La gestion de projet consiste à fournir un travail, avec des dates de début et de fin spécifiques, dans le cadre d’une portée et d’un budget fixes.
La gestion de produits diffère de la gestion de projet à plusieurs égards. La gestion de produits représente les intérêts du marché et oriente la stratégie produit à long terme. Elle ne s’effectue pas dans un temps limité avec des dates de début et de fin spécifiques. Le processus et l’évolution du produit sont continus. Les différences entre ces deux types de gestion peuvent aussi être étudiées sous l’angle des personnes qui en sont responsables.
Un chef de produit doit comprendre l’avenir de son environnement business et définir comment générer de la valeur. En externe, un chef de produit est responsable de tous les produits digitaux qui composent l’offre client finale, y compris des besoins continus et des feuilles de route. En interne, il représente la fonction business liée au produit. Le chef de projet, quant à lui, se voit attribuer une portée spécifique, avec une date de début et une date de fin pour la mettre en œuvre. Il est impliqué dans un produit une fois que celui-ci est prêt pour un projet spécifique. Il est responsable de nombreux éléments du projet, notamment :
- Planification
- Allocation de ressources
- Gestion budgétaire
- Gestion de la portée du projet
En outre, contrairement à la gestion de projet, la gestion de produits n’a généralement pas de date de « fin » : elle évolue continuellement en fonction des commentaires des clients et des fluctuations du marché.
Le développement Agile n’est pas utilisé de la même façon dans la gestion de produits et dans la gestion de projet. Il est utile aux deux types de gestion en raison de son adaptabilité unique. Voici quelques-unes des principales différences dans la façon dont Agile peut être utilisé dans la gestion de produits et de projet :
- Gestion de produits
- Stories et sprints du développement Agile liés à un produit
- Approche à long terme axée sur le produit du début à la fin
- Se déroule indéfiniment sur toute la durée de vie du produit
- Gestion de projet
- Stories et sprints également liés à un produit
- Portée et date de fin clairement définies
La différence significative entre le développement Agile basé sur les produits et le développement Agile basé sur les projets est que celui basé sur les projets a une portée définie et une date de fin.
De même, la gestion de projet et la gestion de portefeuille, bien qu’étroitement liées, servent des objectifs distincts au sein de l’entreprise et répondent à différents niveaux de planification stratégique.
Comme indiqué précédemment, la gestion de projet se concentre sur la planification détaillée, la coordination et l’exécution d’un projet unique et spécifique. Elle vise à s’assurer que les projets individuels sont réalisés dans le respect des délais, de la portée et du budget. La gestion de portefeuille, quant à elle, est une approche plus globale qui implique la supervision d’un ensemble de projets (ou de programmes) en tant que portefeuille cohérent.
L’objectif principal de la gestion de portefeuille est de s’assurer que l’ensemble du portefeuille est aligné sur les objectifs stratégiques globaux de l’entreprise. Cela implique de décider quels projets lancer, poursuivre ou terminer en fonction de l’alignement stratégique, de la disponibilité des ressources et du retour sur investissement potentiel. La gestion de portefeuille prend également en compte la balance bénéfice-risque au niveau du portefeuille, en équilibrant les efforts pour un effet optimal sur l’entreprise.
Le processus de gestion de projet se compose de cinq étapes ou phases que tous les projets doivent suivre.
- Dossier métier
Le dossier métier justifie la nécessité du projet, ses objectifs et détermine le retour sur investissement visé. - Étude de faisabilité
L’étude de faisabilité prouve que le projet peut être exécuté dans un délai et à un coût raisonnables pour l’entreprise. - Charte de projet
La charte de projet illustre les avantages que le projet va fournir et quelle sera sa valeur ajoutée pour l’entreprise.
Avec cette documentation, le projet peut être approuvé. Une fois cela fait, le chef de projet est chargé de constituer une équipe pour exécuter le projet et définir les détails de son déroulement. Cette phase de la gestion de projet se termine lorsque l’équipe de projet se réunit pour une réunion de lancement.
