L’eDiscovery (ou « découverte électronique ») est le processus d’identification, de collecte et de production d’informations stockées électroniquement (ESI) à des fins juridiques, par exemple des informations utilisées dans le cadre d’enquêtes ou destinées à servir de preuves dans le cadre de poursuites judiciaires. Les ESI peuvent comprendre des e-mails, des documents, des publications sur les réseaux sociaux et des données digitales.
Les informations digitales s’inscrivent désormais dans pratiquement tous les aspects de la société, y compris les litiges et la criminalistique. Alors que les communications digitales continuent de supplanter les canaux analogiques plus traditionnels et que les appareils électroniques deviennent omniprésents dans tous les secteurs d’activité et tous les styles de vie, la quantité d’ESI augmente à un rythme effréné. Cela offre des opportunités claires aux professionnels du droit et aux enquêteurs criminels ; les preuves (sous forme d’informations digitales) apportent des éclairages sur les affaires juridiques et les personnes qui y sont impliquées. Bien évidemment, au vu du volume d’ESI disponibles, les méthodes de découverte traditionnelles ont atteint leurs limites.
Pour pallier cette insuffisance, les entreprises et les professionnels du droit se tournent vers l’eDiscovery.
Nouvelle méthode de découverte pour un monde de plus en plus digital, l’eDiscovery est une solution complète au problème de la gestion des preuves digitales. Capable d’identifier, de collecter et de produire des ESI en réponse aux demandes juridiques autorisées et aux enquêtes internes, l’eDiscovery couvre tous les types de données digitales. Cela inclut :
- Emails
- Documents
- Présentations
- Bases de données
- Messagerie vocale
- Fichiers audio et vidéo
- Réseaux sociaux
- Sites Web
Les documents papier ne sont plus aussi courants qu’auparavant. La majorité des communications et des enregistrements business étant désormais stockés électroniquement, une nouvelle approche digitale est nécessaire pour prendre en compte pleinement les présentations dématérialisées. L’eDiscovery permet aux entreprises de localiser et récupérer efficacement des preuves électroniques et d’autres informations digitales, même lorsque ces preuves sont réparties sur des serveurs complexes. Elle est donc indispensable pour résoudre les litiges juridiques et les enquêtes.
L’eDiscovery rationalise le processus de découverte. Contrairement aux méthodes papier traditionnelles, qui peuvent se révéler chronophages et mobiliser énormément de ressources, l’eDiscovery exploite la technologie pour rechercher, collecter et organiser rapidement les ESI. Cette efficacité permet de gagner du temps et de réduire considérablement les coûts associés à l’examen et à la récupération manuels de documents à grande échelle.
En fin de compte, l’importance de l’eDiscovery réside dans sa capacité à faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises. En tirant parti d’un accès rapide et précis aux preuves digitales, les entreprises peuvent gérer plus efficacement les difficultés juridiques, atténuer les risques et allouer des ressources. Alors que le volume de données électroniques ne cesse de croître, l’adoption de l’eDiscovery est devenue essentielle pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives et conformes dans le contexte juridique moderne.
Malgré tous les efforts et le temps que l’eDiscovery peut faire gagner aux entreprises, ce processus extrêmement méticuleux impose de suivre rigoureusement une séquence d’actions bien précise. Les procédures spécifiques peuvent varier selon les cabinets d’eDiscovery, mais on distingue généralement neuf phases qui permettent de rationaliser la collecte, la conservation et la présentation des ESI. Collectivement, ces étapes constituent le processus d’eDiscovery. Elles permettent aux entreprises de gérer et de présenter efficacement les informations stockées électroniquement, de garantir la conformité aux exigences légales et de résoudre les litiges :
Le processus d’eDiscovery commence par la gouvernance des informations, qui englobe l’établissement de procédures, de contrôles et de politiques de collecte et de conservation des données. Le modèle de référence de gouvernance des informations (IGRM) sert de cadre directeur. Il vise à s’assurer que les agences d’eDiscovery respectent systématiquement les bonnes pratiques établies.
À cette étape, les personnes concernées s’efforcent d’identifier les données à préserver, en organisant des entretiens, en examinant les faits et en analysant l’environnement digital. Il est essentiel de déterminer quelles informations sont pertinentes pour le litige en cours.
Une fois identifiées, les données doivent être préservées et les propriétaires de données reçoivent officiellement l’ordre de ne pas les supprimer. La préservation est un moyen de garantir que des informations potentiellement cruciales demeurent disponibles et intactes.
Différentes technologies de collecte des données sont utilisées, mais les méthodes choisies doivent respecter le processus juridique défini. L’équipe de collecte veille à ce que les actifs digitaux soient collectés sans modifier les métadonnées critiques, telles que les dates de création des fichiers, la taille et les journaux d’audit associés à chaque fichier.
Les données brutes collectées sont généralement désorganisées ; elles ne peuvent pas être présentées en l’état dans un cadre juridique. La phase de traitement implique d’organiser les données et d’en extraire les informations pertinentes. Les outils d’automatisation peuvent aider à extraire les données pertinentes parmi l’immense quantité d’informations inadéquates.
