Dans le contexte économique volatil d’aujourd’hui, les entreprises doivent surveiller de près leurs actifs IT pour s’assurer que chacun d’eux est pris en compte, rentable et utilisé à bon escient. Aujourd’hui plus que jamais, il est essentiel que les décideurs IT aient une vision claire et précise de leur écosystème. Cependant, à mesure que le flot de solutions intéressantes continue de grandir, de nombreuses entreprises découvrent que les départements IT traditionnels ne sont pas en mesure de simplement suivre leurs actifs IT seuls, et encore moins de les optimiser.
Pour visualiser, organiser et coordonner les actifs IT, les entreprises du monde entier utilisent le cycle de vie des actifs IT.
Le cycle de vie des actifs IT est généralement inscrit dans un processus formalisé et est souvent soutenu par des outils logiciels. Bien que chaque entreprise puisse avoir sa propre version, la plupart suivent un format de base. Voici les six étapes du cycle de vie des actifs IT :
Cette première étape a lieu avant l’achat ou le déploiement. Elle peut être considérée comme une phase de conceptualisation ou de planification, où les personnes concernées se réunissent pour discuter de leurs objectifs et déterminer quels actifs sont nécessaires et pourquoi. Cela aboutit à une demande formelle d’actifs IT.
Une fois la demande formulée, elle doit passer par les canaux d’approbation appropriés. Les responsables de l’approbation comparent d’abord les actifs disponibles en stock pour voir si certains peuvent répondre à la demande. Si ce n’est pas le cas, l’actif IT devra être acheté.
Une fois les actifs IT appropriés sélectionnés et mis à disposition, ils doivent être déployés. La mise en service peut impliquer l’automatisation des workflows, permettant aux entreprises de fournir automatiquement des applications, des ressources cloud, du matériel, etc.
L’étape de surveillance vise à accroître la visibilité, garantir une utilisation optimale des actifs, et identifier et réduire les risques. À ce stade, des données pertinentes peuvent être capturées pour être analysées, servant à déterminer la future stratégie en matière d’actifs IT.
Tout au long de la vie de l’actif, divers services sont nécessaires pour qu’il reste fonctionnel de manière optimale. Cela inclut une maintenance continue, des mises à niveau occasionnelles ou des réparations d’urgence. L’équipe doit régulièrement prévoir du temps pour ces mesures afin de garantir l’efficacité de chaque actif.
Enfin, une fois qu’un actif atteint la fin de son cycle de vie, il est temps de l’éliminer et de le remplacer par un nouvel actif. L’équipe IT doit suivre les étapes établies pour s’assurer que la suppression des actifs ne présente pas de risques de sécurité futurs.
La gestion du cycle de vie des actifs IT offre aux entreprises les outils et les stratégies nécessaires pour garantir un cycle de vie optimal des actifs IT. Plus précisément, elle peut fournir les options suivantes :
La gestion du cycle de vie des actifs IT permet aux entreprises d'avoir une vue précise et complète de tous les actifs IT existants. Ces informations peuvent être utilisées pour analyser l’empreinte des actifs et optimiser l’ensemble du cycle de vie, en soutenant ceux qui sont essentiels, en améliorant leur rendement et en planifiant leur efficacité future. En effet, une planification efficace, éclairée par un système de gestion du cycle de vie des actifs IT approprié, peut générer des améliorations à tous les niveaux, de la planification à la mise hors service, en passant par l’achat et les cycles d’actualisation.
La gestion du cycle de vie des actifs IT facilite des acquisitions judicieuses. Pour ce faire, elle identifie les opportunités de consolidation. Les systèmes de gestion du cycle de vie des actifs IT peuvent également suivre les fins de garantie à venir ainsi que les dates de fin de vie des différents actifs de l’entreprise.
La mise en service peut également être améliorée grâce à la gestion du cycle de vie des actifs IT. Les options automatisées peuvent renseigner directement les informations pertinentes sur les actifs dans les bases de données ITAM, tout en établissant une liaison avec les systèmes de gestion des identités et les enregistrements RH, avec un minimum de saisie manuelle.
La gestion du cycle de vie des actifs IT permet de fournir une vue plus complète des portefeuilles d’actifs. Cela aide les entreprises à mapper les tendances d’utilisation et à optimiser l’utilisation des actifs existants. Certains systèmes de gestion peuvent également fonctionner avec l’ERP et d’autres systèmes de planification et d’analyse pour rendre la détection des tendances plus transparente sur des piles technologiques spécifiques.
