Un système de suivi des candidatures est un type de logiciel utilisé par les recruteurs pour filtrer, gérer et suivre les candidats tout au long du processus de recrutement.
Bien que chaque entreprise soit différente, toutes reposent sur la même base : des employés compétents. Sans les bonnes personnes pour soutenir et faciliter les processus de l’entreprise, pour agir comme interface avec vos clients et pour fournir une orientation stratégique au sein de vos équipes et départements, votre entreprise court à sa perte. Malheureusement, trouver les meilleurs candidats peut s’avérer difficile, et les guider tout au long du processus de recrutement l’est encore plus, en particulier lorsque vous devez gérer un grand nombre de candidatures et de postes à pourvoir.
Un système de suivi des candidatures (ATS) fournit aux employeurs et aux recruteurs des options conçues pour optimiser l’acquisition des talents. Grâce aux solutions ATS, les entreprises de tous types et de toutes tailles peuvent plus facilement localiser, intégrer et fidéliser les talents qui contribuent à la réussite de l’entreprise. Grâce à des fonctionnalités de données combinées à une suite complète d’outils de suivi et de gestion, les meilleurs systèmes de suivi des candidatures fonctionnent comme des ressources de recrutement tout-en-un et peuvent même automatiser de nombreux aspects de ce processus.
L’appellation « système de suivi des candidatures » englobe un large éventail d’outils de recrutement, allant de simples bases de données de candidatures à des solutions complètes de bout en bout. Cela dit, de nombreux outils ATS suivent un ensemble de processus similaire et partagent des fonctionnalités de base :
La fonction la plus fondamentale d’un système de suivi des candidatures est de stocker les informations relatives aux candidats afin de pouvoir les retrouver facilement. Lorsqu’un candidat envoie un CV, l’ATS analyse les informations qu’il contient à la recherche de données pertinentes, qui sont ensuite automatiquement analysées dans une base de données centralisée. Parmi ces informations figurent souvent le nom du candidat, son expérience professionnelle et ses coordonnées, qui pourront ensuite être recherchées ou consultées par les recruteurs.
L’une des tâches les plus fastidieuses pour les recruteurs est de passer en revue des milliers de CV pour éliminer les candidats dont les qualifications ne correspondent pas au poste. Les outils ATS permettent d’automatiser ce processus. À l’aide de paramètres personnalisés (tels que le parcours professionnel, les compétences, les certifications, les exigences salariales, etc.), l’ATS peut être configuré pour rejeter automatiquement les candidatures qui ne répondent pas aux critères minimaux d’éligibilité. Les candidats qui satisfont aux critères définis sont autorisés à passer à l’étape suivante du recrutement.
Une fois les candidats non qualifiés et inéligibles écartés, l’ATS peut alors commencer à classer les candidatures restantes. Pour ce faire, il compare le parcours professionnel et l’expérience des candidats à la description du poste. Les candidats sont automatiquement classés par ordre de priorité en fonction de leur degré de correspondance avec le modèle de candidat idéal. Les recruteurs peuvent affiner les paramètres de classement afin de mieux cibler les meilleures candidatures pour le poste. Ils peuvent ainsi optimiser leur temps en ne relançant que les candidats les plus susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise.
Enfin, les solutions ATS optimisent la gestion de la base de données des candidatures en améliorant la fonction de recherche de CV. L’ATS peut automatiquement marquer les CV avec des mots clés pertinents liés à la situation géographique, au parcours professionnel, à l’expérience, aux compétences, etc. De cette façon, les recruteurs peuvent facilement trier les options disponibles en recherchant des termes spécifiques dans le système.
Comme pour la plupart des outils professionnels, la principale raison de l’utilisation d’un ATS est d’améliorer la précision et l’efficacité de certaines fonctions au sein de votre entreprise. Plus précisément, les systèmes de suivi des candidatures automatisent et rationalisent de nombreux aspects essentiels du recrutement, offrant certains avantages clés, notamment :
L’objectif de tout recruteur est de trouver la personne qui correspond parfaitement au poste à pourvoir. En éliminant en amont les CV inéligibles, l’ATS restreint le nombre de candidatures pour ne garder que les meilleures. Les options d’IA peuvent également aider les entreprises à dresser un portrait plus clair du candidat idéal, ce qui aide les recruteurs à trouver la bonne personne pour le poste. Les candidats présélectionnés sont plus susceptibles de devenir des employés performants, ce qui améliore le score net d’embauche (NHS) de l’entreprise.
Les candidats ne sont pas des robots qui suivent sans réfléchir le parcours de recrutement. Ce sont des personnes dynamiques et uniques qui ont souvent besoin d’aide, de soutien et d’encouragement tout au long du processus. Les outils ATS apportent aux candidats l’aide dont ils ont besoin en temps utile, ce qui améliore leur implication et évite de négliger certains d’entre eux.
