Insuffler du dynamisme au cœur d’une institution nationale
« Notre objectif historique est de faire grandir la relation unique qui nous lie aux Français », commente Rodolphe Belmer, PDG du groupe TF1. TF1 : une institution nationale. Le premier diffuseur de télévision en accès libre de France a su garder une place privilégiée dans le cœur de ses téléspectateurs depuis sa création en 1935, avec des émissions de divertissement éminemment populaires, des fictions prestigieuses, la retransmission des événements sportifs majeurs et les bulletins d’information les plus suivis d’Europe. D’après Statista, une enquête menée en 2023 plaçait l’entreprise privée en tête des chaînes de télévision du pays.
Afin de continuer à développer cette relation unique avec les Français, TF1 évolue pour devenir plus dynamique, novatrice et aussi plus digitale. Avec le lancement de TF1+, l’entreprise vise la création d’une plateforme de streaming gratuite de premier ordre. L’ambition est de diffuser les contenus de TF1 sur tous les écrans de tous les foyers français, de la TV connectée aux smartphones, et qu’ils soient disponibles pour chaque citoyen.
Garder le rythme dans un paysage média en pleine transformation
Pour y arriver, TF1 ne doit pas se contenter de changer la façon dont les contenus sont consommés, elle doit aussi transformer leur mode de production. Les équipes Contenus sont devenues plus mobiles et digitales ; la post-production exige un nombre croissant de logiciels pour optimiser la qualité de l'image et du son ; les contenus passent entre les mains des équipes Création partout en France.
Résultat, TF1 doit constamment investir dans les dernières technologies, telles que des caméras, des serveurs, des solutions d’accès internet haut débit en mobilité, en passant par des gilets pare-balles pour ses reporters. Dans ce secteur en évolution rapide, le principal équilibre à trouver pour l’entreprise TF1 est le suivant : préserver la liberté de création de ses équipes de production, tout en gardant le contrôle. Les actifs technologiques non gérés représentent un risque de cybersécurité, les équipements en multiples exemplaires sont un gaspillage, et il faut suivre les tâches administratives quotidiennes avec les fournisseurs et effectuer la maintenance. Tous ces aspects perturbent le travail de création de contenus télévisuels attractifs.
« Disposer d’une base de données précise de l’ensemble des actifs est essentiel pour nos activités », explique Jonathan Ambourg, responsable processus, méthode et outils IT chez TF1. « Tout du moins, elle devient vitale pour la cybersécurité. »
140 000 actifs matériels sous contrôle
En 2020, le nombre des actifs matériels estimés par l'entreprise se montait à 140 000, ce qui nécessitait l’intervention de 100 personnes pour les gérer. Le travail de cette équipe reposait sur un unique logiciel progressivement devenu obsolète et inutilement complexe, tournant sur des serveurs eux-mêmes en fin de vie.
Le logiciel, rigide et peu fiable, était devenu un véritable casse-tête pour ses utilisateurs, et n'arrivait pas à fournir le niveau de précision nécessaire à l’entreprise. TF1 avait besoin de clarté en matière de conformité, de connaître la valeur des actifs et de savoir s’ils devaient être jetés ou recyclés.
Le problème, pour Jonathan, résidait dans la qualité de la base de données : « Notre priorité était de nettoyer la base de données et de renforcer sa fiabilité. En créant une base de données plus qualitative, il serait plus facile de suivre le cycle de vie des équipements, de savoir où ils sont installés, comment ils fonctionnent et l’historique des incidents. »
Utilisateur de longue date de la plateforme de ServiceNow pour faire évoluer ses activités, TF1 a installé l’offre IT Service Management (ITSM) en 2014, puis la solution Configuration Management Database (CMDB) en 2016. Avec le recul, Jonathan estime qu’il s'agit des premiers jalons posés vers une gestion efficace des actifs. « L’outil de gestion que nous utilisions précédemment arrivait en fin de vie, mais nous n'avons pas vraiment cherché un successeur. Nous savions que ce serait la plateforme de ServiceNow. »
Le passage à ServiceNow CMDB a créé une vision holistique de l’infrastructure informatique, des services et de leurs relations. L’installation s’est terminée en 2023 avec l'ajout de IT Asset Management (ITAM), ainsi que de Hardware Asset Management (HAM Pro).
