La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est un processus automatisé et rigoureux de supervision de chaque aspect d’un contrat, de son initiation à son renouvellement ou son expiration. Il garantit la conformité et l’efficience du suivi et de la gestion, en atténuant les risques et en améliorant les performances des accords cruciaux.
Quel que soit le secteur d’activité ou le public, dans le domaine des affaires, au fond, tout repose sur les interactions entre les personnes. Souvent, ces interactions sont complexes, couvrent plusieurs étapes et impliquent des obligations réciproques. Les contrats juridiquement contraignants qui permettent de formaliser ces accords et de préciser clairement à quoi chaque partie peut s’attendre (et ce qu’elle devra faire) sont essentiels pour établir le cadre des opérations organisationnelles. Alors que les entreprises évoluent dans un paysage juridique et réglementaire de plus en plus complexe, il devient bien sûr de plus en plus difficile de gérer efficacement les contrats.
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) a pour but de rationaliser ces processus, en guidant les contrats essentiels tout au long de leur cycle de vie, de la conception et de la négociation jusqu’à l’exécution, la conformité continue, et le renouvellement ou la conclusion.
Pour comprendre l’importance de la gestion du cycle de vie des contrats, il est utile d’examiner de plus près les processus qui définissent la manière dont les contrats sont établis, exécutés et suivis. Chacune des étapes suivantes est cruciale dans le parcours du contrat, de sa conception à sa conclusion :
Le processus commence par un besoin professionnel de transaction avec une autre partie. Il peut s’agir d’acheter des biens ou des services, de conclure une vente, de formaliser un partenariat ou d’autres transactions. La demande peut être soumise par n’importe quel employé d’une entreprise. Les demandes peuvent porter sur un nouveau contrat ou l’examen d’un contrat de tiers. Pour un nouveau contrat, la demande doit inclure l’objet du contrat, le type de partie (client, partenaire, fournisseur), le nom des parties et d’autres informations requises pour le type de contrat concerné. Une demande d’examen de contrat de tiers inclut le contrat, par exemple un contrat-cadre de service (MSA), et tous les documents justificatifs, comme un accord de non-divulgation (NDA) ou un cahier des charges (SOW).
Lors de ce processus, les conditions générales et les obligations du contrat sont détaillées. Cette étape établit les bases d’un accord clair et sans ambiguïté, en décrivant les attentes pour toutes les parties impliquées. Les contrats, par définition, comprennent plus qu’une seule partie. La négociation permet aux décideurs des deux côtés de la table d’affiner les conditions du contrat, garantissant ainsi l’accord mutuel et la satisfaction des parties. Une négociation efficace identifie et écarte les éventuels conflits d’intérêts, et ouvre la voie à une solution mutuellement bénéfique. L’examen par l’équipe juridique et les différentes personnes concernées permet d’identifier (et de résoudre) les éventuelles failles du contrat. Dans les moyennes et grandes entreprises, plusieurs départements peuvent être sollicités pour examiner des sections spécifiques. Cela permet de s’assurer que le contrat est conforme aux exigences légales et aux politiques de l’entreprise, en fournissant une évaluation exhaustive avant de poursuivre.
Ce sont la signature et l’entrée en vigueur formelles du contrat qui lui donnent vie. Cette étape consiste à obtenir les signatures de toutes les parties impliquées, indiquant leurs engagements et leurs obligations contractuelles. Une signature manuscrite est parfois nécessaire, mais les technologies de signatures électroniques sont plus utilisées.
Les contrats signés doivent rester disponibles et accessibles afin de pouvoir s’y référer à tout moment. Un référentiel centralisé garantit l’accessibilité des contrats, en facilitant la surveillance de la conformité et en accélérant les réponses en cas de requêtes ou de litiges. Il peut s’agir d’un système de stockage sur site ou d’un système de stockage cloud tiers.
Les contrats ne prennent pas fin une fois enregistrés. Les entreprises doivent continuer d’en gérer les obligations, et d’en suivre les jalons et les dates d’expiration. Des workflows peuvent être utilisés pour assurer la conformité aux obligations du contrat.
L’utilisation d’analyses permet aux entreprises d’obtenir des informations sur l’efficacité des contrats et les axes d’amélioration, afin de pouvoir prendre des décisions basées sur les données. La surveillance de la conformité, des performances et des risques tout au long de la durée de vie du contrat permet un meilleur contrôle de la gestion et de l’optimisation des relations contractuelles.
