La gestion des absences est le processus qui permet de suivre les absences des employés et d’en limiter les effets afin de maintenir la productivité. Cela implique l’utilisation de politiques et d’outils pour suivre les types de congés des employés, tels que les congés maladie, les vacances et autres, afin de réduire la disruption pour l’entreprise et de maintenir la productivité.
Les employés ne sont pas seulement des actifs ; ce sont des personnes. Et que ce soit en raison d’une maladie, d’une urgence, d’un rendez-vous ou simplement d’un congé bien mérité, chaque employé peut (et doit) être occasionnellement autorisé à ne pas travailler. Mais si les congés sont une nécessité, les absences imprévues ont des conséquences. Lorsque des employés clés sont absents de manière inattendue, cela peut nuire à la productivité de l’équipe, perturber les processus et affecter les résultats de l’entreprise. Même les congés planifiés peuvent créer des problèmes lorsqu’ils sont mal gérés. Pour éviter ces écueils et mieux préparer et gérer les absences des employés, les entreprises s’appuient sur des solutions de gestion des absences.
La gestion des absences est le processus stratégique qui permet de suivre, de comprendre et de gérer correctement les absences des employés. Grâce à une combinaison de politiques, de programmes et d’outils, les entreprises peuvent s’assurer que les congés des employés, qu’ils soient planifiés ou non, ne perturbent pas les opérations quotidiennes. Cela contribue non seulement à maintenir la productivité de l’équipe, mais favorise également le bien-être des employés en reconnaissant leur besoin de congés et en les organisant. Il s’agit d’un équilibre délicat, qui permet de distinguer une absence légitime des absences futiles, excessives ou injustifiées. Toutefois, lorsque les absences sont gérées efficacement, elles peuvent contribuer à offrir un lieu de travail plus sain et plus productif.
La raison d’être des entreprises est de générer de l’argent. Ce n’est pas un scoop, dans le monde des affaires, presque tout a un coût. La formation et l’équipement des employés, les espaces de bureau, l’eau et l’énergie, l’assurance, etc., représentent des dépenses qui doivent être constamment compensées par le travail effectué par les équipes internes. Les absences éliminent temporairement un membre de l’équipe de l’équation, ce qui entraîne une perte de productivité et un gaspillage de dépenses opérationnelles.
Il s’agit d’un problème important. On estime que l’absentéisme des employés représente chaque année des milliards de dollars en perte de productivité aux États-Unis. Plus précisément, les risques associés à un congé mal géré peuvent être classés dans au moins l’une des deux catégories suivantes :
- Problèmes financiers
Les absences, même brèves, peuvent affecter directement les résultats financiers d’une entreprise. Les coûts associés à la recherche d’un remplaçant et à l’incidence de la productivité potentiellement réduite du remplaçant s’accumulent rapidement. Sans une gestion des absences efficace, l’entreprise est souvent obligée de réagir sans avoir pu anticiper, ce qui entraîne une disruption et des revers financiers. - Problèmes culturels
Concernant les absences des employés, l’argent peut être une préoccupation majeure, mais n’est pas le seul problème à prendre en compte. Lorsque les employés s’absentent de leur travail, d’autres doivent souvent les remplacer, en faisant des heures ou en assumant des responsabilités supplémentaires, ce qui a des répercussions sur leur efficacité et leur implication. Si rien n’est fait, cela peut même contribuer à définir la culture de l’entreprise, créant du ressentiment et du mécontentement chez les employés. Au fil du temps, cela peut nuire à l’implication des employés et entraîner une augmentation des burnouts. Des absences prolongées ou récurrentes peuvent également être le signe de problèmes organisationnels sous-jacents tels qu’un découragement des employés ou des cas de harcèlement sur le lieu de travail.
Heureusement, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des absences pour suivre et surveiller les données des employés peut contribuer à réduire le nombre d’absences imprévues, tout en aidant les entreprises à mieux gérer les congés planifiés et non planifiés. Cette approche est bénéfique pour les employés, protège la culture de l’entreprise et garantit la productivité continue des effectifs.
