Les clients modernes attendent davantage des entreprises avec lesquelles ils font affaire. En plus de fournir des produits de qualité pour répondre aux besoins des acheteurs, les entreprises d’aujourd’hui doivent agir de manière éthique et responsable, et fonctionner comme une force positive sur la scène mondiale.
Cependant, bien que bon nombre de grandes entreprises d’aujourd’hui privilégient la conscience sociale et l’intégrité, il est encore nécessaire de renforcer la gouvernance formelle. Les mandats juridiques (sous forme de lois, de directives et de réglementations applicables par les gouvernements fédéraux et les États) définissent des normes strictes et mesurables pour que les entreprises qui opèrent dans ces juridictions spécifiques puissent le faire de manière sûre, juste et conforme aux attentes établies.
Bien sûr, les lois ne sont pas statiques, elles évoluent et changent constamment, et les entreprises doivent rester à jour de toutes les réglementations pertinentes, ou elles risquent d’être pénalisées. Pour protéger leurs intérêts et garantir qu’elles opèrent dans les limites de la loi, les entreprises de tous les secteurs doivent observer un processus de conformité réglementaire.
Les entreprises existent pour répondre aux besoins des clients et générer des revenus. La conformité réglementaire les aide à atteindre ces objectifs. Le non-respect des réglementations entraîne généralement des amendes, des poursuites et des enquêtes coûteuses, qui peuvent réduire à néant les gains et empêcher temporairement l’entreprise de mener ses activités. La conformité est également essentielle pour préserver la réputation d’une entreprise. À une époque où les informations sont rapidement diffusées, toute erreur réglementaire peut rapidement devenir publique, ce qui nuit à l’image de marque de l’entreprise et érode la confiance des consommateurs.
La loi Sarbanes-Oxley (SOX), par exemple, souligne le rôle essentiel de la conformité dans le maintien de l’intégrité financière et de la confiance du public dans les entreprises. La loi SOX est un cadre réglementaire qui impose des contrôles internes rigoureux et des audits fréquents pour prévenir la fraude financière et garantir la précision des rapports financiers. La loi Sarbanes-Oxley oblige les plus hauts niveaux de direction de l’entreprise à rendre des comptes. Ainsi, elle protège les investisseurs contre les fausses déclarations financières et réduit le risque de scandales financiers qui pourraient nuire à la réputation de l’entreprise. En outre, la conformité à la loi SOX favorise la transparence opérationnelle et renforce les protocoles de sécurité des données, ce qui permet aux entreprises d’éviter des sanctions juridiques et des amendes importantes.
Le NERC-CIP a également été créé pour garantir que les infrastructures critiques des entreprises du secteur de l’énergie et des services publics sont bien entretenues et protégées contre les cybermenaces. Avec les feux de forêt, nous avons été témoins des effets désastreux qui peuvent survenir lorsque les infrastructures ne sont pas correctement entretenues, entraînant poursuites judiciaires et détérioration de la confiance publique.
Cela dit, le processus de conformité réglementaire ne vise pas uniquement à éviter des sanctions. Accorder une plus grande attention à la conformité pousse les entreprises à innover, en particulier dans des secteurs soumis aux réglementations environnementales, où les exigences de conformité peuvent stimuler le développement de technologies plus écologiques et de pratiques plus durables.
En outre, un programme de conformité performant peut améliorer les efficiences opérationnelles via la rationalisation des processus et la mise en place de contrôles de sécurité des données plus complets. Alors que les violations de données deviennent de plus en plus fréquentes et que les menaces sont de plus en plus variées, la conformité aux lois sur la protection des données est devenue un impératif absolu. L’absence de protection des données sensibles peut entraîner des dommages irréparables, tant pour l’entreprise que pour sa relation avec ses clients.
En d’autres termes, les processus et les stratégies de conformité réglementaire fournissent une orientation aux entreprises dans la réalisation de leurs objectifs. Généralement, ce sont les départements de gestion de la conformité qui s’assurent que leur entreprise respecte pleinement toutes les obligations légales officielles.
L’importance de la conformité réglementaire se traduit par les bénéfices qu’elle procure : elle peut constituer un véritable avantage concurrentiel. Pour rappel, les entreprises qui emploient des programmes de conformité efficaces bénéficient généralement des avantages suivants :
Les programmes de conformité aident les entreprises à rester au fait des lois applicables et à les respecter. Cette approche proactive réduit considérablement le risque d’infractions légales, de poursuites judiciaires et de restrictions susceptibles d’interrompre les activités courantes de l’entreprise et d’entraîner des amendes ou d’autres sanctions plus sévères. En garantissant le respect de la loi, le processus de conformité réglementaire permet aux entreprises d’éviter des ennuis judiciaires indésirables afin de se concentrer sur leurs activités principales.