Chacune des étapes décrites ci-dessus représente les domaines de risque dans lesquels une seule erreur ou une responsabilité négligée peut rapidement devenir incontrôlable, perturbant ainsi les contrats qui définissent les interactions commerciales. Un cadre de CLM bien défini rationalise l’ensemble de ce processus, offrant un éventail d’avantages :
La transparence est la base des relations commerciales fructueuses. Avec la CLM, toutes les personnes concernées peuvent accéder aux données contractuelles, les comprendre et les exploiter rapidement, ce qui favorise une communication claire et directe. Cette transparence s’étend également au suivi et à la génération de rapports des performances, en veillant à ce que toutes les parties impliquées soient bien informées et collaborent pour créer un environnement propice aux relations de travail.
La CLM offre des options améliorées de surveillance et de gestion des risques associés aux interactions avec d’autres parties. En fournissant un accès rapide aux données et en facilitant les audits réguliers, la CLM protège contre les erreurs potentiellement coûteuses tout en garantissant le respect des politiques de conformité et des réglementations.
Si l’efficience est le moteur de l’entreprise moderne, la CLM en est le carburant. Les workflows et les contrôles administratifs définis dans les systèmes CLM permettent d’identifier et de traiter les problèmes rapidement, d’accélérer les processus, de gagner du temps et d’optimiser la valeur de chaque contrat. Résultat, l’environnement professionnel est plus agile et plus productif.
Un processus rationalisé de gestion des contrats ne se limite pas à atténuer le risque de perte de revenus. Grâce à l’amélioration de l’efficience mentionnée ci-dessus, il contribue également à réduire les coûts. Grâce à la transparence, à la prise de décision basée sur les données et à l’optimisation des valeurs du cycle de vie des contrats, la CLM peut contribuer à améliorer le chiffre d’affaires global et à garantir la réussite financière de l’entreprise.
Outre les avantages identifiés dans la section précédente, la gestion du cycle de vie des contrats aide les entreprises en offrant :
Des cycles de vie des contrats plus rapides
La CLM accélère l’ensemble du processus contractuel, de la création à l’exécution et au-delà. Les workflows automatisés et les processus rationalisés réduisent considérablement le temps nécessaire pour amener un contrat de sa création jusqu’à sa finalisation.
Une rédaction simplifiée des contrats
Des modèles standardisés, un langage clair et des outils collaboratifs sont au cœur de la plupart des solutions CLM. Ils permettent de simplifier le processus de rédaction des contrats tout en assurant la cohérence et la précision de tous les éléments.
Négociation claire des contrats
Grâce à des outils CLM collaboratifs, toutes les personnes concernées peuvent participer aux discussions en temps réel, suivre les changements et parvenir à un consensus rapidement, ce qui permet d’obtenir des conditions contractuelles plus claires et plus satisfaisantes.
Processus de signature simple
Les options de signature électronique intégrées permettent d’accélérer l’exécution des contrats tout en réduisant le recours aux documents papier dont le suivi est compliqué.
Gestion fluide des obligations
La CLM garantit que les obligations contractuelles sont clairement définies, étroitement suivies et gérées rigoureusement. Les alertes et rappels automatisés aident les entreprises à rester au fait de leurs engagements, réduisant ainsi les risques de négligence et de non-conformité.
Analyses détaillées
Capables de gérer de grands volumes d’informations, les solutions CLM fournissent des analyses de données détaillées, offrant ainsi un aperçu des mesures clés, des risques et des opportunités. Cette approche axée sur les données permet une prise de décision éclairée et une amélioration continue.
Gestion des changements optimale
La CLM prend parfaitement en charge les changements apportés aux contrats. Qu’il s’agisse d’amendements, de renouvellements ou de modifications, le système garantit que tous les changements sont documentés, communiqués et exécutés avec précision.
Accessibilité mobile
Certains contrats peuvent être extrêmement urgents et il n’est pas toujours possible d’attendre que les réviseurs ou les signataires s’installent devant leur ordinateur de bureau. L’accessibilité mobile permet aux personnes concernées d’accéder aux contrats et de les gérer où qu’elles se trouvent. Cela favorise la flexibilité, en particulier dans un environnement professionnel dynamique où la collaboration à distance est de plus en plus essentielle.
Amélioration de la collaboration autour des workflows
Enfin, la CLM améliore la collaboration entre les membres de l’équipe impliqués dans le cycle de vie du contrat. L’accès centralisé, les mises à jour en temps réel et les fonctionnalités collaboratives rendent le workflow cohérent, améliorent l’efficience et réduisent les problèmes de communication.