L’examen de la documentation et des actifs digitaux peut se faire manuellement ou avec l’aide de l’intelligence artificielle. Au cours de cette étape, les informations pertinentes sont séparées des données inutiles qui ne présentent aucun intérêt pour le litige en cours. Cette phase identifie également les documents soumis au secret professionnel.
À ce stade, les actifs digitaux sont mieux organisés pour être présentés. Les examinateurs identifient les modèles et les informations clés critiques pour les litiges et conçoivent une présentation qui sera utilisée pendant le procès ou la déposition.
Pour se préparer aux procédures judiciaires, il est nécessaire de transformer les actifs digitaux en documents physiques qui peuvent être présentés devant un tribunal. Les avocats sélectionnent et préparent les données clés à présenter.
Pour finir, les preuves dans le cadre du litige doivent être présentées à différentes parties, notamment les avocats, les juges, les jurys, les médiateurs et les participants à la déposition. Au cours de cette phase, les données sont organisées de façon claire et compréhensible, afin qu’elles puissent être facilement comprises et exploitées par le public visé.
Comme indiqué ci-dessus, l’eDiscovery peut soulever un certain nombre de défis. Toutes les entreprises qui souhaitent en exploiter les avantages tout en minimisant les risques et les interruptions doivent être en mesure de relever efficacement ces défis. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux obstacles associés à l’eDiscovery, ainsi que des suggestions pour les atténuer :
Le volume considérable d’informations stockées électroniquement (ESI) peut faire de l’eDiscovery une tâche complexe et accablante.
La solution : l’utilisation d’outils avancés d’analyse des données et d’apprentissage machine permet aux entreprises d’identifier rapidement les informations pertinentes parmi de grands volumes de données. La mise en œuvre de stratégies de réduction des données, telles que la déduplication et l’élimination des données, peut également aider à gérer efficacement le volume.
Bien que l’eDiscovery offre une approche plus rapide et rationalisée par rapport aux méthodes de découverte papier traditionnelles, le processus d’eDiscovery, avec ses multiples étapes et son examen approfondi des données, n’en reste pas moins chronophage et peut retarder l’avancée des procédures judiciaires.
La solution : les entreprises doivent investir dans des logiciels et des technologies d’eDiscovery reconnus pour leur efficacité en matière de traitement et d’examen des données. Un personnel correctement formé peut également aider à accélérer le processus, tout comme l’élaboration de protocoles et de workflows d’eDiscovery clairement définis.
Pour être efficace, l’eDiscovery exige une collaboration entre les équipes juridiques et IT, qui ont souvent des priorités et une expertise différentes.
La solution : établissez des lignes de communication et des protocoles de collaboration clairs entre ces équipes. Créez des équipes d’eDiscovery transversales avec des représentants des départements juridique et IT pour garantir une approche unifiée. La formation des deux équipes aux bonnes pratiques en matière d’eDiscovery peut combler le déficit de connaissances.
Les coûts de l’eDiscovery peuvent augmenter rapidement, en particulier dans les cas complexes où les volumes de données sont importants.
La solution : mettez en œuvre des stratégies de contrôle des coûts en gérant soigneusement la collecte et le traitement des données. Si nécessaire, envisagez de confier des tâches d’eDiscovery spécifiques à des fournisseurs tiers (si certains d’entre eux proposent des tarifs avantageux). Évaluez les modèles de tarification des fournisseurs de logiciels et de services d’eDiscovery pour vous assurer qu’ils sont alignés sur le budget de l’entreprise.
La gestion des données sensibles au cours de l’eDiscovery nécessite une extrême prudence afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données.
La solution : utilisez des mécanismes étendus de chiffrement des données et de contrôle d’accès pour protéger les informations sensibles tout au long du processus d’eDiscovery. Vérifiez et surveillez régulièrement les pratiques de traitement des données pour garantir la conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
L’eDiscovery doit être une préoccupation cruciale pour toutes les entreprises impliquées dans des affaires juridiques (ou susceptibles de l’être). En se dotant d’un ensemble d’outils capable de passer au crible des gigaoctets de données, elles disposent d’un filet de sécurité fiable dans le cas où il serait nécessaire de localiser rapidement des ESI spécifiques. Le potentiel de l’eDiscovery s’étend donc au-delà du secteur juridique. Différents profils de professionnels peuvent bénéficier de ses avantages :
Les avocats sont les principaux utilisateurs des solutions d’eDiscovery. Ils les utilisent pour recueillir, examiner et présenter des preuves électroniques dans le cadre de procédures judiciaires. Ces outils aident les professionnels du droit à identifier et organiser efficacement les documents électroniques pertinents, les e-mails et les autres informations digitales essentielles à leurs affaires. En rationalisant le processus de découverte, l’eDiscovery permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
De la même manière que les professionnels du droit indépendants, les cabinets juridiques, en particulier ceux spécialisés dans les litiges, voient dans l’eDiscovery un élément fondamental de leur pratique juridique. Les solutions d’eDiscovery permettent à ces cabinets de fournir des services complets et efficaces à leurs clients, en traitant de manière optimale les dossiers impliquant des volumes importants de données électroniques.
