pris en compte dans chaque activité connexe.
Le monde des affaires moderne est caractérisé par des changements imprévisibles et continus, car les nouvelles technologies et les nouveaux règlements exercent une pression encore plus forte aux organisations pour qu’elles fournissent des résultats, et ce, rapidement. La flexibilité organisationnelle, la compétitivité, l’innovation et la vitesse sont des facteurs déterminants pour contrer les perturbations. Pour garder le contact avec les changements à mesure qu’ils surviennent, les entreprises doivent être en mesure de réorienter leurs stratégies à tout moment. La gestion stratégique de portefeuilles permet aux entreprises de rapidement définir une stratégie, d’établir des objectifs et des résultats clés, d’aligner des feuilles de route, de créer des budgets et de sécuriser des ressources pour prendre en compte de nouvelles stratégies au fur et à mesure des changements.
Un des principaux avantages de la gestion stratégique de portefeuilles est sa capacité à accélérer les processus opérationnels. Cela va au-delà du simple fait pousser les projets plus rapidement sur le marché; la SPM réduit le temps nécessaire pour acheminer les idées grâce à l’entonnoir d’innovation, ce qui permet de terminer et de lancer de nouvelles initiatives numériques dans les délais les plus stricts.
Enfin, et surtout, la gestion stratégique de portefeuilles offre aux équipes une vue d’ensemble de leurs ressources disponibles, en maintenant l’accent sur la stratégie à long terme et les objectifs essentiels, même en cas de situations émergentes. La SPM permet de s’assurer que les entreprises fonctionnent sans distraction, en alignant chaque processus et chaque équipe de manière à soutenir les objectifs globaux de l’entreprise.
Les organisations investissent massivement dans les initiatives numériques pour améliorer l’expérience client, stimuler l’innovation et améliorer l’efficacité opérationnelle. Cependant, de nombreuses entreprises ont du mal à réaliser pleinement la valeur prévue de ces investissements. La gestion stratégique de portefeuilles fournit un cadre d’évaluation et de hiérarchisation des initiatives numériques en fonction de leur alignement avec la stratégie d’entreprise, la création de valeur potentielle et les exigences en matière de ressources. En mettant l’accent sur les initiatives qui offrent les rendements les plus élevés et en gérant efficacement leur exécution, les organisations peuvent maximiser la valeur qu’elles tirent de leurs investissements numériques et obtenir les résultats d’affaires souhaités.
Différentes organisations dans différents secteurs prendront probablement des approches uniques pour créer et mettre en œuvre un portefeuille stratégique. Cela dit, ce processus comporte quatre étapes de base que la plupart des entreprises doivent connaître.
Avant de commencer à aligner ses ressources, une entreprise doit comprendre l’objectif, c’est-à-dire identifier les résultats d’affaires souhaités. D’abord, évaluez et comprenez les objectifs stratégiques de l’entreprise, à court et à long terme. Deuxièmement, dressez ensuite l’inventaire des ressources disponibles, notamment les budgets et les personnes. Enfin, examinez les priorités établies. Les planificateurs et les bureaux de gestion de projet (PMO) ainsi que les gestionnaires de ressources peuvent ensuite hiérarchiser et classer les investissements. Cette étape inclut également l’identification des tâches et des projets qui ne contribuent pas à la réussite stratégique, afin que leurs ressources puissent être réaffectées et mieux utilisées.
Avec une vision claire de l’état actuel du portefeuille, l’étape suivante pour l’organisation consiste à sélectionner les mesures d’affaires clés permettant d’évaluer la réussite. En surveillant les performances des processus, l’organisation peut identifier les domaines exigeant une rectification afin de maintenir les opérations en phase avec la stratégie actuelle. Une approche consiste à établir un processus par étapes pour diviser les projets traditionnels en phases plus petites et plus gérables. Analysez ces étapes pour confirmer qu’elles soutiennent les objectifs stratégiques plus larges et ajustez-les si nécessaire. Vous pouvez aussi intégrer des méthodologies de gestion de projet Agile ou hybrides.
À cette étape du processus, les organisations élaborent un plan de portefeuille stratégique qui décrit les projets et les programmes spécifiques ou les initiatives qui seront inclus dans le portefeuille. Le plan doit définir clairement les buts et les objectifs du portefeuille, ainsi que les indicateurs clés de performance (ICP) qui serviront à mesurer les progrès. En outre, le plan doit tenir compte de l’attribution des ressources, notamment le budget, le personnel et les autres actifs, afin de s’assurer de la mise en œuvre efficace des initiatives sélectionnées. De plus, il est important de prendre en compte les problèmes émergents ou les autres risques susceptibles de causer des problèmes.
