Ce terme décrit les processus utilisés dans la gestion des fournisseurs, notamment la recherche et la sélection des fournisseurs, la négociation de contrats, etc.
La gestion des fournisseurs est un vaste domaine, qui englobe essentiellement toutes les activités qu’une entreprise peut mener lorsqu’elle interagit avec ses fournisseurs, comme la recherche et l’évaluation des fournisseurs, la création et la signature de contrats, l’établissement de KPI et d’objectifs, le suivi, le reporting, l’analyse, les tests de sécurité, l’atténuation des risques et la résolution des litiges.
En fonction de son secteur d’activité, de son orientation et de sa clientèle, une entreprise moderne peut travailler avec plusieurs centaines de fournisseurs sur un large éventail de marchés. Chacun de ces fournisseurs doit être considéré comme une entité unique, avec ses propres tarifs, clauses contractuelles et référents. Par conséquent, la gestion de ces relations avec les fournisseurs peut être une tâche extrêmement complexe.
La gestion des fournisseurs gère ces relations en donnant à l’entreprise des outils et des ressources pour sélectionner des fournisseurs et travailler avec eux, afin de répondre à ses besoins professionnels spécifiques. Si la gestion des fournisseurs est clairement axée sur l’amélioration de la sélection des fournisseurs et la garantie de la cohérence et de la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement, l’utiliser correctement peut vous apporter de nombreux autres avantages.
Il y a de nombreux avantages à améliorer et gérer les relations avec les fournisseurs. Explorons plus en détail quelques avantages clés liés à l’intégration d’une solution efficace de gestion des fournisseurs.
En intégrant des critères métiers clairs et en proposant un espace centralisé où comparer les informations sur les sous-traitants, la gestion des fournisseurs offre à l’entreprise les données fiables nécessaires pour choisir les meilleurs fournisseurs possibles afin de répondre à ses besoins.
Gérer chaque fournisseur manuellement peut être une tâche extrêmement longue et fastidieuse. La gestion des fournisseurs rationalise non seulement l’ensemble du processus, ce qui permet aux entreprises de réduire le temps passé sur les cycles de vie des transactions de chaque fournisseur, mais elle permet également de suivre les performances des fournisseurs par rapport aux accords de niveau de service (SLA) établis. Enfin, elle peut contribuer à réduire les coûts de recrutement et de formation supplémentaires tout en éliminant les dépenses inutiles. Ces avantages combinés se traduisent par une amélioration de la productivité pour toutes les parties, ainsi que par une réduction des coûts.
Si elle n’est pas correctement menée, l’intégration des fournisseurs peut avoir un impact négatif sur la productivité et augmenter les coûts opérationnels. La gestion des fournisseurs accélère l’ensemble du processus d’intégration, ce qui aide les entreprises à recueillir et à organiser les informations pertinentes sur les fournisseurs pour les approuver plus rapidement et plus rigoureusement.
Correctement utilisée, la gestion des fournisseurs rassemble toutes les données fournisseurs pertinentes sur une seule plateforme. Cela permet non seulement d’organiser et de gérer les fournisseurs, mais également d’analyser de précieuses données opérationnelles et de processus. Grâce à des options avancées d’analyse et de reporting, les entreprises peuvent plus facilement détecter et anticiper les besoins, les opportunités et les problèmes potentiels.
Malheureusement, il arrive que les fournisseurs ne répondent pas aux attentes en termes de performances ou de conformité, ce qui peut créer des inefficacités, des retards et des problèmes juridiques potentiellement préjudiciables. La gestion des fournisseurs permet aux entreprises de recenser et d’évaluer automatiquement les performances des fournisseurs, afin d’identifier ceux qui sont susceptibles de présenter des risques à l’avenir et de cesser de travailler avec eux. Côté business, la gestion des fournisseurs peut aider à s’assurer que tous les documents essentiels sont remplis, que les approbations appropriées sont détaillées et font l’objet d’un suivi, que les modifications et les besoins de licence pertinents sont transmis aux bonnes personnes et qu’un suivi d’audit clair est toujours disponible.
Travailler avec des fournisseurs implique notamment d’établir des relations de travail productives. La gestion des fournisseurs permet d’organiser et de mettre à la disposition des personnes autorisées au sein de l’entreprise tous les aspects de la relation avec chaque fournisseur. Par conséquent, chaque fournisseur peut être géré de manière plus personnelle, en accordant la bonne attention aux détails essentiels, quel que soit le nombre total de fournisseurs avec lesquels l’entreprise travaille. Enfin, en améliorant les relations avec les fournisseurs, les entreprises peuvent souvent négocier de meilleurs tarifs.
Pour atteindre l’excellence dans votre collaboration avec des fournisseurs, plusieurs indicateurs essentiels doivent être étroitement surveillés, notamment :
Quel montant l’entreprise dépense-t-elle chaque année pour chaque fournisseur ? Une meilleure visibilité sur les dépenses peut aider l’entreprise à identifier les domaines dans lesquels elle mobilise des ressources sans bénéficier des retours attendus.
Les entreprises classent généralement les fournisseurs dans les catégories suivantes : fournisseurs clés (valeur élevée, source unique), fournisseurs importants (valeur moyenne, plusieurs sources) et fournisseurs stratégiques (faible valeur, nombreuses sources). Voir chaque fournisseur classifié et chaque catégorie quantifiée permet de mieux comprendre quels fournisseurs sont essentiels et lesquels ne le sont pas.
