Les logiciels de gestion d’activité sont des systèmes et des applications conçus comme des solutions de bout en bout dont le but est de soutenir, gérer et automatiser les fonctions business.
Pour les petites entreprises qui débutent, la gestion des clients et des processus business est relativement simple. Des programmes et des outils individuels sont mis en place pour répondre à des besoins spécifiques, et il n’est généralement pas trop difficile de suivre chacune de ces solutions. Cependant, lorsque ces mêmes entreprises commencent à évoluer, les choses peuvent rapidement se compliquer. Cette complexité accrue s’accompagne d’une augmentation exponentielle des charges de travail des administrateurs, ce qui entraîne des inefficacités, des inexactitudes et de l’épuisement.
L’utilisation d’un logiciel de gestion d’activité peut être une bonne solution. En regroupant plusieurs applications disparates au sein d’une même suite et en introduisant des options d’automatisation avancées dans les workflows business essentiels, les administrateurs peuvent gérer plus efficacement différents domaines de leur activité, tels que les finances, les opérations, les personnes, etc.
Les logiciels de gestion d’activité sont conçus pour prendre en charge un grand nombre de secteurs et rassembler de nombreux types de solutions au sein d’une seule et même structure. Il n’existe donc pas de solution de gestion d’activité universelle, parfaitement adaptée à chaque cas. Lorsqu’elles choisissent une solution de gestion d’activité, les entreprises doivent identifier leurs besoins et connaître les options qui existent. Voici des exemples courants de différents types de logiciels de gestion d’activité :
Les logiciels de gestion comptable sont conçus pour aider les administrateurs à surveiller les données financières essentielles. Ils doivent être capables de se connecter à divers modules financiers pour gérer l’inventaire, les bons de commande et d’autres tâches. Ce type de gestion d’activité comprend généralement la génération de rapports financiers sous forme de bilans, d’états de flux de trésorerie, de rapports sur les pertes et profits, etc.
La gestion du contenu concerne les documents essentiels de l’entreprise. Il existe des systèmes de gestion du contenu qui permettent aux entreprises d’accéder aux fichiers et à la documentation, mais aussi de les charger, de les récupérer, de les partager et de les sauvegarder de manière efficace et sûre. Tous les documents utilisés au sein d’une entreprise peuvent en bénéficier, des formulaires employés de déclaration de salaire et taxes comme le W2 américain, aux bons de commande, en passant par les contrats, etc.
Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont des outils organisationnels qui assurent le suivi, l’enregistrement et la coordination des interactions avec les clients, afin de rationaliser les services et de générer plus de valeur client. Bien que de nombreuses entreprises s’appuient fortement sur le CRM, ce type de système est en réalité plus adapté à la vente et au marketing. La gestion du service client (CSM) complète le CRM et offre une vue entièrement unifiée des interactions des clients avec l’entreprise dans son ensemble.
La gestion des ressources humaines (RH) permet de traiter les processus et les solutions axés sur le personnel de l’entreprise, et peut également être utilisée pour gérer les sous-traitants et les fournisseurs tiers. Cette forme de gestion d’activité comprend la planification et le suivi des heures des employés, ainsi que la gestion des salaires et des avantages sociaux.
La gestion des ressources forme une vaste catégorie de logiciels de gestion d’activité qui inclut la gestion des RH, des actifs et de l’inventaire. La gestion des ressources permet d’effectuer un suivi des employés, mais aussi de suivre et coordonner les finances, les technologies, les matières premières et toute autre ressource finie devant être planifiées, affectées, distribuées et comptabilisées.
L’automatisation du marketing, la génération de leads, le marketing par e-mail, la gestion des réseaux sociaux et l’analyse du marketing/des ventes entrent tous dans la catégorie de la gestion du marketing et des ventes. Ce type de logiciel utilise l’automatisation pour développer et suivre la base de prospects tout au long du pipeline de vente, et pour aider les équipes commerciales à localiser de nouveaux leads et à conclure des ventes.
Bien que les rapports et les analyses soient souvent intégrés à d’autres solutions de gestion d’activité, cette catégorie mérite d’être mentionnée. Les systèmes d’analyse et de génération de rapports suivent les mesures clé et intègrent une intelligence business essentielle permettant d’analyser les données et de présenter des informations précieuses à l’aide de tableaux de bord. Ils signalent également les problèmes potentiels.