- Calendrier du projet
Le calendrier du projet définit la chronologie de chacune des tâches ainsi que l’allocation des ressources. - Budget du projet
Le budget du projet réunit tous les coûts estimés du projet dans un emplacement centralisé. - Plan de gestion de la portée
Le plan de gestion de la portée explique comment la portée de votre projet sera suivie pendant toute la durée du projet. - Plan de gestion des risques
Le plan de gestion des risques décrit les risques susceptibles d’affecter le projet. Pour être efficace, il doit également inclure des stratégies pour les atténuer. - Plan de gestion des ressources
Le plan de gestion des ressources décrit comment vos ressources seront obtenues, allouées et gérées au cours du projet. - Plan de gestion des personnes concernées
Le plan de gestion des personnes concernées identifie toutes les personnes concernées par le projet et les stratégies pour les gérer. - Plan de communication
Le plan de communication doit permettre d’identifier la manière dont les informations essentielles seront partagées tout au long du projet, en définissant qui recevra les communications, comment et quand (et à quelle fréquence).
La surveillance et le contrôle du projet s’effectuent en même temps que la phase d’exécution du projet. Cette étape implique de surveiller la progression des activités d’exécution du projet pour s’assurer que l’équipe de projet respecte le calendrier et le budget.
Des ajustements peuvent être nécessaires en cas de difficultés ou d’évolution de la situation. Des procédures de contrôle qualité sont appliquées pour garantir l’assurance qualité pendant cette phase.
La phase de clôture du projet correspond à la fin du projet et à la présentation des livrables finaux aux personnes concernées. Une fois ces éléments approuvés, les ressources sont libérées, les documents sont complétés et toutes les étapes sont validées. Enfin, un « document des enseignements tirés » est créé par l’équipe pour enregistrer ses impressions, les informations et les leçons tirées tout au long du projet, afin de les appliquer aux projets futurs.
La gestion de projet est très bénéfique aux entreprises. Les chefs de projet effectuent tellement de tâches intangibles qu’il n’est pas rare que les gens n’en comprennent pas pleinement la valeur. Bien exploitée, la gestion de projet présente de nombreux avantages :
- Des équipes plus efficaces
Le chef de projet s’assure qu’une personne est chargée de vérifier que chaque aspect du projet est réalisé dans les délais. Le fait de disposer d’une personne dédiée pour assumer cette responsabilité contribue à rendre les équipes plus efficaces. - Des équipes et des clients plus satisfaits
Lorsque les projets sont réalisés en respectant les délais et le budget, tout le monde est plus satisfait. Les chefs de projet aident à atteindre cet objectif pour les équipes et les clients. - Une meilleure organisation
Les chefs de projet déterminent comment, quand et pourquoi une tâche doit être effectuée. Ils organisent toutes les actions, ce qui permet de maintenir les projets sur la bonne voie. - La croissance et le développement de l’équipe
Lorsqu’un chef de projet supervise un projet, les membres des équipes ont la possibilité de développer leurs compétences sans avoir à gérer le stress lié au suivi du projet. - Plus de flexibilité
Le chef de projet peut se concentrer uniquement sur l’aide à apporter à l’équipe pour qu’elle évolue et s’adapte lorsque des changements surviennent. L’équipe de projet bénéficie ainsi d’une plus grande flexibilité. - Une meilleure qualité
Lorsque les membres de l’équipe se concentrent uniquement sur leur cœur de métier, cela améliore la qualité du travail. Le chef de projet permet à chacun de se consacrer à son métier, ce qui améliore la qualité du projet. - Un rendement plus élevé
Lorsqu’une entreprise supprime la charge de la gestion de projet pour l’ensemble de l’équipe et ne la confie qu’à une seule personne, elle permet aux membres de l’équipe d’avoir plus de temps pour prendre en charge plus de projets et produire plus de travail. - Plus de transparence et de responsabilité
La gestion de projet nécessite d’effectuer des rapports réguliers, ce qui améliore ensuite la façon dont les projets sont suivis et gérés.
