Les cadres de gouvernance des données sont des ensembles de règles, de rôles et de processus conçus pour aider une entreprise à gérer correctement ses données.
Pour de nombreuses entreprises modernes, la réussite ou l’échec dépend de la façon dont elles peuvent collecter, gérer et contrôler leurs données. Cependant, si les données sont indéniablement un élément essentiel dans presque tous les secteurs, comprendre ce qu’elles sont et comment les utiliser au mieux pour atteindre des objectifs donnés peut encore constituer un obstacle pour de nombreuses entreprises. La gouvernance des données décrit les processus associés à la gestion de la sécurité, de l’intégrité, de la disponibilité et de la facilité d’utilisation des données d’une entreprise. Elle consiste aussi à garantir que les données vitales sont non seulement fiables, cohérentes et bien définies, mais également utilisées efficacement.
La gouvernance des données est, comme son nom l’indique, une solution visant à aider les entreprises à contrôler leurs données. Toutefois, elle doit reposer sur des fondations solides. En effet, pour qu’elle apporte une valeur ajoutée réelle, elle doit être basée sur des structures, des règles et des processus établis, sous la forme de cadres de gouvernance des données. Ces cadres aident à rationaliser les tâches de gouvernance potentiellement complexes, à faire évoluer les processus de base et à faciliter la collaboration en matière de gestion des données, tout en assurant le respect des normes et des réglementations pertinentes. En d’autres termes, les cadres de gouvernance des données aident les entreprises à définir et à documenter la façon dont les données sont administrées dans l’ensemble de l’entreprise.
Les cadres de gouvernance des données doivent pouvoir faciliter la collaboration dans l’ensemble de l’entreprise. Ainsi, les parties prenantes essentielles à la gouvernance des données sont présentes à presque tous les niveaux de l’entreprise.
La surveillance continue consiste en un suivi permanent de l’activité du réseau. En cas d’activité suspecte, non conforme ou non autorisée, elle offre une transparence optimale et donne aux entreprises la possibilité de réagir.
Les gestionnaires de données sont des experts du cadre de gouvernance des données. Ils s’assurent que toutes les pratiques quotidiennes relatives aux données mises en place par l’entreprise sont conformes aux politiques et normes établies en plus d’être respectées. Ces gestionnaires s’occupent généralement eux-mêmes des données ou adoptent une approche plus administrative en formant et en consultant d’autres personnes sur la façon de gérer les ressources de données.
Les dépositaires de données sont nommés et ont pour mission de gérer divers aspects techniques du cadre de gouvernance des données. Cela peut inclure l’intégration, la maintenance ainsi que les mises à jour de fin de vie des données.
Le comité de gouvernance des données peut être considéré comme l’organe décisionnel du cadre de gouvernance des données. Travaillant ensemble, ses membres disposent d’un fort pouvoir décisionnel pour ce qui est de l’établissement et de l’approbation des normes et des politiques portant sur les données. Ils font également figure d’autorité ayant pour mission de régler les problèmes émergents à cet égard. Les grandes entreprises peuvent avoir besoin de découper davantage ces missions en créant des sous-comités pour différents domaines de données. En outre, les personnes assumant les rôles susmentionnés doivent idéalement pouvoir compter sur le soutien d’une équipe spécialisée dans la gouvernance des données.
Bien que les postes et les rôles choisis pour les équipes de gouvernance des données varient d’une organisation à l’autre, lesdites équipes comprennent généralement les membres suivants :
L’architecte est chargé de superviser la conception et la mise en œuvre des solutions de gouvernance des données.
L’analyste de données examine des informations essentielles et met au point des modèles analytiques visant à identifier diverses tendances et à recueillir des informations exploitables liées à la gouvernance des données.
Le stratège des données travaille en étroite collaboration avec l’analyste de données, en utilisant des informations et des prévisions tirées des données pour élaborer et mettre en œuvre une stratégie de données.
Le spécialiste de la conformité des données surveille l’utilisation des données au sein du cadre de gouvernance afin de s’assurer que toutes les normes requises sont respectées.
Les gestionnaires de données aident à diriger la gouvernance des données à tous les niveaux de l’entreprise.
Il existe d’autres rôles au sein de l’entreprise que vous devez envisager d’impliquer dans le développement de votre cadre de gouvernance des données, notamment le propriétaire de la plateforme, l’architecte d’entreprise, l’administrateur de la sécurité, l’expert en audit/risque et les parties prenantes des processus business.
Bien que les équipes de gouvernance des données puissent jouer un rôle essentiel, il existe également d’autres méthodologies permettant d’améliorer les cadres de gouvernance des données. L’une de ces approches consiste à utiliser un modèle de maturité de gouvernance des données.
Un modèle de maturité sert à évaluer le cadre et les initiatives de gouvernance des données d’une entreprise et à les transmettre de manière compréhensible à l’ensemble de l’entreprise. En comparant son cadre de gouvernance à un modèle de maturité, une organisation peut mesurer avec précision l’efficacité de ses initiatives de gestion de données.
