La gestion des performances décrit le processus systématique d’amélioration de l’efficacité des employés. Elle consiste à définir des objectifs, à évaluer les performances, à formuler des commentaires en continu et à développer les compétences personnelles, en alignant les performances individuelles sur les objectifs de l’entreprise.
Si vous avez déjà participé à l’évaluation d’un employé ou à une réunion stratégique entre un employé et un membre de la direction, vous avez déjà une certaine expérience de la gestion des performances. Mais si ces exemples sont tout à fait pertinents, la gestion des performances va en réalité bien au-delà d’un entretien annuel avec son supérieur.
Sous-discipline de la gestion des effectifs, la gestion des performances est un ensemble de processus visant à développer les compétences d’un employé afin qu’il puisse travailler de manière efficace. Elle repose sur une communication continue entre le superviseur et l’employé en vue d’atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise par une efficience et une efficacité optimales. La gestion des performances vise à améliorer les performances des employés de manière constructive et durable. C’est un processus continu qui, lorsqu’il est utilisé correctement, peut conduire à une amélioration continue.
Les systèmes de gestion des performances peuvent prendre de nombreuses formes, et le vôtre ne ressemblera probablement à aucun autre dans la mesure où il reflétera les valeurs, la culture et les objectifs spécifiques de votre entreprise. Néanmoins, la plupart des systèmes de gestion des performances suivent une structure similaire. Leurs composantes et actions communes sont les suivantes :
- Description claire des postes
- Recrutement de candidats qualifiés
- Entretiens avec les candidats
- Entretiens de suivi avec les candidats pour les évaluer et déterminer leurs points forts
- Sélection des candidats les plus qualifiés en fonction de leurs compétences et de leur adéquation à la culture d’entreprise
- Transmission des offres d’emploi aux candidats qualifiés et négociation des conditions d’embauche
- Accueil des nouveaux employés dans l’entreprise
- Orientation et intégration des nouveaux employés dans l’entreprise et familiarisation avec la culture d’entreprise
- Négociation des critères basés sur les performances et les réalisations
- Mise en place de formations supplémentaires
- Transmission de feedback direct
- Échanges réguliers sur le développement des performances
- Création de systèmes de reconnaissance et de récompense des employés
- Opportunités de développement de carrière et de promotion
- Aide aux entretiens de départ pour déterminer la cause du départ
La gestion des performances n’est pas un événement ou un outil isolé. Il ne s’agit pas d’un examen, d’un sondage ou d’une auto-évaluation des employés, ni d’une technologie permettant de favoriser l’amélioration des performances. La gestion des performances est plus importante que cela, car elle englobe et intègre plusieurs actions ainsi que les ressources qui leur sont associées. La gestion des performances est en soi un processus continu qui s’applique à l’ensemble du parcours des employés.
Pour réussir, une entreprise doit avoir une idée claire des activités de ses employés. Sans ces connaissances, il est beaucoup plus difficile pour l’équipe dirigeante de guider les employés et d’orienter leurs efforts avec précision. La gestion des performances crée un système conçu pour définir des rôles et des responsabilités, reconnaître les points forts et les points faibles des personnes, transmettre des commentaires, récompenser les comportements exceptionnels et promouvoir l’innovation continue. En résumé, la gestion des performances est importante, car elle apporte aux équipes et aux employés individuels le soutien et les commentaires dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes.