Une base de données au plus près de la réalité
La plateforme ServiceNow permet de gérer les actifs matériels avec une plus grande précision et offre la possibilité d'automatiser les processus, d’optimiser et de moderniser les tâches. Une plateforme unique, un modèle de données unique et une architecture unique ; la Now Platform présente instantanément une vision cohérente et uniforme du matériel disparate de TF1, incluant les câbles, les micros, les caméras et autres ordinateurs portables.
La migration vers la plateforme ServiceNow, pilotée par le partenaire Cloud Spirit en l’espace de quelques semaines et soutenue par l’offre de service ServiceNow Impact, a permis à TFI d’obtenir un inventaire clair de ses équipements. Grâce au recensement du matériel obsolèteen plusieurs exemplaires ou non conforme, TF1 a pu réduire le nombre de ses équipements de 140 000 à 80 000, générant des économies tout en s'assurant que le matériel restant est prêt à l’emploi.
« C’est ce que ServiceNow nous apporte : une base de données qui livre une image plus juste de la réalité », ajoute Jonathan. « Notre gestion des équipements s’inscrit désormais dans un cercle vertueux. »
Une expérience plus intuitive pour les utilisateurs
Pour les utilisateurs, la plateforme ServiceNow fournit une expérience plus intuitive avec plus de fonctionnalités pratiques. La fonction rapport génère un état des stocks immédiat en regroupant les caractéristiques, ce qui simplifie le plus gros des tâches.
Par exemple, chaque année le groupe TF1 rassemble du matériel obsolète destiné à être expédié chez un prestataire spécialisé dans le traitement des déchets à détruire, donner ou revendre. Cette tâche est aujourd’hui grandement facilitée par la fonction « ordre de mise au rebut », déjà intégrée dans HAM. Ce workflow standard développé par ServiceNow a été mis en œuvre dans le système IT de TF1 avec très peu de modifications. Les équipements obsolètes sont emballés sur des palettes en bois, puis consignés dans Now Platform, qui génère un rapport avec leur destination finale.
Plus de clarté en matière de conformité, d’emplacement et de valeur
La clarté concerne non seulement le volume physique du matériel, mais aussi l’état de chaque équipement. Un inventaire très détaillé des actifs permet à TF1 de confirmer le statut réglementaire en matière de conformité, d’emplacement et de valeur.
À présent, chaque nouveau matériel reçoit immédiatement un QR code et est enregistré dans la CMDB. Ensuite, l’application mobile HAM permet aux utilisateurs de lire chaque QR code avec leur smartphone et de mettre l’inventaire à jour. Autrement dit, TF1 est capable de situer précisément un câble en particulier. Et comme pour le processus de mise au rebut, aucune modification n'a été nécessaire pour mettre le dispositif en œuvre.
Une approche de plus en plus holistique
La démarche de gestion des actifs matériels de TF1 devient progressivement holistique. Elle englobe à présent les domaines de l'approvisionnement, de la cybersécurité et de la mise au rebut. L’entreprise a créé un système d’ordre d'achat au sein de Now Platform. La commande est d’abord saisie dans un logiciel de gestion SAP puis envoyée dans l’ITAM. Une fois reçu, l’actif « physique » reçoit un code-barres, modifiant son statut de « en stock » à « installé ». Le workflow de gestion du cycle de vie pour cet actif commence alors, grâce à l’ITAM et HAM.
Les actifs technologiques se voient attribuer une adresse IP, permettant au DNS de TF1 de situer leur emplacement et l’utilisateur. De plus, les fonctions standards de gestion des actifs fixes de ServiceNow permettent de calculer la valeur résiduelle et la durée du cycle de vie du matériel. Il est prévu de lancer une troisième fonctionnalité HAM, l’autorisation de retour de marchandise (RMA), afin de simplifier la gestion des équipements en réparation chez les fournisseurs, en mettant à jour la CMDB en temps réel.
Un bond de productivité de 20 %
L’effet cumulé de ces transformations fait que l’équipe de cent personnes de Jonathan a gagné 20 % en productivité et nourrit une culture d’amélioration continue.
« ServiceNow change la dynamique. La simplicité des mises à jour nous permet d'affiner la qualité des bases de données en permanence. Nous évoluons de la quantité vers la qualité. »