Une fois le plan de portefeuille stratégique en place, il est temps d’exécuter les initiatives sélectionnées. Cette étape consiste à mettre en œuvre les projets et les programmes en fonction des priorités établies et des attributions de ressources. Après l’exécution, la gestion continue est essentielle pour s’assurer que le portefeuille respecte les objectifs stratégiques de l’organisation et s’adapte aux circonstances changeantes. Cette étape consiste à suivre le portefeuille et tous les éléments connexes, en apportant des changements si nécessaire pour maintenir les priorités et poursuivre la progression vers les objectifs d’affaires. Il peut également s’agir de revoir les budgets, de réaffecter des ressources ou même de retarder ou d’annuler des projets. Étant donné que tout portefeuille actif nécessite une gestion étroite, cette étape se poursuit donc indéfiniment.
L’un des aspects clés de la SPM est de disposer d’une vue unique et intégrée montrant toutes les tâches (en attente, en cours et terminées) dans le contexte de vos initiatives stratégiques, ce qui permet aux entreprises de visualiser la progression réelle vers les objectifs clés, d’identifier les tendances susceptibles d’indiquer des défis ou des occasions, et d’analyser l’impact d’une éventuelle réorientation.
Comme nous l’avons déjà mentionné, la gestion stratégique de portefeuilles rassemble un certain nombre de disciplines différentes. Identifions à présent quelques-uns des composants les plus importants de la SPM moderne :
Les entreprises utilisent des modèles d’exploitation pour visualiser et organiser le fonctionnement de l’entreprise, en regroupant l’offre aux clients, les capacités d’affaires et la structure de l’entreprise afin d’offrir de la valeur aux clients en accord avec la stratégie organisationnelle.
La gestion de portefeuille permet aux équipes et aux chefs d’entreprise d’adopter une vue globale de toutes les technologies de l’information de l’entreprise, en supervisant, contrôlant et maintenant les ressources dans l’ensemble de l’organisation.
La gestion financière permet d’aligner les coûts sur la stratégie d’affaires, en mettant l’accent sur une prévision précise de l’impact de la réduction des coûts dans différents domaines.
La gestion des risques et de la sécurité est utilisée pour identifier les dangers potentiels et mieux sécuriser les zones susceptibles de présenter des failles de sécurité ou des problèmes de non-conformité. Cette composante fournit des informations sur les systèmes susceptibles de présenter un risque accru, sur la nature de ce risque et sur la meilleure façon d’y répondre.
La gouvernance de l’architecture d’entreprise décrit les couches structurelles des systèmes d’entreprise complexes et permet aux organisations de mieux aligner leurs ressources et leurs outils avec le reste de l’entreprise.
La gestion stratégique de portefeuilles est une approche polyvalente qui peut être appliquée dans divers domaines au sein d’une organisation afin d’améliorer la prise de décision, l’affectation des ressources et l’alignement stratégique. Voici plusieurs cas d’utilisation qui expliquent comment la SPM peut avoir un impact positif :
- Obtenez une visibilité en temps réel
La gestion stratégique de portefeuilles fournit aux organisations une visibilité en temps réel sur leurs budgets et investissements en capital. Cela permet de prendre des décisions éclairées basées sur des informations précises et à jour. - Optimisez le retour sur investissement
Les organisations peuvent élaborer des plans d’investissement qui optimiseront leur RSI à l’aide de la gestion stratégique de portefeuilles. Pour ce faire, il faut évaluer et hiérarchiser les projets d’investissement en fonction de leur valeur potentielle et les aligner sur la stratégie d’entreprise globale. - Simplifiez le portefeuille de capitaux
La gestion stratégique de portefeuilles permet de rationaliser le portefeuille de capitaux en identifiant les projets redondants ou de faible valeur et en réaffectant les ressources aux initiatives ayant un impact stratégique plus élevé. L’efficacité est maximisée et l’on garantit une utilisation des ressources efficace.
- Réévaluation stratégique périodique
La gestion stratégique de portefeuilles permet aux organisations de réévaluer périodiquement leur orientation stratégique. Ainsi, le portefeuille demeure en accord avec les conditions changeantes du marché, les besoins des clients et les capacités internes. - Attribution flexible des ressources
Grâce à la gestion stratégique de portefeuilles, les organisations peuvent affecter des fonds en fonction des priorités changeantes. Cela leur permet d’ajuster les investissements et l’attribution des ressources en réponse aux occasions émergentes ou aux priorités changeantes de l’entreprise. - Redéfinir les priorités des investissements
Lorsque les circonstances changent, la gestion stratégique de portefeuilles permet aux organisations de redéfinir la priorité des investissements. Les projets peuvent être ajustés, suspendus ou accélérés pour garantir que les ressources sont dirigées vers les initiatives les plus efficaces. - Évaluation régulière du rendement
La gestion stratégique de portefeuilles encourage une évaluation régulière des performances des projets. Cela permet aux organisations d’utiliser des mesures prédéfinies pour identifier les projets peu performants, puis de prendre des mesures correctives pour améliorer efficacement le rendement global du portefeuille.