La gestion des absences peut offrir des avantages à toute entreprise qui a des employés, mais certaines en ont davantage besoin que d’autres. Voici plusieurs indicateurs à prendre en compte pour déterminer si la gestion des absences peut vous être utile :
- Baisse de productivité
Un trop grand nombre d’absences imprévues peut entraîner une baisse significative de la productivité, et un nombre insuffisant d’absences ou de congés planifiés entraîne une surcharge de travail des employés qui deviennent improductifs. Ces deux problèmes se soldent par une baisse de la productivité et indiquent clairement que l’entreprise pourrait bénéficier de la gestion des absences.
- Travail de mauvaise qualité
Tout comme la productivité, la qualité du travail diminue lorsque les absences sont trop fréquentes ou trop rares. Lorsque les tâches sont mal exécutées, cela peut être lié à un stress émotionnel ou à des engagements personnels négligés. La gestion des absences peut vous aider à identifier ces problèmes.
- Augmentation du taux d’attrition des employés
Une approche rigide des absences et des congés peut entraîner un mécontentement et un taux élevé d’attrition des employés. Si ce problème n’est pas pris en compte, cela peut créer une culture d’entreprise négative, entraînant un manque de ressources et une mauvaise réputation pour l’employeur, ce qui peut nuire au recrutement. Si une entreprise a du mal à trouver des profils de qualité et à les fidéliser, cela peut être dû à une approche inefficace de la gestion des absences.
Pour mettre en œuvre une approche efficace de la gestion des absences, une entreprise doit d’abord créer une politique de gestion des absences. Il s’agit d’un ensemble structuré de directives qui décrit la manière dont une entreprise gère les absences planifiées et non planifiées des employés. Cette politique garantit non seulement la cohérence et l’équité, mais aide également l’entreprise à se conformer aux exigences légales. L’élaboration d’une politique de gestion des absences bien pensée implique de comprendre diverses complexités et de suivre des étapes spécifiques. Vous trouverez ci-dessous les étapes fondamentales pour créer une politique efficace de gestion des absences :
Définir clairement les autorisations d’absence
Il est essentiel de définir et de communiquer clairement les attentes en matière de présence. Les employés doivent savoir quand ils doivent être présents pour participer pleinement au travail de leur équipe. Votre politique d’absences doit également préciser clairement le nombre de jours de congés que peuvent prendre les employés tout au long de l’année, pour aider à prévenir les abus. Quantifiez clairement les congés et identifiez ce qui est considéré comme une absence planifiée ou non planifiée.Déterminer comment les absences seront suivies
Un suivi efficace et précis des absences est essentiel. Bien que certains employeurs puissent encore s’appuyer sur des processus manuels (tels que des feuilles de calcul), la plupart ont commencé à adopter des solutions automatisées pour se simplifier la tâche tout en améliorant la précision. Pour une entreprise, choisir les bons outils peut permettre d’alléger les charges administratives et faciliter et optimiser la gestion des absences.Comprendre les lois relatives au travail
Les droits des employés sont protégés par la loi et le droit de prendre des congés ne fait pas exception. Cela dit, chaque État aborde ce droit différemment, en établissant des lois et des exigences de conformité pour les absences rémunérées, non rémunérées et prolongées. Ces lois peuvent donner lieu à des sanctions strictes. Lorsqu’elles établissent une politique de gestion des absences, les entreprises doivent donc se familiariser avec ces exigences légales.Établir des procédures
La politique de gestion des absences doit définir explicitement les procédures relatives aux absences. Qui les employés doivent-ils avertir lorsqu’ils doivent s’absenter, et quand ? Comment les responsables doivent-ils traiter les retards non justifiés ? Quel est le processus d’approbation ou de refus des demandes de congés ? Des procédures claires permettent de maintenir l’ordre et de s’assurer que toutes les parties concernées savent à quoi s’attendre.
