Qu’est-ce que l’IT Asset Management (ITAM) ?

Les actifs ont un temps d’utilisation limité et une entreprise peut optimiser leur valeur grâce à l’ITAM et à une gestion proactive. Les phases du cycle de vie comprennent généralement la planification, l’approvisionnement, le déploiement, la maintenance, le retrait et l’élimination.

L’ITAM englobe à la fois la gestion des actifs matériels et la gestion des actifs logiciels, même si ces deux concepts sont différents. La gestion du matériel s’articule autour de la gestion des actifs physiques, comme les serveurs, les ordinateurs portables, les PC, les équipements mobiles, les imprimantes, etc. Les actifs logiciels incluent les logiciels téléchargés directement sur un ordinateur, les licences d’utilisation du logiciel et les services cloud.

L’Organisation internationale de normalisation (ISO) dispose d’une famille officielle de normes pour l’ITAM : ISO 19770, qui se compose de cinq parties :

1. ISO/IEC 19770-1 : présente les bonnes pratiques pour l’ITAM au sein d’une entreprise. Les entreprises ont la possibilité de prouver qu’elles effectuent des procédures ITAM conformément aux normes afin de satisfaire aux exigences de gouvernance et de soutenir les activités IT.
2. ISO/IEC 19770-2 : aide les entreprises à identifier les logiciels sur un appareil donné ; norme pour les marqueurs d’identification des logiciels.
3. ISO/IEC 19770-3 : détaille les autorisations associées à un logiciel et la méthode de mesure de la consommation.
4. ISO/IEC 19770-4 : permet de créer des rapports standardisés sur l’utilisation des ressources. Cela est particulièrement important lors de la gestion de licences plus complexes et de logiciels et de matériel basés sur le cloud.
5. ISO/IEC 19770-5 : aperçu des normes et du vocabulaire ISO pour l’ITAM.

Le suivi et la gestion des équipements essentiels permettent de s’assurer que les actifs sont gérés efficacement. Un emplacement centralisé et détaillé où les utilisateurs autorisés peuvent demander des actifs en prêt est nécessaire et doit inclure des éléments tels que la personne pour laquelle l’actif est demandé, l’emplacement où l’actif demandé doit être fourni, le modèle de l’actif demandé, la plage de dates couvrant la durée d’utilisation de l’actif et la raison pour laquelle l’actif est demandé.

Des données de prêt d’équipement efficaces permettent de s’assurer que chaque actif est comptabilisé et qu’une entreprise a toujours une idée claire de qui utilise quoi et pendant combien de temps. Cela dit, la découverte des actifs peut fournir des informations supplémentaires sur les périphériques en votre possession. Ces informations vont potentiellement au-delà de ce que vous pensez avoir : comment ces périphériques sont configurés et qui les utilisent. La découverte et la gestion des stocks doivent aller de pair ; mettez en œuvre l’automatisation afin que, lorsque vous découvrez des actifs, toutes les informations pertinentes puissent être automatiquement saisies dans une base de données pour les consulter facilement.

Il est extrêmement important de savoir qui doit détenir les actifs, qui les détient réellement et quels sont exactement les actifs disponibles. Mais savoir précisément où se trouvent les actifs est tout aussi important. Le suivi de l’emplacement des actifs, souvent à l’aide de la RFID, du GPS ou de la lecture de codes-barres, permet de vérifier que les actifs sont bien là où ils sont censés être. En cas de perte d’un actif, ces outils de suivi de la localisation sont précieux pour retrouver et sécuriser l’actif en question.

Le référentiel ITAM est la base de données centrale pour le stockage et la gestion des données financières, physiques et contractuelles essentielles. Mais plus qu’un simple emplacement pour ces données, un référentiel ITAM efficace doit être capable d’effectuer les tâches de gestion des ressources informatiques connexes. Les référentiels doivent être étroitement intégrés aux ensembles d’outils adjacents, notamment l’inventaire, l’utilisation des logiciels, la gestion du support des services IT, la gestion des changements et la gestion des achats et des configurations.