La gestion des performances vise à optimiser les performances des employés. Ainsi, elle offre naturellement tous les avantages d’une main-d’œuvre qui réalise pleinement son potentiel, notamment une augmentation de la productivité et du chiffre d’affaires. Plus précisément, la gestion des performances aide aussi à faire face à trois problèmes majeurs auxquels la plupart des entreprises sont confrontées :
- Implication des employés
Si votre entreprise privilégie les évaluations et les entretiens annuels, il est probable que vous tardiez trop à fournir des commentaires essentiels. Malheureusement, l’absence de commentaires a tendance à réduire le degré d’implication. Une communication et une formation plus régulières et cohérentes améliorent l’implication des employés, qui a un impact positif sur l’absentéisme, le taux de renouvellement, les incidents de sécurité, la qualité des produits et du travail et l’expérience client. - Fidélisation des meilleurs talents
Les employés qui ont l’impression de travailler dans le vide, sans commentaires ni développement réels, seront moins enclins à rester personnellement engagés vis-à-vis de l’entreprise. En revanche, les employés ont tendance à rester plus fidèles aux entreprises qui encouragent des discussions fréquentes pour évaluer les performances, présentent des solutions et dispensent des formations. En résumé, lorsque les employés constatent que vous faites en sorte de leur consacrer plus de temps et d’efforts, ils sont davantage disposés à s’investir dans votre entreprise. Ils sont ainsi susceptibles non seulement de rester dans l’entreprise plus longtemps, mais aussi de veiller à améliorer leurs performances en continu. - Développement d’un leadership en interne
Le recrutement d’agents externes à des postes de management peut être coûteux et chronophage, et si le nouvel employé ne s’adapte pas bien à la culture de l’entreprise, tous ces investissements peuvent s’avérer inutiles. La promotion des employés émérites en interne à des postes de management permet d’atténuer une grande partie de ce risque. Grâce à une gestion efficace des performances, vous pouvez préparer vos meilleurs employés à occuper de futurs postes de management, en leur fournissant une formation et un feedback qui les aideront à développer des compétences adaptées au leadership. - Développement de compétences pérennes
En identifiant les déficits de compétences et en se concentrant sur l’apprentissage et le développement continus, les entreprises préparent leurs employés à acquérir les capacités d’adaptation et les compétences indispensables pour faire face à l’évolution des demandes du secteur et aux avancées technologiques. Cette approche proactive permet aux équipes de s’adapter tout en favorisant une culture de l’apprentissage et de la croissance. - Amélioration des performances globales de l’entreprise
Tous ces bénéfices convergent vers un avantage majeur : contribuer à l’amélioration des performances globales de l’entreprise. En alignant les objectifs individuels sur ceux de l’entreprise et en fournissant régulièrement des commentaires, l’entreprise peut s’assurer que chaque employé tend efficacement vers les mêmes buts. Cet alignement contribue à améliorer la prise de décision, à résoudre plus efficacement les problèmes et à instaurer un environnement de travail plus cohérent et productif, tout cela au profit de la réussite de l’entreprise.
Sachant que la gestion des performances est un processus continu, il ne faut pas l’envisager comme une succession d’étapes, mais plutôt comme un cycle qui se répète constamment, tout en s’adaptant pour intégrer de nouvelles réflexions. Examinons de plus près les quatre phases du cycle de gestion des performances :
La première phase du cycle de gestion des performances est axée sur la planification. Au cours de cette phase, les entreprises et les employés travaillent main dans la main pour établir des attentes. Les attentes en matière de performances peuvent couvrir un large éventail de domaines, depuis les heures passées au bureau jusqu’au respect des politiques de l’entreprise, mais elles se divisent généralement en deux catégories : les résultats et les actions. Les résultats désignent ce que l’employé produit ou réalise ; les actions se rapportent aux méthodes et à l’attitude déployées au cours du processus.
Sans perdre de vue ces attentes, travaillez ensemble pour établir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis). Ces objectifs SMART doivent chacun contribuer aux différents objectifs de l’entreprise, mais aussi être liés au développement personnel de l’employé.
Identifiez les actions à entreprendre au cours des prochains mois. Passez ensuite en revue les attentes en matière de performances dans le cadre des exigences du poste de l’employé et faites des mises à jour si nécessaire. Rappelez-vous qu’il doit s’agir d’une démarche collaborative entre la direction et l’employé, qui travaillent ensemble à l’élaboration d’un plan de développement personnel pour orienter les futures actions et montrer l’engagement des deux parties envers l’amélioration des performances.
Au cours de la deuxième phase, les employés passent en revue leurs objectifs et prennent les mesures nécessaires pour les atteindre. Cette phase est une phase continue qui se déroule tout au long de l’année, les employés travaillant conjointement avec la direction pour mettre en œuvre et suivre leur plan de développement personnel.
Au cours de la phase de suivi, les responsables sont chargés de surveiller la progression des employés et d’apporter toute l’assistance nécessaire. Avec des commentaires réguliers, les responsables et les employés peuvent identifier les problèmes et apporter rapidement des corrections en cours de route, plutôt qu’attendre que ces problèmes deviennent ingérables.
Lors de cette phase, la direction a la responsabilité d’identifier et d’atténuer les obstacles potentiels, et de fournir des ressources de développement professionnel, des formations et un coaching pour assurer la réussite des employés.