Les avantages associés à la CLM ne doivent pas être négligés. Malheureusement, la gestion du cycle de vie des contrats comporte également des obstacles que les entreprises doivent surmonter avant de pouvoir profiter pleinement de ses avantages. Pour les entreprises qui cherchent à maximiser l’efficacité de leurs stratégies CLM, savoir identifier et traiter ces difficultés est essentiel :
Les contrats contiennent souvent un langage juridique complexe, ce qui peut donner lieu à des ambiguïtés et une mauvaise interprétation. Résolvez ce problème en standardisant les modèles de contrat avec un langage clair et concis. Impliquez des experts juridiques pour garantir la clarté et aligner les contrats sur les normes du secteur. Mettez en œuvre des programmes de formation pour améliorer la compréhension entre les personnes concernées.
Sans un ensemble standardisé de processus, les entreprises peuvent faire face à des retards, des erreurs et des inefficacités dans le cycle de vie de leurs contrats. La solution consiste à mettre en œuvre un workflow CLM cohérent. Définissez clairement les rôles et les responsabilités et établissez des hiérarchies d’approbation. Automatisez toutes les tâches simples et répétitives. Examinez et optimisez régulièrement le processus pour une amélioration continue.
Il peut être facile de suivre un seul contrat, mais à mesure qu’ils se multiplient, la complexité de la CLM augmente. La gestion d’un grand nombre de contrats peut entraîner des problèmes d’organisation et d’accessibilité. Les systèmes de gestion de documents et les référentiels de contrats centralisés permettent de lutter contre les problèmes liés au stockage et à l’organisation. Utilisez ces outils pour mettre en œuvre des systèmes de catégorisation et de balisage détaillés afin de faciliter la récupération des contrats. Auditez et archivez régulièrement les contrats obsolètes pour désencombrer le système.
Le suivi manuel de l’état et des performances des contrats peut prendre du temps et générer des erreurs. Mais ce problème est relativement simple à résoudre : mettez en œuvre un système CLM avec des options de suivi et de génération de rapports, et utilisez des indicateurs clés de performance pour surveiller les jalons, les échéances et la conformité du contrat. Allez plus loin en tirant parti de l’automatisation pour fournir des mises à jour en temps réel.
Toutes les personnes impliquées dans un contrat n’ont pas nécessairement les mêmes idées sur la façon dont il doit progresser, et l’absence d’entente entre les personnes concernées peut donner lieu à des conflits de priorités. Afin de créer un environnement de collaboration et des objectifs communs entre les décideurs, établissez des canaux de communication clairs et organisez des réunions régulières pour aligner les objectifs et les attentes. Assurez-vous que toutes les personnes concernées sont impliquées dans les processus de rédaction et d’approbation du contrat, dès le départ.
Comme toujours, la transparence est fondamentale. Sans visibilité claire sur les données, les objectifs et les contrats pertinents, les personnes concernées peuvent mal comprendre certains détails ou se retrouver à travailler sur des objectifs opposés. Les mécanismes de génération de rapports d’accessibilité peuvent améliorer la transparence. Les outils de CLM créent des pistes d’audit et suivent les modifications apportées aux documents, afin que tout le monde puisse voir où en est le contrat et les étapes par lesquelles il est passé.
Une gestion efficace du cycle de vie des contrats repose sur un ensemble fiable de bonnes pratiques associées à trois domaines clés : la planification, la mise en œuvre et l’utilisation.
Commencez par bien comprendre les processus de contrats existants. Visualisez l’état futur désiré, en identifiant les axes d’amélioration et les gains d’efficience attendus.
Définissez clairement les mesures de réussite de la mise en œuvre de la CLM, en les alignant sur les objectifs de l’entreprise. Vous obtiendrez ainsi une feuille de route pour mesurer l’efficacité de la stratégie de CLM.
Effectuez progressivement la mise en œuvre de la CLM. Le lancement d’un projet pilote permet des améliorations itératives et réduit les disruptions sur les opérations en cours.
Obtenez le soutien et l’adhésion de la direction aux initiatives de CLM. Une direction engagée permet un meilleur alignement organisationnel et de donner la priorité à la réussite de la mise en œuvre de la CLM.
Mettez en œuvre une structure de gouvernance saine pour votre CLM. Définissez les rôles, les responsabilités et les processus de prise de décision pour assurer une mise en œuvre et une gestion continues et fluides.
Dispensez une formation complète aux membres de l’équipe impliqués dans la CLM. Des équipes autonomes et compétentes contribuent à la réussite de l’adoption des outils et processus CLM.
Hiérarchisez les contrats en fonction de la criticité et de l’urgence de la migration. Une approche progressive permet une migration systématique, en réduisant les disruptions et en garantissant l’intégrité des données.
