Les systèmes de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS, Integrated Workplace Management System) peuvent aider les organisations à gérer les installations, les projets et le cycle de vie de l’immobilier.
Les systèmes de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS, Integrated Workplace Management System) sont des applications qui intègrent plusieurs plateformes logicielles. Ils aident à optimiser la gestion des installations, la gestion des projets d’équipement, la maintenance des installations, la gestion du cycle de vie de l’immobilier et la gestion des ressources sur les lieux de travail. Il existe plusieurs étapes importantes d’implémentation pour toutes les solutions IWMS, et pour trouver la solution IWMS adaptée, il est nécessaire d’analyser les besoins en matière de données, l’interface utilisateur et la consolidation possible d’autres applications.
Les grands chercheurs en technologie de Gartner ont utilisé pour la première fois l’expression « système de gestion intégrée du lieu de travail » en 2004 pour décrire un programme d’entreprise capable de gérer plusieurs domaines fonctionnels. Le concept d’intégration, tel que décrit par Gartner, est « une plateforme de technologie unique, un référentiel de données unique ». L’essor d’Internet à la fin des années 1990 et au début des années 2000 a permis de développer l’intégration et ces plateformes, mais les a aussi rendues plus vitales.
Le système IWMS idéal intègre une série de zones fonctionnelles au sein d’un lieu de travail, qui n’étaient pas combinées ou ne fonctionnaient pas ensemble à l’origine, mais qui doivent désormais absolument opérer en synergie.
Il s’agit des opérations et de la maintenance sur les lieux de travail, dont la gestion des services aux employés, la gestion des déplacements, la planification des ressources, la conception assistée par ordinateur, la modélisation des informations de bâtiment et la gestion de l’espace. Les plans d’étage ou autres cartes peuvent être aisément disponibles dans une vue facile à comprendre pour toute analyse ou collecte d’informations nécessaire. L’Internet des objets (IoT) peut également fournir des capteurs pour produire des données sur l’occupation et analyser l’aménagement de l’espace possible et toute modification idéale des coûts.
La gestion des projets d’équipement implique généralement la conception et l’exécution d’extensions ou de rénovations de bâtiments, le remplacement d’installations et l’établissement de plans, le tout coordonné sur un système IWMS qui prend en charge la conception, la gestion de l’équipement, les coûts, l’approvisionnement, les calendriers, les appels d’offres, l’analyse des chemins critiques et la documentation.
Garantir le confort et la sécurité des occupants d’un bâtiment est crucial. Les installations doivent être maintenues, et les solutions IWMS peuvent gérer une base de données des informations nécessaires, telles que les demandes de maintenance, l’inventaire, les fournisseurs, les garanties, les commandes de travaux et les coûts associés. La maintenance préventive peut également être analysée et appliquée pour éviter des coûts plus élevés à l’avenir. Les occupants peuvent soumettre des demandes via un portail en libre-service, qui permet aux responsables de la maintenance des installations de hiérarchiser les demandes.
Les systèmes IoT sont intégrés aux plateformes IWMS, ce qui permet d’anticiper les besoins de maintenance et de fournir une surveillance en temps réel des installations et des actifs associés.
La gestion immobilière exige des ensembles de données combinés sur les propriétés gérées, y compris les superficies, les coûts, les actifs, les contrats de location et le nombre d’occupants. Dans un système IWMS, la gestion immobilière fournit une visualisation des différents espaces afin d’illustrer l’espace et de garder une trace des options et des aménagements disponibles. Ainsi, elle permet la communication entre les locataires potentiels et actuels, ainsi qu’avec toute autre personne interagissant avec la propriété, y compris les sous-traitants externes et les équipes de maintenance.
Le système IWMS peut également gérer les informations en cas d’acquisition, le portefeuille nécessaire, les locations, la comptabilité et la fiscalité.
Aujourd’hui, les entreprises ont tendance à adopter des pratiques plus durables, et les logiciels IWMS sont adaptés en conséquence. Les installations sont capables de mesurer, d’analyser et de réduire la consommation de ressources et de déchets, notamment l’utilisation d’eau, d’énergie et les émissions de gaz à effet de serre. Les fonctionnalités des systèmes IWMS permettent aux responsables des installations d’améliorer les pratiques durables, de recueillir des mesures de performance et de planifier une meilleure gestion de l’énergie.
