Éliminer les tâches chronophages pour se concentrer sur l’aide médicale

AstraZeneca a une grande ambition : trouver des remèdes pour les maladies rares qui touchent des millions de personnes, mais pour lesquelles il n’existe actuellement aucun traitement.

L’entreprise relève certains des défis pharmaceutiques les plus difficiles au monde, où chaque jour qui passe compte pour sauver des vies. Mais AstraZeneca va plus loin encore, en s’engageant à atteindre des objectifs ambitieux : lancer 20 nouveaux médicaments d’ici 2030.

Pour atteindre ses objectifs, l’entreprise a besoin d’une ressource inestimable : le temps. Libérer du temps pour des tâches de qualité, c’est le fondement du partenariat entre AstraZeneca et ServiceNow. Cela permet aux chercheurs et aux scientifiques de collaborer, d’innover, de créer, et de tester et lancer leurs inventions.

Il est donc plus crucial que jamais de trouver toutes les façons possibles d’éliminer les tâches manuelles fastidieuses, afin de travailler plus vite, plus judicieusement et plus efficacement. Cette aspiration se reflète dans la devise de l’équipe IT de l’entreprise : « chaque minute compte ». En adoptant la ServiceNow AI Platform pour la transformation de l’activité, la meilleure solution pour gagner du temps et simplifier les processus, l’entreprise entend continuer à accélérer l’innovation, booster la productivité de ses employés, réduire les coûts opérationnels et améliorer la résilience de ses services.

Voyons comment ServiceNow permet à AstraZeneca de gagner du temps en remplaçant de multiples tâches manuelles avec un système universel, rapide, efficace et intuitif :

• Donner la priorité à la science en automatisant les tâches manuelles répétitives
• Concentrer toute son attention sur l’expérience utilisateur pour maximiser l’adoption
• Augmenter la valeur en identifiant le potentiel des gains de temps cumulés
• Personnaliser l’intégration pour permettre aux nouveaux employés d’être productifs dès le premier jour

Donner la priorité à la science en automatisant les tâches manuelles répétitives

« Nous avons de grandes ambitions, l’IT et la technologie sont donc essentielles pour atteindre les résultats visés », explique Cindy Hoots, Chief Digital Officer et CIO chez AstraZeneca. « Chez AstraZeneca, chaque minute compte, car nous devons fournir aux patients des médicaments d’une importance vitale, le plus rapidement possible.

« ServiceNow a été un partenaire formidable qui nous a aidés à réfléchir à la façon dont nous pouvions optimiser le travail de nos scientifiques au quotidien, rationaliser les processus et améliorer l’efficacité, afin qu’ils puissent se concentrer sur la science. »

Prenez par exemple les tâches courantes de sélection, de commande et de stockage des fournitures de laboratoire essentielles, comme les tubes à essai. La commercialisation d’un seul nouveau médicament peut nécessiter des millions de tubes à essai pendant les phases de développement. AstraZeneca a découvert que les employés écrivaient les commandes de fournitures à la main sur un bloc-notes, un processus qui prenait jusqu’à 30 minutes à chaque fois. La rationalisation du workflow avec la ServiceNow AI Platform permet désormais aux scientifiques et aux chercheurs de commander des fournitures en quelques secondes via une plateforme centrale, afin qu’ils puissent consacrer davantage de temps aux médicaments destinés aux patients.  

Concentrer toute son attention sur l’expérience utilisateur pour maximiser l’adoption

La commercialisation d’un nouveau médicament est un processus extrêmement complexe, qui mobilise certains des esprits les plus brillants au monde. Elle nécessite également une gestion de projet et une expertise logistique de haut niveau pour que les chercheurs et les scientifiques disposent toujours de ce dont ils ont besoin pour travailler rapidement, efficacement et avec précision.

L’élimination des tâches manuelles qui a permis aux chercheurs et aux scientifiques de gagner 30 minutes chaque jour contribue largement à aider AstraZeneca dans ses efforts pour lancer 20 nouveaux médicaments vitaux d’ici 2030.

Pour concevoir la solution idéale, les équipes ServiceNow ont suivi leurs collègues d’AstraZeneca afin de mieux comprendre les exigences précises d’un laboratoire de recherche de premier plan.

Cette collaboration a abouti à l’intégration, directement sur le portail des employés AskAZ de l’entreprise, d’un système digital de sélection et de commande d’équipements et de fournitures de bout en bout, automatisé et optimisé par l’IA. Grâce à des écrans conviviaux et à des menus familiers, les utilisateurs bénéficient d’une expérience rapide et intuitive, avec un accès à des articles présélectionnés auprès de fournisseurs approuvés, ce qui permet de traiter les commandes en quelques secondes seulement.