Effectuez des tests rigoureux des systèmes de CLM avant le déploiement à grande échelle. Identifiez et résolvez tous les problèmes, en veillant à ce que le système fonctionne parfaitement tout en répondant aux besoins de l’entreprise.
Optez pour un référentiel centralisé basé sur le cloud pour le suivi et la gestion des contrats. Cela améliore l’accessibilité et la collaboration et garantit que les mises à jour sont effectuées en temps réel.
Intégrez les signatures électroniques pour rationaliser les processus d’approbation. Cela permet d’accélérer l’exécution des contrats, de réduire les retards et d’améliorer l’efficience globale.
Activez des notifications automatisées pour les jalons et obligations essentiels du contrat. Cela garantit une action rapide et réduit le risque de négligences.
Effectuez des audits réguliers pour évaluer les performances du contrat et vérifier sa conformité. Cette approche proactive limite les risques et garantit le respect des obligations contractuelles.
Donnez la priorité à la sécurité avec l’authentification unique (SSO), le chiffrement des données et les fonctionnalités d’autorisation. Protégez les informations sensibles des contrats et limitez l’accès au personnel autorisé.
Surveillez activement les données financières associées aux contrats. Cette pratique facilite la planification financière, l’atténuation des risques et l’identification des opportunités d’optimisation.
Évaluez régulièrement les tendances des contrats pour identifier les schémas, les opportunités et les axes d’amélioration potentiels. Les informations basées sur les données contribuent à une prise de décision éclairée et à l’amélioration continue.
Le terme « gestion du cycle de vie des contrats » décrit le processus global de gouvernance du cycle de vie des contrats. En général, les outils utilisés par les entreprises pour optimiser ce processus prennent la forme de solutions logicielles de gestion du cycle de vie des contrats. Un logiciel de CLM est conçu pour optimiser et automatiser l’ensemble du workflow des contrats au sein des entreprises. Il comprend une gamme complète de fonctionnalités, allant des premières étapes de création du contrat jusqu’au suivi et à la génération continue de rapports, offrant ainsi une approche intégrée de la gestion des contrats.
Les logiciels de CLM se distinguent des solutions ponctuelles (telles que les logiciels de négociation de contrat ou de rappel) en offrant des fonctionnalités adaptées à chaque phase du cycle de vie des contrats. Plutôt que de se concentrer sur des aspects isolés, les plateformes de CLM offrent un espace de travail unifié qui permet aux équipes de superviser efficacement les contrats, du début à la fin. Cette approche globale garantit un processus de gestion transparent et consolidé, améliorant ainsi la collaboration et l’efficacité au sein de l’entreprise.
Les logiciels de CLM ne sont pas tous identiques, mais les solutions les plus efficaces ont de nombreuses fonctionnalités communes. Voici quelques-unes des plus importantes :
Pour gérer efficacement les contrats, il est essentiel de pouvoir recevoir des alertes et des notifications sur les jalons clés. Ces alertes peuvent concerner les points d’escalade, les dates de renouvellement et les dates d’expiration. Les alertes proactives permettent d’agir rapidement, ce qui réduit le risque de non-respect des délais et permet de surveiller le contrat durant tout son cycle de vie de façon plus aisée et efficace.
La recherche indexée permet aux utilisateurs de trouver rapidement des termes spécifiques dans les contrats. Cette fonction améliore l’efficience en éliminant le recours aux recherches manuelles, ce qui permet un accès rapide aux informations critiques. Cela est particulièrement utile dans les grands portefeuilles de contrats où il est essentiel de pouvoir récupérer rapidement des détails spécifiques pour prendre des décisions en temps voulu.
Les fonctionnalités de rédaction de contrat des logiciels de CLM exploitent des bibliothèques de clauses préapprouvées, des options de signature électronique et des modèles spécifiques à chaque secteur. Cela permet non seulement d’accélérer le processus de rédaction, mais également de garantir la cohérence et la conformité aux normes de l’industrie. L’utilisation de signatures électroniques accélère encore davantage l’exécution des contrats, réduisant ainsi la dépendance vis-à-vis des processus manuels et des documents administratifs.
La gestion des documents est l’une des fonctions clés d’un logiciel de CLM. Elle implique la mise à jour d’un référentiel central contenant les contrats actifs, les modèles et l’historique complet des contrats. Ce stockage centralisé garantit une facilité d’accès et simplifie le contrôle des versions, ce qui réduit le risque d’erreurs et offre une vue d’ensemble complète de l’environnement contractuel de l’entreprise.
Les fonctionnalités de conformité englobent le contrôle des versions et une piste d’audit, garantissant ainsi la transparence et la traçabilité de toutes les modifications apportées aux contrats. Cela permet de soutenir la gouvernance interne tout en aidant au suivi du respect des exigences réglementaires et légales.