Ils peuvent également consigner et suivre les objectifs à l’aide de la collecte de données et de rapports automatisés qui indiquent si les objectifs sont atteints ou non et s’ils doivent être ajustés pour être plus réalistes. Les objectifs peuvent fournir une vue plus large des pratiques en matière de développement durable et améliorer la compréhension de la consommation globale sur les lieux de travail. L’IoT joue également un rôle dans la gestion des installations, car les capteurs intelligents peuvent tout ajuster, de l’éclairage au réglage de la température, en se basant sur l’utilisation, la détection de l’environnement et l’occupation de l’espace.
Le système de gestion intégrée du lieu de travail peut servir de point d’accès unique pour différentes plateformes logicielles. Les plateformes IWMS sont également un excellent outil pour rationaliser les workflows au sein des équipes et entre les différentes équipes, facilitant ainsi l’optimisation des opérations et soutenant les systèmes IT existants.
Les équipes sont extrêmement précieuses lorsqu’il existe plusieurs options intégrées dans un seul système, qui fournit lui-même plusieurs options. Utiliser moins de plateformes logicielles permet d’éliminer les obstacles et de réduire le risque de temps d’arrêt, ainsi que les failles ou les redondances dans les fonctionnalités. Les systèmes utiles, comme IWMS, peuvent rationaliser les processus, réduire les coûts et fournir des aperçus uniques à l’aide de systèmes de génération de rapports très performants qui peuvent soutenir les objectifs, l’analyse et la prise de décision.
Les entreprises et les organisations peuvent constater un retour sur investissement lorsqu’elles utilisent une solution unifiée, comme Workplace Service Delivery de ServiceNow.
Une stratégie d’implémentation IWMS appropriée est essentielle à la prospérité de l’ensemble du lieu de travail et des différents systèmes fonctionnels. Pour y parvenir, des éléments doivent être pris en compte et les besoins doivent être identifiés.
Prenez le temps d’identifier les membres d’équipe nécessaires, en fonction des besoins en ressources connus, pour votre implémentation et votre utilisation continue du logiciel IWMS. En ce qui concerne les groupes de travail, l’idéal est de constituer de petits groupes fonctionnels qui travaillent en tandem pour rationaliser les processus d’implémentation. La communication sera toujours indispensable, mais elle impliquera moins d’intermédiaires à chaque étape du processus.
Le processus d’implémentation comporte une série de besoins qui doivent être identifiés à la fois en amont du processus et au fur et à mesure de sa progression. Plusieurs opportunités peuvent être saisies pour rationaliser les processus, tout en utilisant des workflows connectés déjà utilisés. Prenez le temps d’identifier les ressources facilement disponibles et celles qui peuvent être nécessaires aujourd’hui et à l’avenir.
Il est également indispensable d’identifier les modifications à apporter aux processus IT, y compris les éventuels changements de l’infrastructure physique, les changements dans le cloud computing et les systèmes IT adéquats pour la transition.
Les objectifs à long terme et à court terme sont essentiels à toutes les phases de l’implémentation. Vous devez tenir compte des types de données que vous avez l’intention de recueillir et de stocker, de ce que les données vous diront et de la manière dont vous comptez les utiliser. Une fois ces critères établis, commencez à définir des objectifs. Par exemple, les jalons de l’équipe lors du déploiement des programmes IWMS, la chronologie des changements de l’infrastructure IT selon les besoins et les étapes de collecte des données tout au long du processus.
Vous avez identifié les besoins, y compris les ressources et les objectifs. Plusieurs éléments doivent être pris en compte. Tout d’abord, réfléchissez au niveau d’extension et d’intégration nécessaire des systèmes IT pour prendre en charge le logiciel IWMS. Pensez aux options de coûts pour l’implémentation et les changements nécessaires à la prise en charge de l’infrastructure logicielle IWMS. Prenez en compte les autres systèmes logiciels qui peuvent être nécessaires pour implémenter et prendre en charge sans interruption le logiciel IWMS et les coûts associés. Réfléchissez à une manière d’optimiser les processus pour les lancements initiaux et futurs du logiciel IWMS et demandez-vous comment cela affectera les processus actuels et les éventuels processus futurs.