Une gestion efficace des absences ne consiste pas seulement à définir des politiques, mais aussi à les mettre en œuvre de manière à servir les intérêts de l’entreprise et des employés. Pour atteindre cet équilibre, il faut respecter les bonnes pratiques qui encouragent la communication, la flexibilité et l’empathie. Voici quelques-unes des bonnes pratiques en matière de gestion des absences qui peuvent contribuer à offrir un lieu de travail plus harmonieux et plus productif :
Un employé peut-il se rendre au bureau et effectuer une journée complète de travail tout en luttant contre un rhume ? Absolument… Mais il ne devrait pas avoir à le faire. Il en va de même pour les employés qui souffrent de burnout ou qui doivent parfois prendre une demi-journée pour s’acquitter de leurs responsabilités personnelles. Les employés en mauvaise santé ou épuisés sont moins productifs, fournissent un travail de qualité inférieure et certains peuvent même transmettre leur rhume à leurs collègues. Il est donc contre-productif d’encourager les employés à ne pas prendre de jours de congé.
Les employés doivent savoir que leur santé physique et mentale est importante et que les politiques de congés leur permettent de s’absenter lorsqu’ils en ont besoin. En présentant les congés sous un jour positif, les dirigeants peuvent également démontrer leur engagement en faveur du bien-être de leurs employés, ce qui se traduit par une main-d’œuvre en meilleure santé, plus heureuse et plus impliquée.
L’absentéisme et les congés non planifiés des employés peuvent avoir de nombreuses causes, et elles ne sont pas toutes dues au fait que les employés tentent de tirer parti de la générosité de l’employeur. De simples malentendus liés aux politiques de congés des employés peuvent entraîner des difficultés accrues dans la gestion des absences. C’est pourquoi il est très important de communiquer efficacement sur les attentes en la matière.
Il est également recommandé de former les responsables et les employés aux politiques de gestion des absences de l’entreprise. Ainsi, les employés comprennent comment leur présence ou leur absence affecte les finances et la culture de l’entreprise, et comment leurs congés sont gérés.
Parfois, ce n’est pas le travail lui-même qui pose problème, mais le fait de devoir venir au travail à un moment donné. Certains employés qui ne se sentent pas capables de se rendre au bureau peuvent se sentir parfaitement capables de télétravailler, et ceux qui ont des problèmes de planning peuvent être en mesure de travailler huit heures par jour, à condition que ces huit heures ne se fassent pas obligatoirement entre 9h et 17h. Heureusement, la technologie moderne offre une plus grande flexibilité de travail qu’auparavant.
La flexibilité de l’organisation du travail tient compte de la diversité des besoins et des modes de vie des employés. En offrant la possibilité de télétravailler et de bénéficier d’horaires flexibles, les entreprises peuvent réduire le stress et améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela améliore le moral des employés et entraîne souvent une augmentation de la productivité et de la créativité, sans parler d’une baisse de l’absentéisme.
Les politiques et les programmes ne sont performants que si les personnes chargées de les mettre en œuvre sont elles-mêmes efficaces, et cela est particulièrement vrai pour la gestion des absences. L’efficacité de la gestion des absences dépend des responsables. Ils doivent donc avoir les compétences nécessaires pour appliquer ces politiques de manière cohérente, précise et empathique, tout en se conformant strictement avec les réglementations nationales.
Une formation ciblée permet aux responsables de gérer divers scénarios d’absence, d’identifier les tendances inquiétantes et d’offrir leur aide aux employés. Ce type de formation améliore l’empathie, la cohérence et l’efficacité dans la gestion des absences, créant ainsi une expérience sur le lieu de travail plus positive, pour toutes les personnes impliquées.