Dans les cadres de gouvernance des données matures, tous les processus nécessaires sont mis en place de manière sécurisée pour accéder aux fonctions métiers, les gérer et les améliorer à l’aide de données fiables.
Le modèle de maturité de base pour les cadres de gouvernance des données est le modèle progressif. Il se compose de plusieurs phases permettant de suivre la progression des initiatives de gouvernance des données visant une véritable maturité des données :
Au cours de la phase 0, l’entreprise n’a pas conscience de l’initiative ou de l’importance des données en question. Les processus sont presque entièrement réactifs et non standardisés. Pour faire passer l’initiative à la phase suivante, des objectifs pertinents doivent être fixés, et les parties prenantes et les décideurs doivent être informés de l’importance des données.
Au début de la phase 1, l’organisation prend tout juste conscience de l’importance de l’initiative prise en rapport avec ses données. Les pratiques existantes en matière de données sont bien documentées et les difficultés deviennent plus évidentes, ce qui permet l’élaboration initiale de cadres de gouvernance des données visant à résoudre ces défaillances.
Au cours de cette phase, les bases de la future gouvernance des données sont posées. Les informations sont partagées entre les équipes internes et un système de gestion de l’information est mis en place, bien que celui-ci ne soit probablement pas encore pleinement adopté. À mesure que les équipes collaborent plus étroitement, d’autres problèmes deviennent apparents.
La gouvernance des données commence à jouer un rôle dans la quasi-totalité des projets de l’entreprise et le système de gestion de l’information est largement utilisé. Une équipe de gouvernance est créée et des propriétaires d’informations sont nommés. Un cadre de gouvernance des données véritablement complet peut désormais commencer à prendre forme, couvrant l’ensemble de la structure organisationnelle.
Les données sont désormais considérées comme des ressources précieuses de l’entreprise. Les politiques de gestion des données sont bien comprises et respectées dans l’ensemble de l’entreprise, les mesures d’informations précieuses sont clairement définies et les données sont correctement classées. Les organisations peuvent désormais examiner plus précisément les inefficacités ou les faiblesses des données et travailler ensemble pour améliorer le cadre de gouvernance.
Durant la phase finale, l’entreprise atteint son objectif : gérer ses données de manière adéquate. Le cadre fait partie intégrante des décisions métiers et tous les niveaux de l’entreprise considèrent les données comme des ressources essentielles pour obtenir un avantage concurrentiel et garantir la croissance future.
En ce qui concerne les modèles de maturité, il n’existe aucune solution clé en main idéale qui conviendra parfaitement à chaque entreprise. Les décideurs sont donc plutôt encouragés à examiner plusieurs variantes de modèles de maturité, à en trouver un qui réponde au mieux à leurs besoins, puis à l’adapter si nécessaire pour le rendre entièrement compatible.
En fin de compte, la gouvernance des données permet de maximiser la valeur et la rentabilité des données en identifiant et en évitant les risques, en garantissant la conformité et en saisissant des opportunités potentiellement bénéfiques qui pourraient autrement être manquées. Lors de l’évaluation de l’efficacité des cadres de gouvernance des données dans la réalisation de ces objectifs, il est important de garder à l’esprit plusieurs facteurs importants. Il s’agit des piliers permettant de préparer une politique de gouvernance des données.
Voici les quatre piliers nécessaires à la bonne préparation d’une politique de gouvernance des données :
Grâce à des processus de données adéquats, les entreprises s’assurent que les données sont correctement gérées et mises en œuvre et vérifient que les données qui étayent les fonctions métiers essentielles sont exactes et fiables.
Les entreprises ont besoin des technologies appropriées pour soutenir la gouvernance de leurs données. Cela inclut les outils, les programmes, les plateformes et l’expertise technologique. Correctement mises en œuvre, les technologies de gouvernance des données peuvent servir à automatiser les processus essentiels, accélérer le délai de rentabilité et faire évoluer les solutions de gouvernance des données pour répondre à la demande croissante.
Aucun cadre de gouvernance des données ne peut être efficace sans le soutien de personnes exerçant à tous les niveaux de l’organisation. Ces personnes travaillent ensemble pour conceptualiser et définir les processus ainsi que pour appuyer des initiatives stratégiques. Sans leur participation, la gouvernance des données ne répondrait probablement pas aux attentes définies.
Bien qu’ils puissent techniquement être inclus dans le pilier « Personnes », les contributeurs ont pour mission supplémentaire de fournir un contexte essentiel et d’aligner les initiatives sur les processus.
Les cadres de gouvernance des données reposent sur les sept principes clés suivants :
Vérifiez que le cadre de gouvernance des données est conforme aux buts, objectifs ou résultats business fixés. L’évaluation efficace de la valeur ajoutée de la gouvernance des données dépend de processus d’analyse de données fiables.
Définissez les rôles liés à la prise de décision et affirmez les responsabilités attribuées à chaque poste. Réfléchissez à la manière dont vous autorisez l’accès aux données de votre organisation et dont vous auditez l’accès pour suivre les modifications apportées aux autorisations.