La dernière étape du cycle de gestion des performances réunit l’employé et la direction dans le cadre d’un entretien d’évaluation. Ils peuvent y discuter de la progression des objectifs, évaluer les opportunités de formation et de développement, passer en revue les réalisations, échanger sur les opportunités d’évolution, réaffirmer ou revoir les objectifs de carrière et évaluer les performances globales de l’employé. Cet entretien est également le moment idéal pour travailler ensemble au choix des étapes à venir.
Encore une fois, il peut être inefficace de reléguer cette phase à un entretien annuel d’évaluation des performances. En revanche, la mise en œuvre plus régulière de cette phase en corrélation avec les trois autres phases peut garantir une amélioration continue.
La gestion des performances peut et doit être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, les entreprises florissantes ont identifié plusieurs facteurs élémentaires qui contribuent à la réussite de la gestion des performances, à savoir :
Nombreux sont ceux pour qui la gestion des performances commence seulement après l’embauche d’un employé. En réalité, il est essentiel d’identifier clairement les objectifs avant même de publier une annonce, afin de s’assurer de donner aux futurs membres de l’équipe les moyens de réussir. À ce stade, la promotion d’une gestion efficace des performances implique la création de descriptions de poste claires et l’utilisation d’un plan de recrutement des employés pour identifier l’équipe de recrutement.
Lorsque vous convoquez des candidats qualifiés à des entretiens, évaluez leurs forces et leurs faiblesses, leurs capacités ainsi que leur adéquation avec la culture de votre entreprise. Rencontrez plusieurs fois les meilleurs candidats et n’hésitez pas à recourir à des tests et à leur faire effectuer des tâches lorsque le poste s’y prête.
Une fois que vous avez sélectionné les meilleurs candidats, négociez les conditions d’embauche et finalisez le processus de recrutement.
Plutôt que d’attendre que les employés s’habituent pleinement à leur poste, veillez à incorporer la gestion des performances dans le processus d’intégration. Au cours des premiers jours et des premiers mois à leur nouveau poste, les employés apprennent à connaître les personnes et processus avec lesquels ils travaillent. Plus important sans doute, c’est pendant cette période qu’ils commencent à se faire une idée de la culture de votre entreprise en matière de performances.
À mesure que de nouveaux employés rejoignent votre entreprise, une gestion efficace des performances doit intégrer leur orientation. Il est possible à cet égard de désigner un mentor ou de prendre d’autres mesures. La phase d’intégration a pour but d’aider efficacement le nouvel employé à trouver sa place au sein de votre entreprise et à s’approprier votre culture.
Plus tôt vous pourrez établir des objectifs, plus vite votre nouvel employé pourra commencer à améliorer ses performances. Réunissez les employés et leurs superviseurs dès le départ puis sur une base régulière pour discuter des exigences et des critères de performance, des résultats et des mesures en fonction du travail accompli. Donner aux employés les moyens de collaborer à la définition de leurs propres objectifs et de les aligner sur les objectifs plus larges de l’entreprise permet d’améliorer l’autonomie et la responsabilité des employés.
Rappelons qu’un entretien annuel d’évaluation des performances peut être trop irrégulier pour assurer une surveillance et une évaluation efficaces des performances des employés. Une gestion efficace des performances suppose en réalité d’organiser des réunions régulières qui permettent de revoir les objectifs des employés, de hiérarchiser les projets, et d’identifier et atténuer les obstacles à la progression des employés.
Si les employés les plus talentueux sont exceptionnels, c’est pour une raison bien précise : ils s’efforcent de s’améliorer. Si vous recrutez des personnes qualifiées sans leur offrir d’opportunités de développement professionnel, il est probable qu’elles finiront par s’ennuyer et par quitter l’entreprise. C’est en améliorant les aptitudes de vos employés que votre entreprise tirera avantage du développement de compétences supplémentaires. Aidez vos employés à créer des parcours de carrière au sein de votre entreprise et à comprendre que toutes les promotions ne sont pas verticales ; favorisez le mouvement latéral et les mutations vers différents sites.
Assurez-vous que votre stratégie de gestion des performances comprend de solides options de développement des employés, afin d’éviter à vos ressources les plus précieuses d’avoir l’impression de stagner. Vous pouvez, par exemple, organiser des sessions d’observation en situation de travail et d’autres formations, si nécessaire.
Il est naturel de vouloir obtenir une reconnaissance pour un travail bien fait. Cela est particulièrement vrai pour les employés : lorsque la reconnaissance des employés est exclue des processus de gestion des performances, les employés ont tendance à être mécontents et à se démotiver. Optez pour des systèmes de rémunération et de reconnaissance efficaces dans votre entreprise afin de récompenser vos collaborateurs pour leur contribution continue.