À leur retour après une absence prolongée, les employés peuvent avoir du mal à réajuster leur état d’esprit et à se réintégrer dans le flux de travail quotidien. Il se peut qu’ils ne soient pas entièrement au fait des nouveaux objectifs ou d’autres développements au sein de l’entreprise et, dans le cas des personnes qui se remettent d’une maladie, qu’ils ne soient pas encore en assez bonne santé pour reprendre pleinement leurs fonctions précédentes. La mise en place d’une politique d’entretiens de retour au travail peut aider à s’assurer que tout est en ordre avant que l’employé ne se replonge dans le travail.
Un entretien de retour au travail n’est pas forcément très formel. Il doit cependant fournir un cadre permettant une discussion sur la cause de l’absence, sur ce que l’employé ressent quant à son retour au travail et pour déterminer si des ajustements raisonnables ou une assistance supplémentaire sont nécessaires pour faciliter une transition saine et fluide. Cet entretien doit aider à définir les attentes de l’employé et du responsable.
L’utilisation de la technologie pour gérer les absences, grâce à des options de suivi améliorées et des outils en libre-service, crée un environnement efficace et stimulant. Les outils de suivi modernes limitent les conséquences des erreurs humaines, allègent la charge administrative et fournissent des informations pour résoudre de nombreux problèmes sous-jacents qui peuvent entraîner de l’absentéisme.
Ces options permettent de prendre des décisions basées sur les données et contribuent à rationaliser l’approche de la gestion des absences. Parallèlement, les outils en libre-service favorisent un sentiment d’autonomie et de responsabilité chez les employés en leur permettant de demander et de gérer leurs congés sans avoir à dépendre d’autres personnes. Cela réduit les frais administratifs et améliore la transparence et l’alignement entre les congés des employés et les besoins de l’entreprise. L’association de ces outils crée une approche complète axée sur la technologie qui sert à la fois les objectifs de l’entreprise et le bien-être des employés.
Sans les bons outils, la complexité du suivi des absences imprévues, des historiques de congés, de la conformité réglementaire et des tendances de retard peut être accablante. Toutefois, les solutions logicielles de gestion des absences ne visent pas seulement à alléger la charge administrative, elles permettent également de fournir des informations précieuses pour améliorer la productivité organisationnelle globale et le bien-être des employés.
Les principales options d’un logiciel de gestion des absences sont les suivantes :
- Affichage de l’historique des absences et des congés
Cette fonctionnalité fournit une vue complète de l’historique des absences et des congés de chaque employé, ce qui permet de comprendre les modèles de fonctionnement individuels, qui peuvent être essentiels pour personnaliser les stratégies de gestion. - Exécution de rapports
Le respect des réglementations, telles que la loi Family Medical Leave Act (FMLA), est essentiel. Un logiciel de gestion des absences peut générer des rapports détaillés pour s’assurer que les congés planifiés et non planifiés sont conformes aux exigences légales. - Comparaison du taux d’absentéisme aux points de référence du secteur
Pour évaluer l’efficacité et la compétitivité globales, il est essentiel de comparer le taux d’absentéisme d’une entreprise aux normes du secteur. Les logiciels de gestion des absences peuvent fournir des informations comparatives qui permettent une prise de décision éclairée et une planification stratégique. - Automatisation et rationalisation des processus de demande de congés
Les outils modernes de gestion des absences sont souvent fournis avec des options en libre-service qui permettent aux employés de demander et de gérer leurs congés eux-mêmes. Cela renforce leur sens des responsabilités et leur autonomie, tout en réduisant les frais administratifs. - Intégration d’autres outils RH
De nombreux systèmes de gestion des absences sont conçus pour s’intégrer de manière transparente à d’autres outils RH. Cela garantit que toutes les informations liées aux congés d’un employé sont facilement accessibles et alignées sur les autres fonctions RH, pour une gestion globale plus cohérente.
Une gestion efficace des absences des employés nécessite une approche stratégique et réfléchie où conformité aux réglementations, implication des employés et productivité sont équilibrées. Mais comment les entreprises peuvent-elles simplifier ce processus complexe tout en garantissant une expérience des employés optimale ? ServiceNow Employee Journey Management fournit une solution complète.
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