Lancement d’un nouveau département DX au Japon
Asahi Group est un fabricant japonais de produits agroalimentaires célèbre pour sa bière blonde Asahi Super Dry, son cidre Mitsuya, ses bonbons à la menthe MINTIA, ainsi que de nombreuses autres boissons alcoolisées et sucreries. L’entreprise a passé les 10 dernières années à développer ses activités à l’échelle mondiale, et aujourd’hui, près de 50 % de ses ventes se font à l’étranger.

En 2022, l’entreprise a lancé Asahi Group Japan, qui se consacre exclusivement à ses activités dans son pays d’origine.

« Avant, les activités au Japon étaient gérées par la division japonaise d’Asahi Group Holdings, mais en janvier 2022, nous avons créé Asahi Group Japan pour prendre en charge la gestion de ce marché », explique Tomokazu Yamakawa, Executive Officer du département chargé de la transformation digitale chez Asahi Group Japan.

Asahi Group Japan a consolidé les départements nationaux chargés de la transformation digitale (DX) de l’entreprise, qui étaient répartis dans des filiales telles qu’Asahi Group Holdings et Asahi Breweries, et a créé un nouveau département DX global, ayant pour mission de promouvoir et de gérer les initiatives DX dans l’ensemble des entreprises Asahi au Japon.

« Pour faciliter la collaboration entre nos entreprises et le nouveau département DX, nous avions besoin d’une infrastructure, de processus et de bases de données dédiés. »

« Pour nous, la transformation digitale est synonyme de transformation de l’entreprise. Le département DX est à l’origine d’une transformation plus vaste de nos activités, qui met l’accent sur la promotion de l’innovation dans tous nos processus et business models professionnels au sein de chacune de nos entités », déclare Tomokazu Yamakawa.

Considérer les employés comme des clients
Pour mettre en place de bonnes pratiques, Asahi Group Japan cherche à transformer l’expérience des employés en exploitant la puissance de la digitalisation. ServiceNow joue un rôle essentiel en éliminant les processus inefficaces et en automatisant les opérations grâce à des Workflows Digitaux.

« Nous avons commencé notre transformation digitale en mettant en place ServiceNow IT Service Management, afin de rationaliser et d’automatiser les opérations IT », explique Hiroshi Shimizu, Manager, Digital Transformation Department, Asahi Group Japan. « Cela nous a permis de réduire le nombre de tâches de routine chronophages et frustrantes pour les employés. Nous avons également changé d’état d’esprit pour offrir la même expérience de qualité à nos employés qu’à nos clients. »

Dans le cadre de l’ancienne procédure d’approbation des demandes, de nombreux départements étaient impliqués dans la vérification croisée des erreurs liées au contenu, au traitement et aux instructions des demandes, ce qui entraînait des pertes de temps et d’énergie.

« Nous avons réalisé que nous pouvions simplifier ce workflow et éliminer les étapes inutiles. Cela permettrait non seulement d’accélérer le processus d’approbation des demandes, mais également d’améliorer l’expérience des employés », explique Hiroshi Shimizu.

Pour ce faire, le département DX a décidé de centraliser une série de demandes de service internes sur la Now Platform.

Approbation des demandes en quelques minutes, au lieu de plusieurs semaines
La transformation du processus de demande de service interne avec ServiceNow donne déjà des résultats. Par exemple, lorsqu’Asahi Group Japan a déployé des services dans le cloud tels que la conférence Web et le partage de fichiers, ServiceNow a automatisé l’approbation et la mise en service pour ces demandes.

« Auparavant, lorsqu’un employé créait un dossier partagé, l’équipe IT devait obtenir l’approbation d’un responsable ou d’un directeur de département avant de le mettre en place, ce qui pouvait prendre jusqu’à une semaine », explique M. Shimizu. « Avec ServiceNow, le processus est entièrement automatisé. Nous disposons de toutes les informations nécessaires pour approuver la demande et mettre en service le partage de fichiers via une API, en quelques minutes seulement. » 

La possibilité de connecter facilement des services cloud grâce à une architecture faiblement couplée est un avantage majeur de la Now Platform. « L’intégration de ServiceNow à d’autres services dans le cloud est pratique et nous offre les meilleures fonctionnalités. Nous voulons utiliser cette plateforme unifiée pour intégrer d’autres systèmes de manière transparente afin d’optimiser les opérations », explique M. Shimizu.

« ServiceNow est une solution extrêmement polyvalente, et nous n’avons pas l’intention de limiter son utilisation à des applications prêtes à l’emploi. Ce n’est pas un puzzle avec une seule solution : c’est une plateforme dont les composantes offrent une infinité de possibilités », ajoute-t-il.

Relier les systèmes d’enregistrements aux systèmes d’implication
Asahi Group Japan utilise également ServiceNow HR Service Delivery pour la gestion des ressources humaines, et ainsi qu’App Engine, qui prend en charge le développement low-code des applications d’entreprise. Cela signifie aussi que le département DX peut utiliser des workflows qui ne relèvent pas de l’IT.

À l’avenir, Asahi Group Japan prévoit également d’utiliser ServiceNow pour relier son système d’enregistrements (SoR) et son système d’implication (SoE) afin d’obtenir une architecture unifiée pour l’ensemble de ses activités nationales.

Comme l’explique M. Yamakawa : « ServiceNow intègre des API aux services cloud avec flexibilité, ce qui permet de relier facilement la plateforme aux systèmes hérités. C’est donc la passerelle idéale entre les services dans le cloud et les systèmes existants. Nous sommes encore en train d’élaborer l’architecture IT idéale, mais nous savons qu’avec ServiceNow, elle sera résiliente et évolutive, et permettra à nos employés de se concentrer sur des tâches plus gratifiantes. »