La gestion de portefeuille d’applications (APM) est la discipline qui consiste à développer et à gérer la stratégie d’application pour optimiser la pile technologique d’une entreprise.
Compte tenu de l’accélération constante de la digitalisation et de l’adoption croissante des applications pour soutenir la transformation, il est de plus en plus difficile d’assurer la gouvernance et la visibilité des portefeuilles d’applications des entreprises. De plus, à mesure que les capacités logicielles s’accroissent, les entreprises adoptent un plus grand nombre d’applications pour soutenir leur activité. Avec cette adoption digitale croissante, le passage à la transparence des applications comporte donc un inconvénient : la prolifération des applications.
Pour prendre en charge le business et la transformation digitale des entreprises, de plus en plus d’applications sont introduites dans l’environnement IT. Certaines applications sont bien connues, et, pour les utilisateurs, il est plus facile que jamais d’acheter eux-mêmes des applications dans l’environnement. Une recherche en ligne rapide, suivie d’une confirmation des détails de paiement, et l’application apparaît dans la pile technologique de l’entreprise, prête à être utilisée. Mais lorsque cette application n’est plus nécessaire, elle reste trop souvent là où elle se trouve. Bon nombre de ces applications continuent donc d’exploiter les ressources de l’entreprise, même si elles ne fournissent plus de valeur business.
C’est un des exemples de prolifération des applications. Les entreprises essaient de gérer la prolifération et l’inventaire de leurs applications avec des listes d’applications Excel, mais ces listes peuvent facilement entraîner une duplication des données et devenir rapidement obsolètes. Pour s’assurer que leurs piles technologiques restent efficaces et adaptées à leurs besoins actuels et futurs, les entreprises ont besoin d’avoir une vue complète de l’ensemble de leur portefeuille de logiciels.
La solution, c’est la gestion de portefeuille d’applications (APM). L’APM aide les entreprises en leur fournissant des informations et une analyse des données en temps réel, ce qui est essentiel à la gestion de l’ensemble de leur environnement applicatif. Résultat : une meilleure répartition des coûts, une compréhension plus approfondie des applications qui prennent en charge les capacités de l’entreprise, un meilleur alignement de l’APM sur la stratégie de l’entreprise, et une réduction des risques grâce à l’identification des applications en fin de vie. Les architectes d’entreprise doivent prendre en charge leur infrastructure d’applications actuelle tout en planifiant leur feuille de route future.
L’APM examine au microscope l’ensemble de la pile logicielle d’une entreprise. Elle fournit une image détaillée de chaque application et la met en adéquation avec la stratégie globale de l’entreprise. Ainsi, la gestion du portefeuille d’applications permet aux entreprises de :
L’avantage sans doute le plus important et potentiellement précieux de l’APM, c’est la capacité à contrer les risques posés par les applications obsolètes. Lorsque les applications arrivent en fin de vie, elles peuvent présenter des risques et des vulnérabilités graves. La gestion de portefeuille d’applications aide les entreprises à créer des plans de fin de vie efficaces pour leurs applications, de sorte que ces failles potentielles de sécurité et de processus ne posent pas de problèmes à l’avenir.
Les grandes entreprises, et même les petites, disposent de milliers d’applications logicielles différentes dans leur infrastructure. La gestion de portefeuille d’applications mappe les applications sur les capacités de l’entreprise, en identifiant facilement les applications qui ne sont plus utiles pour soutenir les activités de l’entreprise. En outre, des indicateurs d’application peuvent être appliqués pour mesurer les performances globales. Grâce à ces indicateurs, l’APM identifie et classe rapidement chaque application, afin d’éliminer les technologies redondantes, de remplacer les outils obsolètes et de s’assurer que chaque logiciel apporte une réelle valeur ajoutée.
Chaque application d’entreprise a une fonction clé : soutenir l’entreprise. La gestion de portefeuille d’applications permet de fournir efficacement une vue de base des applications et des dépendances, et excelle dans la collecte des données essentielles pour la transformation IT à grande échelle. L’APM fournit des rapports fiables et en temps réel pour aider les dirigeants et les décideurs à mieux comprendre l’impact des investissements IT, à mesure que les environnements applicatifs évoluent et prennent en charge de nouvelles initiatives stratégiques. En outre, la gestion des applications s’étend à l’ensemble du portefeuille, offrant aux décideurs des informations permettant d’aligner chaque logiciel actuel sur les besoins business.
