Réunir les esprits les plus brillants dans la lutte contre le cancer
Miltenyi Biotec emploie certains des esprits les plus brillants et des penseurs les plus créatifs au monde. Fondée en Allemagne en 1989, l’entreprise développe des thérapies cellulaires et géniques, et se consacre à la recherche biomédicale et au développement de technologies innovantes.
Miltenyi Biotec révolutionne la médecine et la porte à un niveau qui transformera le traitement du cancer et d’autres maladies graves. Ses chercheurs et scientifiques travaillent dans plus de 60 disciplines et contribuent de manière significative au domaine de la science biomédicale.
En tant qu’entreprise en pleine croissance, Miltenyi Biotec dispose d’un portefeuille croissant de projets de R&D (« dev ») et d’amélioration interne (« org »). L’entreprise a lancé une initiative visant à mieux rassembler les différentes personnes concernées autour des projets. Une fois les nouveaux processus intégrés, elle a décidé de rechercher une solution digitale pour prendre en charge le processus de bout en bout et améliorer sa transparence.
« Auparavant, nous disposions de deux systèmes différents qui prenaient en charge les projets org et dev. Nous les avions personnalisés pour les adapter à nos besoins et ils nécessitaient encore quelques étapes manuelles, comme des signatures physiques », se souvient Nils Pokorny, Group Leader, Enterprise Service Management chez Miltenyi Biotec. « Par conséquent, nous ne pouvions pas superviser l’avancement des projets, les dépenses et les ressources. »
Prendre en charge chaque étape de la gestion de projet
Miltenyi Biotec dispose d’une suite de solutions ServiceNow, et Strategic Portfolio Management est dotée des fonctionnalités appropriées pour harmoniser la gestion de projet tout en s’intégrant facilement au portail du Centre des employés. L’équipe IT a collaboré avec PlanHorizon pour implémenter la solution et la connecter à la solution ERP et à Microsoft Teams, qui fournit des canaux pour chaque projet afin de favoriser la collaboration. Miltenyi Biotec a pris la décision d’implémenter SPM dans son département IT, par exemple pour la gestion de la demande, mais aussi, cas exceptionnel, dans son département de recherche et développement, par exemple pour le développement de nouveaux produits.
Aujourd’hui, les employés peuvent initier une nouvelle demande de projet depuis un onglet de leur portail employé. Ils sont redirigés vers une page sur laquelle ils peuvent choisir s’il s’agit d’un projet dev, comme un nouveau traitement par cellules T, ou d’un projet org, comme une amélioration de processus.
La sélection déclenche un workflow guidé pour chaque type de projet. Une intégration avec la Base de données de gestion des configurations (CMDB) de l’entreprise permet aux utilisateurs de sélectionner des informations parmi une liste déroulante prédéfinie, comme les solutions technologiques existantes susceptibles d’être affectées par le projet, afin que les propriétaires des produits puissent être informés.
Les propositions sont catégorisées et acheminées pour approbation vers les équipes appropriées, pendant que le système ERP compare les coûts au budget. Pour le contrôle financier, cela signifie qu’un bon de commande ne peut être créé que si les fonds sont suffisants et que le système comporte un projet valide.
Une fois le projet lancé, les personnes concernées disposent d’un emplacement centralisé pour suivre les heures travaillées à l’aide de la gestion de la feuille de temps, contacter les collègues qui travaillent également sur le projet et s’assurer que ce dernier ne dépasse pas le budget.
« ServiceNow nous offre davantage de transparence et de contrôle sur les projets. Auparavant, nous ne disposions pas de méthode digitale pour planifier les coûts, mais maintenant nous pouvons surveiller nos dépenses. L’équipe financière est aux anges ! », déclare Nils Pokorny.
Libérer du temps aux experts pour qu’ils puissent exploiter leur cœur de métier
En transformant les processus de gestion de projet en workflows ServiceNow, il est bien plus facile de surveiller le portefeuille de projets. Toutes les personnes impliquées sont tenues informées sans passer par l’envoi d’e-mails, ce qui signifie qu’elles peuvent apporter leur contribution au moment opportun. Elles sont ainsi en mesure de mieux gérer leur temps et hiérarchiser les projets les plus importants.
« Notre collaboration avec ServiceNow a eu une influence considérable », affirme Nils Pokorny. « Dans l’entreprise, nous sommes nombreux à avoir de grandes idées. Désormais, nous nous assurons que chaque expert travaille sur ses sujets de prédilection. »
Aujourd’hui, ServiceNow gère plus de 1 000 projets actifs. Les deux tiers concernent des projets de développement et les 300 restants sont liés à l’optimisation des processus internes.
« ServiceNow permet à notre vaste équipe de recherche de faire avancer les projets de R&D plus rapidement et plus efficacement », explique Nils Pokorny. « Les projets dev nous aident à accomplir notre mission, et les projets org nous permettent de le faire plus efficacement. La possibilité de les gérer depuis un seul endroit est un réel avantage. »
L’entreprise continuera d’innover à la fois sur son portail employé et sur sa plateforme de gestion de projet. L’équipe étudie actuellement les fonctionnalités de la Gestion des portefeuilles de ServiceNow, telles que la planification de scénarios ou les objectifs et feuilles de route dans l’Espace de travail de la planification stratégique.