Plus les fournisseurs sont disposés à travailler avec leurs clients, plus les résultats sont satisfaisants. Bien que l’indicateur « collaboration » puisse être difficile à quantifier, les entreprises peuvent choisir de prendre en compte le nombre de contacts avec les fournisseurs ainsi que la fréquence à laquelle les analyses de l’entreprise sont effectuées.
Les biens et services produits et livrés sont-ils conformes aux réglementations et normes industrielles en vigueur ? Le suivi des problèmes de non-conformité peut donner une meilleure visibilité sur les risques représentés par un fournisseur précis.
Un processus efficace de gestion des fournisseurs est composé de sept étapes.
Avant de conclure un accord formel avec un sous-traitant, la première étape de la gestion des fournisseurs consiste à déterminer les besoins et les objectifs de l’entreprise. Avec des objectifs clairs, il est possible d’établir les exigences des unités business concernées, y compris, si besoin, de créer une équipe de gestion des fournisseurs dédiée. Cela permet d’assurer une adoption totale et d’éliminer le travail redondant.
Les besoins et les responsabilités professionnels étant clairement définis, l’étape suivante consiste à chercher des fournisseurs. Établissez des critères de sélection pour évaluer les fournisseurs potentiels, y compris des facteurs de coûts et non liés aux coûts. Évaluez toutes les propositions et tenez compte de la portée du travail, des prix, des dates de renouvellement et de tout autre facteur important. Le processus d’évaluation doit être aussi complet que possible pour mettre toutes les chances de votre côté et travailler uniquement avec les meilleurs fournisseurs.
Traditionnellement, la négociation de contrats incombe aux équipes juridiques, financières et commerciales, les unités business qui s’acquitteront des contrats n’étant impliquées qu’une fois l’accord finalisé. Une gestion efficace des fournisseurs permet à ces unités d’entrer dans le processus de négociation beaucoup plus tôt, impliquant toutes les parties prenantes concernées aux premiers stades de prise de décision. La négociation de contrat définit les biens et services fournis, ainsi que les dates de début et de fin de collaboration.
Une fois les contrats négociés, les fournisseurs sélectionnés doivent être saisis en tant que fournisseurs approuvés dans les systèmes de l’entreprise. Cette étape inclut la collecte de documents, d’approbations et d’autres informations telles que les détails de licences, d’assurance et fiscaux pertinents. Une intégration adéquate permet de maintenir les normes de conformité et garantit que le fournisseur peut être légalement payé pour son travail.
Lorsque l’entreprise commence à faire affaire avec le fournisseur, elle doit surveiller de près ses résultats. La comparaison des performances des fournisseurs par rapport aux KPI établis ainsi que l’identification et la résolution des problèmes potentiels avant qu’ils ne se développent contribuent à garantir la cohérence et la fiabilité des chaînes d’approvisionnement.
Allant de pair avec l’étape précédente, la surveillance des performances aide l’entreprise à identifier les risques potentiellement préjudiciables liés aux fournisseurs, tels que les failles en matière de sécurité des données, les risques de poursuites judiciaires et les problèmes de conformité. De mauvaises performances des fournisseurs peuvent perturber les opérations vitales et nuire à la réputation de l’entreprise, cette étape est donc cruciale pour une bonne gestion des fournisseurs.
Lorsque les contrats atteignent leur date de fin, la gestion des fournisseurs permet de savoir quels processus suivre pour la clôture ou le renouvellement des contrats. Ces processus fiables doivent être suivis afin de garantir une conformité stricte et de protéger l’entreprise et le fournisseur de possibles répercussions juridiques ultérieures.
La « gestion des fournisseurs » étant un vaste concept, la gamme des systèmes de gestion des fournisseurs disponibles et leurs capacités sont très larges. Lorsque vous évaluez les systèmes de gestion des fournisseurs, priorisez ceux qui proposent les fonctionnalités suivantes :
L’un des principaux avantages de la gestion des fournisseurs est l’amélioration du contrôle des coûts, grâce à une meilleure capacité à identifier les opportunités, à éliminer les dépenses redondantes ou inutiles, à réduire les options de fournisseurs et à négocier de meilleurs tarifs.
La relation avec le fournisseur vise à obtenir des résultats. Il est donc important de garder à l’esprit les clauses du contrat fournisseur, afin de continuer à encourager ces derniers à faire leur part du travail. Dans le même temps, une fonctionnalité de gestion des fournisseurs qui rationalise les processus internes aide les entreprises à atteindre leurs objectifs plus rapidement et de manière plus cohérente.
Les ruptures imprévues de la chaîne d’approvisionnement peuvent créer des problèmes importants pour les entreprises et les fournisseurs. Les solutions de résilience de la chaîne d’approvisionnement aident à maintenir un dialogue continu avec les fournisseurs, permettant aux deux parties de travailler ensemble pour identifier et évaluer les risques, et prévoir des mesures en cas d’imprévus.
Des normes réglementaires existent pour garantir que les entreprises agissent de façon à assurer continuellement la satisfaction et la sécurité de leur communauté. Cela implique de fournir des services et des produits de qualité, d’être honnête avec leurs clients et leur audience, et de promouvoir le fair-play sur le marché. La gestion de la conformité permet de s’assurer que l’entreprise est à jour et entièrement conforme avec toutes les réglementations fédérales, nationales et locales pertinentes.
La gestion des risques fournit aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour identifier et hiérarchiser les potentiels événements à venir, susceptibles d’avoir un impact sur leurs activités. Elles peuvent ainsi prendre des mesures pour atténuer et contrôler les résultats négatifs anticipés.
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