Les lois et réglementations contribuent à garantir l’équité sur le marché, à protéger les droits des consommateurs et à créer un environnement de travail sûr et équitable. Cela dit, les lois seules ne suffisent généralement pas à provoquer des changements, en particulier lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins internes de l’entreprise. Souvent, le véritable défi pour les entreprises consiste à comprendre et à respecter les besoins complexes associés à la conformité interne. La conformité d’entreprise est le mécanisme par lequel les entreprises s’assurent qu’elles et leurs employés respectent les normes légales et éthiques attendues. Elle englobe tout, des politiques internes et des programmes de formation aux stratégies d’audit et de mise en application.
La conformité de l’entreprise consiste essentiellement à mettre en œuvre et à maintenir des politiques et des procédures au sein d’une entreprise afin de s’assurer que toutes les opérations sont conformes aux normes éthiques de celle-ci. Si certains aspects de la conformité sont légalement obligatoires, de nombreux éléments sont adoptés volontairement afin d’améliorer la gouvernance d’entreprise et l’intégrité opérationnelle.
Bien qu’elle puisse parfois sembler restrictive, en définissant les limites opérationnelles au sein d’une entreprise, la conformité d’entreprise vise avant tout à la protéger contre les risques internes et les manquements éthiques. Elle renforce l’intégrité des opérations business grâce à l’élaboration et à l’application de politiques et de cadres internes. Ces cadres contribuent à préserver la réputation et la viabilité opérationnelle d’une entreprise en veillant à ce que chaque action respecte les normes éthiques établies et les objectifs stratégiques. Plus précisément, l’importance de la conformité d’entreprise s’étend aux domaines suivants :
En établissant des directives et procédures claires, les programmes de conformité de l’entreprise définissent les responsabilités de chaque employé et de l’entreprise dans son ensemble. Cette responsabilité garantit que toutes les actions sont conformes aux normes juridiques et éthiques, favorisant ainsi une culture d’intégrité tout en protégeant l’entreprise contre des décisions potentiellement préjudiciables.
La transparence est essentielle à la conformité, car les politiques exigent une vision claire du fonctionnement des entreprises et des mesures prises pour respecter les normes établies. Cela incite les entreprises à être plus ouvertes quant à leurs opérations, leurs processus décisionnels et leurs pratiques business. Correctement mises en œuvre, les initiatives de conformité de l’entreprise offrent aux personnes concernées en interne des informations plus précises sur le fonctionnement interne de l’entreprise. Plus important encore, elle peut également améliorer les relations avec les clients, qui accordent de plus en plus d’importance à l’honnêteté et à l’ouverture des entreprises avec lesquelles ils interagissent.
La gouvernance d’entreprise, axée sur une gestion et une prise de décision efficaces, s’accompagne de programmes de conformité rigoureux garantissant la légalité et l’intégrité éthique de chaque action. Lorsqu’elles sont alignées, ces pratiques favorisent des opérations d’entreprise plus efficientes et responsables.
Travailler dans une entreprise qui respecte des normes légales et éthiques peut renforcer la fierté des employés. Un tel environnement positif, où le comportement éthique est la règle, nourrit également le sentiment de reconnaissance et contribue souvent à une plus grande satisfaction professionnelle ainsi qu’à une fidélité accrue envers l’entreprise.
En veillant au respect des lois et réglementations environnementales, les programmes de conformité aident les entreprises à réduire leur empreinte écologique et à promouvoir des pratiques business durables. Cet engagement interne en faveur de la protection de l’environnement est essentiel pour la santé à long terme de la planète et répond aux attentes croissantes du public et des consommateurs en matière de responsabilité d’entreprise.
Bien que la conformité d’entreprise soit souvent liée à des politiques internes volontaires, certaines infractions peuvent entraîner des pénalités juridiques. En veillant au respect de l’ensemble des réglementations applicables, les programmes de conformité réduisent le risque de sanctions juridiques.
Un programme complet de conformité d’entreprise intègre tous les aspects de la conformité dans l’ensemble de l’entreprise. Cette intégration couvre aussi bien la gestion des réglementations externes et des politiques internes que la mise en place d’une formation approfondie des employés. En veillant à ce que chaque département et chaque membre du personnel respecte ces normes, le risque de défaillances majeures ou de violations est considérablement réduit. Cet alignement est essentiel pour la santé et l’efficience globales de l’entreprise.
Dans une perspective plus large, le maintien de la conformité permet aux employés d’exercer leurs fonctions efficacement, ce qui aide l’entreprise à atteindre ses objectifs tout en favorisant une culture d’autonomisation et de croissance accrue. De plus, en cas de litige, un programme solide de conformité d’entreprise peut grandement aider l’entreprise devant les tribunaux, en montrant les mesures mises en place pour rester en conformité et en créant une traçabilité que les professionnels du droit peuvent suivre.