Un feedback fréquent via le partage de commentaires est sans doute l’un des thèmes les plus récurrents dans une gestion efficace des performances. Avec des évaluations régulières et franches, complétées par des entretiens trimestriels autour de la planification du développement des performances, les employés pourront non seulement obtenir les informations dont ils ont besoin pour s’améliorer, mais également constater que la direction s’engage pour leur réussite.
Acceptez par ailleurs que les commentaires circulent dans les deux sens : permettre aux employés d’évaluer leurs responsables est également essentiel pour améliorer les performances. Participez aux entretiens de départ, par exemple. Cela vous permettra de recueillir des commentaires cruciaux sur les éventuels problèmes au sein de votre entreprise qui sont susceptibles de contribuer à l’augmentation du taux de rotation.
Les entreprises de toutes tailles ont besoin d’un bon outil de gestion des performances doté des fonctionnalités appropriées. Le système doit rationaliser le processus de gestion des performances tout en l’allégeant à chaque étape. Voici quelques outils parfaitement adaptés :
- Gestion des objectifs :
La définition et la gestion des objectifs font partie intégrante de la gestion des performances. Une solution doit disposer d’un emplacement dédié offrant plusieurs options d’objectifs où il est possible d’effectuer un suivi, ainsi que d’un espace pour enregistrer des notes pertinentes sur les objectifs. Ces fonctionnalités peuvent également être utiles dans la mise en œuvre d’objectifs SMART, pour guider les employés entre chaque entretien d’évaluation des performances. - Formulaires d’évaluation des performances modulables :
Les évaluateurs ont besoin d’une certaine flexibilité dans le processus d’évaluation, qu’il s’agisse d’une évaluation simple ou plus complète. Des formulaires cohérents et détaillés peuvent éviter toute ambiguïté afin d’améliorer la qualité et l’efficacité des évaluations. - Reconnaissance :
Un système de gestion des récompenses peut aider à la mise en œuvre de systèmes de reconnaissance tels que la rémunération basée sur les performances et les programmes de motivation à long terme. - Plans d’amélioration :
Les systèmes de gestion des performances doivent être capables de suivre automatiquement les performances des employés, puis de mettre en œuvre un plan d’amélioration des performances en cas de baisse des performances.
La régularité est l’un des facteurs qui rend la gestion des performances si efficace et qui la distingue des évaluations traditionnelles des performances des employés. Contrairement aux modèles qui reposent sur des évaluations annuelles ou trimestrielles, cette méthode met l’accent sur des interactions fréquentes et significatives entre les employés et leurs responsables. La cohérence est au cœur de la gestion continue des performances : il s’agit d’un processus actif et continu qui met constamment en lumière les objectifs, les progrès et les réalisations personnelles. Cette approche permet de définir les objectifs, de les réévaluer régulièrement, de les surveiller en permanence et de les ajuster si nécessaire.
Alors que les besoins des employés et de leur entreprise continuent d’évoluer à un rythme croissant, la gestion des performances doit également s’affranchir des interactions statiques, épisodiques et isolées au profit d’une conversation unique et continue.
L’approche traditionnelle de l’évaluation annuelle des performances des employés fait depuis longtemps partie intégrante de la gestion des effectifs, mais elle ne suffit plus dans le monde en constante évolution de l’entreprise moderne. La gestion continue des performances est un outil indispensable pour aligner les efforts des employés sur les objectifs de l’entreprise, favoriser une amélioration constante et garantir l’agilité, même dans des secteurs et des marchés en constante évolution.
ServiceNow HR Service Delivery peut jouer un rôle essentiel dans l’adoption de cette approche de gestion continue des performances. Les systèmes HR Service Delivery fournissent l’infrastructure et les outils nécessaires pour faciliter des conversations, des commentaires et un développement en continu. Ils permettent aux responsables et aux employés de suivre leurs progrès, de définir et mettre à jour des objectifs, et de fournir et recevoir des commentaires en temps réel. Ces systèmes sont conçus pour rationaliser le processus de gestion des performances et en renforcer l’efficacité. Ils offrent également de précieuses informations sur les données, ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées et d’élaborer des stratégies de gestion de l’emploi, le tout à partir d’une seule plateforme centralisée.
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