La fonctionnalité de génération de rapports des logiciels de CLM va au-delà de l’analyse de base. Elle permet de créer des rapports personnalisés sur les performances des fournisseurs et le statut du contrat. Un tableau de bord visuel fournit une vue complète des mesures essentielles, offrant ainsi aux personnes concernées des informations exploitables. Ces rapports aident à prendre des décisions stratégiques, à évaluer les performances et à améliorer en continu les pratiques de gestion des contrats.
Les contrats peuvent prendre de nombreuses formes. Dans la gestion du cycle de vie des contrats, il est important de différencier la CLM côté achat de celle côté vente.
La CLM côté achat implique la rédaction de contrats pour s’approvisionner en biens et services auprès de fournisseurs. Elle se concentre sur la négociation du meilleur prix, l’optimisation des dépenses sous gestion et l’amélioration de l’efficience pour respecter les délais d’approvisionnement.
La CLM côté vente concerne les contrats organisant la vente et la livraison de biens et de services à un acheteur. Pour les contrats côté vente, le délai de vente est une mesure essentielle. Les solutions de CLM modernes permettent de rationaliser les processus, évitant ainsi des retards et des pertes potentielles de contrats. Les informations sur les prix dans les contrats existants aident à élaborer des stratégies de tarification efficaces.
Choisir le bon logiciel de CLM est une décision stratégique qui nécessite une réflexion minutieuse. Voici les facteurs clés à garder à l’esprit lorsque vous faites ce choix crucial :
Évaluez les étapes du cycle de vie du contrat qui posent les plus grands défis pour votre entreprise. Évaluez la valeur ajoutée de chaque plateforme de CLM pour chacune de ces étapes spécifiques et identifiez les fonctionnalités principales manquantes. Il est essentiel d’adapter le logiciel pour répondre aux difficultés spécifiques de votre workflow afin d’en optimiser l’efficience.
Tenez compte de la complexité de vos contrats. Déterminez si vous gérez des contrats standard qui exigent une certaine cohérence ou des contrats longuement négociés avec des conditions complexes. Choisissez un système de CLM adapté à la complexité de vos contrats, pour garantir une gestion fluide et le respect d’exigences spécifiques.
Déterminez quel budget affecter à votre outil de CLM, en tenant compte des frais d’intégration potentiels et des coûts initiaux. Évaluez si la tarification basée sur l’utilisateur est adaptée au budget de votre équipe et si des outils supplémentaires sont nécessaires. Pour un investissement durable, il est essentiel de trouver un équilibre entre les fonctionnalités et le prix.
Identifiez les plateformes d’entreprise que vous souhaitez intégrer à votre logiciel de CLM. Vérifiez la disponibilité de ces intégrations dans les outils que vous envisagez d’adopter et évaluez leur efficacité et leur prix. Une intégration transparente à d’autres systèmes d’entreprise améliore la productivité globale et la collaboration.
Déterminez dans quels délais vous devrez générer de la valeur avec votre outil de CLM. Vérifiez si votre équipe dispose du temps et des ressources nécessaires pour une mise en œuvre étendue ou s’il est préférable de choisir une solution prête à l’emploi plus rapide à implémenter. La période de mise en œuvre doit s’aligner sur les besoins de votre entreprise pour garantir que le processus d’adoption s’effectue en douceur.
Votre entreprise repose sur des relations entre différentes personnes, et ces relations sont définies par des contrats. ServiceNow, le principal fournisseur de solutions de gestion IT, vous aide à optimiser la gestion du cycle de vie des contrats.
Gestion des contrats Pro (CM Pro) de ServiceNow est une solution agile, rentable et basée sur les workflows, pour les clients qui envisagent d’utiliser un outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Conçu en étroite collaboration avec les clients ServiceNow, CM Pro offre les options de CLM les plus performantes sur le marché, tout en étant facile à mettre en œuvre, à configurer et à utiliser. CM Pro permet aux équipes IT, juridiques, d’approvisionnement et des ventes de réaliser des gains d’efficience et de réduire les risques. Ses options clés incluent le libre-service, des modèles, un référentiel, une piste d’audit et la gestion des obligations via des options de workflows d’entreprise. CM Pro est également intégré directement à Sourcing and Procurement Operations de ServiceNow, ce qui permet aux équipes d’approvisionnement de tirer parti de la puissance de la solution pour rationaliser encore davantage leur processus d’approvisionnement.
Consultez la fiche technique de Gestion des contrats Pro pour en savoir plus.