Un réseau routier plus sûr pour les entreprises et les communautés 
Nye Veier est l’une des entreprises responsables de l’ambitieux programme de développement des routes et chemins de fer en Norvège, qui s’étale sur 20 ans et représente 25 milliards d’euros. Sous la direction du ministère norvégien des Transports, Nye Veier contribue à écourter les temps de trajet, à relier les villes et les communautés, et à diminuer le nombre d’accidents. L’entreprise se base sur un calcul des avantages socio-économiques apportés au pays, aux entreprises et aux communautés situées le long de chaque itinéraire pour décider quelles routes seront construites en premier.

Elle est chargée de vérifier la conformité des phases de planification, de construction et d’exploitation avec l’ensemble des politiques et réglementations gouvernementales. Par ailleurs, il est essentiel de respecter les normes internationales en matière de protection de l’environnement et de sécurité, et d’optimiser les ressources au profit des contribuables norvégiens.

Plus de transparence et d’efficacité grâce à la plateforme digitale
La nécessité d’acquérir de grandes parcelles de terrain pour ses projets de développement routier constitue un enjeu majeur pour Nye Veier. Ces projets sont parfois lourds de conséquences pour les propriétaires fonciers et immobiliers situés le long du tracé d’une nouvelle route.

Nye Veier s’engage à mettre en place un processus d’acquisition de terrains équitable, transparent et réglementé. Néanmoins, il était jusqu’à présent difficile d’identifier les propriétaires fonciers situés le long d’un itinéraire proposé, et de communiquer, négocier et conclure des accords avec eux de manière rapide et efficace.

Cette situation a retardé l’achèvement de certains projets, augmenté les coûts et ralenti les retombées positives en faveur des citoyens et des entreprises. 

Si Nye Veier avait bien inclus certains outils digitaux dans son processus d’acquisition de terrains, ceux-ci n’étaient ni standardisés ni intégrés. L’entreprise avait recours à de nombreux processus manuels, dossiers papier et feuilles de calcul Excel. Faute de données et d’informations centralisées, il était difficile d’évaluer et de maîtriser les performances des projets et des individus. 

Nye Veier a décidé de repenser l’ensemble du processus d’acquisition de terrains de bout en bout et de créer une plateforme digitale unique, moderne et entièrement intégrée. Ole-Terje Mosvold Pedersen, Senior Adviser, nous explique : « Nye Veier est une entreprise rationalisée composée d’une petite équipe. Nous devons donc absolument recourir aux dernières technologies digitales et à l’automatisation pour optimiser la productivité et l’efficacité de nos collaborateurs et de nos processus. »

Pour transformer cette vision en réalité, Nye Veier a fait appel à des développeurs de Devoteam, partenaire Elite de ServiceNow. C’est ainsi qu’est née eGrunnerverv (ou eAcquisitionDeTerrain), une application low-code sur mesure basée sur App Engine, Customer Service Management et Integration Hub de ServiceNow. eGrunnerverv a vu le jour en 2022.

« Nous avons été très impressionnés par la démonstration de faisabilité de ServiceNow, élaborée par le centre d’excellence de Devoteam au Danemark », explique Ole-Terje Mosvold Pedersen. « Nous disposions d’une base prometteuse sur laquelle nous appuyer, composée de fonctionnalités prêtes à l’emploi et d’un système de sécurité intégrée ».

eGrunnerverv est un hub basé sur le cloud destiné aux acquisitions de terrains de Nye Veier, qui dresse un historique complet de chaque projet. L’accès à eGrunnerverv se fait par le biais d’un portail convivial, sécurisé et contrôlé. La plateforme consigne l’ensemble des communications et des contacts, mais aussi la documentation de base, y compris les accords, contrats et calendriers de paiement pour chaque propriétaire foncier. 

Des tableaux de bord en temps réel indiquent l’état d’avancement de chaque négociation et signalent toutes les actions en instance pour atteindre l’objectif.

Une connexion parfaitement fluide aux sources de données nationales 
eGrunnerverv présente l’avantage de s’intégrer de manière fluide à des applications tierces, ce qui n’était tout simplement pas possible auparavant. Plus important encore, l’application établit un lien direct avec les cartes du gouvernement norvégien et les dossiers des propriétaires fonciers.