Le recrutement est un investissement. Lorsqu’il est correctement effectué, le gain lié à l’arrivée d’un nouvel employé compense son coût. Malheureusement, les procédures chronophages, les erreurs humaines et le manque de collaboration entre les personnes concernées ralentissent le processus, ce qui entraîne une augmentation du coût par embauche et du délai de recrutement. Grâce aux systèmes de suivi des candidatures, vous pouvez améliorer la visibilité et la collaboration, et éliminer les goulots d’étranglement dans le pipeline, afin que votre entreprise puisse bénéficier d’un meilleur retour sur votre investissement en matière de recrutement.
Techniquement, le recrutement n’est pas terminé tant que le nouvel employé n’est pas pleinement opérationnel et qu’il n’apporte pas une valeur optimale à l’entreprise. L’ATS permet non seulement d’optimiser le processus de recrutement, mais également de rationaliser l’intégration en fournissant automatiquement aux nouveaux employés toute la documentation et l’assistance dont ils ont besoin pour bien démarrer.
Les avantages énumérés ci-dessus dépendent des options et des fonctionnalités du système de suivi des candidatures. Lorsque vous choisissez une solution ATS, tenez compte de ces éléments essentiels et de ce qu’ils peuvent vous apporter :
Recherche avancée
Pour être efficace, une base de données doit vous permettre de récupérer les informations qu’elle contient. Les fonctions de recherche intégrées et les filtres vous permettent de trouver facilement les informations dont vous avez besoin.Analyse des CV
L’ATS permet aux recruteurs de trier les CV en fonction des informations les plus pertinentes, à grande échelle.Recherche de candidats
Avant même que les candidats ne postulent, les outils ATS peuvent optimiser la recherche de candidats grâce à une meilleure gestion de la marque, à des offres d’emploi automatisées, à des formulaires de candidature intégrés, etc.Vérification des CV
Dans de nombreux cas, la majorité des CV reçus ne répondent pas aux critères minimaux d’éligibilité du poste. Les systèmes de suivi des candidatures peuvent donc être configurés pour éliminer automatiquement ces CV en fonction de divers facteurs liés aux compétences et aux certifications.Automatisation
Le recrutement traditionnel est extrêmement fastidieux, avec de nombreux processus et approbations manuels. L’automatisation de l’ATS prend en charge un grand nombre de ces tâches chronophages. Ainsi, les équipes de recrutement et les autres personnes impliquées dans le processus peuvent se concentrer sur des questions plus stratégiques.Analyse et génération de rapports
On ne peut améliorer ce qu’on ne mesure pas. Les outils ATS doivent inclure de solides fonctions d’analyse et de génération de rapports, afin que votre personnel puisse identifier les éventuels problèmes et suivre les avantages fournis par le système de suivi des candidatures.Aide à l’intégration
Les meilleurs systèmes de suivi des candidatures offrent également une aide à l’intégration, ce qui permet aux nouveaux employés d’être opérationnels le plus rapidement possible.
Bien que les systèmes de suivi des candidatures soient d’une aide précieuse pour localiser, sélectionner, suivre et gérer les candidats tout au long du processus de recrutement, ils connaissent parfois certaines limites. Si elles ne sont pas corrigées, ces contraintes peuvent vous faire passer à côté des meilleurs talents ou les considérer à tort comme inéligibles. Ces contraintes peuvent être les suivantes :
Il existe de nombreux types et styles de CV. Si la candidature comporte des polices de caractères uniques ou présente des informations dans une structure que l’ATS ne connaît pas, celui-ci risque de rejeter le CV sans pouvoir prendre en compte les éléments principaux (tels que l’expérience professionnelle et l’ensemble des compétences).
Comme tout système informatique, les outils ATS ne peuvent fonctionner qu’avec des types de documents spécifiques et reconnus. Si le candidat envoie un CV dans un format non reconnu ou non pris en charge, il peut également être automatiquement rejeté.
Les images permettent aux utilisateurs humains de mieux comprendre les données, mais peuvent produire l’effet inverse sur les systèmes non humains. Les outils ATS peuvent ne pas être en mesure de totalement traiter les données graphiques dans leurs systèmes.
Il n’y a pas qu’une seule façon de dire les choses, et si les candidats utilisent une terminologie différente pour décrire leur parcours professionnel, leurs compétences, leurs certifications ou d’autres informations pertinentes, l’ATS peut éprouver des difficultés à analyser, classer et hiérarchiser le CV.
Vos employés déterminent votre réussite. Votre approche du recrutement et de l’intégration a donc une grande influence sur votre entreprise. Le suivi des candidatures contribue à l’élaboration d’une base de données essentielle, tout en automatisant les étapes importantes des processus de recrutement. Mais toutes les solutions ATS ne se valent pas. Pour une assistance optimale et une automatisation intelligente, choisissez ServiceNow.
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