Bien que chaque entreprise puisse adopter différentes variantes des méthodologies courantes, la plupart des approches de la gestion de projet appartiennent à l’une des catégories suivantes :
La planification de projet est une étape fondamentale du cycle de vie de la gestion de projet. Elle consiste à définir les objectifs du projet, à en définir la portée, à déterminer les ressources requises et à établir des échéances. Grâce à une planification complète, les chefs de projet doivent fournir une orientation claire, définir des attentes et atténuer les risques. Un plan de projet efficace sert de plan directeur, guidant toutes les personnes concernées de la création à l’achèvement et garantissant l’alignement sur les objectifs globaux de l’entreprise.
Dans la gestion en cascade, chaque tâche faisant partie du projet doit être terminée avant que la suivante puisse commencer. Les étapes du projet sont toutes linéaires et suivent le flux vers l’étape suivante, comme une cascade. Dans la gestion en cascade, la chronologie est cruciale, car chaque étape doit être effectuée à temps pour respecter le calendrier de l’ensemble du projet.
La gestion de projet Agile provient du secteur des logiciels. À l’origine, il existait 12 principes fondamentaux dans le manifeste Agile. Désormais, la gestion de projet Agile est un processus itératif axé sur la surveillance et l’amélioration continues des livrables. Ces livrables de haute qualité permettent de générer de la valeur pour les clients.
La gestion de projet Agile ne suit pas une approche séquentielle étape par étape comme l’approche en cascade. Au lieu de cela, les phases du projet sont effectuées en parallèle par différents membres de l’équipe. Cette approche permet de détecter et de corriger les erreurs sans avoir à redémarrer l’ensemble de la procédure.
La méthodologie Lean vise à éviter le gaspillage de temps et de ressources. L’idée principale de cette stratégie est de créer plus de valeur pour les clients tout en utilisant moins de ressources. Les seules ressources utilisées pour le projet sont celles qui contribuent directement à sa réussite.
La gestion de projet Scrum est une technique qui donne la priorité à la livraison itérative et incrémentielle de produits. Elle repose sur des commentaires constants et une prise de décision collaborative. La méthodologie Scrum permet de déterminer les échéances et les coûts nécessaires pour contrôler les exigences à l’aide de cérémonies collaboratives, de segments de temps, de cycles de commentaires fréquents et d’un backlog de produits hiérarchisé.
La méthode Kanban est un processus utilisé dans le développement de logiciels, où les éléments de travail sont présentés visuellement pour garantir une communication et une transparence en temps réel. Les tableaux Kanban aident les équipes et les chefs de projet à suivre tous les éléments impliqués dans le projet et qui en est responsable. Kanban se concentre sur le flux. Pour gérer ces flux, chaque tâche est marquée comme incomplète, en cours ou terminée.
Six Sigma est un ensemble de méthodologies et d’outils utilisés pour améliorer les processus business en réduisant le nombre de défauts et d’erreurs. L’objectif de cette méthodologie est la précision et la réduction des variations. Elle fournit un cadre systématique pour identifier et éliminer les variations susceptibles d’avoir un impact sur les performances du projet.
La méthode du chemin critique (CPM) est une méthodologie axée sur la recherche du chemin critique du projet ou de la séquence de tâches la plus longue qui doit être terminée pour que l’ensemble du projet soit terminé. Le mappage des tâches et de leur chronologie permet d’illustrer le chemin critique, le budget et la portée de l’ensemble du projet.
La méthode de la chaîne critique est une méthodologie dans laquelle chaque tâche du projet est placée dans une chaîne avec des tampons à utiliser en cas de besoin. Ces tampons sont essentiels. La surveillance et le contrôle du projet se concentrent principalement sur l’utilisation de ces tampons.
PRINCE2 signifie Projects IN Controlled Environments. Cette méthode se concentre sur la gestion des ressources et des risques en divisant les projets en plus petites étapes, en définissant des rôles et des responsabilités clairs et en utilisant sept principes définis pour gérer le cycle de vie du projet.
Dans certaines circonstances, il peut être approprié d’utiliser plusieurs approches combinées. C’est ce que propose de la gestion de projet hybride. Avec la gestion hybride, l’entreprise utilise deux méthodologies de gestion de projet différentes (ou plus) et les rassemble pour créer une méthode entièrement nouvelle qui répond aux besoins du projet.