- Transformation des initiatives exploitables
La gestion stratégique de portefeuilles aide à transformer les programmes stratégiques en initiatives exploitables. Elle garantit que ces initiatives sont claires, avec des objectifs, des échéanciers et des exigences en matière de ressources bien définis. - Innovation et transformation
En favorisant un environnement d’innovation et de transformation, la gestion stratégique de portefeuilles soutient les organisations dans la mise en place de changements et la conservation d’une longueur d’avance sur la concurrence. Elle encourage l’inclusion de projets innovants qui ont le potentiel de créer une valeur considérable. - Automatisation de processus
La gestion stratégique de portefeuilles facilite l’automatisation des processus par phases impliqués dans la gestion des programmes et des portefeuilles. Cela simplifie les flux de travail, réduit les efforts manuels et améliore l’efficacité opérationnelle globale. - Atténuation et visibilité des risques
Grâce à une meilleure visibilité, la gestion stratégique de portefeuilles améliore l’atténuation des risques. La SPM permet aux organisations d’identifier et de traiter rapidement les risques et les dépendances, en s’assurant que les problèmes potentiels sont gérés de manière proactive. - Tableaux de bord de direction
La gestion stratégique de portefeuilles fournit des tableaux de bord de direction qui communiquent les progrès et les indicateurs clés de performance aux intervenants. Ces tableaux de bord offrent une vue d’ensemble de l’état du portefeuille, permettant une prise de décision éclairée au niveau de la direction.
- Favoriser l’innovation et la transformation
La gestion stratégique de portefeuilles au sein des services informatiques permet aux organisations de stimuler l’innovation et la transformation en alignant les initiatives des services informatiques sur les objectifs stratégiques. Elle garantit que les investissements informatiques sont mis en priorité de manière stratégique et apportent de la valeur à l’ensemble de l’entreprise. - Gestion intégrée du portefeuille informatique
La gestion stratégique de portefeuilles permet aux organisations de gérer un portefeuille intégré de services informatiques. Elle permet une attribution efficace des ressources, minimise les doublons et assure l’alignement avec la stratégie informatiques et les objectifs d’affaires. - Atténuation des risques dans les opérations informatiques
Grâce à la gestion stratégique de portefeuilles, les organisations peuvent atténuer les risques associés aux opérations informatiques. Elle permet l’identification et la gestion proactives des risques, assurant ainsi des opérations informatiques fluides et sécurisées. - Visualisation des interdépendances
La gestion stratégique de portefeuilles fournit une représentation visuelle des interdépendances entre la stratégie, la technologie et les résultats. Cela permet aux organisations de comprendre comment les initiatives informatiques contribuent à la réalisation des objectifs stratégiques et de prendre des décisions éclairées en conséquence. - Modernisation du portefeuille d’applications
La gestion stratégique de portefeuilles soutient la modernisation du portefeuille d’applications. Elle facilite l’identification des systèmes hérités qui demanderaient à être remplacés ou mis à niveau pour répondre aux besoins actuels de l’entreprise. En analysant le portefeuille d’applications dans le cadre stratégique de gestion de portefeuille, les organisations peuvent hiérarchiser les efforts de modernisation et affecter efficacement les ressources.
- Exécution efficace des initiatives stratégiques
La gestion stratégique de portefeuilles joue un rôle essentiel dans l’exécution des initiatives stratégiques. En alignant les projets sur la stratégie d’entreprise globale et en affectant les ressources en conséquence, les organisations peuvent exécuter efficacement leurs plans stratégiques et obtenir les résultats souhaités. - Alignement des projets avec les objectifs stratégiques
La gestion stratégique de portefeuilles garantit que les projets du portefeuille sont alignés sur les objectifs stratégiques. Cet alignement minimise le risque de poursuivre des projets qui ne contribuent pas aux objectifs stratégiques de l’organisation, ce qui permet d’améliorer l’affectation des ressources et la définition des priorités. - Suivi de l’avancement et ajustement de la trajectoire
Grâce à la gestion stratégique de portefeuilles, les organisations peuvent surveiller en continu l’avancement des projets et ajuster leur trajectoire au besoin. Une évaluation et un examen réguliers aident à identifier les goulots d’étranglement, les risques ou les écarts par rapport à l’orientation stratégique, permettant ainsi des mesures correctives en temps opportun. - Collaboration et communication améliorées
La gestion stratégique de portefeuilles favorise la collaboration et la communication entre les intervenants impliqués dans l’exécution de la stratégie. Elle fournit un cadre de travail structuré pour le partage d’information, l’alignement des efforts et la prise de décision efficace entre les équipes et les services.
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