Les logiciels de gestion des ressources sont des outils digitaux utilisés pour suivre les employés, les finances et les équipements, et pour les allouer et les affecter à différents projets.
L’exécution de la plupart des projets business modernes nécessite toute une gamme de ressources. Les plus précieuses d’entre elles sont probablement les ressources humaines. Les employés à temps plein ou partiel et les sous-traitants constituent la force vive de la plupart des entreprises, car ils interagissent avec les clients, accomplissent des tâches spécialisées et contribuent aux décisions stratégiques.
Malheureusement, les employés, ainsi que leur temps et leur capacité, sont des ressources limitées. Ils ne peuvent pas se dédoubler, travailler sur plusieurs tâches simultanément ou mettre leurs compétences au service de plusieurs projets en même temps. Les autres ressources finies, telles que les équipements, l’espace de travail et le capital, sont également limitées par leur disponibilité.
Les logiciels de gestion des ressources résolvent ce problème en permettant aux entreprises de planifier, de suivre et d’optimiser l’utilisation des ressources. Ils soutiennent la gestion des ressources en simplifiant un grand nombre des processus concernés.
L’expression « gestion des ressources » est un terme générique désignant les différents processus et initiatives qui visent à optimiser la façon dont les entreprises déploient et contrôlent leurs ressources.
Une « ressource » est un coût qui participe à l’effort de réalisation d’un projet. La gestion des ressources, qui constitue une forme de gestion de projet, prend en compte tous les types de ressources, y compris les ressources matérielles (telles que les matériaux, les équipements et les budgets), les ressources immatérielles (telles que le temps et les compétences) et les ressources humaines.
La gestion des ressources implique de dresser l’inventaire des ressources disponibles, de planifier ou de replanifier les dates de début et de fin d’utilisation des ressources, de gérer les conflits ou dépendances liés aux ressources, de surveiller l’utilisation des ressources et les besoins au fil du temps, et d’utiliser des informations basées sur les données pour effectuer des ajustements si nécessaire.
Les logiciels de gestion des ressources offrent une assistance et des outils supplémentaires pour optimiser les processus de gestion des ressources. Grâce à ces logiciels, les entreprises peuvent suivre l’utilisation des ressources de près, analyser la demande et la capacité des ressources et les allouer de manière plus efficace et efficiente, dans l’ensemble de l’entreprise. Les logiciels de gestion des ressources présentent donc un certain nombre d’avantages importants pour l’entreprise :
S’ils ne disposent pas des ressources nécessaires en temps opportun, les projets ne peuvent pas progresser. Les logiciels de gestion des ressources permettent de s’assurer que les ressources requises sont disponibles pour que chaque projet avance, même lorsque plusieurs projets dépendent des mêmes ressources. Cela permet de fonctionner en continu et d’éliminer les temps d’arrêt coûteux et inutiles. En outre, les équipes et les départements sont plus productifs.
Les logiciels de gestion des ressources permettent d’assurer le suivi de divers attributs de ressources, tels que les compétences, la disponibilité, les coûts, etc. Ainsi, lorsque des projets se présentent, ces logiciels permettent de sélectionner les ressources les plus adaptées.
Lorsque plusieurs projets et départements partagent les mêmes ressources, la surcharge peut devenir un problème majeur. Les logiciels de gestion des ressources permettent d’éviter les conflits qui surviennent lorsque plusieurs chefs de projet réservent les mêmes ressources simultanément. Si plusieurs projets ont besoin d’une même ressource, la demande peut être ajoutée à une liste d’attente et comparée aux priorités établies pour les projets.
Les logiciels de gestion des ressources fournissent aux entreprises une vue détaillée des besoins des projets et de la disponibilité des ressources. Ces informations peuvent être appliquées aux décisions d’embauche, ce qui permet aux employeurs de définir plus clairement les compétences qu’ils recherchent et de recruter les candidats les plus aptes à répondre aux besoins de l’entreprise.
La gestion des ressources permet de suivre les divers besoins des projets, et notamment les besoins budgétaires. Les chefs de projet visualisent plus clairement les limites financières de leurs projets et peuvent déterminer à l’avance si des ressources budgétaires supplémentaires seront nécessaires, et quand.
Pour être efficaces, les logiciels de gestion des ressources doivent unifier les processus avec des solutions technologiques et d’automatisation. Avec la bonne solution de gestion des ressources, les entreprises peuvent planifier, programmer, déployer et surveiller les ressources de toutes sortes, de manière à éliminer les temps d’arrêt, optimiser la disponibilité et l’utilisation des ressources, et prendre en compte des facteurs clés tels que les compétences, l’emplacement, les préférences, etc.
Toutefois, les logiciels de gestion des ressources ne sont pas forcément la solution miracle. Nous présentons ici plusieurs bonnes pratiques pour aider les entreprises à en tirer le meilleur parti :
La gestion des ressources implique de bien comprendre les ressources nécessaires, disponibles et celles qui peuvent être difficiles, voire impossibles à acquérir. Concernant les ressources humaines, généralement très demandées mais limitées, collaborez avec les employés en question et leurs chefs d’équipe pour intégrer leurs calendriers à votre planification. Les plans de ressources doivent également quantifier les ressources, en tenant compte des efforts attendus et de la valeur qu’elles apporteront. Enfin, établissez un calendrier de travail pour chaque projet afin que toutes les personnes impliquées sachent quelles ressources sont nécessaires, quand et pendant combien de temps.
Toutes les tâches d’un projet n’ont pas le même niveau d’importance ou d’urgence. Classer ou hiérarchiser efficacement les tâches qui dépendent de ressources partagées permet de s’assurer que celles-ci ne sont pas utilisées au-delà de leur capacité. Travaillez avec toutes les personnes concernées pour créer un système d’évaluation des tâches en amont. Les priorités seront ainsi clairement établies, ce qui facilitera la prise de décision objective.
La plupart des projets dépendant de ressources limitées et finies connaissent des conflits. Mais la coopération continue peut apporter une solution pour faire face aux changements et événements inattendus qui surviennent en cours de projet. Encouragez la collaboration entre les équipes et les départements pour résoudre les conflits à mesure qu’ils surviennent, et reportez-vous souvent aux priorités établies afin d’éviter que les projets les plus importants ne perdent leur élan.
Les ressources sont limitées, en particulier les ressources humaines. La technologie, en revanche, est moins restreinte. Les solutions d’automatisation peuvent soutenir ces ressources limitées en gérant les tâches essentielles, répétitives et chronophages. Cela libère des ressources, leur permettant d’être plus productives et d’appliquer leur expertise aux tâches non automatisables.
L’importance de la génération de rapports et du suivi du temps pour la réalisation d’un projet peut sembler relative. Toutefois, ces éléments jouent un rôle capital dans l’évaluation des tendances et la planification des projets à venir. Veillez à ce que le temps soit suivi avec précision sans perdre de vue les priorités du projet, en établissant des processus simples et faciles pour générer ces rapports. En outre, assurez-vous que le temps hors projet (administration, congés payés, etc.) est également pris en compte, à la fois dans la planification et dans la génération de rapports.
Bien qu’il soit tentant d’affecter des ressources à plusieurs tâches en même temps, le travail multitâche entraîne presque toujours une baisse de la qualité et une augmentation des erreurs. Dans le cadre de la gestion des ressources, évitez les affectations parallèles et appliquez les ressources précieuses à un seul projet ou à une seule tâche à la fois.
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