Un PMO peut être une équipe interne ou un groupe externe embauché pour gérer des produits. Les PMO diffèrent des autres équipes de gestion de projet par bien des aspects. Les PMO ont un large champ d’application et sont composés de personnes issues de nombreuses disciplines. Ils sont en charge des normes de gestion de projet plutôt que d’un projet individuel. Le bureau rassemble généralement un ensemble de professionnels de l’IT, de la planification, de la finance et de la gestion des risques, qui collaborent pour s’assurer que tous les projets atteignent les résultats attendus par l’entreprise.
Les entreprises n’ont pas toutes besoin d’un PMO, mais elles ont toutes besoin d’un chef de projet. Le chef de projet est la personne responsable du contrôle global et de la réussite des projets. Les responsables de portefeuille supervisent tous les projets et programmes d’une entreprise, et se concentrent sur les objectifs généraux et l’alignement de ces projets et programmes sur ces objectifs.
Le PMO documente les projets et propose des orientations et des mesures clés pour en gouverner l’exécution. Très souvent, un PMO est également responsable de la budgétisation et du financement des projets relevant de sa compétence.
Les PMO apportent différents avantages à l’entreprise, notamment concernant les stratégies de gestion de projet. Globalement, le PMO peut surveiller en détail et planifier les projets de l’entreprise. Il supervise la gestion des projets et met en place des procédures standard pour l’entreprise.
Voici trois façons dont un PMO peut être utile et générer une réelle valeur ajoutée à une entreprise :
Avec un PMO, toutes les personnes qui travaillent sur des projets au sein de l’entreprise disposent de méthodes et procédures claires et standardisées. Le PMO définit et maintient les normes de gestion de projet pour l’entreprise, ce qui permet aux chefs de projet et aux autres membres de l’équipe de gestion de projet de connaître plus facilement les procédures approuvées. Le PMO standardise ces éléments et simplifie le processus.
La standardisation des procédures par le PMO offre une fantastique opportunité d’alignement organisationnel. Le département ou l’équipe PMO peut s’assurer que les normes et les procédures de gestion de projet sont alignées sur l’objectif global de l’entreprise, sa trajectoire et d’autres objectifs produit. L’alignement organisationnel permet également de s’assurer que les projets apportent une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. Le PMO est également dans une position unique pour signaler toute similitude entre des projets, afin d’éviter les chevauchements excessifs ou la perte de ressources. Chaque projet peut ainsi être aligné sur les autres et sur l’objectif de l’entreprise.
L’une des responsabilités d’un PMO est d’identifier et de former les chefs de projet. En disposant d’un PMO pour assumer cette responsabilité, l’entreprise peut avoir des chefs de projet mieux formés et plus qualifiés. Au lieu de laisser la formation entre les mains d’une personne ayant peu d’expérience dans la gestion de projets, le département, créé uniquement pour la gestion de projet, peut garantir que les formations sont bien dispensées et sont de qualité. Ainsi, les entreprises qui ont recours à des PMO (internes ou externes) peuvent avoir de meilleurs chefs de projet.
Toutes les entreprises ne disposent pas d’un PMO, et tous les PMO ne se ressemblent pas. Il n’existe pas de norme pour développer un PMO. Cependant, dans le cadre de la stratégie de gestion de projet d’une entreprise, les PMO prennent généralement certaines formes courantes. Les deux formes les plus courantes illustrant les différents rôles qu’un PMO peut jouer au sein d’une entreprise sont les suivantes.
Le PMO de soutien ou consultatif est un type courant de PMO. Un PMO de soutien répertorie tous les projets d’une entreprise, indique les bonnes pratiques à suivre dans le cadre de ces projets et fournit des modèles et des formations, mais de façon plus consultative. Ce type de PMO peut être externe ou faire partie d’un PMO spécifique à un département, une branche régionale ou une division.
Un PMO directif a un haut niveau de contrôle managérial et fait appliquer les normes et pratiques organisationnelles. Essentiellement, un PMO directif sert d’autorité centrale en matière de gestion de projet dans l’entreprise. Un PMO consultatif ne peut fournir que des conseils sur les bonnes pratiques à adopter pour un projet particulier, alors qu’un PMO directif a le pouvoir d’imposer l’utilisation de ces pratiques.
Les PMO jouent plusieurs rôles importants dans la gestion de projet. Les entreprises qui travaillent avec des PMO bénéficient généralement de trois principaux types de rôles et de responsabilités : conseils, documentation et génération de rapports.
Les PMO peuvent fournir des conseils concernant les stratégies et les outils de gestion de projet. Ils donnent notamment des conseils sur les méthodologies et les bonnes pratiques y afférentes. Voici quelques-unes des méthodologies et cadres de travail les plus courants et utiles pour la gestion de projet, que les PMO peuvent vous aider à mettre en place :
- Agile
Agile est une approche itérative de la planification et de l’orientation des processus de projet, qui les décompose en cycles plus petits appelés sprints. Il s’agit d’une méthode flexible et puissante.