Les équipes juridiques internes des entreprises utilisent l’eDiscovery pour gérer les questions juridiques, la conformité réglementaire et les enquêtes internes. Les outils d’eDiscovery aident les équipes juridiques des entreprises à identifier et à préserver les preuves électroniques. Ils leur permettent de répondre rapidement et efficacement aux contestations judiciaires ou aux demandes réglementaires.
Les organismes du secteur public, notamment les forces de l’ordre, les organismes de réglementation et les départements judiciaires, utilisent l’eDiscovery pour soutenir leurs enquêtes et leurs procédures judiciaires. Les solutions qui intègrent l’eDiscovery jouent un rôle essentiel en aidant ces organismes à collecter, examiner et organiser les preuves électroniques à utiliser dans la poursuite des affaires pénales et l’application de mesures réglementaires.
Les responsables de la conformité et les auditeurs utilisent l’eDiscovery pour vérifier que les entreprises respectent les exigences juridiques et réglementaires. Une approche appropriée de l’eDiscovery aide ces professionnels à identifier et corriger les violations de conformité potentielles en leur permettant d’examiner de plus près les enregistrements et communications électroniques les plus pertinents. De même, l’eDiscovery permet de garantir l’intégrité des données et de démontrer la conformité aux réglementations sectorielles.
Les gestionnaires de documents qui supervisent les politiques de gouvernance des informations d’une entreprise peuvent utiliser l’eDiscovery pour garantir des pratiques appropriées de conservation et de suppression des données. L’eDiscovery permet aux gestionnaires de documents de localiser les enregistrements pertinents pour des questions juridiques tout en les aidant à gérer les données conformément aux politiques de conservation. En utilisant correctement les solutions d’eDiscovery, les gestionnaires de documents réduisent les risques juridiques pour leur entreprise.
L’eDiscovery est très largement reconnue pour sa capacité à faciliter les enquêtes criminelles. Il est donc tout naturel que certains professionnels fassent l’amalgame avec la notion d’investigation digitale. Ceci étant dit, bien que l’eDiscovery et l’investigation digitale impliquent l’examen de données électroniques, elles répondent à des intentions bien distinctes et présentent des différences fondamentales tant dans leur approche que dans leurs objectifs.
L’investigation digitale concerne principalement la préservation, l’extraction et l’analyse des données électroniques à des fins d’enquête ou à des fins juridiques. Elle est confiée à un expert en investigation, qui a suivi des formations en informatique et en cybersécurité, et dont la responsabilité première est de protéger l’intégrité des preuves digitales et d’extraire les informations stockées dans les appareils digitaux.
Les experts en investigation digitale utilisent des techniques et des outils spécialisés pour acquérir des données de manière méthodique et scientifique, en veillant à ce que toutes les preuves d’origine restent inchangées. Pour ce faire, ils explorent en profondeur le monde digital, en découvrant les données cachées, les fichiers supprimés et les métadonnées. L’expertise digitale est couramment utilisée dans les enquêtes criminelles, les incidents de cybersécurité et les affaires où l’intégrité des données est primordiale.
Contrairement à l’investigation digitale, l’eDiscovery est un processus qui se concentre sur l’identification, la collecte et l’organisation des ESI à des fins d’examen et de production juridiques. À l’inverse de l’investigation digitale, l’eDiscovery implique une analyse approfondie des données par un expert en investigation (bien que certains outils d’eDiscovery intègrent une analyse détaillée des données). Elle est davantage axée sur la collecte et l’organisation des informations dans un format facilement compréhensible pour les professionnels du droit et les autres personnes concernées. En d’autres termes, l’objectif de l’eDiscovery est de rendre les ESI accessibles aux avocats, aux équipes d’assistance juridique et aux autres parties impliquées pendant le processus de découverte juridique.
L’eDiscovery est la pierre angulaire d’une gestion efficace des informations stockées électroniquement dans le cadre de procédures judiciaires, facilitant l’identification, la collecte et la présentation des preuves électroniques essentielles. Cependant, le volume et la complexité de l’eDiscovery imposent de recourir à des solutions innovantes pour rationaliser ses processus complexes. Legal Service Delivery de ServiceNow est une puissante solution logicielle juridique conçue pour soutenir et moderniser la façon dont les départements juridiques abordent l’eDiscovery et l’investigation digitale. Avec ServiceNow, les entreprises peuvent éliminer les silos, limiter les étapes manuelles et améliorer l’efficacité tout en réduisant les risques. L’ensemble du parcours juridique, de la prise en charge à la compréhension, s’en trouve transformé, améliorant ainsi la visibilité et la productivité à tous les niveaux.
Legal Digital Forensics est une fonctionnalité exceptionnelle de l’écosystème Legal Service Delivery. Ce logiciel fournit une base d’investigation qui permet de rationaliser les processus de demande, d’attribution et de suivi des requêtes liées à l’eDiscovery dans l’ensemble de l’entreprise. Il simplifie l’identification des sources de données dépositaires et non dépositaires, et s’intègre de manière transparente aux outils d’eDiscovery spécialisés tiers pour fournir des services à valeur ajoutée.
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