Face à des enjeux aussi importants, mettre en place un programme de conformité performant nécessite une approche réfléchie. Les étapes clés que les entreprises doivent envisager pour créer et maintenir un programme de conformité d’entreprise efficace sont les suivantes :
La conformité d’entreprise consiste à contrer les risques. Pour ce faire, les entreprises doivent d’abord identifier les domaines dans lesquels elles sont les plus exposées à la non-conformité. Des évaluations régulières des risques doivent être effectuées pour anticiper les problèmes potentiels, en tenant compte de facteurs tels que les résultats d’audits, les antécédents de litiges, les tendances en matière d’application dans le secteur et les commentaires des employés. Ces évaluations vous aideront à hiérarchiser les ressources et à adapter le programme de conformité afin de mieux gérer les risques spécifiques.
Une conformité d’entreprise efficace est une responsabilité qui concerne l’ensemble de l’entreprise, et cela commence par un engagement fort de la direction. Les cadres supérieurs et autres décideurs clés doivent non seulement approuver le programme de conformité, mais également y participer activement. Ils doivent disposer de l’autorité nécessaire pour appliquer les règles et rendre le personnel responsable à tous les niveaux. Au-delà de la simple application des normes, les dirigeants doivent montrer l’exemple : adopter un comportement éthique, encourager une communication ouverte sur la conformité et promouvoir l’intégrité comme valeur fondamentale de l’entreprise.
Un code de conduite bien défini doit clairement décrire l’objectif du programme, les attentes en matière de comportement et les responsabilités. De plus, des politiques et des normes détaillées doivent être mises en place, couvrant les domaines de conformité spécifiques au secteur, tels que la lutte contre la corruption, le respect des obligations fiscales et la conservation des documents.
Donner la parole à chacun renforce l’entreprise. La technologie peut rationaliser le processus par lequel les employés signalent les problèmes de conformité, qu’ils soient liés à des préoccupations opérationnelles ou à des exigences légales. Cela peut inclure la soumission de demandes de conformité, le signalement de plaintes ou l’enregistrement d’incidents. De plus, maintenir un système fiable pour suivre le traitement de chaque signalement ou demande garantit un traitement équitable tout en fournissant une documentation essentielle pouvant être consultée si les actions de l’entreprise sont un jour remises en question.
Chaque personne représentant officiellement l’entreprise est responsable de la conformité. Cela signifie que tous les employés, y compris les dirigeants de l’entreprise et les fournisseurs tiers, doivent recevoir une formation complète sur les lois, codes, politiques et normes. Idéalement, cette formation doit être adaptée aux rôles spécifiques (en particulier dans les domaines à haut risque) et être entièrement documentée et suivie. Les outils de gestion des politiques de conformité et de la formation peuvent rationaliser ce processus, pour garantir une formation complète et cohérente dans toute l’entreprise.
Un programme de conformité d’entreprise ne doit pas être statique : il s’agit d’un processus dynamique qui nécessite une évaluation et une amélioration continues. Les commentaires réguliers des employés, une surveillance continue de l’efficacité de la conformité et une veille attentive des réglementations nationales et fédérales aideront les entreprises à rester conformes face à l’évolution des attentes. Cette approche continue d’amélioration de la conformité garantit que le programme reste efficace dans le temps, en s’adaptant à l’évolution des activités de l’entreprise et du cadre réglementaire.
Les entreprises d’aujourd’hui disposent d’une grande influence et, lorsqu’elles s’engagent correctement à respecter les politiques et directives internes établies, elles peuvent devenir un moteur de changement positif. ServiceNow, reconnu comme leader dans le rapport Forrester Wave sur les plateformes de gouvernance, risque et conformité (GRC) au 4e trimestre 2023, accompagne les entreprises dans leurs priorités en matière de conformité d’entreprise.
ServiceNow Gestion intégrée des risques (IRM) repose sur la plateforme primée Now Platform®, qui offre une approche complète de la conformité d’entreprise. Profitez d’outils puissants intégrés pour rationaliser l’ensemble des processus, en important les réglementations et en gérant les politiques internes en toute facilité. Accédez à des données en temps réel grâce à des tableaux de bord dynamiques, afin de disposer d’une vue détaillée et complète de la conformité au sein de l’entreprise. Utilisez des automatisations et des workflows avancés pour gérer le cycle de vie des politiques tout en surveillant en continu les signes de non-conformité. Tout au long de ce processus, bénéficiez du soutien et des conseils d’un leader reconnu dans le domaine de la GRC.
L’intégration de systèmes avancés de gestion de la conformité aux opérations business témoigne d’une approche visionnaire de la conformité d’entreprise. Essayez ServiceNow dès aujourd’hui et faites de la conformité un levier stratégique pour votre entreprise.