La gestion du travail consiste à coordonner stratégiquement des workflows, des tâches et des ressources pour optimiser la productivité, l’efficacité et la collaboration au sein d’une entreprise. Elle implique la planification, l’organisation, la hiérarchisation et le suivi du travail pour atteindre efficacement les objectifs.
La gestion du travail englobe diverses disciplines et approches qui garantissent l’exécution efficace des tâches, la réalisation des projets et la productivité globale. Voici quelques-unes des principales méthodes de gestion du travail.
La gestion de projet implique la planification, l’exécution et la supervision de tâches ou d’initiatives spécifiques, avec des objectifs, des calendriers et des budgets définis. Elle garantit que les projets sont décomposés en étapes gérables, affectées aux bonnes personnes ou équipes, et qu’elles sont surveillées pour obtenir des résultats satisfaisants.
La gestion du temps se concentre sur l’optimisation de la façon dont les individus utilisent leur temps pour réaliser des tâches et des activités. Cela implique de définir des priorités, de créer des calendriers et d’utiliser diverses techniques pour améliorer la productivité et limiter les distractions, afin de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et d’atteindre une efficacité accrue.
La gestion des ressources concerne l’allocation et l’utilisation des actifs d’une entreprise, y compris les ressources humaines, les finances, l’équipement et le matériel. Une gestion efficace des ressources garantit que les bonnes ressources sont disponibles au bon moment pour réaliser les projets et garantir le bon fonctionnement des opérations.
La gestion des processus implique la conception, la mise en œuvre et l’amélioration des workflows et des procédures au sein d’une entreprise. Elle vise à rationaliser les opérations, à éliminer les inefficacités et à améliorer la qualité en standardisant et en optimisant les processus.
La gestion des relations client se concentre sur le développement et le maintien de relations solides avec les clients. Elle s’appuie sur des stratégies, des outils et des pratiques destinés à améliorer la satisfaction et la fidélité des clients, ainsi que leur engagement à long terme.
La veille concurrentielle englobe la collecte, l’analyse et l’interprétation des données pour prendre des décisions business éclairées. Elle implique l’utilisation d’outils et de technologies de veille concurrentielle pour transformer les données brutes en aperçus utiles, qui guident la planification stratégique et l’amélioration des performances.
La perspective business de la gestion du travail implique d’aligner toutes les activités liées au travail sur les objectifs globaux de l’entreprise. Elle nécessite d’avoir une vue globale du travail, en tenant compte de la façon dont il affecte les résultats financiers, la satisfaction des clients et la durabilité à long terme de l’entreprise. Une gestion efficace du travail prend toujours en compte le contexte business plus large, garantissant ainsi que tous les efforts déployés contribuent à la réussite de l’entreprise.
Les entreprises sont confrontées à toutes sortes de défis : charges de travail importantes, technologies toujours plus pointues et complexes, données digitales, service client, ressources multiples, gestion des employés, etc. La gestion du travail englobe toutes ces responsabilités et permet aux entreprises d’optimiser chaque processus, notamment en créant des workflows réutilisables que toutes les équipes peuvent exploiter. Voici quelques-uns des avantages et des effets positifs les plus significatifs d’une gestion du travail bien exécutée :
Productivité optimisée
Une gestion efficace du travail rationalise les tâches et les projets, ce qui améliore la productivité, réduit les retards et booste les résultats.Utilisation des ressources
La gestion du travail optimise l’efficacité des ressources en allouant judicieusement les ressources humaines, financières et technologiques, afin de réduire le gaspillage et d’optimiser le potentiel d’efficacité.Adaptabilité
La gestion du travail permet également aux entreprises de s’adapter rapidement à l’évolution des conditions, tout en conservant un avantage concurrentiel dans un environnement business dynamique.Assurance qualité
Les entreprises peuvent garantir des résultats cohérents et de qualité en établissant et en perfectionnant les processus et en améliorant la satisfaction des clients.Réalisation des objectifs
La gestion du travail aligne tous les efforts de l’entreprise sur les objectifs stratégiques, ce qui facilite le suivi des progrès et la réalisation de ces objectifs.Collaboration et communication
Une gestion efficace du travail favorise la collaboration et clarifie les rôles, ce qui évite les malentendus et améliore le travail d’équipe.Atténuation des risques
La gestion du travail permet d’identifier les problèmes rapidement, afin de résoudre proactivement les problèmes et d’atténuer les risques, pour maintenir les projets sur la bonne voie.Satisfactions des clients
Enfin, la gestion du travail permet de hiérarchiser les besoins des clients, ce qui permet d’améliorer la satisfaction de ces derniers en leur fournissant rapidement des services et des produits de qualité.
Le processus de gestion du travail peut différer légèrement d’une entreprise à une autre, mais il existe certaines étapes fondamentales qui fonctionnent systématiquement pour développer un processus efficace.
