Sécuriser la retraite
Pension Insurance Corporation (PIC) a un seul objectif : payer les retraites de ses assurés, existants et futurs.
PIC prend en charge près de 400 000 retraites d’assurés au Royaume-Uni. Investir continuellement dans ses employés a permis à PIC d’atteindre un taux de satisfaction client exceptionnel de 99,3 %. Les assurés sont la priorité de PIC.
PIC collabore depuis 2017 avec ServiceNow en tant que partenaire stratégique. La ServiceNow AI Platform et les solutions de workflows permettent à ses équipes de consacrer leur temps et leur énergie à garantir une retraite confortable et sécurisée aux familles britanniques.
Une opportunité unique au cœur de Londres
Près de 99 % des employés de PIC utilisent ServiceNow chaque jour, que ce soit pour répondre à un besoin IT en libre-service ou pour accéder à l’une des nombreuses applications ServiceNow adoptées dans l’ensemble de l’entreprise, y compris plusieurs applications sur mesure. ServiceNow permet aux différentes équipes de PIC de travailler rapidement et efficacement et de collaborer facilement avec leurs collègues.
En 2022, PIC a étendu son utilisation de ServiceNow avec l’ajout de Prestation de services de lieu de travail (WSD). Objectif : proposer une expérience moderne et connectée pour les employés et les visiteurs afin de rationaliser et de maximiser la valeur de son lieu de travail, de générer des économies et de booster l’efficacité.
Peu de temps après le déploiement de WSD, l’entreprise a décidé de déménager dans un tout nouveau local au sein de la City, à Londres, dans le but d’améliorer l’expérience de ses employés et de se constituer un tremplin pour la prochaine phase de sa trajectoire ascendante.
L’immeuble de bureaux spécialement construit au 22, Ropemaker Street, avec sa propre entrée, sa réception et son panorama à 3600 sur Londres, constitue un lieu de travail unique répondant à tous les besoins de l’entreprise, tout en restant aligné sur son ADN. C’est également la plateforme idéale pour tirer pleinement parti de tout ce que WSD a à offrir.
« C’était l’occasion parfaite pour redéfinir totalement ce que doit être un lieu de travail, pas seulement sur le plan technologique, mais aussi en ce qui concerne l’intégration de tous les aspects de l’expérience », explique Philip Conroy, Head of IT Operations chez PIC.
« WSD s’aligne parfaitement sur nos stratégies ServiceNow et IT. Cette solution a déjà répondu à 80 % de nos besoins et nous avons confiance en ServiceNow en tant que plateforme d’entreprise en constante évolution. Nous bénéficions d’un parfait alignement stratégique avec ServiceNow. En collaborant avec nos équipes de projet et nos équipes ServiceNow internes, ses équipes Impact et Expert Services ont accompli un travail remarquable pour nous aider à atteindre nos objectifs. »
Une expérience unique pour les employés et les visiteurs
La décision de PIC d’exploiter WSD repose sur son histoire avec ServiceNow, sa longue expérience de capitalisation sur les avantages d’une plateforme IA unifiée pour la transformation digitale et son expérience utilisateur cohérente, mais toujours flexible.
« La solution devait être à la pointe de la technologie mais facile à utiliser pour que nous puissions nous l’approprier et y mettre notre patte », explique Paul Lockwood, Senior IT Operations Manager chez PIC. « Avec WSD, nous fournissons un seul point de contact, nous proposons une façon unique d’interagir avec le bâtiment et offrons la possibilité de prendre des décisions automatisées basées sur les données. »
PIC a lancé une nouvelle implémentation de WSD reflétant la composition du nouveau bâtiment et l’évolution de son utilisation. À titre d’exemple, l’immeuble du 22, Ropemaker Street dispose de 66 salles de réunion de différentes tailles, contre seulement 14 dans les précédents locaux de PIC, ainsi que d’un espace événementiel et d’un restaurant.
