La gestion des effectifs décrit les processus utilisés pour allouer les employés et les ressources nécessaires afin d’optimiser la productivité, de réduire les risques et de rester en conformité.
On a tendance à penser que la réussite d’une entreprise dépend de la manière dont elle gère les interactions externes, et plus particulièrement de sa capacité à créer des produits efficaces, à proposer des services exceptionnels et à maintenir des relations positives avec ses clients. Mais bien que ces processus front-end soient d’une importance vitale, ils ne suffisent pas en soi à garantir la réussite de l’entreprise. Les stratégies, interactions et processus internes déterminent également l’efficacité avec laquelle une entreprise est capable de répondre aux demandes de ses clients tout en s’adaptant à l’évolution des marchés et à d’autres tendances conjoncturelles. Et parmi ces processus internes essentiels, ceux qui ont potentiellement le plus d’influence sont souvent ceux qui impliquent la ressource la plus vitale à l’entreprise : ses employés.
Les employés apportent avec eux les compétences et les expériences qui guident l’exécution des tâches qui leur sont confiées, mais avant de pouvoir les utiliser de manière optimale, ils ont besoin d’être orientés. La gestion des effectifs (WFM, Workforce Management) permet aux entreprises d’adopter une approche stratégique de l’allocation des employés, ainsi que des ressources essentielles dont ils dépendent. Correctement mise en œuvre, elle offre aux entreprises une approche plus intentionnelle et davantage alignée sur les objectifs de répartition des ressources matérielles et humaines.
Un logiciel efficace de gestion des effectifs englobe l’acquisition de talents, le développement des compétences, la gestion des performances, la planification, le suivi du temps, la prévision de la main-d’œuvre et la conformité au droit du travail. Il relève également les défis liés à la gestion d’équipes dispersées et facilite le télétravail. En intégrant ces composantes, les entreprises peuvent mettre sur pied des équipes agiles et adaptables, capables de répondre aux demandes du marché et d’atteindre les objectifs business. Ces avantages vont au-delà de la simple efficacité opérationnelle et influent sur la satisfaction des employés, les taux de fidélisation et l’optimisation des coûts.
Plus précisément, une approche efficace de la gestion des effectifs peut apporter les avantages suivants :
Un logiciel WFM efficace permet aux entreprises d’obtenir de précieuses informations sur les mesures business essentielles. En utilisant des outils et des technologies de gestion des effectifs sophistiqués, les entreprises peuvent déterminer avec précision le nombre exact d’employés nécessaires pour mener à bien des tâches ou des projets spécifiques. Cette approche centrée sur les données garantit une dotation en personnel optimale, évitant ainsi les scénarios de sureffectifs ou de sous-effectifs susceptibles de nuire à la productivité et à la rentabilité.
En outre, les systèmes WFM offrent une visibilité en temps réel sur les performances quotidiennes des employés. Grâce à des fonctionnalités automatisées de suivi et de génération de rapports, les entreprises peuvent surveiller et mesurer la productivité individuelle et collective, identifier les domaines à améliorer et prendre des décisions éclairées pour optimiser l’allocation des ressources. Cette approche centrée sur les données aide les entreprises à identifier les employés les plus performants, à récompenser les contributions exceptionnelles et à résoudre rapidement les problèmes de performance, favorisant ainsi une culture d’amélioration continue.
La gestion des effectifs joue un rôle essentiel dans l’alignement des politiques à l’échelle de l’entreprise. En établissant des politiques et des procédures cohérentes, elle élimine les incohérences susceptibles d’entraîner une augmentation des coûts, des pénuries de personnel, des incidents liés à la sécurité au travail et des inefficacités de production. Elle permet également aux entreprises de s’adapter au mieux à l’évolution de la législation relative au droit du travail, de manière à rester conformes aux réglementations.
Lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, une stratégie de gestion des effectifs garantit que tous les employés respectent les réglementations du travail, les normes du secteur et les politiques de l’entreprise. Elle favorise des pratiques équitables en matière de planification, de suivi du temps, de gestion des congés et d’autres processus liés au personnel. Cet alignement des politiques non seulement atténue les risques de non-conformité, mais crée également un environnement de travail harmonieux, ce qui améliore la satisfaction des employés et réduit le risque de conflits potentiellement perturbateurs.
La gestion des effectifs a une influence directe sur les taux d’implication et de fidélisation des employés. En adoptant des pratiques WFM, les entreprises peuvent créer des processus de planification transparents et équitables, et permettre ainsi à leurs employés de bénéficier de conditions plus prévisibles et d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les employés qui ont les moyens de contrôler leur planning et de demander facilement des congés ou de changer d’équipe sont plus épanouis et donc davantage susceptibles de rester engagés vis-à-vis de leur entreprise.