La première étape du processus de gestion du travail consiste à identifier le travail à effectuer. Il s’agit de déterminer les tâches, les projets ou les initiatives qui s’alignent sur les objectifs de l’entreprise. La phase d’identification vise également à déterminer la portée du travail, les ressources requises et les principales personnes concernées. En définissant clairement ce qui doit être accompli, les entreprises peuvent préparer le terrain pour une gestion efficace du travail.
Une fois le travail identifié, l’étape suivante consiste à créer un plan complet. Il faut pour cela définir des objectifs clairs, les stratégies pour les atteindre, ainsi que les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe. Un plan bien pensé doit également inclure la budgétisation, l’évaluation des risques et un calendrier pour la réalisation du projet. La planification fournit une feuille de route pour l’ensemble du processus de gestion du travail, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d’onde et comprend les étapes à suivre.
L’organisation est le processus qui consiste à allouer du temps et des ressources à des tâches spécifiques dans le plan de travail. Il s’agit de créer des chronologies, des échéances et des jalons pour suivre les progrès réalisés. Une organisation efficace tient compte de facteurs tels que la disponibilité des ressources, les dépendances entre les tâches et les goulots d’étranglement potentiels. Un calendrier bien conçu aide les équipes à gérer leur temps efficacement, à respecter les délais et à rester sur la bonne voie pour atteindre les objectifs du projet.
La documentation du travail est essentielle pour garantir la transparence, responsabiliser les différentes personnes impliquées et assurer la conservation des connaissances. Cette étape implique de créer des enregistrements, des rapports et de la documentation afin de capturer des informations clés sur le travail effectué. Il faut notamment documenter les objectifs du projet, la progression, les décisions prises et tout changement ou problème qui survient. Une documentation appropriée garantit que toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion du travail ont accès aux informations essentielles si nécessaire.
L’analyse est un processus exécuté tout au long du cycle de gestion du travail. Elle nécessite d’évaluer les progrès, les performances et les résultats par rapport aux objectifs établis. En analysant les données et les indicateurs clés de performance, les entreprises peuvent identifier les domaines à améliorer, prendre des décisions éclairées et ajuster leurs stratégies si nécessaire. L’analyse fournit des aperçus utiles pour guider les futures activités de gestion du travail, ce qui permet d’améliorer continuellement les processus et facilite la réalisation des objectifs organisationnels.
La gestion du travail et la gestion de projet sont deux disciplines connexes mais distinctes, souvent utilisées dans des contextes différents. La différence fondamentale entre la gestion du travail et la gestion de projet réside dans le fait que la gestion du travail est un processus à long terme qui s’applique aux besoins, aux préoccupations et aux workflows de l’entreprise, tandis que la gestion de projet est axée sur un seul projet. Voyons cela plus en détail.
Les composants de la gestion du travail s’articulent comme suit :
Champ d’application
La gestion du travail englobe un large éventail d’activités au sein d’une entreprise, notamment les projets, les opérations quotidiennes, les tâches de routine et les processus continus.Objet
Son objectif principal est de s’assurer que tout le travail, qu’il soit basé sur un projet ou opérationnel, est exécuté efficacement, et aligné sur les objectifs organisationnels.Focus
La gestion du travail se concentre sur l’optimisation des ressources, des workflows et des processus dans l’ensemble de l’entreprise, dans le but d’améliorer la productivité et l’efficacité globale.Exemples
Les tâches de routine, les opérations quotidiennes et les initiatives stratégiques à long terme doivent être gérées, et les processus doivent être améliorés en continu.
La gestion de projet est un peu différente :
Champ d’application
La gestion de projet est un sous-ensemble de la gestion du travail, qui se concentre spécifiquement sur la planification, l’exécution et la clôture de projets distincts, avec des objectifs, des calendriers et des budgets définis.Objet
Il s’agit principalement de s’assurer qu’un projet est mené à bien, d’atteindre ses objectifs et d’obtenir les résultats souhaités.Focus
La gestion de projet met l’accent sur les aspects logistiques de la gestion des ressources, des tâches, des calendriers et des risques, dans le contexte d’un projet.Exemples
La gestion de projet inclut des activités telles que la planification du lancement d’un produit, la construction d’un bâtiment ou la mise en œuvre d’une mise à niveau logicielle.
La gestion collaborative du travail décrit une approche plus complète qui combine les principes de gestion du travail et de gestion de projet. Elle met l’accent sur la collaboration, la coordination et la communication portant sur différents types de travaux, qu’il s’agisse d’opérations en cours ou de projets distincts. Les outils et les pratiques de gestion collaborative du travail servent à créer une plateforme unifiée où les équipes peuvent gérer les tâches, les projets et les processus tout en favorisant la collaboration et la transparence.
En substance, alors que la gestion du travail couvre un large éventail d’activités au sein d’une entreprise, la gestion de projet se concentre spécifiquement sur la planification et l’exécution de projets individuels. La gestion collaborative du travail quant à elle cherche à combler le fossé entre ces deux aspects en offrant une solution globale qui intègre à la fois les aspects de la gestion du travail et ceux de la gestion de projet, afin d’améliorer la productivité globale et la collaboration au sein de l’entreprise.
