Le rôle fédérateur des données
Snowflake propose le Data Cloud, un réseau mondial dans lequel des milliers d’entreprises mobilisent des données avec une échelle, une simultanéité et des performances quasiment illimitées. Chaque jour, les données semblent croître de façon exponentielle, et les entreprises de tous les secteurs sont mises au défi de collecter, d’assimiler, de stocker et, finalement, de transformer ces données en informations exploitables. Snowflake aide ses clients à tirer le meilleur parti de leurs données pour prendre des décisions, découvrir des opportunités et élaborer des solutions. Snowflake s’est donné pour objectif de permettre à chaque entreprise d’être « data-driven » afin de générer de meilleurs résultats business.
La stratégie data-driven est au cœur de la proposition de valeur client de Snowflake. En effet, s’appuyer sur les données est essentiel à son fonctionnement en tant qu’entreprise Snowflake utilise les données pour s’assurer que l’ensemble de ses activités est en mesure de répondre aux demandes croissantes de ses clients. L’entreprise gère son propre marché de données centralisé afin de collecter des données et d’en faire émerger des informations dans l’ensemble de ses activités. Elle utilise ces données pour favoriser la collaboration et guider les décisions concernant les besoins fonctionnels. Elle écarte intentionnellement les solutions qui créent des silos au sein des départements ou des fonctions et préfère utiliser des systèmes basés sur les services pour renforcer les liens à tous les niveaux de l’organigramme.
Snowflake devait optimiser ses opérations juridiques en utilisant les données pour générer des informations intégrées et favoriser la collaboration interfonctionnelle. Les opérations juridiques avaient besoin d’une plateforme conçue pour les entreprises, capable de s’intégrer aux technologies existantes et de les compléter. Il leur fallait également une solution assurant le suivi des données pour une utilisation plus large et pour des besoins juridiques spécifiques en matière de gestion des demandes et d’autonomie des collaborateurs. Grâce à ces options, l’équipe des opérations juridiques disposerait des données et des informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions au quotidien et accroître la valeur à long terme de l’entreprise.
Améliorer les performances des équipes grâce aux insights des opérations juridiques
Connaissant déjà la solution IT Service Management (ITSM) de ServiceNow, Snowflake savait que Legal Service Delivery (LSD) répondrait à ses besoins en matière de fonctionnalités et s’intègrerait à son écosystème technologique existant. L’entreprise a donc implémenté la solution LSD, sur laquelle elle s’est appuyée pour ses initiatives d’automatisation, s’engageant ainsi dans un programme de deux ans pour rationaliser les demandes juridiques, augmenter l’efficacité et améliorer la valeur commerciale.
Snowflake a commencé avec l’application Stock Preclearance de Legal Service Delivery. Alors que Snowflake venait d’entrer en bourse, il était nécessaire et urgent d’aider les employés intéressés par la vente d’actions. Le processus existant demandait de nombreuses interventions manuelles. Les demandes devaient être envoyées par e-mail à l’équipe juridique de l’entreprise, qui était submergée et ne pouvait pas répondre efficacement. Dans le mois suivant la mise en œuvre de Legal Service Delivery, le service juridique a pu traiter ces demandes d’approbation préalable plus rapidement et plus efficacement, réduisant ainsi le délai de réponse de plusieurs heures. Les parties prenantes de l’entreprise ont pu constater par elles-mêmes le potentiel d’une fonction juridique modernisée, ce qui a ouvert la voie à l’implémentation des workflows pour d’autres tâches juridiques.
Snowflake a ensuite entrepris de moderniser l’aide qu’apporte l’équipe juridique pour le processus d’achat. Là encore, ces demandes s’effectuaient auparavant par e-mail. Le service juridique avait du mal à suivre et égarait souvent des demandes, ce qui entraînait des retards de plusieurs semaines. Snowflake a donc implémenté un autre workflow LSD pour le suivi des accords de niveau de service (SLA). L’équipe des opérations juridiques a utilisé les données recueillies grâce à ce workflow pour identifier rapidement plusieurs problèmes à l’origine des retards. Elle a pris des mesures pour remédier à ces problèmes, notamment en réaffectant des ressources, en standardisant les modèles de demande et en optimisant la partie juridique du travail.