La gestion des effectifs permet également aux entreprises d’identifier les déficits de compétences et de proposer des opportunités de formation et de développement ciblées. En investissant dans le développement professionnel des employés et en alignant les compétences de ces derniers sur leurs propres besoins, les entreprises peuvent favoriser une culture d’apprentissage continu et d’avancement professionnel avec, pour résultat, une amélioration des taux d’implication et de fidélisation des employés.
L’optimisation des coûts de main-d’œuvre est un avantage important de la gestion des effectifs. Les systèmes WFM intègrent des options conçues pour estimer les besoins en personnel avec une grande précision, ce qui permet aux entreprises d’aligner les niveaux de personnel sur la demande et d’éviter les dépenses en main-d’œuvre inutiles. En organisant efficacement les plannings des employés en fonction des modèles de charge de travail et de demande, les entreprises réduisent les coûts liés aux heures supplémentaires et évitent d’avoir à employer du personnel intérimaire ou des sous-traitants.
En outre, les outils WFM aident à identifier les gains d’efficacité opérationnelle possibles, par exemple en optimisant les modèles de rotation d’équipes, en améliorant l’allocation des tâches et en réduisant la fraude au pointage. Ces mesures de réduction des coûts contribuent à la rentabilité et à la compétitivité globales.
Bien que les logiciels de gestion des effectifs partagent tous le même but, à savoir optimiser l’orchestration des employés et des ressources, toutes les solutions WFM ne se valent pas. Les meilleurs logiciels WFM offrent un large éventail de fonctionnalités et intègrent généralement les options suivantes :
Gestion des absences
Une solution WFM efficace offre de solides options de gestion des absences permettant de gérer divers types de congés des employés : demandes de congés payés, d’arrêts maladie et d’autres types d’absences. Elle permet aux entreprises de gérer et suivre efficacement les absences des employés, en garantissant une dotation en personnel adéquate et en limitant les interruptions des opérations.Analyse
Les fonctionnalités d’analyse avancées sont essentielles dans une solution WFM efficace. Elles fournissent aux entreprises des informations exploitables et des options qui favorisent une prise de décision étayée par des données, via des rapports, des tableaux de bord et des visualisations complets. Ces outils d’analyse aident les entreprises à identifier les tendances, à optimiser l’allocation des ressources et à améliorer en continu leurs stratégies de gestion des effectifs.Budgétisation de la main-d’œuvre
Les fonctionnalités de budgétisation de la main-d’œuvre offertes par un logiciel de gestion des effectifs aident les entreprises à prévoir et allouer avec précision les coûts de main-d’œuvre. Les entreprises peuvent aligner les dépenses de main-d’œuvre sur les besoins, optimiser les niveaux de dotation en personnel et garantir une allocation rentable des ressources.Accessibilité mobile
L’environnement de travail ne se limite plus au bureau (ou à l’ordinateur de bureau). Aujourd’hui, les employés ne sont plus enchaînés à un lieu et s’attendent à pouvoir exécuter des fonctions essentielles via leurs équipements mobiles intelligents autorisés. Grâce à l’accessibilité mobile, les employés peuvent accéder au système en tout lieu et à tout moment pour consulter les plannings, demander des congés et changer d’équipe, tandis que les responsables peuvent approuver les demandes, surveiller les données relatives au personnel et effectuer des ajustements en temps réel pendant leurs déplacements.Gestion des heures supplémentaires
Une solution WFM efficace doit inclure des fonctionnalités permettant de gérer efficacement les heures supplémentaires, d’aider les entreprises à surveiller et à contrôler les heures supplémentaires, de garantir la conformité au droit du travail et d’optimiser la planification des effectifs dans un souci de réduction des coûts.Gestion des performances
La gestion des effectifs a pour principal objectif de suivre et d’évaluer les performances des employés. Les outils de gestion des performances d’un système WFM permettent aux entreprises de définir des objectifs de performance et d’effectuer des évaluations régulières des performances, tout en fournissant des commentaires au moment opportun pour améliorer l’implication et la productivité des employés.Conformité réglementaire
Compte tenu des pénalités potentielles en cas de non-conformité, les solutions WFM efficaces doivent être capables de garantir que l’entreprise en question fonctionne conformément au droit du travail et aux réglementations du secteur. Cela passe par l’automatisation des processus liés à la conformité, tels que la gestion des restrictions d’heures de travail, des pauses et des périodes de repos, pour réduire le risque de violation.Planification
Avec de robustes options de planification, les entreprises sont en mesure de créer des plannings optimisés en fonction de la demande, de la disponibilité des employés, des compétences et d’autres facteurs. Une planification efficace permet de limiter les sureffectifs, les sous-effectifs et les conflits, tout en veillant à ce que les employés les plus qualifiés soient affectés aux tâches qui leur correspondent.Suivi du temps
Enfin, les solutions WFM efficaces doivent offrir des fonctionnalités de suivi précis du temps. Le suivi du temps permet aux entreprises de capturer et d’enregistrer les heures de travail, les pauses et les absences des employés, ce qui garantit un traitement précis de la paie, fournit des informations sur les coûts de main-d’œuvre et assure la conformité au droit du travail.
