L’exploration de processus est un outil de science des données qui permet de repérer, de valider et d’améliorer les flux de travail, en révélant les goulots d’étranglement et les redondances dans les processus opérationnels.
Quels que soient votre entreprise ou votre secteur d’activité, certains flux de travail assurent le bon déroulement de vos opérations. Plus ces processus sont efficaces, plus les employés et les systèmes sont productifs au sein de votre entreprise. Pour stimuler la productivité et accroître le chiffre d’affaires, il est essentiel d’analyser et d’optimiser vos processus de travail. Le défi? Déterminer où et comment améliorer vos flux de travail. C’est là que l’exploration de processus entre en jeu.
L’exploration de processus est un outil unique et puissant qui permet aux entreprises d’explorer les données de journaux de leurs systèmes d’information afin de mieux comprendre la performance des différents processus. Les entreprises peuvent ensuite améliorer ces processus grâce à une prise de décision basée sur des données. En vous appuyant sur cet outil et sur d’autres solutions informatiques, vous pouvez mieux connaître votre structure et faire en sorte que chaque flux de travail soit aussi fluide que possible.
Pour réussir, il faut commencer par bien comprendre les journaux d’événements. Élément fondamental des TI, des données de journaux d’événements sont générées chaque fois qu’une fonction informatique est exécutée. Essentiellement, ces données constituent le principal moyen de documenter les interactions entre les humains et les robots.
Un journal d’événements peut être constitué d’un nombre quelconque d’actions ou d’événements qui se produisent dans un système logiciel. Chaque journal comprend certains renseignements, comme le moment où l’événement s’est produit, ce qui s’est passé et le processus suivi pour exécuter l’action. Il peut s’agir d’un ticket de soutien ouvert par un client, lequel doit maintenant être traité, ou d’une récente demande de prêt en ligne. Peu importe l’événement, l’exploration de processus soumet les journaux d’événements à une analyse, ce qui crée un instantané du fonctionnement d’un système en temps réel.
En révélant les goulots d’étranglement dans vos flux de travail grâce à ces « captures d’écran » de vos systèmes, l’exploration de processus facilite la transformation numérique et l’automatisation dans votre entreprise. Voici un aperçu plus détaillé de l’étape de l’exploration de processus.
À mesure que des interactions ou des objets d’affaires progressent dans votre processus opérationnel au sein d’un système, ils laissent des fils d’Ariane que l’on appelle une empreinte numérique. Ces événements sont captés par la technologie d’exploration de processus, qui reconstruit visuellement les journaux d’événements afin que les utilisateurs puissent mieux comprendre ce qui se passe du début à la fin.
Lorsque les données sont recueillies avec précision et reconstituées visuellement, on obtient un jumeau numérique, c’est-à-dire une carte interactive de la séquence chronologique des événements. Cette carte détaille tous les chemins empruntés par un événement pour terminer le processus. Chaque chemin est une variante. Et lorsqu’une variante s’écarte du chemin classique, on dit que son comportement est « déviant ».
Les conclusions que vous tirez de la carte de processus simplifient considérablement la recherche de problèmes ou d’anomalies de fonctionnement et vous permettent de découvrir le meilleur flux de travail. Où sont les goulots d’étranglement? Où les ressources sont-elles surchargées? Y a-t-il des activités qui sont souvent ignorées ou qui créent des écarts? La carte de processus permet de quantifier les causes premières des inefficacités qui ont une incidence sur la durée de votre cycle, les coûts opérationnels et vos résultats.
Vous pouvez également utiliser l’analyse comparative des processus pour comparer les performances des processus sur deux dimensions différentes, par exemple en comparant directement le temps de traitement d’un bon de commande provenant de deux fournisseurs distincts. Cela peut vous aider à uniformiser vos opérations ou à trouver des pratiques exemplaires concernant des emplacements, des services ou d’autres éléments particuliers.
Enfin, vous pouvez utiliser la vérification de la conformité pour définir le chemin privilégié pour certains processus, puis voir où les processus s’écartent de ce chemin. Vous pouvez ainsi connaître le pourcentage d’événements qui suivent le processus souhaité et de ceux qui ne le suivent pas, afin d’apporter des améliorations et d’optimiser ces processus.