Un système de gestion du travail est un ensemble d’outils et de logiciels de gestion conçus pour simplifier la coordination, la planification, l’exécution et la surveillance de diverses tâches et activités liées au travail. Ce système fonctionne comme un hub centralisé conçu stratégiquement pour améliorer l’allocation des ressources, rationaliser les workflows, favoriser la collaboration et améliorer l’efficacité organisationnelle globale.
Les logiciels de gestion du travail offrent de nombreux avantages essentiels aux entreprises, dans divers aspects de leurs opérations. Les principales fonctionnalités des logiciels de gestion du travail et leur utilité pour les entreprises sont présentées ci-dessous.
Un logiciel de gestion du travail rationalise la gestion des tâches en fournissant une plateforme centralisée pour la création, l’attribution, le suivi et la hiérarchisation des tâches. Cela aide les entreprises dans les domaines suivants :
Efficacité
Le logiciel garantit que les tâches sont organisées et que les membres de l’équipe savent ce qu’ils ont à faire, ce qui réduit la confusion et les retards.Productivité
Les équipes peuvent se concentrer sur l’exécution des tâches plutôt que sur la coordination du travail.Visibilité
Les responsables peuvent surveiller la progression des tâches, identifier les goulots d’étranglement et prendre des décisions éclairées pour maintenir les projets sur la bonne voie.
Les entreprises ne peuvent pas réussir sans une communication solide, notamment parce que cela affecte tous les processus. Les logiciels de gestion du travail offrent divers avantages qui permettent d’améliorer la communication essentielle à la réussite de l’entreprise :
Collaboration en temps réel
Les fonctionnalités telles que le chat, les commentaires et les notifications permettent aux membres de l’équipe de communiquer instantanément, même s’ils travaillent à distance.Transparence
Souvent, l’historique des communications est conservé, ce qui fournit un enregistrement clair des décisions et des discussions.Réduction du nombre d’e-mails
Les logiciels de gestion du travail permettent de communiquer en interne sans passer obligatoirement par des e-mails, ce qui évite d’encombrer les boîtes de réception.
Dans le monde d’aujourd’hui, où nos appareils et Internet offrent de nombreuses options pratiques, mais entraînent également un certain nombre de risques, le partage sécurisé d’informations et de données constitue un véritable défi. Les logiciels de gestion du travail facilitent le partage transparent des fichiers grâce aux options suivantes :
Stockage centralisé
Ces logiciels fournissent un référentiel centralisé pour les documents et les fichiers, ce qui facilite l’accès et la collaboration des membres de l’équipe.Contrôle des versions
De nombreux systèmes fournissent une option de contrôle des versions pour suivre les changements et garantir l’intégrité des documents.Sécurité
Les logiciels de gestion du travail incluent souvent des mesures de sécurité pour protéger les fichiers sensibles et contrôler les accès.
Le suivi du temps est essentiel à l’efficacité et à la gestion des coûts, et les logiciels de gestion du travail peuvent améliorer les options et les avantages du suivi du temps de diverses manières :
Facturation précise
Les entreprises peuvent facturer avec précision les clients en fonction du temps passé sur des tâches ou des projets.Allocation de ressources
Les responsables peuvent évaluer la façon dont le temps est alloué aux différentes tâches et projets, optimisant ainsi l’allocation des ressources.Analyse des performances
Les données de suivi du temps permettent d’évaluer la productivité individuelle et celle des équipes, d’identifier les domaines à améliorer et de prendre des décisions basées sur les données.
En fin de compte, les logiciels de gestion du travail sont essentiels pour rationaliser la gestion des tâches et améliorer la communication. Ils facilitent le partage de fichiers et permettent d’effectuer un suivi du temps plus efficace. Tous ces avantages permettent d’optimiser la productivité et d’améliorer la collaboration et l’efficacité opérationnelle globale pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.
La gestion du travail est un terme large, qui englobe de nombreuses fonctions parfois minimes, mais toujours très efficaces. Sa définition peut varier d’une entreprise à l’autre. Cependant, toutes les entreprises qui envisagent d’utiliser la gestion du travail doivent adopter une approche stratégique qui traduit leur vision en résultats tangibles. C’est là que le système Gestion stratégique de portefeuilles (SPM, pour Strategic Portfolio Management) de ServiceNow entre en jeu. Le SPM permet aux dirigeants de mettre en adéquation la stratégie et les résultats, en veillant à ce que le travail entrepris soit aligné sur les objectifs généraux de l’entreprise.
Avec SPM, les entreprises peuvent hiérarchiser, financer et exécuter ce qui compte vraiment, tout en créant une feuille de route claire qui guide les investissements et permet de communiquer efficacement sur les plans établis. Cette approche consolidée et centralisée de la gestion des demandes business constitue la pierre angulaire d’une gestion efficace du travail. Découvrez la plateforme SPM de ServiceNow pour perfectionner votre stratégie de gestion du travail dès aujourd’hui !