L’expérience utilisateur WSD unifiée que PIC avait à l’esprit s’accompagne d’un nouveau portail ServiceNow exploitant le Centre des employés, baptisé « PIC Now », disponible sur ordinateur de bureau, sur tablette et via la nouvelle application mobile ServiceNow portant la marque PIC.
À mesure que les couches de la solution ont pris forme, la capacité de WSD à s’intégrer à plusieurs systèmes propriétaires de pointe, sélectionnés pour des besoins spécifiques, a été un facteur clé.
Outlook est resté le système de référence pour toutes les réservations de salles, mais tout a été intégré à WSD, y compris la gestion des visiteurs et les exigences en matière de restauration. Des panneaux de réservation de salles polyvalentes et des équipements audiovisuels ont été sélectionnés pour toutes les salles de réunion et connectés de manière fluide à la fonctionnalité de gestion de WSD. Un système de feux tricolores indique la disponibilité des salles. L'affichage digital a également été choisi pour ses techniques de communication attrayantes et sa facilité d’intégration avec WSD.
De la même façon, la technologie de capteurs surveillant les espaces, les déplacements des personnes et l’environnement ambiant a contribué à une expérience utilisateur idéale, grâce à la capacité des fournisseurs XY Sense et Kaitera àpartager instantanément des données avec WSD.
Par exemple, si les capteurs détectent une salle de réunion vide bien que réservée, ils remettent automatiquement l’espace au statut Disponible. Le service de réservation de bureaux WSD, appelé « PIC-a-Desk », a été un facteur clé des aspirations de l’entreprise en matière d’organisation flexible du travail, avec des capteurs également déployés pour garantir un état précis et réel de l’utilisation et de la disponibilité des bureaux. Plus de 28 000 bureaux ont été réservés depuis le déménagement sur Ropemaker Street.
La couche de données intégrée favorise l’amélioration continue
KODE Labs, la couche de gestion des données du bâtiment, a également été ajouté, avec une API transférant d’importants volumes de données sur le bâtiment et de capteurs en direct entre le système de gestion des bâtiments de PIC et WSD. La chaîne d’approvisionnement étendue a été complétée par SwiftConnect, qui permet un accès sécurisé au bâtiment et aux étages à l’aide d’informations d’identification digitales présentées sur les iPhone et les smartphones Android.
Pour étendre les principes de point de contact unique de WSD, ces mêmes laissez-passer digitaux servent pour l'accès aux casiers des employés et aux imprimantes multifonctions. Cela permet une analyse détaillée de l’utilisation pour éclairer les pratiques de travail conformes aux normes de sécurité et de durabilité de PIC.
La philosophie de PIC en matière d’expérience des employés s’étend également aux visiteurs qui assistent à des réunions dans ses nouveaux locaux. La fonctionnalité de gestion des visiteurs de WSD permet d’orchestrer soigneusement l’ensemble de la visite des clients, en commençant par un accueil personnalisé par l’équipe de réception de PIC, à la fois chaleureuse et professionnelle.
De la complexité à la simplicité
« Notre emménagement dans nos magnifiques nouveaux locaux en décembre 2024 fut un immense succès », explique Paul.
WSD est désormais utilisé au quotidien par les employés de PIC, avec la réservation de bureaux et de salles arrivant en tête. Les réservations de bureaux ont augmenté de 550 % par semaine dans toute l’entreprise et nous avons enregistré une augmentation de 240 % de la résolution des tickets concernant le lieu de travail. Dans l’ensemble, notre bâtiment intelligent a simplifié notre expérience utilisateur avec l’aide de WSD.
« L’amélioration continue est l’un de nos piliers et nous participons déjà à des échanges passionnants avec nos partenaires ServiceNow et notre chaîne d’approvisionnement pour développer des fonctionnalités supplémentaires. Travailler aux côtés de l’équipe produit WSD pour nous améliorer et trouver de nouvelles idées a été une formidable expérience. ServiceNow s’est montrée digne de la confiance que nous lui portions. »