À l’ère de la disruption digitale, la gestion de projet a changé. Le cadre de travail « Des projets aux produits » est conçu pour y remédier. Avec ce modèle, les membres de l’équipe sont entièrement dédiés et affectés à un produit particulier.. Les équipes ou les responsabilités qui accompagnent un produit n’ont pas de date d’échéance.
La gestion de projet est toujours associée à une triple contrainte, également appelée Triangle de gestion de projet. Chaque projet est toujours limité par ces trois éléments :
- Temps
- Périmètre du projet
- Coût
La gestion de projet consiste à équilibrer correctement ces éléments. Les projets doivent être réalisés dans leur intégralité, le plus rapidement possible et au moindre coût. Cet équilibre peut être délicat, c’est pourquoi les outils de gestion de projet sont si importants.
Pour une gestion de projet réussie, il est important d’utiliser les bons outils. Voici quelques-uns des outils de gestion de projet les plus courants.
La méthode du chemin critique est une technique de gestion du temps utilisée principalement dans la planification de projet. Cette méthode se concentre sur la séquence et la durée des tâches, en déterminant le parcours le plus long, des activités planifiées jusqu’à la fin du projet. En identifiant ce « chemin critique », les chefs de projet peuvent déterminer la durée la plus courte possible du projet et mettre en évidence les tâches qui influent directement sur la date d’achèvement du projet. Le CPM aide à comprendre les dépendances entre les tâches, à allouer efficacement les ressources et à atténuer les retards potentiels.
Les diagrammes de Gantt sont des représentations visuelles de la chronologie d’un projet, qui affichent les tâches et leurs durées respectives suivant un calendrier. Chaque tâche est représentée par une barre dont la longueur correspond à sa durée. En organisant les tâches par ordre chronologique, les diagrammes de Gantt clarifient la progression du projet, mettent en évidence les dépendances et facilitent la coordination efficace des ressources. Cet outil peut jouer un rôle essentiel à la fois pour la planification et la surveillance, en offrant un aperçu clair de l’état d’avancement d’un projet à un moment donné.
Les tableaux Kanban sont un outil de gestion de projet basé sur des indices visuels et des améliorations incrémentielles des workflows. Ils permettent aux équipes de visualiser les tâches, de suivre leur progression et d’optimiser l’efficacité des workflows. Les tableaux traditionnels sont divisés en colonnes, chacune représentant une étape du workflow. Au fur et à mesure que les tâches se déplacent dans le workflow, elles passent d’une colonne à l’autre. Les tableaux Kanban peuvent être réalisés sur papier (par exemple en utilisant des post-its), mais on utilise plus souvent des outils digitaux. Un système visuel digital favorise la transparence, facilite la collaboration et aide à identifier les goulots d’étranglement ou les inefficacités en temps réel.
Un rapport d’état est un outil de communication qui tient régulièrement informées les personnes concernées de la situation d’un projet. Ce document comprend généralement des informations concernant l’achèvement des tâches, le respect du budget, les éventuelles difficultés et tout écart par rapport au plan initial. En offrant un aperçu de l’intégrité et de l’avancement du projet, les rapports d’état favorisent la transparence, facilitent la prise de décisions éclairées et garantissent que toutes les parties restent alignées sur les objectifs et les livrables du projet.
La planification des ressources est également un outil précieux. Il est important de savoir quelles ressources sont nécessaires pour un projet et comment elles seront utilisées pour le réussir tout en respectant le budget. La planification des ressources comprend trois composantes clés :
- L’optimisation de l’allocation des ressources
- L’équilibrage de la charge de travail
- La gestion des contraintes liées aux ressources
Grâce à la planification des ressources, les chefs de projet peuvent s’assurer qu’ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour réussir un projet.