Les consommateurs et les partenaires commerciaux privilégient de plus en plus les entreprises qui sont non seulement performantes, mais qui exercent aussi leurs activités de manière éthique et responsable. Par exemple, de nombreux clients choisiront de faire affaire avec des entreprises qui respectent les réglementations ESG plutôt qu’avec celles dont l’impact sur l’environnement est néfaste. Ainsi, un solide historique de conformité renforce la réputation de la marque et de l’entreprise. Démontrer son engagement en matière de conformité peut constituer un élément important de l’identité de la marque d’une entreprise, en favorisant la confiance et la fidélité des clients, des investisseurs et des employés.
Les programmes de conformité impliquent souvent la mise en œuvre de procédures standardisées et de bonnes pratiques. Cette standardisation rationalise les workflows et contribue également à maintenir un lieu de travail plus sûr. Par exemple, le respect des réglementations en matière de santé et de sécurité au travail garantit que l’environnement de travail est exempt de risques injustifiés pour la santé, réduisant ainsi la probabilité d’accidents tout en améliorant la productivité globale.
La conformité réglementaire uniformise les règles du marché. En s’assurant que toutes les entreprises respectent les mêmes règles et normes, le processus de conformité favorise une concurrence loyale et saine. Cela est particulièrement important dans les secteurs où la non-conformité peut fournir un avantage injuste, comme prendre des raccourcis afin de réduire les coûts.
Un programme de conformité efficace aide les entreprises à atténuer les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs. Cet aspect de la gestion des risques est crucial pour la durabilité et la rentabilité à long terme de l’entreprise. En créant un environnement de travail sûr et efficace, un programme de conformité peut contribuer à la santé financière et à la stabilité d’une entreprise, et permet de réduire ses risques de sanctions juridiques et d’atteinte à sa réputation.
La conformité réglementaire sert un objectif vital et offre de nombreux avantages, mais elle entraîne également des défis que les entreprises doivent surmonter. La plupart de ces obstacles découlent de la nature dynamique des réglementations elles-mêmes et de la complexité de leur intégration aux structures et cultures d’entreprise existantes.
Les principaux défis sont les suivants :
Les lois sont créées et modifiées en fonction de la situation sociale, il est donc difficile de prévoir les tendances des réglementations futures. Le paysage juridique peut changer de façon imprévisible. Pour atténuer ce phénomène, les entreprises peuvent investir dans des outils de prévision de la conformité et effectuer régulièrement un benchmarking de leur secteur. Se tenir informé des actualités réglementaires et développer un réseau avec des organismes industriels permet également d’obtenir des informations en amont sur les changements potentiels.
Le maintien de la conformité, comme le respect des exigences SOX et NERC-CIP, implique souvent des dépenses importantes liées aux tests et aux audits. Pour réduire ces coûts, les entreprises peuvent utiliser des technologies d’audit avancées, faire appel à des entreprises spécialisées et automatiser les processus de conformité afin de réduire le travail manuel. Ces stratégies permettent de rationaliser les opérations et, potentiellement, réduire les dépenses associées aux tests de conformité.
De nombreuses entreprises disposent de professionnels dédiés à la gestion de la conformité, mais cela ne signifie pas que cette responsabilité n’incombe qu’aux directeurs et responsables de la conformité. S’assurer que tous les membres de l’entreprise respectent la loi et les normes établies nécessite d’opérer un changement culturel. Malheureusement, il peut être difficile d’établir et de promouvoir cette culture. Pour résoudre ces problèmes, les entreprises doivent obtenir l’adhésion de la direction quant aux valeurs de conformité et proposer une formation continue du personnel, associée à une communication claire sur l’importance de la conformité. Intégrer la conformité dans les mesures de performance et récompenser les comportements conformes permet de renforcer ces valeurs.
Les professionnels de la conformité peuvent aider les entreprises à adopter une approche globale du respect de la réglementation. Toutefois, la conformité réglementaire devenant de plus en plus importante pour les entreprises, cette demande croissante limite la disponibilité des employés potentiels ayant ces précieuses compétences. Les entreprises doivent donc se concentrer sur la création de plans de carrière attrayants pour les rôles liés à la conformité. Elles doivent proposer une formation et un développement professionnel continus et envisager de collaborer avec des établissements d’enseignement pour développer des programmes de formation spécialisés dans la conformité.
Dans le monde des affaires, même les changements les plus positifs peuvent entraîner des disruptions. L’intégration parfaite des processus de conformité dans les opérations business existantes peut ralentir ou interrompre les activités essentielles. Il est possible de contrebalancer ces disruptions à l’aide d’un logiciel d’automatisation et de gestion de la conformité, qui permet aux employés d’interagir facilement avec l’équipe de conformité.