Lorsque les concepteurs de Nye Veier dessinent le tracé potentiel d’une nouvelle route sur la carte du gouvernement, le système accède instantanément à des informations complètes et actualisées sur les propriétés foncières situées le long de cette route. Grâce à ces données de base, les concepteurs commencent immédiatement à contacter les propriétaires fonciers et à entamer un dialogue sur le nouveau projet de construction routière. 

Auparavant, ces informations étaient conservées dans plusieurs feuilles de calcul Excel, chronophages à utiliser et difficiles à partager avec les membres de l’équipe. eGrunnerverv s’occupe de générer les courriers et de les envoyer aux propriétaires fonciers. Ce nouveau système permet de gagner plusieurs semaines en termes de recherche, d’enquête et de tâches administratives. 

Les chefs de projet et les propriétaires fonciers peuvent accéder à la documentation de base de chaque projet, consulter les mises à jour et suivre l’évolution des discussions. Étant donné que les négociations durent parfois plusieurs années, chaque partie dispose d’un historique digital sécurisé et disponible à tout moment pour mieux comprendre l’état d’avancement de chaque acquisition de terrain.

Le processus d’acquisition de terrains et la documentation associée à chaque projet routier sont mis à la disposition du public grâce à l’intégration de ServiceNow avec la technologie d’archivage de chaque région et municipalité norvégienne. Ce système apporte plus de transparence sur la manière dont l’argent des contribuables norvégiens est dépensé. 

« eGrunnerverv nous fournit un volume considérable de données et d’informations qui nous permettent de gérer des projets, mais aussi l’entreprise dans son ensemble, de manière beaucoup plus efficace et fructueuse », explique Ole-Terje Mosvold Pedersen. 

L’application low-code sur mesure limite également l’accès aux documents confidentiels, tels que les évaluations foncières, les accords commerciaux, les calendriers de paiement et les coordonnées bancaires, propres à chaque propriétaire. 

À la fin de chaque projet, l’application calcule la surface et la classification des terrains acquis. Grâce aux rapports générés par ServiceNow, le gouvernement norvégien dispose de données et de statistiques précieuses pour éclairer ses évaluations et ses décisions futures en matière d’utilisation des terres. 

Enfin, lorsqu’un accord est conclu avec le propriétaire foncier, eGrunnerverv procède au paiement par le biais d’une intégration avec un logiciel de financement.

Processus d’acquisition de terrains 20 % plus efficace 
Après seulement quelques mois d’utilisation d’eGrunnerverv, Nye Veier prévoit déjà une réduction globale de 20 % du temps et du coût d’acquisition des terrains destinés à la construction des routes. De plus, les propriétaires fonciers se sentent davantage impliqués et écoutés grâce à une meilleure communication et à un accès à la documentation la plus récente. Les accords sont ainsi conclus plus rapidement et les litiges sont moins nombreux.

Ole-Terje Mosvold Pedersen explique : « eGrunnerverv a transformé la manière dont nous gérons l’acquisition de terrains, et ce n’est que le début. Nous envisageons de nombreuses possibilités d’améliorations et de perfectionnement. » 

« Le traitement des dossiers est de meilleure qualité, tout le monde gagne du temps et travaille plus efficacement. Nous connaissons le nombre d’accords conclus, leur nature, l’état d’avancement de chaque projet et les actions en cours. Nous espérons un retour sur investissement d’ici seulement trois ans. »

Ce système va maintenant être étendu auprès des autorités régionales norvégiennes, dans l’optique d’instaurer un système d’acquisition de terrains unique, standardisé et commun à plusieurs constructeurs routiers dans le pays. 

« Maintenant que eGrunnerverv a fait ses preuves, nous pouvons l’adapter à d’autres projets de construction d’infrastructures qui impliquent l’acquisition de terrains. De fait, il est déjà utilisé dans le cadre d’un nouveau projet ferroviaire », conclut Ole-Terje Mosvold Pedersen. 

En investissant dans ServiceNow, Nye Veier compte réaliser des économies conséquentes en termes de temps, de coûts et d’efficacité au profit des finances publiques norvégiennes au cours des prochaines années. Compte tenu des liens historiques forts et de la collaboration entre les pays nordiques d’Europe du Nord, la poursuite de la mise en œuvre d’eGrunnerverv ne fait pas l’ombre d’un doute.