La gestion de la conformité est le processus de planification, de monitoring, de contrôle et d’évaluation des systèmes IT afin de garantir l’alignement avec les normes réglementaires.
Tous les aspects de l’entreprise sont fondamentalement régis par des règles, qu’il s’agisse de normes de qualité garantissant la sécurité d’utilisation des produits ou de directives sociales qui dictent le comportement approprié au bureau. Et si certaines règles ne sont guère plus que des suggestions ou des directives, d’autres sont basées sur des politiques établies, ou même des réglementations syndicales ou des lois imposées par le gouvernement. Dans ces cas, le non-respect de ces règles peut avoir des conséquences importantes.
La gestion de la conformité permet d’assurer qu’une entreprise, ses employés et tous les systèmes IT pertinents respectent ces normes.
Les raisons de l’existence des normes réglementaires sont variées. Dans de nombreux cas, ces réglementations sont en place pour empêcher les entreprises d’agir d’une manière qui pourrait être contraire à la sécurité et au bonheur continus de la communauté. Les entreprises ont la responsabilité de fournir des produits et services de qualité et de fonctionner de manière à ne pas induire en erreur ou mettre leurs clients ou d’autres personnes en danger. La conformité peut également contribuer à promouvoir le principe d’équité sur le marché, en établissant des directives que les entreprises doivent suivre lorsqu’elles traitent avec des concurrents.
Les questions d’éthique sont souvent au cœur des mandats fédéraux, nationaux et locaux. Le non-respect de ces lois peut entraîner de graves sanctions pour les entreprises, notamment des amendes, des peines de prison pour les dirigeants de l’entreprise, voire la fermeture ou la réorganisation forcée de l’entreprise elle-même.
Bien sûr, les questions éthiques ne sont pas les seules motivations derrière la réglementation des affaires. L’établissement de normes, de lois et de bonnes pratiques peut créer un avantage concurrentiel. D’une part, les clients sont certainement plus disposés à travailler avec une entreprise qui respecte les processus et procédures essentiels. Dans le même temps, bon nombre de ces procédures existent pour promouvoir une meilleure gestion de l’entreprise elle-même, et les entreprises peuvent constater des améliorations à tous les niveaux lorsqu’elles se conforment aux normes, lois et bonnes pratiques établies. Cela est particulièrement évident concernant les systèmes IT de l’entreprise.
- La gestion de la conformité dans le domaine IT offre les avantages suivants aux entreprises :
- S’assurer que les approbations essentielles sont collectées avant de prendre des mesures spécifiques (telles que des mises à jour IT ou des correctifs d’urgence)
- Garantir que les données financières sont rapportées avec précision et cohérence
- Prévenir les risques pour les données sensibles des clients, des fournisseurs, des employés et de l’entreprise
- Établir des accords sur les niveaux de service (SLA) pour s’assurer que les vulnérabilités sont détectées et traitées en temps opportun
- Identifier les chemins d’escalade ou les chaînes de notification
Une gestion efficace de la conformité exige que les entreprises comprennent clairement leur infrastructure et tous les systèmes associés. Les entreprises doivent donc prendre les mesures suivantes :
L’évaluation consiste à identifier les systèmes, processus, fournisseurs ou applications non conformes. Il peut s’agir de systèmes vulnérables ou non corrigés, ou simplement de systèmes qui ne répondent pas aux exigences réglementaires d’une autre manière. Pour évaluer les systèmes, importez d’abord toutes les réglementations pertinentes dans un cadre de travail réglementaire et une taxonomie. Ensuite, créez des contrôles et harmonisez-les pour qu’il n’y ait pas de doublons. De nombreuses réglementations ont des exigences similaires. Ces contrôles peuvent être utilisés pour évaluer les systèmes, et des tests de contrôle doivent être programmés régulièrement pour un monitoring continu.
