Qu’est-ce que la gestion des licences SaaS ?

Chaque utilisateur qui utilise la solution SaaS obtient sa propre licence.

Une entreprise paie pour l’utilisation d’une application SaaS, qu’elle l’utilise ou non.

Un forfait est généralement facturé sur une base récurrente, habituellement mensuelle ou annuelle.

Le prix augmente à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.

Les entreprises peuvent se retrouver avec des licences supplémentaires si celles-ci ne sont plus utilisées : cela peut provenir d’achats ponctuels qui conduisent à un surachat. Les licences peuvent également être en excès si les entreprises n’exploitent pas les accords d’entreprise et ne suivent pas l’utilisation et l’installation des applications SaaS.

Il arrive que des licences achetées ne soient jamais utilisées, malgré l’intention de les utiliser. Une mauvaise gestion des utilisateurs peut conduire à un trop grand nombre d’utilisateurs en cas de mise hors service, et cela peut s’avérer coûteux si l’application est payée au cas par cas.

Il faut également révoquer l’accès aux applications pour les utilisateurs qui quittent l’entreprise, car lorsque des personnes extérieures à l’organisation ont encore accès à des applications qui ne sont destinées qu’aux employés, cela peut poser un risque de sécurité.

Certaines applications facturent les fonctionnalités premium plus cher. Demandez-vous si chaque personne utilisant l’application doit vraiment avoir accès à certaines fonctionnalités alors qu’elle n’en a pas besoin pour effectuer son travail.

Toutes les applications SaaS ne sont pas achetées en même temps, ce qui peut entraîner des problèmes de renouvellement si elles ne sont pas organisées en conséquence. La plupart des applications vous avertissent d’un renouvellement à venir, mais pas toutes. Il est important de suivre les renouvellements, quelles que soient leurs dates. Un manque d’organisation peut en outre entraîner des coûts inutiles si une licence n’est plus nécessaire, ou si des négociations de prix sont possibles.

Certaines applications offrent des fonctionnalités par niveau, et tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à toutes les fonctionnalités. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé d’accorder le moins d’accès possible à une application dont un utilisateur a besoin pour accomplir son travail. Il est également important de laisser le service IT vérifier un produit avant de l’acheter pour s’assurer qu’il respecte les protocoles de sécurité appropriés.

Il existe de bonnes pratiques importantes à prendre en compte lors de la gestion des licences SaaS.

Toute stratégie SaaS dépendra de votre capacité à identifier et répertorier avec précision les actifs SaaS existants. En tant que tel, avant de pouvoir développer votre stratégie, il est impératif de bien comprendre l’état des licences SaaS au sein de votre organisation. Recherchez chaque licence actuellement utilisée, puis déterminez qui est autorisé à l’utiliser, s’il y a des licences en double, si le shadow IT est présent, et quels sont les coûts d’achat associés, les frais de service et les contrats de maintenance qui peuvent être inclus.

Toutes les organisations n’ont pas le savoir-faire nécessaire pour suivre et gérer les coûts des applications SaaS, et il se peut qu’il y ait un manque de visibilité sur les logiciels et les périphériques utilisés. Prenez le temps de tout décomposer pour mieux comprendre les coûts passés, présents et futurs possibles liés à l’utilisation des applications SaaS. Il est particulièrement important de surveiller l’utilisation future, car cela peut aider une organisation à planifier et à budgétiser ses besoins en applications SaaS à venir.

La gestion des licences SaaS modifie fondamentalement la position des services IT et d’achats, en les aidant à renoncer à une approche centralisée et réactive au profit d’une gestion de la pile de fournisseurs SaaS fondée sur l’autonomie et les données. Le type et la qualité des données jouent un rôle crucial dans l’efficacité de la mise en œuvre. Vous trouverez ci-dessous les quatre flux de données SaaS nécessaires pour obtenir une image plus précise de votre pile SaaS.

Les quatre flux de données SaaS :