L’exploration de processus présente de nombreux avantages particuliers, notamment celui de transformer vos opérations pour les rendre plus puissantes et productives que jamais. Les autres avantages incluent les suivants :
Vous n’avez pas besoin de passer beaucoup de temps à trouver des anomalies ou des renseignements. En un clic, vous pouvez explorer un processus à partir d’un journal d’audit, utiliser des filtres et recevoir une notification par courriel lorsque l’exploration est terminée.
Les journaux d’événements et les variantes peuvent être difficiles à comprendre, mais avec les bons outils, vous pouvez utiliser des graphiques de processus interactifs, inspecter des chemins particuliers de manière détaillée et appliquer des mesures prédéfinies pour l’analyse des performances.
L’exploration de processus étant un processus visuel, il est facile de partager les résultats des données, de collaborer à l’aide de cartes de processus et d’autoriser la gouvernance et le contrôle des profils en fonction de certains rôles.
La plupart des logiciels d’exploration de processus sont dotés d’une technologie intégrée de gestion de l’amélioration qui suit les initiatives d’amélioration existantes et nouvelles, ainsi que la valeur d’entreprise des améliorations apportées aux processus.
Pour réellement mettre en œuvre les résultats de l’exploration de processus, vous pouvez intégrer des mesures d’analyse de la performance et établir certaines données de référence qui aident à suivre les progrès en matière de valeur d’entreprise dans le cadre d’initiatives d’amélioration précises.
Dans le monde du travail moderne, les dirigeants d’entreprise ne peuvent pas se permettre de perdre du terrain en matière d’innovation et d’amélioration numériques. L’exploration de processus devient une étape essentielle pour l’entreprise, car les données qu’elle recueille aident à cerner les tendances, à optimiser la performance et à faire des prévisions utiles pour l’avenir. Elle contribue à réduire la durée de certains processus, les coûts, les investissements et les pertes, ainsi qu’à améliorer la qualité globale de vos opérations, pour rendre votre entreprise encore plus concurrentielle.
En réduisant les coûts et en éliminant les inefficacités dans leurs opérations à l’aide de données probantes, les dirigeants peuvent prendre des décisions éclairées et objectives concernant les budgets et les ressources. En fin de compte, vous éliminez les conjectures ou la subjectivité de l’expérience humaine et apportez des améliorations en utilisant des renseignements factuels.
L’exploration de processus utilise les fonctionnalités suivantes pour extraire des renseignements à partir des journaux d’événements, afin que votre entreprise puisse associer ces renseignements :
- Détection automatisée des processus : garantit la détection automatique des processus afin que l’extraction des modèles de processus à partir d’un journal d’événements soit efficace.
- Vérification de la conformité : surveille les écarts en comparant le modèle de processus et les journaux.
- Exploration des réseaux sociaux et de l’organisation : trouve des modèles et des relations entre les événements dans les structures de votre réseau ou organisation pour améliorer les techniques.
- Construction automatisée de modèles de simulation : utilise des modèles de simulation automatisés pour prédire l’impact des tendances ou des changements futurs sur vos processus.
- Extension du modèle : permet une certaine souplesse quant à l’extension et à l’amélioration des modèles existants lorsque de nouveaux renseignements sont découverts.
- Réparation du modèle : filtre les comportements déviants dans le modèle en utilisant la vérification de la conformité.
- Prédiction des cas : anticipe les résultats des cas en fonction des indicateurs de performance clés et en utilisant des séquences réalisées antérieurement.
- Recommandations basées sur l’historique : propose des recommandations à partir de données recueillies et de journaux d’événements passés.
Les trois principaux types de techniques d’exploration de processus sont la détection, la conformité et l’amélioration.
Comme nous l’avons vu brièvement, ce type d’exploration de processus utilise les données du journal d’événements pour créer un modèle de processus qui ne s’appuie sur aucun modèle antérieur. Cela signifie que, peu importe le modèle que vous créez, il est élaboré à partir des seules données recueillies pour ces événements isolés. Il s’agit du type d’exploration de processus la plus courante.