La planification financière est un outil similaire, mais dédié aux finances du projet. Elle comprend :
- La gestion des budgets
- Le contrôle des coûts
- L’évaluation des performances financières du projet
- La planification/gestion des risques et autres problèmes
La gestion de projet ne concerne pas que le chef de projet. Au sein d’une équipe de gestion de projet, de nombreux rôles sont souvent essentiels à la réussite des projets. Voici quelques-uns des rôles de gestion de projet les plus courants :
- Chef de projet
Le chef de projet est responsable des différents domaines de connaissances tout au long du projet. Ils dirigent généralement le projet. - Donneur d’ordre
Le donneur d’ordre est le client du projet. Selon l’entreprise, il peut y avoir différents niveaux de donneurs d’ordre. - Membres de l’équipe du projet
Les membres de l’équipe sont des professionnels qualifiés qui travaillent pour contribuer au processus de production des livrables et à la réalisation des objectifs du projet. Leur nombre varie en fonction du projet. - Personnes concernées par le projet
Il s’agit d’une personne ou d’un groupe de personnes ayant un intérêt direct dans le projet ou pour lesquels le projet présente un « enjeu ». En général, un chef de projet doit communiquer avec toutes les personnes concernées, tout au long du projet. - Responsable de portefeuilles de projets
Un responsable de portefeuilles de projets a pour mission d’optimiser ses portefeuilles de projets, d’équilibrer la capacité par rapport à la demande et de connecter les plans et les ressources à l’exécution du projet. Il peut également rassembler tous les processus et stratégies utilisés par le chef de projet. - Clients
Il s’agit d’une personne ou d’un groupe de personnes destinataire du projet ou d’un élément clé du projet.
Il existe de nombreuses certifications en gestion de projet pour améliorer les compétences des équipes et les aider à acquérir les qualifications nécessaires. Voici quelques-unes des certifications courantes :
Google Project Management Certificate Ce programme de certification enseigne les bases de la gestion de projet. · Certifications PMI Il existe plusieurs niveaux de certification. La plupart des chefs de projet ont obtenu la certification Project Management Professional (PMP), qui constitue un standard du secteur.
- Google Project Management Certificate
Ce programme de certification enseigne les bases de la gestion de projet. - Certifications PMI
Il existe plusieurs niveaux de certification. La plupart des chefs de projet ont obtenu la certification Project Management Professional (PMP), qui constitue un standard du secteur. - Certifications Agile
Il en existe plusieurs, et elles sont obligatoires pour les chefs de projet qui utilisent les méthodologies Agile ou Scrum. - Certifications PRINCE2
La plupart des entreprises exigent un niveau de certification PRINCE2 pour travailler sur un projet PRINCE2. Il est le plus souvent utilisé au Royaume-Uni, en Australie et en Europe. - Certification ServiceNow
Cette certification valide l’application de méthodes, d’outils et de techniques permettant d’obtenir de nouvelles capacités, de répondre aux demandes et aux changements organisationnels ou de saisir une nouvelle opportunité. Elle est particulièrement utile pour les responsables de portefeuilles de projets.
La gestion de projet est un élément important dans une entreprise. Il est donc essentiel de disposer des outils qui permettent à vos équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes. Chez ServiceNow, nous proposons pour cela la solution Strategic Portfolio Management.
Elle aide les dirigeants à traduire la stratégie en résultats concrets qui génèrent de la valeur commerciale. Cette solution permet aux entreprises de hiérarchiser et de financer ce qui compte le plus, d’élaborer une feuille de route pour guider leurs investissements, de communiquer des plans et de suivre les progrès. Vous générez instantanément et automatiquement des rapports d’état détaillés. Enfin, vous pouvez rassembler tous les outils de gestion de projet sur une plateforme centralisée, afin que les chefs de projet puissent voir leurs projets, leurs ressources, leurs données financières et d’autres données pertinentes, en se basant sur une source unique et fiable, coordonnée dans toute l’entreprise. SPM permet aux équipes de planifier et d’exécuter le travail en suivant n’importe quelle méthode, tout en consolidant et en centralisant la demande business. Grâce à ServiceNow, les entreprises d’aujourd’hui disposent enfin d’une solution moderne de gestion de projet.
Qu’il s’agisse d’une livraison Agile, hybride ou SAFe, ServiceNow fournit les outils dont vous avez besoin pour optimiser l’allocation des ressources, la budgétisation et tous les aspects de la gestion de projet ou presque.
Découvrez Strategic Portfolio Management de ServiceNow et transformez vos processus de gestion de projet.