1. Données relatives aux paiements : pour obtenir une vision claire de l’empreinte totale du fournisseur auprès duquel l’entreprise est actuellement engagée, il est indispensable d’épurer le volet dépenses du grand livre et d’obtenir des données de dépenses saines. Les données actualisées ne manquent pas d’intérêt, mais il est aussi utile d’intégrer les informations budgétées pour dresser un tableau du budget par rapport aux données réelles.
2. Données sur les contrats des fournisseurs : accords d’entreprise, cahiers des charges, accords de niveau de service, examens de sécurité, en passant par un simple accusé de réception d’un e-mail... les contrats peuvent prendre des formes très diverses. Pour gérer cette relation et en atténuer les risques, tout en augmentant sa valeur et en maîtrisant vos dépenses, vous devez impérativement savoir où vous en êtes avec chacun de vos fournisseurs.
3. Licences fournisseurs et données de consommation : les facteurs de tarification évoluent constamment dans le secteur des logiciels, allant des modèles de paiement à la licence ou à la consommation, en passant par des contrats regroupant tout un amalgame d’éléments de facturation. Comprendre l’utilisation qui en est faite influe sensiblement sur la valeur commerciale. La grande question étant : en avez-vous pour votre argent ?
4. Connaissances tribales (feuille de calcul) : la plupart des entreprises ont recours à une forme de feuille de calcul ou de base de données d’informations. Dates de renouvellement, propriété, licences, coût approximatif : toutes sortes d’informations finissent par se retrouver dans cette feuille de calcul. L’existence d’une colonne signifie qu’elle a été destinée à contenir des informations suffisamment précieuses pour mériter que l’on s’y attarde. C’est pourquoi il est important de compiler ces données dans une seule plateforme.

La gestion des licences SaaS suggère qu’après avoir combiné tous les flux de données SaaS dans une seule plateforme intégrée, toutes les parties prenantes de l’entreprise (service IT, achats, propriétaires de logiciels, détenteurs du budget) doivent être impliquées.

Il peut être difficile de se rappeler quand les licences doivent être renouvelées ou quand elles expirent. Définissez des rappels pour chaque événement, des dates de renouvellement des licences aux heures de maintenance, afin que tout reste conforme, à jour et sécurisé.

Toutes les parties concernées doivent être conscientes de l’importance de la gestion des licences SaaS et de la raison pour laquelle elles doivent être soigneusement suivies et surveillées. Décrire le processus seul n’est pas suffisant. Les équipes IT doivent prendre les rênes de la gestion des applications SaaS en décrivant les processus et les procédures, les expliquer aux parties concernées et s’assurer que tout est conforme.

Cela peut se produire en raison d’un manque de communication entre l’administrateur d’une application SaaS et le service de facturation, qui peut continuer à payer pour une application sans avoir connaissance de son annulation. Il est également possible qu’un chef d’équipe souscrive un essai gratuit pour une application en saisissant les informations de sa carte de crédit, puis oublie l’essai.

Une équipe peut être abonnée à une application, mais elle n’utilise peut-être pas l’ensemble de ses fonctionnalités. Cela donne l’occasion de revoir l’abonnement à la baisse ou de limiter les rôles d’utilisateur dans le cas où certains membres de l’équipe n’utilisent pas l’application. Il se peut également que d’autres applications aient un coût et des fonctionnalités mieux adaptés.

Il est possible que les équipes utilisent différentes applications dont les caractéristiques et les fonctionnalités se recoupent. Les équipes IT devraient évaluer régulièrement les applications SaaS utilisées par chaque équipe, qu’elles soient gratuites ou payantes, éliminer toute redondance et sélectionner une application qui répond aux besoins de chaque équipe.

La personne qui détient les droits administratifs sur l’application SaaS. Elle ajoute des utilisateurs, les supprime ou modifie les autorisations dans l’ensemble de l’organisation.

L’acheteur principal ou le décideur qui choisit l’application SaaS. Généralement un chef d’équipe.

La personne qui détient le contrat pour l’application SaaS.

Tout membre de l’équipe qui utilise l’application. Le niveau d’accès de chaque utilisateur est généralement défini par l’administrateur IT : il est généralement accordé lors de l’embauche ou lorsqu’il y a un changement au niveau du statut de l’employé.

Supervise la gestion, le déploiement, la maintenance et l’utilisation des actifs logiciels.

Surveille les applications SaaS dans le cloud à mesure qu’elles sont déployées, utilisées et fermées.

Les employés doivent être accueillis efficacement lorsqu’ils rejoignent l’entreprise. Le processus d’embauche peut être effectué de manière ponctuelle, ce qui peut être difficile à gérer. L’accès doit être accordé dès le premier jour pour les aider à être productifs et éviter tout temps mort inutile.

Il est toujours possible qu’un employé progresse dans une organisation, et qu’il change de département ou de rôle. Les employés auront besoin d’accès et de responsabilités différents, ce qui signifie qu’il faut leur accorder certains accès privilégiés. Certains peuvent également ne plus avoir besoin du statut d’administrateur, ce qui signifie que celui-ci doit être révoqué.

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise ou est licencié, il est crucial de désactiver immédiatement tous ses accès aux licences SaaS. L’accès à une licence SaaS peut permettre à quelqu’un d’accéder à des données sensibles de l’entreprise, il est donc indispensable de révoquer instantanément tous les accès.