La conformité est une autre forme d’exploration de processus. Au lieu de s’appuyer uniquement sur les données entrantes, elle compare la description du processus à un modèle de processus existant afin de détecter les écarts. C’est le principal moyen de définir un modèle ou une pratique et de voir à quel point certains processus suivent la norme ou s’en écartent.
Également connue sous le nom d’exploration d’extension, organisationnelle ou de performance, cette technique d’exploration de processus est utilisée pour améliorer les modèles de processus existants. Elle étend ou améliore un modèle cible à partir des renseignements découverts sur le processus lui-même.
L’exploration de processus et l’exploration de données sont deux choses différentes, même si elles font toutes deux partie de la gestion des processus opérationnels et utilisent les données pour découvrir de meilleures façons de gérer les opérations. L’exploration de processus est plus précise, car elle utilise principalement les données des journaux d’événements pour générer des modèles et améliorer un processus. L’exploration de données a une portée beaucoup plus large et utilise toutes sortes d’ensembles de données pour observer et prédire les comportements dans différents processus et modèles opérationnels.
L’exploration de processus peut être utile aux entreprises qui emploient des processus numériques répétés. Et même celles qui ne s’en servent pas actuellement sont concernées, car elles entreront probablement dans l’ère de la transformation numérique pour rester dans la course. Cela dit, pratiquement tous les secteurs peuvent utiliser l’exploration de processus pour optimiser les opérations. Voici quelques exemples.
Que vous cherchiez à rendre votre processus de demande de prêt plus efficace ou plus sûr, l’exploration de données vous aide à réagir plus rapidement aux vulnérabilités touchant les renseignements confidentiels et à découvrir les endroits où les clients et les employés rencontrent des goulots d’étranglement. Elle permet également d’auditer les comptes, d’élargir votre clientèle, et plus encore.
Il est possible d’optimiser les chaînes de Développement et exploitation, d’acheminer les données au bon endroit et de fournir des logiciels de haute qualité grâce à l’exploration de processus. Elle est particulièrement utile pour créer un processus clairement documenté qui permettra aux administrateurs informatiques de s’assurer que leurs systèmes et flux de travail fonctionnent correctement.
En optimisant les processus et le flux de données, vous pouvez également vous attendre à une réduction du temps de traitement des patients dans le domaine des soins de santé.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le comportement des acheteurs pour mieux comprendre les tendances de votre clientèle, l’exploration de données peut vous aider à trouver des modèles et à augmenter les ventes.
Vous pouvez surveiller et comprendre plus précisément les comportements et les performances des étudiants à l’aide de la surveillance des données, puis adapter les cours et les travaux pratiques en conséquence.
La conformité est l’un des plus grands défis de la gestion d’une entreprise. Et l’exploration de données peut aider à maintenir la conformité des logiciels en éliminant les écarts problématiques.
L’exploration de données aide à maintenir la chaîne d’approvisionnement opérationnelle à l’aide de techniques qui traitent des milliers de points de données provenant des entrepôts et dégagent des tendances dans les performances de ces derniers.
Chaque année, le monde des affaires se numérise et se simplifie davantage grâce à des technologies et à des logiciels avancés, ce qui s’accompagne d’une courbe d’apprentissage importante. Fondamentalement, l’exploration de processus consiste à aider les entreprises à comprendre comment leurs processus interagissent et à isoler les inefficacités particulières de sorte que, au fur et à mesure que les processus se numérisent et s’automatisent, les dirigeants peuvent apporter des améliorations en prenant des décisions éclairées. L’exploration de processus peut donc renforcer la gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise, la planification des ressources, l’infrastructure informatique et bien d’autres aspects dans de nombreux secteurs d’activité.
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Grâce à une interface conviviale, à des tableaux de bord prédéfinis et à d’autres options de personnalisation, vous pouvez trouver l’ensemble exact de fonctionnalités dont vous avez besoin pour optimiser vos flux de travail, mieux satisfaire vos clients et mieux soutenir vos employés. De l’analyse des causes profondes à la vérification de la conformité par comparaison aux cartes de processus, ServiceNow AI Platform a tout ce qu’il vous faut.
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