Tous les problèmes de conformité découverts par le biais de tests de contrôle, ainsi que ceux identifiés dans un journal d’audit, doivent ensuite être hiérarchisés en fonction des efforts nécessaires, de l’impact potentiel sur l’entreprise et de la gravité du problème. En classant les problèmes de conformité en fonction des risques encourus par l’entreprise et des ressources nécessaires pour y remédier, les entreprises peuvent commencer par résoudre les problèmes importants les plus évidents, avant de passer à d’autres problèmes qui ne sont pas aussi urgents ou aussi simples.
La conformité se concentre sur le monitoring, la hiérarchisation et le reporting des problèmes, plutôt que sur leur résolution. Lorsque des problèmes de conformité sont découverts, l’équipe de gestion de la conformité doit en examiner les détails et décider s’il convient de les transférer au service IT ou à une autre équipe pour y remédier, ou simplement accepter le risque associé et laisser le problème de conformité non résolu. En cas d’exception à la politique, l’évaluation des risques donnera à l’équipe en charge des risques les informations dont elle a besoin pour déterminer s’il faut atténuer, accepter, transférer ou éviter le risque. Seul un petit nombre d’exceptions à la politique doit être autorisé, et chacune doit inclure une date de fin et des rappels pour informer les utilisateurs lorsque l’exception est sur le point d’expirer.
Une fois les changements apportés et les systèmes réévalués, créez un rapport confirmant que les modifications ont pris effet et que le système est désormais conforme. En outre, des contrôles et des rapports doivent être mis en place à chaque étape. Le monitoring continu permet d’identifier les tendances, de détecter plus rapidement les problèmes de non-conformité et de fournir des mises à jour des résolutions et des exceptions en temps réel.
Le respect des réglementations, des lois, des normes et des politiques est un aspect essentiel des entreprises modernes. Malheureusement, une bonne gestion de la conformité peut parfois s’avérer difficile. Voici quelques-uns des défis qui peuvent s’y opposer :
De nouvelles lois et normes sont constamment créées pour garantir que les systèmes IT de l’entreprise fonctionnent en toute sécurité et de manière à ne pas risquer d’exposer les données sensibles des clients. Cela signifie que les solutions de gestion de la conformité des entreprises doivent être extrêmement adaptables, ce qui n’est pas le cas de nombreuses options actuelles.
Les menaces de sécurité évoluent encore plus rapidement que les normes réglementaires ; un système qui peut sembler sécurisé aujourd’hui peut facilement devenir vulnérable demain face aux nouvelles menaces et aux méthodes d’attaque qui n’avaient pas été prises en compte.
La plupart des systèmes IT d’entreprise ne sont pas centralisés ; ils sont répartis dans des environnements distribués sur plusieurs plateformes sur site et basées sur le cloud. Sans une génération de rapports intégrée ou une visibilité à l’échelle de l’entreprise, il peut être très difficile d’obtenir une vue complète de l’état actuel de la conformité, ainsi que des vulnérabilités et des risques associés.
Les environnements IT complexes associés à de grandes équipes peuvent rendre la coordination difficile, ralentir les évaluations de la conformité et créer des incohérences ou des malentendus lors de l’établissement des responsabilités.
Les entreprises qui travaillent avec des sous-traitants, des fournisseurs ou d’autres tiers peuvent être tenues responsables de la façon dont ces partenaires gèrent les données sensibles des clients ou des entreprises auxquelles ils ont accès. Cela peut être problématique, car il n’est pas toujours possible de surveiller efficacement la conformité des sous-traitants tiers à temps non complet.
Alors que nombre des obstacles empêchant une gestion efficace de la conformité ont évolué ces dernières années, les grandes entreprises développent leur approche. Aujourd’hui, assurer la conformité réglementaire nécessite souvent une approche polyvalente capable de surveiller, d’analyser et de générer des rapports sur tous les environnements pertinents. Le fait de disposer des bons outils est une étape majeure vers cet objectif.