Comprenez la source, l’origine et l’historique des données afin de garantir une gestion plus efficace des attentes et des résultats. Sans sources de données fiables, le cadre ne repose sur aucune base solide.
Garantissez l’ouverture et l’accessibilité des analyses relatives à la gouvernance des données. Grâce à des processus décisionnels clairement définis et suivis, vous saurez sans l’ombre d’un doute si les données sont traitées de manière éthique.
Protégez le cadre de gouvernance des données contre les menaces connues et les risques. La prise en compte des risques et de la sécurité dans la gouvernance des données peut faire la différence entre un cadre qui produit des résultats importants et un cadre qui les sape.
Il est important d’identifier les exigences en matière de chiffrement au sein de votre entreprise et la manière dont vous prévoyez de les respecter. Si vous créez ou stockez des informations d’identification personnelle (PII) ou que vous y accédez, comment les protégez-vous ? Pour cela, vous devez au moins suivre les mêmes normes que celles définies dans le protocole de sécurité des informations de votre entreprise. Cet aspect est particulièrement important dans les secteurs hautement réglementés, tels que la santé et la finance. De plus, certains fournisseurs de solutions accèdent à une grande quantité d’informations concernant vos systèmes et vos actifs. Tout accès non autorisé à ces données peut ainsi exposer votre environnement IT à des personnes malintentionnées. Comment sécurisez-vous ces données conformément aux normes définies par l’équipe chargée de la sécurité IT ?
Formez les propriétaires de données, les responsables chargés de l’élaboration du cadre de gouvernance des données ainsi que toute autre personne dont le travail repose sur celui-ci. Des ressources de formation adaptées permettent de rappeler l’importance de la gouvernance des données au personnel, tout en réduisant le risque d’erreurs humaines.
Développez une culture où la gouvernance des données est reconnue comme un avantage essentiel au sein de l’entreprise. Ce faisant, vous encouragerez l’adoption généralisée de pratiques fondamentales de gouvernance des données.
Un cadre de gouvernance des données efficace offre de nombreux avantages indéniables, notamment une protection accrue contre les violations de données et les cyberattaques, un meilleur retour sur investissement découlant de l’analyse des données, une réduction des coûts de gestion des données et la démocratisation des responsabilités de gestion des données dans l’ensemble de l’entreprise. Cela dit, la mise en place d’un cadre de gouvernance des données a également son lot de défis :
Grâce à des processus de données adéquats, les entreprises s’assurent que les données sont correctement gérées et mises en œuvre et vérifient que les données qui étayent les fonctions métiers essentielles sont exactes et fiables.
La gouvernance des données et les cadres qui la régissent relèvent plus largement de la gouvernance IT et doivent être compatibles avec les politiques de cette dernière.
Si la gouvernance des données est difficile pour les utilisateurs, qu’elle détourne leur attention d’autres tâches ou préoccupations essentielles ou qu’elle est trop rigide pour être appliquée, elle ne sera pas bénéfique à l’entreprise.
La gouvernance des données dépend fortement de l’assistance qu’apportent la technologie et les outils. La recherche des options disponibles et la prise de décisions éclairées concernant les technologies à utiliser dans la gestion de la stratégie de gouvernance des données peuvent s’avérer complexes et chronophages.
Pour relever les défis liés à la création d’un cadre de gouvernance des données, les entreprises prospères suivent les bonnes pratiques ci-dessous :
Les membres de l’équipe de gouvernance des données doivent non seulement savoir ce que l’on attend d’eux et connaître leurs droits et responsabilités, mais également pouvoir travailler de manière interfonctionnelle et être disposés à promouvoir de nouvelles initiatives.
Dès le début du processus, définissez les objectifs que l’entreprise peut se fixer pour ses initiatives de gouvernance des données. Créez une feuille de route détaillée permettant de diviser les objectifs plus ambitieux en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
Adoptez des normes de formatage de données afin que chaque ensemble de données soit facilement utilisable et accessible à chaque étape du processus. Cela inclut les normes de classification et de balisage des métadonnées. Vérifiez et appliquez ces normes à l’aide de divers outils.
L’automatisation est un aspect essentiel de la gouvernance des données. Automatisez les workflows, les approbations, les demandes et toutes les autres tâches qui peuvent l’être, afin de garantir une précision optimale et de réduire la charge de travail des membres de l’équipe.
Les cadres de gouvernance des données servent à améliorer la qualité et l’utilisation des données. Identifiez et analysez les mesures vous permettant d’estimer la réalisation de ces objectifs.
Compte tenu de l’importance des données dans le monde digital moderne, la gouvernance des données est devenue une condition préalable à la réussite des entreprises. Cependant, il peut s’avérer extrêmement difficile de trouver la bonne suite d’outils, qui permettra d’aider votre personnel en matière de gouvernance des données. ServiceNow Governance, Risk, and Compliance (GRC) aide les entreprises de toutes sortes à tirer le meilleur parti de leurs données grâce à la Now Platform®.
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