Les meilleurs systèmes de gestion du cycle de vie des actifs IT peuvent s’intégrer aux systèmes de création de tickets et de service d’assistance, permettant aux équipes IT de générer automatiquement les interventions de maintenance requises. Cela permet aux entreprises d’analyser les tendances de maintenance et d’identifier les problèmes récurrents et courants liés à des types spécifiques d’actifs, de fournisseurs ou de modèles. Les décideurs stratégiques peuvent utiliser ces aperçus pour prendre des décisions d’achat et de garantie futures, contribuant à réduire les coûts de maintenance.
Lorsque adaptée, la gestion du cycle de vie des actifs IT joue également le rôle de garant de la sécurité, assurant que tous les actifs endommagés ou obsolètes sont éliminés en toute sécurité. Cela réduit l’exposition de l’entreprise à divers risques, vulnérabilités et responsabilités.
Les options offertes par la gestion du cycle de vie des actifs IT s’accompagnent d’un certain nombre d’avantages clairs. Ceux-ci incluent :
La gestion du cycle de vie des actifs IT offre une visibilité et une transparence complètes sur les inventaires. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées basées sur des chiffres précis, plutôt que sur des estimations ou des approximations.
Lorsqu’elle est correctement utilisée, la gestion du cycle de vie des actifs IT peut réduire considérablement le temps et les efforts que de nombreuses entreprises devraient autrement investir dans la gestion manuelle de leurs actifs. Cela permet non seulement aux entreprises d’économiser de l’argent sur les coûts technologiques et les heures de travail, mais favorise également une utilisation plus efficace des ressources. En outre, la gestion du cycle de vie des actifs IT permet de mieux comprendre le coût total de possession d’un actif donné, afin que les responsables puissent prendre des décisions tenant compte des coûts en matière d’outils et d’autres ressources.
La gestion du cycle de vie des actifs IT est un outil efficace pour suivre et appliquer les politiques et les exigences réglementaires relatives aux actifs, ce qui permet d’identifier et d’éliminer les risques avant qu’ils ne se transforment en problèmes réels.
Enfin, en veillant à la meilleure gestion des actifs IT, à leur mise à niveau régulière et à leur disponibilité en cas de besoin, la gestion des actifs IT peut éliminer efficacement une source de stress majeure pour les équipes IT.
Pour tirer le meilleur parti du cycle de vie des actifs IT, il est essentiel d’adopter une approche adéquate. Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit :
Chaque service a des besoins différents qui doivent être pris en considération lors de tout changement de l’infrastructure des actifs IT. Il est important de s’assurer que toutes les personnes affectées par le changement sont impliquées et que leurs besoins sont pris en compte.
Chaque actif a un cycle de vie différent. Ce cycle de vie et les processus impliqués doivent être entièrement mappés pour que les équipes IT puissent identifier les points faibles de leur technologie actuelle.
Les KPI des changements dans la gestion du cycle de vie des actifs IT doivent être établis, mesurés et communiqués, afin que toutes les parties prenantes et tous les décideurs puissent déterminer si les modifications apportées à la politique de gestion des actifs ont eu un impact positif sur le workflow de l’entreprise.
L’automatisation au sein de la gestion du cycle de vie des actifs IT augmente l’efficacité et réduit les erreurs humaines. Elle permet également d’optimiser le nombre de ressources humaines que les entreprises consacrent à des tâches ne pouvant pas être automatisées.
La croissance de l’entreprise peut résulter de l’augmentation de la base de clients ou de la réduction des inefficacités dans les workflows. L’amélioration des actifs IT permet de diminuer ces inefficacités, augmentant ainsi la rentabilité des workflows à l’échelle de l’entreprise.
Pour tirer pleinement parti d’un cycle de vie clair des actifs IT, les entreprises ont besoin d’outils capables de gérer et d’administrer ces cycles de vie, tout en s’adaptant à l’évolution des besoins professionnels. ServiceNow, leader de la gestion IT d’entreprise, a la solution : IT Asset Management.
Basé sur la ServiceNow AI Platform primée, IT Asset Management permet aux entreprises d’automatiser les workflows tout au long du cycle de vie des actifs : de l’achat à la mise hors service, en passant par l’inventaire, le déploiement, la surveillance et la maintenance. IT Asset Management assure le suivi des actifs entre et pendant chaque étape de la gestion du cycle de vie des actifs, offrant ainsi un contrôle et une flexibilité inégalés de la gestion des actifs dont beaucoup dépendent.
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