Un diagramme de Gantt est un outil graphique qui permet de visualiser un plan de projet dans le temps, en indiquant l’ordre et la durée des tâches.
Bien utilisé, le diagramme de Gantt fournit un aperçu instantané et à jour de l’état d’un projet et de ce qui reste à faire pour le terminer. Cela inclut les informations relatives aux sous-tâches du projet, les dates de début et de fin de chaque tâche, les délais estimés pour chacune d’elles, les équipes et les personnes responsables de l’exécution de chaque tâche, les relations de dépendance entre les tâches et la façon dont celles-ci contribuent à l’avancée du projet global, la chronologie des réunions et des approbations ainsi qu’un aperçu général du calendrier du projet du début à la fin.
En d’autres termes, le diagramme de Gantt permet de communiquer exactement ce qui doit être fait pour garantir la réussite du projet dans un délai défini. C’est pourquoi il est très souvent utilisé dans tous les domaines qui nécessitent de planifier clairement et efficacement les projets afin de coordonner les équipes et les ressources pour atteindre des objectifs stratégiques.
Les diagrammes de Gantt sont également très utiles pour la planification de portefeuille et les feuilles de route. Un portefeuille se compose généralement de plusieurs projets gérés collectivement pour atteindre des objectifs stratégiques. En intégrant des diagrammes de Gantt dans la planification de portefeuille, les entreprises peuvent obtenir une vue d’ensemble de tous les projets de leur portefeuille et gérer efficacement l’allocation des ressources et les dépendances.
Dans le cadre de la planification de la feuille de route (qui décrit l’orientation stratégique et les futurs projets d’une entreprise), les diagrammes de Gantt aident les entreprises à visualiser le calendrier et les dépendances de multiples plans de projet, ce qui facilite la coordination et l’alignement entre les différents départements et équipes. Cette vue globale fournie par les diagrammes de Gantt garantit que les activités se déroulent de manière fluide et que la feuille de route globale suit son cours comme prévu.
Le diagramme de Gantt, omniprésent dans tous les secteurs dès le début des années 1990, trouve ses racines à la fin du XIXe siècle. C’est en 1896 que l’ingénieur polonais Karol Adamiecki crée « l’harmonogramme », ébauche de ce qui deviendra par la suite le diagramme de Gantt. De son côté, l’ingénieur mécanique américain Henry Gantt développe des idées analogues, axées sur la gestion des tâches dans le milieu industriel.
En 1923, l’ingénieur-conseil Henry Wallace Clark décrit la structure, l’utilisation et les avantages du travail de Gantt dans son livre « The Gantt Chart; a Working Tool of Management », et donne naissance à l’expression « diagramme de Gantt » qui entre alors dans le lexique du management moderne. Mais les premiers diagrammes de Gantt sont manuscrits et donc peu adaptés aux complexités croissantes des processus de fabrication des années 1950. C’est l’arrivée des logiciels informatiques qui le ramènera sur le devant de la scène.
Aujourd’hui, le diagramme de Gantt fait partie des techniques de planification et d’organisation les plus utilisées au monde.
Les diagrammes de Gantt sont utiles pour la planification, le suivi et la communication visuelle des informations de planification. Ils permettent aux personnes concernées par le projet et aux membres de l’équipe de visualiser le plan d’un seul coup d’œil.
Les diagrammes de Gantt permettent à toutes les personnes concernées par le projet de le visualiser en intégralité, en indiquant notamment la durée, l’ordre et l’affectation des tâches, ainsi que leurs dépendances et les étapes connexes (précédentes et suivantes). Cela simplifie la planification et permet d’obtenir une vue d’ensemble du travail qui devra être effectué.
Les projets d’envergure qui comprennent plusieurs livrables et impliquent des équipes ou des départements entiers peuvent être difficiles à gérer. Les diagrammes de Gantt permettent aux responsables de diviser ces projets les plus complexes en tâches plus petites et plus faciles à gérer, ce qui permet de les exécuter efficacement et plus facilement.
Pour réaliser des projets complexes de leur conception à leur réalisation, les équipes doivent pouvoir communiquer et collaborer efficacement. Le diagramme de Gantt fournit la transparence nécessaire aux membres de l’équipe, en détaillant clairement les tâches restantes et les personnes chargées de les réaliser. Grâce à une vision claire des objectifs, des étapes suivantes, des dépendances entre les tâches et des retards ou autres problèmes susceptibles de ralentir les processus, les équipes peuvent coordonner leurs efforts sans négliger des étapes importantes ou refaire deux fois la même chose par inadvertance.