Une gestion efficace des ressources informatiques dépend de votre capacité à suivre les mesures pertinentes. Pour ce faire, vous devez identifier les KPI qui méritent une priorisation. Le suivi des mesures appropriées permet d’améliorer les performances des actifs, de réduire les coûts de réparation et de maintenance, ainsi que d’optimiser l’utilisation et l’efficacité. Les mesures de suivi courantes sont les suivantes :

• Coûts
  
• Nombre d’actifs
• Logiciels sous licence/sans licence
• Licences sous-utilisées/surutilisées
• Garanties expirées

Un ITAM réussi repose fortement sur des données d’actifs précises et à jour qui peuvent provenir de plusieurs sources parmi des bases de données, des serveurs, des plateformes et des solutions. L’importation de données dans un emplacement centralisé est une étape cruciale pour brosser un tableau précis du parc d’actifs.

La gestion des actifs met de l’ordre dans votre organisation. Les actifs ont tendance à être suivis à de nombreux endroits différents par de nombreuses personnes différentes. Aucun individu seul ne détient les actifs et il n’existe pas d’outil unique qui centralise les informations sur les actifs. L’ITAM offre la consolidation des données, en fournissant des systèmes qui effectuent le travail sans avoir besoin de rechercher sans cesse les objets, en surveillant l’utilisation et en interprétant les dépendances.

Les informations restent à jour, ce qui aide les équipes à éliminer les pertes et à accroître l’utilisation. Les contrôles garantissent également la sécurité et la conformité aux politiques juridiques, réduisant ainsi les risques associés aux sanctions réglementaires.

Les outils de gestion des actifs sont extrêmement utiles car les équipes adoptent les principes DevOps et SRE. Il y a une dépendance accrue à l’égard des services d’infrastructure et de plateforme, et une gestion efficace des actifs permet de gérer la consommation.

La gestion des actifs prend en charge les processus ITSM et ITIL, tels que la gestion des changements, des incidents et des problèmes. Avec les bonnes informations immédiatement disponibles, les équipes peuvent agir plus rapidement et mieux prévoir les impacts avant qu’ils ne se produisent. En outre, la gestion des actifs prend en charge les RH (embauche et départ), les finances pour le suivi des actifs, la sécurité pour la correction des vulnérabilités et la gestion des opérations en aidant à découvrir et à mapper certains actifs critiques et leurs dépendances.

Vous pouvez parfois avoir plusieurs licences, instances ou ressources qui sont soit trop utilisées, soit pas du tout. La consolidation et le réexamen constant des actifs peuvent fournir des informations sur toutes les ressources et indiquer si elles engloutissent plus d’argent que nécessaire.

L’ITAM peut aider votre entreprise à prospérer pour plusieurs raisons.

L’une des stratégies clés pour réduire les coûts consiste à optimiser les dépenses en logiciels, en infrastructures et en services de plateforme. Les entreprises peuvent réduire leurs dépenses jusqu’à 30 % en suivant les bonnes pratiques pour optimiser les licences logicielles et l’utilisation des actifs.

Des entreprises continuent de suivre leurs actifs à l’aide de feuilles de calcul, mais il est fort probable que ces dernières ne soient pas toujours exactes. En outre, comme les feuilles de calcul créent des silos de données, il est difficile pour l’ensemble des utilisateurs autorisés d’accéder aux mêmes informations à jour.

Les actifs sont toujours en mouvement et le suivi manuel peut devenir insurmontable. Gérer des problèmes tels que le vol, le remplacement et le retrait de ressources informatiques, les nouvelles expéditions, etc. peut créer un environnement IT chaotique qui exige une attention particulière aux détails.

Le shadow IT fait référence aux applications, licences et autres ressources informatiques achetées et utilisées sans que l’équipe IT ne soit au courant. Le logiciel ITAM centralisé maintient l’IT dans la boucle et empêche les dépenses excessives, les risques et la non-conformité. Le shadow IT est une réalité à laquelle sont confrontées presque toutes les entreprises modernes ; la façon dont vous le gérez fera la différence dans le niveau de contrôle que vous avez pour réduire les risques et les dépenses.