La gestion de portefeuille d’applications permet de classer et d’évaluer les applications en fonction du coût total de possession, ainsi que d’autres facteurs pertinents. Les décideurs ont ainsi une vision claire de la valeur réelle de chaque logiciel, et peuvent faire des choix éclairés et optimiser le retour sur chaque investissement IT budgétisé.
Un autre avantage de la catégorisation et de l’évaluation des applications dans la gestion de portefeuille d’applications, c’est qu’elles permettent aux entreprises de comprendre plus facilement ce qui doit être fait, et d’identifier et hiérarchiser leur pile technologique. La gestion du portefeuille d’applications fournit des informations sur les applications qui approchent de leur fin de vie et permet de planifier d’autres initiatives et priorités pour l’entreprise.
Les lacunes, les redondances et les technologies obsolètes peuvent ralentir les processus business importants. La gestion de portefeuille d’applications permet d’identifier ces goulots d’étranglement cachés, puis d’aller plus loin en présentant les améliorations réalisables conçues pour que les processus puissent atteindre une efficacité maximale.
En regroupant toutes les applications et tous les outils au même endroit, les équipes et les services de l’ensemble de l’entreprise peuvent travailler avec une source unique et fiable concernant les fonctionnalités et les investissements liés aux applications. Cela permet une meilleure communication entre les différentes personnes concernées et évite d’allouer des ressources à des achats informatiques inutiles (et à la prise en charge d’applications qui n’ont aucune utilité).
La gestion de portefeuille d’applications peut simplifier l’approche qu’a l’entreprise de la documentation et de la gestion de son portefeuille d’applications. Cela dit, les étapes impliquées dans la mise en place d’une solution APM efficace ne sont pas toujours aussi évidentes. Examinons chacune des étapes à suivre pour réussir sa stratégie APM :
La toute première étape de la gestion de portefeuille d’applications consiste à cataloguer les logiciels utilisés par l’entreprise. Rencontrez les propriétaires de service dans toute l’entreprise et effectuez un inventaire des applications utilisées ou susceptibles de présenter des abonnements actifs sans être utilisées. À ce stade, il est également recommandé de recueillir d’autres informations pertinentes sur chacune des applications, y compris des détails sur les contrats et les coûts, afin de faciliter ultérieurement les évaluations plus approfondies des applications.
En plus de faire le point sur chacune de leurs applications, les entreprises doivent associer chaque application à son propriétaire potentiel. Ces propriétaires sont ceux qui utiliseront l’application et doivent être informés du processus de gestion de portefeuille d’applications et des objectifs d’amélioration de l’APM. En outre, en appliquant des workflows de certification des données, les entreprises peuvent regrouper l’intégration et le contrôle qualité des données d’application, pour une stratégie d’application plus rationalisée.
Chaque application passe naturellement par un cycle d’utilité allant de son utilisation active à une activité partielle lorsqu’elle est progressivement mise hors service, puis elle devient inactive. Une fois que l’application n’est plus utile à l’entreprise, elle doit être remplacée par une version mise à jour ou être mise hors service. La définition de ce cycle de vie permettra de savoir plus facilement où se situent les applications tout au long de ces étapes.
Même parmi les applications actives, la valeur que chacune génère est différente. Déterminer la fréquence d’utilisation des applications et l’importance qu’elles ont, même lorsqu’elles sont effectivement exploitées par les équipes et les workflows, permet de déterminer plus facilement cette valeur.
En s’appuyant sur l’étape précédente, les entreprises doivent ensuite déterminer le coût total et la valeur commerciale de chaque logiciel actif. Le coût total de possession et la valeur de chaque application en termes de capacités business fournit un point de référence que les entreprises peuvent utiliser pour évaluer d’autres solutions potentielles.
Enfin, la dernière étape du processus de gestion de portefeuille d’applications est la mise en œuvre d’un cadre d’indicateurs d’application axés sur les données. À partir de là, les responsables peuvent gérer et réviser en continu le portefeuille d’applications, en établissant une valeur à long terme et en veillant à ce que l’IT soit parfaitement alignée sur les objectifs de l’entreprise.
Lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, la gestion de portefeuille d’applications peut fournir une base fiable pour la transformation de l’entreprise. Elle permet de faire des investissements plus judicieux, en optimisant leur impact et en favorisant l’innovation continue. Voici plusieurs bonnes pratiques pour aider les entreprises à identifier les plus grands retours potentiels des solutions APM :
La gestion de portefeuille d’applications permet aux dirigeants et autres personnes concernées de prendre de meilleures décisions quant aux applications qui apportent le plus de valeur à l’entreprise. En comprenant les besoins des utilisateurs actuels et les applications dont ils ont besoin pour faire leur travail, l’APM peut aider à adapter les capacités de l’entreprise à la stratégie de l’entreprise. L’APM doit être capable de fonctionner en étroite collaboration avec les cadres, les chefs de projet, les architectes d’applications et d’autres rôles de planification technologique, afin de leur fournir des logiciels pour faire leur travail, soutenir la stratégie commerciale et répondre à leurs questions.
La collecte et la maintenance des données dans la gestion de portefeuille d’applications ne relèvent pas de la responsabilité d’une équipe isolée. Les fournisseurs d’autres équipes et services devront régulièrement fournir des données, au-delà de leurs responsabilités traditionnellement définies. Pour s’assurer que ces fournisseurs disposent de l’orientation dont ils ont besoin pour transmettre les données APM, les entreprises doivent d’abord sélectionner un groupe de fournisseurs de données « pilotes » et les former aux processus importants et aux bonnes pratiques. Les commentaires de ces premiers utilisateurs peuvent ensuite être utilisés pour affiner le processus de formation des autres fournisseurs de données. Cependant, il ne s’agit pas toujours d’un processus manuel : la découverte IT et la gestion des actifs IT (ITAM) permettent de collecter automatiquement les données pertinentes.
La réussite de la gestion de portefeuille d’applications n’entraîne pas nécessairement une véritable révolution dans l’ensemble des portefeuilles d’applications. Elle est souvent beaucoup plus discrète.
Grâce à une gestion efficace du portefeuille d’applications, les entreprises peuvent comprendre clairement quelles applications se trouvent dans leur environnement et comment réduire les coûts en éliminant celles qui ne sont pas en phase avec la stratégie business. Les fonds peuvent alors être utilisés pour prendre en charge les applications qui contribuent à accélérer la croissance de l’entreprise. Les parties prenantes et les dirigeants peuvent utiliser efficacement les données de l’APM pour aligner les applications sur les fonctions business et travailler ensemble à une feuille de route stratégique commune. Partager cette réussite dans toute l’entreprise peut aider les personnes concernées, à tous les niveaux, à reconnaître la valeur de l’APM.
Les écosystèmes d’applications sont de plus en plus complexes. Pour gérer efficacement des portefeuilles d’applications en pleine croissance tout en protégeant leurs investissements, les entreprises ont besoin d’outils de gestion de portefeuille d’applications fiables. Parallèlement, les industries subissent un changement de paradigme dans leurs modèles de déploiement, en migrant une part importante de leurs données et services dans le cloud. ServiceNow, leader de la gestion IT, fournit les solutions.
La solution Application Portfolio Management de ServiceNow crée un inventaire complet de chaque logiciel de l’entreprise, en classant ces applications en fonction de quatre domaines principaux : planification des capacités business, rationalisation des applications, utilisation des informations et gestion des risques technologiques. Les responsables peuvent ensuite utiliser ces informations pour élaborer des stratégies technologiques qui mettent les fonctionnalités des applications en adéquation avec les objectifs établis. De plus, l’APM de ServiceNow étant basée sur le cloud – qui fonctionne de manière transparente pour intégrer les données d’autres Workflows IT intégrés –, les entreprises bénéficient de données extrêmement précises, accessibles en tout lieu et à tout moment, dans l’ensemble de leur écosystème.
Faites de vos applications un élément essentiel de votre stratégie d’entreprise. Essayez Application Portfolio Management de ServiceNow dès aujourd’hui !
Réduisez les risques et les coûts en accélérant vos prises de décisions.