Compte tenu des nombreuses variables de planification, il peut être difficile de déterminer avec précision le travail et le temps qui seront nécessaires à la réalisation d’un projet. Les diagrammes de Gantt constituent une approche efficace pour estimer la charge de travail et le calendrier, en établissant des projections fiables qui peuvent être utilisées pour planifier les dates d’échéance, créer des budgets et allouer des ressources.
Les diagrammes de Gantt constituent des outils financiers et de budgétisation efficaces. En précisant l’allocation des ressources et les délais de façon détaillée, les diagrammes de Gantt permettent aux entreprises de calculer les coûts, de surveiller les dépenses, d’optimiser l’allocation des ressources pour une meilleure efficacité, et de décrire clairement les retards de calendrier qui pourraient impacter le budget. Cela permet de mieux contrôler les budgets et de garantir que les objectifs financiers sont atteints.
Les diagrammes de Gantt sont utiles dans un nombre illimité d’applications, pour les professionnels et les entreprises de divers secteurs et environnements. Très polyvalents, ils permettent de représenter visuellement la stratégie et les avancées du projet. Ils sont donc utiles à toute personne qui souhaite planifier, coordonner, réviser et suivre des projets au fil du temps. Les planificateurs et les équipes de différents secteurs — construction, développement logiciel, marketing, fabrication, etc. — s’appuient sur des diagrammes de Gantt pour gérer efficacement les projets en fournissant un aperçu des tâches, des délais et des dépendances.
Pour les non-initiés, un diagramme de Gantt peut sembler intimidant. Mais en réalité, les diagrammes de Gantt sont conçus pour être faciles à utiliser. Avec quelques explications, tout le monde peut apprendre à les lire d’un simple coup d’œil, à reconnaître les différents éléments et à comprendre leurs interdépendances pour rendre compte précisément de l’état du projet et des prochaines étapes. En effet, un diagramme de Gantt se compose de plusieurs éléments clés qui fournissent une représentation structurée et visuelle du calendrier de projet. notamment :
La liste des tâches est indiquée verticalement sur le côté gauche du diagramme. Elle décrit chaque tâche du projet en décomposant les tâches plus importantes en sous-tâches. Ces tâches peuvent également être groupées en hiérarchies ou en groupements logiques de tâches. Cela permet aux équipes d’identifier et de suivre facilement toutes les actions qui doivent être effectuées.
La chronologie est présentée horizontalement sur la partie supérieure du diagramme, et détaille la durée estimée du projet. Elle peut être divisée en jours, en semaines, en mois ou en périodes plus longues. La chronologie inclut les dates de début et de fin prévues, ainsi que les dates de début de chaque tâche et sous-tâche.
Les personnes affectées aux tâches sont les personnes ou les équipes responsables de la réalisation de chaque tâche. Les informations sur les personnes affectées aux tâches peuvent être indiquées avec le nom des tâches ou incluses dans les barres de tâches du diagramme. Cela permet de clarifier les rôles et les responsabilités et facilite la coordination et la communication lors de la réalisation de chaque tâche et tout au long du projet.
Les jalons sont des étapes ou des réalisations significatives tout au long de la chronologie du projet. Ils représentent les principaux livrables, les échéances importantes ou les événements critiques. Ils sont souvent marqués par des symboles en forme de losange sur le diagramme de Gantt, ce qui permet aux équipes de les repérer facilement et de suivre leur progression. Ces jalons représentent des réalisations plutôt que des tâches, ils sont donc généralement indiqués sans précision de durée.
Souvent, la réalisation de tâches essentielles est conditionnée par l’achèvement des tâches précédentes. Les dépendances indiquent les relations entre les différentes tâches ou activités et définissent l’ordre dans lequel celles-ci doivent être effectuées, en mettant en évidence leurs interdépendances et leur influence sur la chronologie du projet. Elles sont généralement représentées par des flèches reliant les barres de tâches correspondantes et permettent de voir la séquence de tâches.
Les jalonnements au plus tôt et au plus tard et les flottements représentent le niveau de flexibilité et le séquençage des tâches. Le jalonnement au plus tôt représente le moment où une tâche peut démarrer avant que la tâche précédente soit terminée, autorisant le chevauchement des deux tâches. Le jalonnement au plus tard représente le temps qui doit s’écouler entre l’achèvement d’une tâche et le début de la tâche suivante. Le flottement (également appelé marge) indique la durée pendant laquelle une tâche peut être retardée sans affecter la chronologie globale.