« La ServiceNow AI Platform est un outil inestimable qui permet à nos chercheurs et scientifiques de gagner un temps précieux en rationalisant leurs workflows et en améliorant leur efficacité », explique Cindy Hoots. « En allégeant cette charge de travail grâce à des processus simplifiés, nous avons réduit la complexité.

« L’IA s’imprègne dans tout ce que nous faisons. Grâce à elle, nous pouvons fournir plus rapidement les médicaments aux patients. Travailler et combiner nos efforts avec un partenaire aussi innovant que ServiceNow, qui nous accompagne tout au long du parcours, nous permet vraiment de faire tout ce qui est en notre pouvoir pour améliorer la prise en charge des patients.

Augmenter la valeur en observant le potentiel de gains de temps cumulés

Grâce à l’intégration des processus de sélection et de commande de l’ensemble des équipements et fournitures sur la ServiceNow AI Platform, les laboratoires d’AstraZeneca sont en bonne position pour mener à bien leur mission pour 2030.

Plus de 60 000 demandes dans plus de 400 catégories transitent désormais chaque année par la ServiceNow AI Platform. Chaque événement permet d’économiser de nombreuses minutes à chaque fois, le gain de temps cumulé chaque année est énorme : 30 000 heures selon les estimations. Au lieu de consacrer un temps inestimable à des tâches administratives manuelles, ces heures sont désormais utilisées dans la recherche de médicaments d’une importance vitale.

Avec la possibilité d’accéder à des analyses et des données riches au même endroit, les responsables disposent d’une visibilité instantanée sur le système pour évaluer les modèles d’achat et l’état des stocks, prendre des décisions d’approvisionnement éclairées et introduire des améliorations pour les utilisateurs.

« Tout ce que nous faisons chez AstraZeneca est axé sur l’attention au patient et, pour moi, cela résonne de façon très personnelle », explique Dinesh Krishnan, Global Head of Enterprise Platforms chez AstraZeneca. « Nous travaillons pour moi, mes amis, mes proches. Nous avons tous dans notre entourage des gens qui sont aussi des patients, et c’est pour eux que nous sommes là. Les patients eux-mêmes, mais aussi leurs familles et les communautés auprès desquelles nous intervenons.

« L’IA intégrée dès le départ à la plateforme ServiceNow nous permet de générer de la valeur plus rapidement. Imaginez que des processus répétés 60 000 fois par an et vous prenant auparavant 20 ou 30 minutes mettent désormais seulement quelques secondes à s’exécuter : en améliorant ainsi l’efficacité, le temps gagné et la quantité de travail que vous pouvez déployer ailleurs sont énormes. »

Personnaliser l’intégration pour permettre aux nouveaux employés d’être productifs dès le premier jour

Les objectifs ambitieux d’AstraZeneca pour 2030 impliquent également une forte croissance qui se manifestera par le recrutement de plus de 20 000 nouveaux employés. Ces nouveaux employés rejoindront tous les secteurs de l’entreprise, et contribueront tous, à l’intérieur comme à l’extérieur du laboratoire, à la mission d’AstraZeneca : trouver des remèdes pour des maladies qui affectent des millions de personnes, posent d’importants défis et pour lesquelles il n’existe parfois actuellement aucun traitement.

L’entreprise souhaite offrir à ses nouveaux collaborateurs une expérience de pointe dès le premier contact, afin de les préparer à leur nouvelle carrière et de leur permettre d’être rapidement opérationnels.

Pour répondre à ces aspirations, AstraZeneca a développé Onboarding 2.0 sur la ServiceNow AI Platform, une nouvelle expérience d’intégration rationalisée qui inclut des portails personnalisés pour chaque nouvel employé, afin de favoriser une forte productivité dès le premier jour.

« L’intégration de nouveaux collaborateurs est un moment crucial », explique Jackie Crockford, VP of Global Business services chez AstraZeneca. « Mettre l’IA au service de chaque employé nous aide à travailler plus efficacement.

« Nous avons constaté que les responsables consacraient plus de 50 heures à l’intégration de leurs employés. Si nous pouvons réduire ce temps de 10 % en automatisant certains des éléments les plus transactionnels, au bénéfice des activités humaines, nous économiserons plus de 90 000 heures. Dans le même temps, nous pourrons intégrer les employés et les accueillir plus rapidement dans l’entreprise, tout en étant en mesure de communiquer plus rapidement des informations importantes et intéressantes à nos nouveaux collaborateurs. »