- Cascade
Dans cette méthode, le projet passe d’une tâche à l’autre, en cascade. Il est nécessaire de planifier minutieusement le calendrier, mais le flux peut faire avancer efficacement les projets.
- Scrum
La méthode Scrum est similaire à la méthode Agile, mais ses livrables sont attendus tous les 30 jours. C’est une excellente méthode pour les équipes qui ont du mal à gagner en productivité.
- Six Sigma
Six Sigma est une méthodologie utilisée pour améliorer les processus en éliminant tout ce qui est considéré comme un défaut. L’objectif est de réduire les erreurs de toutes sortes, pour obtenir une précision maximale et des produits de qualité.
Un des rôles importants du PMO est la documentation. Les PMO fournissent des conseils et des bonnes pratiques basées sur des projets précédents pour améliorer la gestion de projet. Lorsque les PMO gardent la documentation sur les projets, ils sont en mesure de prendre de meilleures décisions et peuvent prévoir ce qui fonctionnera et ce qui est le mieux pour un projet particulier. La documentation aide à éclairer la pratique.
Les rapports des PMO sont des outils précieux pour la réussite de la gestion de projet. La génération de rapports permet de maintenir les projets sur la bonne voie et de garder les personnes concernées informées de leur progression. Avec un PMO qui gère la génération de rapports, il est possible de suivre la progression du projet, d’informer toutes les personnes concernées et de rendre compte à la direction de l’avancée du projet. Ainsi, la charge de travail liée à la génération de rapports est allégée pour les membres de l’équipe de projet, et le bon déroulement du projet est assuré du début à la fin.
Travailler avec des PMO, qui assument de nombreux rôles et responsabilités d’importance, peut offrir bien des avantages aux entreprises, mais peut également entraîner un certain nombre de difficultés. Bien que ces défis puissent être difficiles à relever, les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages d’un PMO pour réussir leur gestion de projet peuvent les surmonter. Voici quatre défis de PMO parmi les plus courants et les solutions pour les surmonter.
Un PMO n’est utile que s’il communique avec les membres de l’équipe travaillant sur le projet. Si le PMO et les membres de l’équipe ne communiquent pas efficacement, l’équipe ne bénéficie pas des connaissances et des normes que le PMO devrait lui fournir. Pour relever ce défi, il est important de disposer de plusieurs moyens de communication et d’organiser des contrôles réguliers entre le PMO et les membres de l’équipe.
Pour certaines entreprises, il est préférable qu’un chef de projet serve d’intermédiaire, pour une communication régulière et efficace.
Les collaborateurs du PMO sont particulièrement importants pour sa réussite. Lorsque les équipes du PMO ne disposent pas des compétences nécessaires pour apporter une réelle valeur ajoutée à l’équipe de gestion de projet, cela peut poser problème. Pour relever ce défi, la solution consiste à sélectionner soigneusement les équipes qui disposent des compétences nécessaires pour remplir les rôles et responsabilités d’un PMO. La plupart des entreprises recrutent des personnes d’horizons très variés.
Certains PMO n’ont pas de visibilité sur la façon dont les projets se déroulent et sur ce que font les équipes. Ce manque de visibilité limite le potentiel des PMO et la valeur ajoutée qu’ils peuvent apporter. Lorsque les PMO n’ont pas de visibilité, ils ne peuvent pas guider les équipes sur les bonnes pratiques de gestion pour le projet en cours. Pour relever ce défi, il est important de fournir aux PMO une visibilité sur ce que font les équipes. Cela peut également contribuer à améliorer la communication.
Les conflits peuvent faire échouer n’importe quel projet. S’ils ne sont pas résolus, ils peuvent entraîner de nombreux problèmes avec les PMO. La clé est de fournir des moyens de résoudre les conflits avant qu’ils ne s’aggravent. En atténuant les problèmes dès le début, les équipes sont plus productives et le risque d’interruption du projet est réduit.
Un logiciel de PMO adapté s’aligne également sur les objectifs business. Malheureusement, les entreprises n’utilisent pas toutes le bon logiciel. Nombreuses sont celles qui utilisent leur outil de gestion des portefeuilles de projets (PPM) comme logiciel de PMO. Malheureusement, ce n’est pas suffisant. Même avec un logiciel de PPM, il est difficile d’établir et maintenir l’alignement entre les stratégies, les investissements et les résultats attendus.
C’est pourquoi ServiceNow a créé Gestion stratégique des portefeuilles. Cette solution permet aux entreprises de hiérarchiser et de financer ce qui compte le plus, d’élaborer une feuille de route pour guider leurs investissements, de communiquer des plans et de suivre les progrès. SPM permet aux équipes de planifier et d’exécuter le travail en suivant n’importe quelle méthode, tout en consolidant et en centralisant la demande business. C’est le logiciel de PMO qui aide les entreprises à relever les défis pour constituer un PMO solide et tirer parti de ses avantages.
Découvrez-en plus sur Gestion stratégique des portefeuilles et commencez à révolutionner vos PMO dès aujourd’hui.