Le chemin critique est la séquence de tâches la plus longue qui doit être terminée dans les délais pour que le projet soit achevé à sa date d’échéance.
Souvent, la réalisation de tâches essentielles est conditionnée par l’achèvement des tâches précédentes. Les dépendances indiquent les relations entre les différentes tâches ou activités et définissent l’ordre dans lequel celles-ci doivent être effectuées, en mettant en évidence leurs interdépendances et leur influence sur la chronologie du projet. Elles sont généralement représentées par des flèches reliant les barres de tâches correspondantes et permettent de voir la séquence de tâches.
Le diagramme de Gantt offre de nombreux avantages aux entreprises. Il les aide à gérer efficacement les projets, à faciliter la collaboration entre les équipes et à améliorer les résultats globaux. Voici certains des avantages les plus généralement constatés :
Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser les tâches et les délais du projet. Ainsi, les équipes comprennent mieux sa portée, la séquence des tâches et leurs dépendances. Cela aide à mettre en place une planification efficace, permet aux équipes d’allouer des ressources, de fixer des délais réalistes et d’identifier les chemins critiques pour une exécution réussie du projet.
Les diagrammes de Gantt permettent aux entreprises de suivre et de gérer plus efficacement les tâches et les ressources en fournissant une vue centralisée de l’affectation des tâches, en améliorant l’allocation des ressources, en équilibrant les charges de travail et en évitant de suremployer ou de sous-utiliser les membres de l’équipe. Cela améliore la coordination et la collaboration entre les membres de l’équipe, et donc l’efficacité et la productivité.
Grâce aux diagrammes de Gantt, les entreprises peuvent facilement surveiller la progression des projets et suivre les étapes clés. Ainsi, les équipes respectent plus facilement les délais et peuvent repérer les retards ou les goulets d’étranglement potentiels tout en restant concentrées sur les objectifs plus larges. Grâce à une vue d’ensemble claire du calendrier, les entreprises peuvent prendre des mesures proactives pour atténuer les risques, respecter les délais et assurer une exécution rapide de leurs projets.
Les diagrammes de Gantt facilitent la communication et la collaboration au sein des équipes et avec les autres personnes concernées par le projet. La nature hautement visuelle des diagrammes de Gantt aide à communiquer sur les plans de projets, les échéances et les dépendances, et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cela favorise la collaboration, la transparence et permet une prise de décision plus éclairée et plus efficace.
Les diagrammes de Gantt aident à gérer les ressources et le budget en fournissant aux entreprises une vue claire des tâches, des délais et des dépendances. Cela permet d’allouer efficacement les ressources, en identifiant les conflits potentiels et en optimisant leur utilisation. En outre, les diagrammes de Gantt permettent aux entreprises de suivre et de contrôler les dépenses en liant les tâches aux coûts estimés, puis en les comparant aux coûts réels.
Les diagrammes de Gantt favorisent une planification itérative, offrant aux entreprises la flexibilité de s’ajuster aux évolutions des exigences et des priorités des projets. À l’émergence de nouvelles données ou priorités, ces diagrammes se mettent à jour rapidement, assurant la réussite des projets, même dans des environnements commerciaux en perpétuelle mutation.
Mettre en œuvre des diagrammes de Gantt implique une démarche structurée. Même si certaines entreprises y intègrent des variations, la majorité s’accorde à dire que pour tirer le meilleur parti des diagrammes de Gantt, un protocole précis doit être suivi. Voici quelques étapes cruciales pour utiliser ces diagrammes :
Commencez par définir clairement les objectifs de votre projet. Divisez le projet en tâches ou activités plus petites à réaliser. Assurez-vous que ces tâches sont Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définies (SMART).
Identifiez les dépendances entre les tâches. Déterminez quelles tâches doivent être effectuées avant que d’autres ne puissent commencer. Cela permet d’établir la séquence des tâches et de s’assurer que le plan progresse de façon fluide.
Attribuez des ressources (par exemple, les membres de l’équipe, l’équipement) à chaque tâche et déterminez des délais réalistes pour la réalisation de ces tâches. Lors de leur attribution, tenez compte de la disponibilité et des compétences des ressources. Dans le diagramme de Gantt, représentez les tâches sous forme de barres horizontales, en indiquant leurs dates de début et de fin respectives.
