Un plan de continuité d’activité vous permet de maintenir vos opérations en fonctionnement en cas d’urgence.
Faire marcher une entreprise, c’est comme nager à contre-courant. Dès que vous vous arrêtez, vous reculez. DC indique que le coût horaire moyen d’une panne d’infrastructure est d’environ 100 000 dollars, et que le coût total moyen des interruptions de service non planifiées des applications dans l’ensemble des entreprises atteint entre 1,25 et 2,5 milliards de dollars par an.
Lorsque votre entreprise cesse de fonctionner, vous perdez de l’argent. En plus de la perte de revenus, les dépenses associées à l’identification et à la correction des interruptions de service ont également un impact sur le bénéfice global de votre entreprise. Ajoutez à cela le risque d’atteinte à l’image de votre marque et à la réputation de votre entreprise, et vous aurez une assez bonne idée des dangers que représentent ces disruptions. En fait, une enquête menée en 2019 auprès des dirigeants d’entreprise a montré que pour 83 % d’entre eux, assurer la continuité des opérations en cas de crise était une priorité absolue.
Malheureusement, des événements inattendus peuvent se produire. Lorsque cela arrive, les entreprises performantes s’appuient sur leur plan de continuité d’activité.
Un plan de continuité d’activité (BCP, pour Business Continuity Plan) est un ensemble de procédures qui établit des protocoles et crée des systèmes de prévention et de reprise en cas de cyberattaque, de catastrophe naturelle ou autre interruption de l’activité. En d’autres termes, lorsqu’un imprévu affecte votre entreprise, un plan de continuité d’activité peut vous aider à vous remettre au travail.
Pour ce faire, il doit réunir les caractéristiques suivantes :
- Exhaustivité
Pour que votre plan de continuité d’activité soit efficace, il doit couvrir toutes les éventualités. Cela peut s’avérer difficile, les menaces inattendues étant, par définition, inattendues. En règle générale, votre plan doit couvrir les possibilités de pannes des services publics, de catastrophes naturelles, de cyberattaques, d’erreurs humaines et de pandémies locales et mondiales. Hiérarchisez ces risques en fonction de l’impact potentiel et de la probabilité d’occurrence afin de vous assurer que votre plan couvre tous les domaines pertinents. En outre, vous devez envisager de créer des plans de secours en cas d’échec de vos plans principaux. Vous devez comprendre les facteurs en jeu et ce qui pourrait mal se passer, puis planifier votre plan de continuité en conséquence. Ce plan peut inclure les communications de crise, la gestion de crise, la récupération d’urgence et les communications avec les employés.
- Aspect pratique
Un plan de continuité d’activité ne vaut pas grand-chose en soi s’il n’est pas possible de le mettre en œuvre lorsque cela est nécessaire. Soyez réaliste lorsque vous établissez vos plans et assurez-vous de prendre en compte les capacités de votre entreprise et de vos employés, ainsi que les besoins de vos clients et les canaux de communication pour les atteindre.
- Efficacité
En situation d’urgence, l’ennemi peut être la complexité. En période de stress élevé et en cas de panne d’infrastructure, il sera encore plus difficile que d’habitude pour vos employés d’effectuer leurs tâches. Essayez d’élaborer des plans aussi clairs et précis que possible, afin que les responsables puissent agir rapidement avec les ressources dont ils disposent.
- Adaptabilité
Les plans de continuité d’activité doivent être complets, mais ils doivent également être suffisamment flexibles pour s’adapter à la situation. Les catastrophes évoluent généralement de manière inattendue, et il y a peu de chances que vous disposiez d’un plan pour gérer toutes les situations possibles. Formez vos employés à réagir intelligemment aux situations d’urgence et intégrez une surveillance constante dans votre plan afin de pouvoir adapter votre approche à tout moment.
En résumé, votre plan de continuité d’activité doit répondre efficacement aux réalités de la situation et fournir une feuille de route claire et flexible à votre entreprise. Pour ce faire, il doit inclure plusieurs composantes essentielles.
