La gestion de bureau décrit les stratégies et processus impliqués dans l’optimisation de la productivité, de l’efficacité et des conditions de travail au sein d’un lieu de travail.
L’objectif de la gestion de bureau est simple : créer et maintenir un environnement de travail positif et efficace dans les bureaux et autres espaces de travail de l’entreprise. L’équipe de gestion de bureau assume la responsabilité de l’environnement de travail et veille à ce que les politiques, les outils et les systèmes adéquats soient en place pour que tous les employés puissent travailler efficacement et en toute sécurité. Un espace de travail organisé avec des fonctions clairement définies permet aux employés de voir comment leur rôle s’inscrit dans la vision globale de l’entreprise, garantissant ainsi de meilleurs résultats à tous les niveaux.
Les responsables de bureau modernes sont appelés à jouer un rôle plus important dans la création de revenus. L’époque où les responsables de bureau s’occupaient principalement des fournitures et du thermostat est révolue. Aujourd’hui, ils sont impliqués de manière stratégique dans des initiatives de grande envergure et sont souvent responsables de la conduite de leurs propres projets visant à développer l’entreprise.
Comme mentionné précédemment, la gestion de bureau comporte de nombreux aspects, et les responsabilités du responsable de bureau ne sont pas identiques dans toutes les entreprises. Cependant, les fonctions de base restent généralement les mêmes, y compris dans les secteurs hautement spécialisés. Parmi ces fonctions, citons :
La responsabilité la plus souvent associée à la gestion de bureau est l’optimisation de l’espace de travail. Il s’agit notamment de créer un environnement de travail propice à la performance des employés et de jouer un rôle actif dans la mise en place et la promotion d’une culture d’entreprise positive.
Les responsables de bureau participent à la définition des objectifs et des résultats du bureau et à la planification de ses activités. Ils travaillent avec d’autres responsables pour mettre au point des initiatives et déterminer les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs de l’entreprise et la manière dont la réussite doit être mesurée. Ils peuvent également gérer l’organisation des déplacements des employés.
Étroitement liée à la planification, la gestion des ressources de bureau permet de s’assurer que le matériel, l’équipement, le personnel et les ressources financières sont utilisés efficacement en vue d’atteindre les objectifs de l’entreprise. L’optimisation de l’utilisation des ressources implique de tenir un inventaire détaillé et précis des ressources disponibles, puis d’utiliser ces ressources pour des fonctions et des workflows plus productifs.
Le responsable de bureau joue un rôle d’intermédiaire entre la direction de l’entreprise et les employés du bureau, en assurant une communication efficace et en formulant les besoins et les attentes des deux parties.
Le recrutement, l’intégration, la fidélisation et même le licenciement sont autant d’aspects de la dotation en personnel d’une société. Au-delà des employés de l’entreprise, les responsables de bureau peuvent également être amenés à gérer les sous-traitants et les membres du personnel en charge des installations, et sont les principaux points de contact pour les propriétaires et les gestionnaires immobiliers des espaces de travail loués. Bien que cela concerne surtout les petites entreprises, les entreprises plus grandes peuvent également inclure certains éléments de dotation en personnel dans la gestion de bureau.
Bien que l’IT soit généralement un département à part entière, le responsable de bureau est souvent chargé de travailler avec ce département afin de s’assurer que les employés ont accès à la technologie adéquate pour travailler efficacement. Il s’agit notamment de coordonner l’utilisation des logiciels et des équipements, et d’optimiser les technologies nécessaires (telles que le Wi-Fi, l’accès au réseau, la vidéoconférence, etc.) dans l’espace de travail.
Enfin, les responsables de bureau doivent garantir un environnement de travail sûr et s’assurer que les mesures appropriées ont été prises pour protéger les employés et l’entreprise contre les menaces extérieures. Cette fonction consiste notamment à établir et à réglementer les politiques de sécurité au bureau, à gérer les équipes de sécurité, à prendre des dispositions en matière de stationnement, à résoudre les conflits entre employés, à lutter contre le harcèlement et la discrimination, à approuver le matériel et les outils, à gérer les systèmes de badge et à collaborer avec l’IT pour mettre en place des procédures adéquates de sécurité des données.
La gestion de bureau englobe un grand nombre de responsabilités différentes et requiert donc naturellement un éventail de compétences techniques et interpersonnelles importantes. Citons notamment :
- Organisation
- Multitâches
- Gestion du temps
- Capacité de communication
- Médiation des conflits
- Élaboration de stratégies
- Coordination des employés
- Compétences de négociation
- Direction
Chaque entreprise est unique et chaque environnement de travail présente ses propres avantages, défis et spécificités. Par conséquent, le rôle de la gestion de bureau au sein d’une entreprise et les différents postes impliqués couvrent un large spectre et peuvent même se chevaucher avec d’autres départements (tels que les ressources humaines). Qui plus est, la gestion de bureau moderne doit également être capable de gérer les nombreuses tâches administratives associées aux bureaux à distance et hybrides.