Actualisez fréquemment le diagramme de Gantt selon l’avancement des missions. En cas de finalisation ou de report d’une tâche, ajustez le diagramme en modifiant les barres de tâches et les jalons.
Partagez le diagramme de Gantt avec les membres de l’équipe et les autres personnes concernées par le projet pour faciliter la collaboration. Le fait de pouvoir visualiser la chronologie et les tâches aide les participants au projet à comprendre leur rôle, les échéances et les dépendances. Révisez régulièrement le diagramme de Gantt lors des réunions d’équipe pour résoudre les problèmes et apporter les ajustements nécessaires.
Surveillez en permanence l’état du plan de projet à l’aide du diagramme de Gantt. Identifiez les risques, les contraintes liées aux ressources ou les changements d’exigences, et révisez le diagramme en modifiant les échéances de tâches, en ajoutant de nouvelles tâches ou en ajustant les dépendances si nécessaire. Cela permet de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie et s’adapte en fonction de l’évolution des circonstances.
Comme nous l’avons déjà mentionné, les diagrammes de Gantt ne se limitent pas aux projets individuels. Ils peuvent également être utilisés au sein d’un bureau de gestion de projet (PMO) et intégrés à des feuilles de route ou des planifications de portefeuille plus larges. Les PMO jouent un rôle essentiel dans la supervision de multiples projets et dans leur alignement avec les objectifs de l’entreprise. Les diagrammes de Gantt constituent un outil précieux pour aider les PMO à gérer et visualiser efficacement leurs portefeuilles de projets.
En intégrant des diagrammes de Gantt à la boîte à outils d’un PMO, les entreprises peuvent obtenir une vue panoramique et précise de l’ensemble de leurs projets. Le PMO peut ainsi déceler les chevauchements potentiels, les contraintes en termes de ressources ou encore les priorités divergentes. Par ailleurs, les diagrammes de Gantt peuvent s’imbriquer dans des feuilles de route sophistiquées et des plans de portefeuille. En intégrant des diagrammes de Gantt dans leurs feuilles de route, les PMO offrent une représentation graphique des échéances et des interdépendances de divers projets et initiatives, harmonisant de ce fait la collaboration entre équipes et départements. Grâce à cet outil, les PMO peuvent anticiper l’influence des nouveaux projets sur ceux déjà en cours, évaluer la capacité des ressources disponibles, et ainsi, opter pour des décisions éclairées concernant la priorisation et l’ordonnancement des projets.
Les diagrammes de Gantt sont des solutions de planification efficaces qui peuvent être appliquées à pratiquement tous types de projets. La représentation visuelle des tâches, des délais et des dépendances facilite la gestion de projet, l’allocation des ressources et la collaboration. Qu’ils soient appliqués à des projets individuels, à la planification de portefeuille ou à des feuilles de route stratégiques à grande échelle, les diagrammes de Gantt offrent clarté, structure et flexibilité aux entreprises de tous les secteurs.
Vous voulez avoir la garantie que vos diagrammes de Gantt offrent la précision et la coordination indispensables à l’accomplissement des objectifs de votre entreprise ? ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM) est la réponse à votre quête. Les solutions SPM de ServiceNow déploient tout un arsenal d’outils et de ressources, permettant aux entreprises de piloter leurs projets vers une réalisation de valeur métier inédite. Avec ServiceNow, le diagramme de Gantt traditionnel est propulsé à un autre niveau. Intégrant un code couleur, ces diagrammes dépeignent avec clarté et transparence l’état actuel de chaque tâche, ainsi que le pourcentage d’achèvement. Les icônes à côté des tâches indiquent à quelle phase appartient chaque élément et un commutateur affiche ou masque le trajet critique du projet. Des options permettent également d’ajouter et de supprimer des tâches, de modifier des dates et des dépendances et d’avoir une vue précise sur la progression du projet. Conçus avec une emphase sur l’alignement et l’ergonomie, les diagrammes de Gantt de SPM s’intègrent harmonieusement aux feuilles de route plus élaborées, ainsi qu’aux portefeuilles et programmes, offrant ainsi une approche holistique inégalée de la planification projet.
Optimisez vos diagrammes de Gantt et découvrez les avantages des solutions SPM. Contactez ServiceNow pour en savoir plus.
Découvrez par vous-même comment ServiceNow s’est hissé au titre de leader de la révolution des KPI et préparez-vous à guider votre entreprise vers la réussite.