La gestion de projet est utilisée pour coordonner, contrôler et automatiser les workflows business. Elle peut intégrer des notifications automatisées, un suivi du temps et les affectations des tâches.
Les logiciels de gestion d’activité sont conçus pour répondre à un large éventail de tâches de gestion. Leurs avantages peuvent donc être tout aussi variés que leurs fonctionnalités. Cependant, ils offrent le plus souvent les avantages suivants :
Le principal avantage des logiciels de gestion d’activité est sans doute qu’ils permettent aux entreprises de contrôler une gamme complète d’applications à partir d’un concentrateur centralisé. Au lieu d’avoir à gérer différents contrôles, interfaces, mots de passe et fournisseurs pour répondre à leurs besoins, les entreprises bénéficient d’une solution de gestion simplifiée et coordonnée via un seul système. Toutes les mises à jour relatives au logiciel ou aux données utilisées sont appliquées à l’ensemble des applications connectées.
La gestion d’activité ne se contente pas de rassembler les outils et les solutions. Elle rassemble également les départements. Toutes les personnes impliquées disposent d’un accès direct à une seule plateforme et à une seule source de données fiables, ce qui facilite la communication et la coordination des projets, des stratégies et des résultats.
En mettant en œuvre des solutions d’automatisation efficaces sur toutes les applications connectées, les entreprises réduisent considérablement les erreurs. Cette précision accrue des données permet non seulement d’éviter les erreurs coûteuses, mais elle fournit également aux entreprises des ensembles de données plus fiables permettant d’examiner les performances, d’évaluer les projets et d’élaborer des stratégies.
L’automatisation des processus permet aux entreprises d’en faire plus tout en économisant des ressources (qu’il s’agisse d’argent, de temps ou d’employés). En d’autres termes, grâce à des technologies d’automatisation efficaces, les logiciels de gestion d’activité offrent une solution fiable aux entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti de leurs investissements.
Bien que les logiciels de gestion d’activité apportent une réelle valeur ajoutée en regroupant les applications et les outils utilisés au sein d’un même système de contrôle, ils ne constituent pas nécessairement une solution universelle. Les entreprises recherchant un logiciel de gestion d’activité doivent être parfaitement conscientes de leurs besoins et prendre le temps d’évaluer leurs options avant de s’engager.
Tenez compte des facteurs suivants :
Plusieurs options s’offrent aux entreprises en matière de déploiement de logiciels de gestion d’activité. Une solution basée sur le cloud permettra à l’entreprise de tirer pleinement parti des fonctionnalités du logiciel, sans se préoccuper de l’installation, de la configuration, de la maintenance, de la réparation ou de la sécurité. Une solution sur site, quant à elle, offrira une plus grande liberté dans la gestion des fonctions business, mais l’entreprise devra gérer et sécuriser elle-même le logiciel.
Compte tenu de la complexité des activités modernes, nombre d’entreprises ont besoin de plus d’options que celles incluses dans les logiciels de gestion d’activité prêts à l’emploi. Si c’est votre cas, privilégiez les solutions de gestion d’activité qui s’intègrent à des applications autonomes et permettent une approche personnalisée.
Bien que chaque entreprise soit unique, celles opérant dans un même secteur partagent souvent des besoins de base similaires. Il existe des logiciels de gestion d’activité qui permettent de répondre spécifiquement aux besoins de certains secteurs. Les entreprises devraient commencer leur recherche dans leur secteur avant de s’intéresser à d’autres possibilités.
Enfin, lorsqu’elles cherchent à investir dans un logiciel de gestion d’activité, les entreprises doivent prendre en compte leur taille actuelle et leurs prévisions de croissance. En général, plus l’entreprise est grande et complexe, plus ses besoins de contrôle, d’automatisation et d’alignement entre les technologies et les données sont nombreux. À l’inverse, les petites entreprises fonctionnent a priori assez efficacement avec un logiciel de gestion d’activité standard.
Lorsque les entreprises prospèrent, il arrive qu’elles ne parviennent plus à suivre le rythme pour gérer les clients et les processus business. Disposer des outils et ressources adéquats aide à surmonter cet obstacle. Toutefois, les logiciels de gestion d’activité ne sont qu’un début. Pour bénéficier d’une adaptabilité et d’une agilité réelles, les entreprises du monde entier se tournent vers ServiceNow Gestion stratégique des portefeuilles (SPM).
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