Cependant, même si chaque entreprise a sa propre approche, les tâches et objectifs de base des postes de gestion de bureau sont similaires. Il s’agit notamment de maintenir un environnement de travail productif, de superviser et d’organiser le travail du personnel administratif, de fournir aux employés le matériel adéquat, de préparer et de soumettre des rapports, et de gérer les budgets du bureau, ce qui peut également impliquer l’embauche, la formation et la promotion des employés.
Les autres rôles en matière de gestion de bureau incluent :
Toutes les entreprises ne disposent pas des ressources nécessaires pour engager un responsable de bureau à temps plein. Dans ce cas, l’entreprise peut choisir de faire appel à un responsable de bureau à temps partiel. Ces responsables de bureau « virtuels » travaillent généralement à distance et peuvent assumer des responsabilités de gestion de bureau pour plusieurs clients. Parallèlement, le terme « gestion de bureau virtuel » fait parfois référence à un responsable de bureau qui gère des environnements de travail à distance et hybrides lorsque les employés d’une entreprise ne travaillent pas tous au même endroit.
Un responsable de siège travaille au siège d’une entreprise qui possède plusieurs autres bureaux. Cette personne, souvent désignée comme « responsable de district », assure la coordination avec les « directeurs d’agence » des bureaux régionaux. Les responsables de siège sont chargés d’assurer la coordination avec les dirigeants de ces autres bureaux. Si certaines de ses tâches peuvent s’apparenter à celles d’un responsable de bureau qui travaille directement pour les clients de l’entreprise, le responsable de siège a tendance à travailler dans l’ombre pour aider les filiales à atteindre leurs objectifs. Pour ce faire, il peut être amené à se déplacer régulièrement d’une filiale à une autre pour superviser les directeurs d’agence.
Chaque ressource a un coût et une valeur. Qu’il s’agisse des équipements, des ressources financières ou des employés eux-mêmes, pour tirer le meilleur parti de ces ressources, il faut connaître leur disponibilité et comprendre comment les utiliser au mieux pour s’assurer que leur valeur pour l’entreprise dépasse leur coût.
Dans le flux quotidien de processus et de workflows, on peut facilement perdre de vue les objectifs à long terme. C’est le rôle des responsables de bureau de garder en tête l’objectif, c’est-à-dire de connaître la finalité du travail et de transmettre cette finalité d’une manière compréhensible et agréable pour les employés.
L’inefficacité est l’ennemi de la productivité. Le responsable de bureau doit toujours tenir compte des processus en cours au sein du bureau et être prêt à identifier et à rectifier les inefficacités afin d’assurer une méthode de travail plus rationalisée.
La gestion de bureau est un concept extrêmement important, qui a une incidence sur tout, de l’efficacité de la planification stratégique à la sécurité et au confort des employés. Pour vous assurer que la gestion de bureau contribue correctement à la réalisation des objectifs de l’entreprise, suivez les conseils suivants :
Chaque décision prise en matière de gestion de bureau doit être étayée par des données fiables. Déterminez les questions auxquelles vous devez répondre et les mesures qui peuvent être évaluées pour fournir des informations exploitables sur les processus, la productivité et d’autres facteurs. Avec les bonnes données, les responsables de bureau pourront fonder leurs décisions sur des faits plutôt que sur des opinions et des suppositions.
Chaque décision prise en matière de gestion de bureau doit être étayée par des données fiables. Déterminez les questions auxquelles vous devez répondre et les mesures qui peuvent être évaluées pour fournir des informations exploitables sur les processus, la productivité et d’autres facteurs. Avec les bonnes données, les responsables de bureau pourront fonder leurs décisions sur des faits plutôt que sur des opinions et des suppositions.
Sans une communication efficace, la collaboration n’est pas possible. Les employés doivent savoir ce que l’on attend d’eux, comment ils seront évalués et quelles sont les ressources disponibles. Les employeurs ont besoin de savoir quelles sont les difficultés rencontrées par leurs employés et quelles sont les suggestions qu’ils peuvent faire pour améliorer l’entreprise. Plus précisément, les personnes, les équipes et les départements doivent pouvoir communiquer librement afin de coordonner leur travail sur des projets communs, de trouver des solutions et de résoudre les problèmes rapidement, en évitant les efforts inutiles. En d’autres termes, il incombe au responsable de bureau de veiller à ce que chacun puisse s’exprimer.
Les outils digitaux ont étendu les capacités des bureaux modernes. Mais toutes les solutions digitales ne conviennent pas à toutes les situations ou à toutes les entreprises. Les responsables de bureau doivent être en mesure de rechercher des solutions digitales, de les comparer, de les évaluer et de choisir celles dans lesquelles il vaut la peine d’investir pour améliorer la performance des employés. En général, cela implique de travailler en étroite collaboration avec les départements IT, même si le responsable de bureau peut parfois en prendre l’entière responsabilité.
Par définition, la gestion de bureau consiste à analyser les données, à coordonner la communication avec les employés et à rationaliser les processus business essentiels afin d’améliorer l’efficacité des workflows et l’environnement de travail. ServiceNow, leader de la gestion IT, propose aux entreprises modernes les solutions dont elles ont besoin pour tirer le meilleur parti de leurs stratégies de gestion de bureau, avec Workplace Service Delivery (WSD).
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