Dans l’ensemble, Legal Service Delivery a permis à Snowflake de capturer de nouvelles données précieuses sur les tâches juridiques, comme l’entreprise l’avait prévu. L’équipe des opérations juridiques a utilisé certaines de ces données, telles celles liées aux demandes métier et à l’efficacité opérationnelle, pour améliorer ses propres actions. Elle a également partagé ces données sur le marché de données de Snowflake afin que d’autres fonctions de l’entreprise puissent les exploiter. Cela a permis à Snowflake d’analyser ces données afin de mieux comprendre les performances de l’entreprise. Snowflake a, par exemple, utilisé les données de conformité pour perfectionner son processus d’évaluation des tiers. Les données capturées par Legal Service Delivery ont été utilisées par une équipe d’évaluation des risques liés aux tiers pour mieux évaluer les risques concernant les fournisseurs, les clients ou les partenaires.
Mesurer les bénéfices
Grâce à Legal Service Delivery, l’équipe des opérations juridiques a gagné en visibilité sur les mécanismes, l’exécution et la cadence de fonctionnement du service juridique. C’est ce qui lui a permis de mettre en œuvre des workflows supplémentaires qui augmentent l’efficacité du cycle, identifient les problèmes cachés et résolvent les problèmes de retard d’exécution des demandes.
Efficacité
- Réactivité accrue. L’abandon du traitement des demandes par e-mail a réduit le délai de réponse et le nombre de demandes égarées. Les nouveaux workflows et l’automatisation ont permis à Snowflake de mieux gérer le temps et le flux des demandes juridiques, réduisant considérablement le délai d’exécution (le délai d’approbation des fournisseurs pour les achats a diminué d’environ 60 %).
- Travail plus efficace. Grâce à des fonctionnalités telles que le suivi des niveaux de service, le service juridique peut déterminer plus efficacement où et quand les demandes sont bloquées, résoudre rapidement les goulots d’étranglement et distinguer les problèmes qui le concernent de ceux qui surviennent ailleurs dans l’entreprise. Après le déploiement du workflow Stock Preclearance, la durée des cycles est passée de plusieurs heures à quelques minutes.
Valeur
- Confiance accrue des personnes concernées. Le déploiement d’options telles que le workflow Stock Preclearance de ServiceNow redonne du temps aux employés, ce qui donne lieu à de la reconnaissance, de la confiance et étend le champ des possibles. Cela a également permis de réduire les risques liés à la conformité et d’accélérer les SLA juridiques.
- Meilleure visibilité. L’utilisation du produit a augmenté les types et le volume de données liées au marché des données, permettant ainsi à d’autres secteurs de l’entreprise d’identifier les sujets de préoccupation et d’agir en conséquence. Par exemple, les options de génération de rapports font apparaître des problèmes tels que le manque d’anticipation du volume pour la conformité des exportations. Ce type d’analyse permet d’identifier les problèmes avant les audits afin d’aider les partenaires à traiter les cas de non-conformité avec l’entreprise.
Prochaines étapes
Alors que le service juridique de Snowflake progresse dans sa démarche visant à mieux gérer la prestation de services, il prévoit de réfléchir à la façon dont il peut exploiter davantage LSD afin d’améliorer les services qu’il fournit à d’autres fonctions (par exemple aux RH). Il estime que l’intégration de LSD permettrait d’optimiser la façon dont les spécialistes du droit communiquent, tant entre eux qu’avec leurs clients et au sein de leurs propres workflows, favorisant ainsi l’agilité des processus de travail connexes. En outre, le service juridique va continuer à fournir de nouvelles données au marché de données interne de Snowflake dans le cadre du déploiement de six nouveaux workflows au cours des prochains mois.
Snowflake, une entreprise technologique spécialisée dans les utilisations les plus avancées de l’analyse de données, a eu recours à la solution Legal Service Delivery de ServiceNow pour gagner en efficacité et accroître la valeur que peut générer son service juridique. L’équipe juridique peut désormais travailler de manière proactive avec les métiers afin d’optimiser les demandes, d’améliorer l’efficacité et de définir de nouvelles méthodes de travail plus adaptées. Les opérations juridiques ont établi une collaboration avec les métiers sur la base d’informations pertinentes, fondées sur les données.