Enfin, prévoir les répercussions des nouvelles lois sur l’entreprise constitue l’un des aspects essentiels de la conformité réglementaire. Pour comprendre et évaluer l’influence des nouvelles réglementations sur les opérations business et la rentabilité, il est indispensable d’effectuer une analyse détaillée des données. Pour évaluer les éventuelles répercussions de ces réglementations, les entreprises peuvent utiliser l’analyse prédictive et la modélisation. Des audits et des évaluations d’impact réguliers doivent être effectués pour évaluer les effets continus de la conformité sur les opérations business.
Assurer la conformité réglementaire est un processus continu qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. Cela implique plusieurs étapes clés, conçues pour aider les entreprises à respecter les obligations légales et sectorielles. Les principales phases de ce processus sont les suivantes :
Identifier les réglementations pertinentes
La première étape vers la conformité consiste à déterminer quelles lois et réglementations s’appliquent à l’entreprise. Cela implique de comprendre les réglementations fédérales, étatiques et locales susceptibles d’avoir des répercussions directes ou indirectes sur l’entreprise ou de lui imposer un fonctionnement particulier. Une compréhension approfondie de ces réglementations permet de s’assurer que tous les domaines pertinents sont couverts et que l’entreprise n’est pas tenue de respecter des normes dont elle n’aurait pas connaissance.
Déterminer les exigences applicables
Une fois que toutes les réglementations pertinentes ont été identifiées, la phase suivante consiste à déterminer les exigences spécifiques de ces réglementations qui concernent l’entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire d’effectuer une analyse détaillée des réglementations afin de comprendre comment elles s’appliquent dans le contexte de l’entreprise et quels changements doivent être mis en place pour mettre l’entreprise en conformité.
Effectuer un audit interne
Avant de déployer de nouveaux processus, il est important d’avoir une vision claire de l’état actuel de la conformité réglementaire de l’entreprise. Pour obtenir ces informations, il faut mener un audit interne, et identifier les points non conformes et autres lacunes qui pourraient nécessiter des améliorations. Cela permet de définir une base à partir de laquelle créer ou modifier des processus de conformité.
Collecter des preuves de conformité pour les futurs audits
Il s’agit de recueillir et organiser des preuves des pratiques de conformité actuelles et des mesures correctives prises. Cette étape garantit que, lorsque des audits externes ont lieu, l’entreprise dispose de preuves concrètes pour démontrer ses efforts en matière de conformité et d’intégrité opérationnelle. À ce stade, la tenue de dossiers et de documents détaillés facilite les processus d’audit et aide à répondre aux demandes liées à la conformité lors des examens réglementaires qui peuvent avoir lieu à des dates ultérieures.
Établir et documenter les processus de conformité
Une fois les exigences identifiées et l’audit initial terminé, il faut adapter les opérations internes pour mieux gérer les domaines à risque. Établissez et documentez clairement les processus de conformité. Il s’agit de fournir des instructions claires concernant les responsabilités et objectifs de chacun au sein de ces processus, et de consigner soigneusement chaque changement pour l’utiliser lors des audits futurs.
Dispenser des formations sur la conformité
La conformité est la responsabilité de toute l’entreprise : tout le monde a un rôle à jouer. Des sessions de formation régulières doivent être organisées pour informer les employés et les personnes concernées sur les processus de conformité, leur importance et sur toute mise à jour éventuelle des réglementations.
Surveiller et évaluer l’évolution des réglementations
La gestion de la conformité n’est pas une tâche unique : elle nécessite une attention constante. Les réglementations changent souvent, et il est important de surveiller en permanence ces modifications pour déterminer si elles s’appliquent à l’entreprise. Lorsque des changements pertinents sont identifiés, les entreprises doivent agir rapidement pour mettre à jour leurs processus de conformité en conséquence et former à nouveau leur personnel si nécessaire.
Outre les processus de base, les entreprises peuvent prendre des mesures supplémentaires pour garantir leur conformité réglementaire. Ces « bonnes pratiques » sont notamment les suivantes :
Surveillez en permanence le paysage réglementaire pour détecter les changements. Il est notamment nécessaire de se tenir informé des réglementations spécifiques au secteur et, plus largement, des changements juridiques applicables. Ainsi, les entreprises peuvent adapter leurs stratégies de conformité rapidement et efficacement.
Créez un code de conduite et de conformité. Ce document doit formuler l’engagement de l’entreprise à adopter des pratiques équitables, sûres et éthiques. Il sert de ligne directrice aux employés pour mener leurs opérations quotidiennes et prendre des décisions.