La gestion des effectifs englobe un large éventail de fonctions et de responsabilités. Il n’est donc pas surprenant que la création d’une solution complète adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise puisse représenter un investissement considérable en termes de temps et d’efforts. Pourtant, les avantages qu’elle procure garantissent un solide retour sur investissement. Lorsqu’elles établissent les bases d’une gestion optimale des effectifs, les entreprises doivent prendre en compte les étapes suivantes :
L’équipe de direction doit avant tout définir des objectifs à court et long termes, en identifiant ce qu’elle attend d’une solution WFM et en déterminant la manière dont les effectifs devront s’aligner pour atteindre ces objectifs. L’établissement d’une orientation stratégique fournit une vision et un objectif clairs pour les efforts de gestion des effectifs, qui permettent à l’entreprise de hiérarchiser et d’allouer efficacement les ressources.
Grâce à la collecte de données et à l’audit des effectifs actuels, les entreprises peuvent identifier les chevauchements, les lacunes et les inefficacités dans leurs processus de main-d’œuvre existants. Une analyse approfondie permet d’identifier les domaines à améliorer, tels que les déficits de compétences, les pénuries de personnel ou les goulots d’étranglement des processus. Elle aide les entreprises à prendre des décisions étayées par des données pour optimiser leurs effectifs.
Il existe toutes sortes d’outils et de logiciels conçus pour appliquer les principes de la gestion des effectifs, et le choix des solutions les plus appropriées dépend des effectifs actuels et des futurs objectifs de l’entreprise. C’est en identifiant les bonnes solutions que les entreprises pourront rationaliser leurs processus et gagner en efficacité sans perdre de vue leurs objectifs.
Une fois que les solutions WFM appropriées sont en place, il est important de créer des procédures standardisées à l’échelle de l’entreprise pour garantir la cohérence des processus, éliminer les ambiguïtés et permettre une communication efficace entre les équipes. Des procédures claires favorisent la transparence, réduisent les erreurs et améliorent l’efficacité opérationnelle globale.
En tirant parti de la technologie et des outils d’automatisation, les entreprises peuvent réduire les tâches administratives manuelles, rationaliser la saisie des données et la génération de rapports, et limiter le risque d’erreurs. La mise en œuvre de l’automatisation réduit le temps et les efforts associés à des tâches spécifiques, libérant ainsi un temps précieux aux employés afin qu’ils puissent se concentrer sur des responsabilités plus pertinentes sur le plan stratégique.
La gestion des effectifs est un processus continu qui nécessite une surveillance et une évaluation. À mesure que les objectifs évoluent ou que de nouveaux défis se présentent, les entreprises doivent adapter leurs systèmes de gestion des effectifs en conséquence. Suivre les progrès, évaluer les performances et apporter les éventuels ajustements nécessaires sont autant de moyens d’aligner les effectifs sur les objectifs de l’entreprise et sur l’évolution des besoins professionnels, même pendant les périodes d’instabilité.
Pour améliorer la productivité et l’implication de leurs employés, les entreprises doivent impérativement adopter une stratégie efficace de gestion des effectifs. Mais nombreuses sont celles qui demeurent aux prises avec une technologie RH cloisonnée et des parcours employés trop complexes. C’est là que les intégrations de ServiceNow HR Service Delivery entrent en jeu. Making the world of work, work better for people, telle est la devise de ServiceNow, qui s’engage à simplifier le monde du travail en offrant des Workflows Digitaux et des intégrations transparentes qui améliorent l’expérience des employés tout en libérant la productivité.
Grâce aux Workflows Employés de ServiceNow et aux intégrations avec les principales solutions HCM et de gestion des effectifs, les entreprises peuvent optimiser leur approche de l’allocation et de l’alignement des ressources. Le portail unifié du Centre des employés ServiceNow permet aux effectifs d’accéder facilement aux applications RH appropriées et aux informations pertinentes. Ils n’ont ainsi plus à subir la frustration liée à l’utilisation parallèle de plusieurs solutions back-end. En outre, l’Agent virtuel ServiceNow accompagne les responsables et les employés grâce à des conversations étendues, qui simplifient différentes tâches liées aux RH. Et ce n’est qu’un début.
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