Citons d’autres bonnes pratiques en matière de conformité :
Lorsqu’il s’agit d’assurer un monitoring complet de la conformité, ce qui est assez récent peut ne pas l’être suffisamment. Les problèmes de conformité peuvent survenir rapidement et de manière inattendue. L’exécution quotidienne d’analyses système permet donc de s’assurer que lorsque des problèmes ou des vulnérabilités se manifestent, les entreprises peuvent agir avant que leurs opérations s’en trouvent affectées.
Les politiques de l’entreprise ne sont pas statiques (et elles ne doivent pas l’être). Elles doivent être dynamiques et suffisamment flexibles pour s’adapter aux nouvelles avancées, lois et menaces de sécurité qui peuvent survenir. Planifiez des révisions régulières des politiques IT et soyez prêts à les mettre à jour si nécessaire.
Il est de la responsabilité de l’entreprise de rester à jour sur l’ensemble de la législation en matière de conformité et de réglementation IT. Les flux RSS et autres services peuvent donner aux entreprises l’avertissement dont elles ont besoin pour se préparer aux changements à mesure qu’ils se présentent.
La gestion manuelle de la conformité est inexacte, inefficace et incroyablement longue. De plus, à mesure qu’une entreprise se développe, il peut s’avérer difficile pour les processus manuels de conformité de suivre le rythme. L’automatisation permet de transmettre certaines tâches essentielles et répétitives aux programmes machine. Les entreprises sont ainsi en mesure de rationaliser la gestion de la conformité, pour plus de précision, de cohérence et de productivité, tout en s’adaptant à la croissance même la plus soudaine de l’activité.
La mesure la plus simple et la plus efficace que les entreprises peuvent prendre pour assurer la conformité consiste probablement à maintenir tous leurs systèmes IT corrigés et à jour. Dans de nombreux cas, l’application de correctifs peut être presque entièrement automatisée. Tous les systèmes corrigés doivent faire l’objet de tests de correctifs afin de garantir leur viabilité avant d’être autorisés à reprendre leurs fonctions.
Dans de nombreux cas, la conformité est une exigence légale. Et même si cela n’est pas exigé par la loi, le respect des principales politiques et normes IT ou business peut offrir des avantages considérables. Pour commencer à gérer la conformité, procédez comme suit :
- Obtenez l’engagement de tous les dirigeants et décideurs clés de l’entreprise.
- Créez un programme formalisé qui identifie les normes et réglementations essentielles, conceptualise les politiques et crée des contrôles.
- Identifiez les systèmes, ressources, processus et fournisseurs critiques pour lesquels la conformité doit être gérée.
- Identifiez les personnes qui doivent être responsables de la conformité des systèmes, des actifs, des processus et des fournisseurs critiques.
- Créez un référentiel centralisé permettant d’identifier les non-conformités, pour les données, les journaux d’audit et les informations sur les actifs (comme la CMDB).
- Si nécessaire, déployez des parties externes qui vous aideront à acquérir des connaissances spécialisées.
- Proposez et imposez une formation sur la conformité à tous les services concernés.
- Automatisez les tests de contrôle pour un monitoring continu de la conformité.
ServiceNow, leader du Magic Quadrant de Gartner pour la gestion des risques IT, est également un leader du secteur des solutions de conformité digitale. Construit sur la Now Platform primée, ServiceNow Governance, Risk, and Compliance (GRC) permet aux entreprises de créer des cadres de gouvernance efficaces.
Au sein de ces cadres, les utilisateurs peuvent importer des réglementations, identifier des politiques et établir des cycles de vie de politiques, attribuer et tester des contrôles, créer des attestations, planifier des tests réguliers et exécuter des procédures de gestion des problèmes et des tâches pour répondre aux défaillances de conformité qui pourraient survenir. Tout au long de ces opérations, ServiceNow GRC est soutenu par des tableaux de bord dynamiques et centralisés et des rapports intuitifs, ce qui permet aux entreprises d’obtenir les informations dont elles ont besoin pour agir rapidement et de manière décisive.
Explorez Policy and Compliance Management et faites de la conformité continue une partie intégrante de la réussite de votre entreprise.