Priorisez les tests pendant la définition des contrôles. Cela permet d’éviter qu’il y ait trop de contrôles à effectuer lorsque les réglementations se multiplient. En harmonisant les contrôles pour couvrir plusieurs réglementations, vous pouvez éviter bien des tests et tâches de maintenance inutiles, ce qui améliore l’efficience et la facilité de gestion des contrôles.
Examinez et mettez à jour régulièrement la politique de conformité pour vous assurer qu’elle reste pertinente, en identifiant et en corrigeant les points faibles de la politique et en l’ajustant pour s’aligner sur les derniers changements réglementaires. Ces examens permettent de maintenir un cadre de conformité utile et à jour.
L’automatisation des activités liées à la conformité peut considérablement améliorer leur efficience et leur précision. Les automatisations peuvent surveiller les changements réglementaires, gérer la documentation et s’assurer que les processus de conformité sont suivis de manière cohérente dans toute l’entreprise. Cette approche basée sur la technologie rationalise la gestion de la conformité et réduit le risque d’erreur humaine.
Formalisez l’engagement de l’entreprise en matière de conformité en rédigeant et en partageant une politique de conformité réglementaire détaillée.
Une politique de conformité réglementaire est un ensemble formalisé de directives et de procédures établies par une entreprise pour garantir le respect des normes légales et des réglementations du secteur applicables à ses opérations. Cette politique sert de base pour guider le comportement et les décisions de l’entreprise conformément aux exigences réglementaires externes. L’objectif de cette politique est double : elle vise à prévenir les infractions légales qui peuvent entraîner des sanctions, tout en cherchant à préserver l’intégrité et la réputation de l’entreprise auprès des organismes de réglementation, des clients et du grand public.
La politique décrit généralement les lois et réglementations spécifiques applicables à l’entreprise, détaille les responsabilités et les attentes des employés à tous les niveaux et décrit les processus de surveillance de la conformité et de génération de rapports à ce sujet. Il peut s’agir de protocoles pour les audits réguliers, de programmes de formation pour le personnel ou de méthodes de résolution des violations de la conformité. En définissant clairement ces aspects, une politique de conformité réglementaire aide à créer une culture de la conformité au sein de l’entreprise, en veillant à ce que toutes les activités soient menées dans le cadre juridique et les normes éthiques définis par les organismes de réglementation.
En fonction de l’adresse de son siège social et de sa clientèle, une entreprise doit parfois connaître de nombreuses réglementations locales, nationales, fédérales et étrangères. En outre, certains secteurs d’activité sont souvent soumis à des lois et normes qui leur sont propres. Les réglementations spécifiques à chaque secteur sont également essentielles et doivent être incluses dans toute initiative de conformité réglementaire.
Il est recommandé à chaque entreprise de procéder à une évaluation détaillée des réglementations de son secteur, toutefois, voici quelques-unes des réglementations importantes à connaître :
SOX : cette loi a été promulguée en réponse à des scandales financiers comme Enron et WorldCom. La loi SOX impose des réglementations rigoureuses en matière de finances et d’audit pour protéger les actionnaires et le grand public contre les erreurs comptables et les pratiques frauduleuses.
Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) : loi pour les établissements d’enseignement et autres organisations collectant des données sur les étudiants.
Health information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) et Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) : lois pour les prestataires de soins de santé et autres entreprises ou groupes collectant, stockant ou transférant des données digitales sur les patients.
Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) : réglementation concernant les processus de paiement, et les entreprises et les groupes stockant et transférant des données financières digitales.
NIST Risk Management Framework : élaboré par le National Institute of Standards and Technology (NIST), ce cadre fournit un processus complet qui intègre les activités de sécurité, de confidentialité et de gestion des risques. Il est utilisé par les agences fédérales américaines et d’autres entités pour aider à gérer les risques de sécurité IT.
NERC Critical Infrastructure Protection : appliquées par la North American Electric Reliability Corporation (NERC), ces normes visent à sécuriser les ressources nécessaires au fonctionnement du réseau de production et transport d’électricité en Amérique du Nord. Elles couvrent les actifs physiques et cybernétiques essentiels pour garantir la fiabilité du réseau électrique.
California Consumer Privacy Act (CCPA) de 2018 : cette loi renforce les droits des résidents californiens concernant leurs données personnelles et impose des responsabilités en matière de protection des données aux entreprises qui collectent ou vendent ces informations.
RGPD (Règlement général sur la protection des données) : il s’agit d’une réglementation essentielle pour les entreprises opérant dans l’Union européenne ou traitant les données des résidents de l’UE. Le RGPD est connu pour ses exigences strictes en matière de protection des données : il offre aux individus un contrôle important sur leurs données personnelles et impose de lourdes sanctions en cas de non-conformité.
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