Stratégie
Votre plan doit aborder la manière dont vos collaborateurs accompliront les tâches standard pendant la durée de l’urgence. La stratégie doit être axée sur la continuité des opérations business.
Organisation
Votre plan de continuité d’activité doit définir les responsabilités des différents employés en cas d’urgence. Il doit également couvrir les problèmes de structure et de communication, tels que les arborescences d’appels.
Processus
En identifiant les processus métiers et IT critiques, le plan déterminera clairement quels processus sont prioritaires pour le fonctionnement de votre entreprise.
Technologie
En plus des processus, votre plan de continuité d’activité doit prendre en charge les systèmes, réseaux et technologies essentiels pour sauvegarder les données et les applications, et permettre de poursuivre les opérations sans interruption et sans baisse de productivité.
Risques liés aux fournisseurs
Votre plan de continuité d’activité doit également tenir compte de la façon dont les situations d’urgence peuvent affecter vos fournisseurs, et dont l’interruption de leurs activités pourrait vous affecter. De même, comprendre les plans de continuité de vos fournisseurs vous aidera à remplir certaines variables pour créer vos propres plans.
De même que votre plan de continuité d’activité devra fournir une approche étape par étape pour atténuer les interruptions d’activité, vous pouvez suivre certaines étapes pour le développer. Pensez à y inclure les éléments suivants :
L’exécution d’une analyse d’impact sur l’entreprise (BIA pour Business Impact Analysis) est probablement la première étape à mener à bien pour créer un plan de continuité d’activité efficace. Cette analyse permettra d’identifier et d’évaluer l’impact potentiel des catastrophes et des urgences sur l’entreprise, notamment les pertes de revenus, les retards dans l’encaissement des revenus, l’augmentation des dépenses, les amendes réglementaires, les pénalités contractuelles ou les perte de primes contractuelles, le mécontentement des clients ou les retards affectant les nouveaux business plans. Vous aurez ainsi un aperçu des fonctions qui réclament une attention urgente.
Sous-ensemble de la planification de la continuité d’activité, la récupération d’urgence se concentre sur les étapes nécessaires à la récupération des systèmes de support essentiels, notamment du matériel, des communications et des actifs IT. Alors que la continuité d’activité a un objectif bien plus large – assurer la continuité des processus métiers habituels sans interruption en période d’urgence – la planification de la récupération d’urgence se concentre plutôt sur la récupération des systèmes endommagés et des données perdues, et sur la restauration rapide des fonctionnalités à leur état avant sinistre.
Les tests sont un aspect essentiel de votre programme de gestion de la continuité d’activité. Ils permettent de démontrer les capacités fonctionnelles réelles de votre documentation et de votre mise en œuvre technique. Cela est essentiel pour améliorer l’efficacité et faciliter l’utilisation du plan de continuité pendant les interruptions simulées ou réelles.
La gestion de crise permet d’activer et de mettre en pratique le plan de continuité lors d’un événement de crise réel. Une gestion efficace des crises minimise les impacts financiers, juridiques, réglementaires et sur la réputation de l’entreprise.
Si 2020 nous a appris une chose, c’est bien que les disruptions sont inévitables, et notre niveau de résilience détermine notre capacité à survivre et à conserver une position concurrentielle. Malheureusement, la pandémie mondiale a surpris de nombreuses entreprises et, face à cette urgence sans précédent, un grand nombre d’entre elles n’ont pas été en mesure de faire face. Pour près de 100 000 entreprises américaines, les fermetures temporaires se sont muées en fermetures définitives (source : Fortune).
Un plan de continuité d’activité fournit des priorités et des orientations lorsque vos activités sont sous pression. Face à des événements et des disruptions imprévus, le plan de continuité d’activité fournit une feuille de route pour la poursuite des opérations, avec le moins d’erreurs ou de surprises possible. Ceci est important pour plusieurs raisons :
Vous avez l’impression que le nombre d’événements perturbateurs a augmenté ces dernières années ? Vous avez sans doute raison. Des recherches récentes suggèrent que les pannes à l’origine d’interruptions importantes de service sont de plus en plus graves, coûteuses et longues.
Face à l’augmentation des interruptions de service et des pannes, les entreprises capables de mettre en œuvre un plan de continuité d’activité efficace bénéficieront d’un avantage concurrentiel évident par rapport aux entreprises qui ne le sont pas.
Ils n’empêchent pas les situations d’urgence de survenir. Les tremblements de terre, les violations de données par des tiers ou les pannes de matériel réseau sont autant de facteurs qui ne peuvent pas être évités avec un plan de continuité d’activité. Cependant, l’élaboration d’un plan peut empêcher ou minimiser les interruptions d’activité résultant de ces situations d’urgence.
Un plan de continuité d’activité efficace détaille les mesures que l’entreprise doit mettre en œuvre afin de limiter la gravité et la durée des disruptions. En incluant une analyse approfondie des menaces potentielles, une liste des informations de contact d’urgence hors site et sur site, et en détaillant les stratégies et les responsabilités pour chaque événement émergent, votre entreprise disposera des informations nécessaires pour atténuer les dommages potentiels.
La continuité d’activité est utile à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Toutefois, pour certaines organisations critiques, la loi exige de disposer d’un plan de continuité des activités. Les secteurs de l’administration, de la finance et de la santé, par exemple, sont tenus strictement responsables de l’état de leurs opérations et de leurs données en cas d’interruptions de service. D’autres entreprises dans d’autres secteurs peuvent également être tenues responsables des dommages résultant d’un échec de la continuité des activités.
La planification de la continuité d’activité offre de nombreux avantages à votre entreprise. En voici quelques-uns parmi les plus notables :
Un plan de continuité d’activité fiable vous permet de rester opérationnel même en cas d’urgence potentiellement perturbatrice.
La gestion efficace des situations d’urgence sans baisse notable des services démontre la qualité de votre entreprise, améliorant ainsi la satisfaction des clients.
Les clients comptent sur votre entreprise pour de nombreux aspects de leur vie (services digitaux, restauration, accès aux espèces ou aux paiements, soins de santé, communication), et la continuité de vos activités leur permet de poursuivre les leurs. Les clients sont également plus conscients que jamais de l’importance de la sécurisation des données dans les entreprises avec lesquelles ils choisissent de travailler. En cas de disruptions, ils attendent de ces dernières qu’elles rebondissent rapidement. Une continuité d’activité efficace démontre l’engagement d’une entreprise à servir ses clients, quoi qu’il puisse se passer.
Lorsque les employés comprennent les mesures qu’ils doivent prendre en cas d’urgence, ils sont plus confiants dans le leadership de leur entreprise et plus disposés à faire confiance à ses décisions. De plus, les employés formés pour assurer une continuité efficace des activités sont plus compétents pour résoudre les disruptions et les urgences de moindre ampleur, et subissent moins de stress dans les situations de pression.
Malgré des avantages évidents, de nombreuses entreprises ne peuvent pas maintenir la continuité de leurs activités, ou très peu. Par conséquent, lorsque des disruptions surviennent et que ces organisations sont incapables de fonctionner efficacement, leurs clients se tournent généralement en masse vers les concurrents capables de faire face à la crise. De fait, une étude menée auprès de 1 800 sociétés sur une période de 25 ans a montré que la résilience face aux événements émergents représentait environ 30 % de la performance à long terme d’une entreprise (source : BCG Henderson Institute).
Si les plans de continuité d’activité offrent de nombreux avantages business, ils présentent également des avantages financiers qui valent la peine d’être pris en compte. Les pertes financières résultant d’une interruption de l’activité, suite notamment à des pannes système, des coupures d’électricité et des violations de données, peuvent avoir un impact négatif significatif sur votre entreprise. La gestion de la continuité d’activité permet d’éviter ou de réduire ce risque.