Il est généralement conseillé d’implémenter le système IWMS et les mises à niveau par phases. Les mises à niveau ciblent généralement un domaine précis et sont créées pour améliorer les processus ou appliquer des correctifs au sein du système.
De nombreux éléments doivent être pris en compte lors du choix d’un système IWMS, notamment les options d’intégration, l’interface utilisateur, la convivialité et la qualité.
Si un logiciel est exceptionnel, mais que son interface utilisateur est peu conviviale, cela peut nuire à l’expérience et à la qualité. Les logiciels IWMS ne sont pas une exception. Penchez-vous sérieusement sur la qualité du logiciel : vérifiez qu’il ne présente pas trop de défauts ou de bogues, et déterminez s’il fournit l’expérience de qualité, la présentation, la facilité d’utilisation, la collecte de données et la génération de rapports de données que votre lieu de travail exige. Il est également important de vérifier si l’interface utilisateur peut être facilement comprise par tous les types d’utilisateurs de l’entreprise et si elle est très intuitive pour les nouveaux utilisateurs.
La migration de plateforme peut entraîner des pertes de données, des frustrations et des échecs. Un système IWMS idéal peut s’intégrer à d’autres plateformes utilisées pour créer une expérience globale au sein d’une plateforme unique et ainsi améliorer l’expérience utilisateur, tout en utilisant les fonctionnalités d’autres plateformes utiles aux entreprises.
Les Workflows Digitaux peuvent éliminer les silos entre les entreprises. La conception de flux devient possible, avec des workflows automatisés sans code, un développement IT accéléré, des services intégrés et des actions de flux spécifiques pour tout ce qui concerne la productivité et l’organisation, autant d’aspects indispensables pour une meilleure réussite et le respect des besoins.
Les logiciels de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM, Computer Aided Facility Management) ont tendance à privilégier une vue unique de la gestion de l’espace et des actifs, entièrement optimisée pour la gestion des installations et un certain niveau d’intégration aux demandes de service sur le lieu de travail. Cette solution est idéale pour les petites entreprises et les sites qui n’ont pas besoin de logiciels de gestion plus complexes et qui se limitent généralement à la gestion des services et au suivi des demandes. Les programmes CAFM ont également tendance à s’étendre sur plusieurs plateformes plutôt que sur une seule.
Les solutions IWMS sont idéales pour les grandes entreprises qui supervisent un plus grand nombre de composantes de gestion. Ces systèmes se trouvent sur une plateforme unique qui facilite la gestion des demandes, la planification de stratégies appropriées, la gestion de l’énergie et des ressources, les projets d’équipements, l’immobilier, la gestion des locations et la maintenance des installations.
Les systèmes IWMS tendent à évoluer pour répondre aux attentes toujours plus fortes des dirigeants et des organisations. Tout comme les attentes se sont accélérées au début d’Internet, elles vont continuer d’augmenter à mesure que la technologie se développera et sera déployée de toutes parts. Actuellement, la technologie se concentre sur le développement de plateformes compatibles avec le cloud, mobiles, accessibles et connectées aux périphériques IoT. Ces derniers, en particulier, sont de plus en plus pertinents et disponibles, et leur applicabilité est sans cesse plus importante pour les utilisateurs de systèmes IWMS, notamment pour la collecte de données automatisées à partir de périphériques intelligents.
Il existe également une forte demande d’interfaces utilisateur plus intuitives, capables d’offrir toutes les fonctionnalités requises sans difficulté, vous évitant de naviguer trop souvent entre les pages et les liens. Dans l’idéal, les plateformes IWMS auront des interfaces et des méthodes de collecte de données en constante mutation, quelle que soit la complexité. Les plateformes IWMS deviendront plus évolutives, élégantes, flexibles et riches en options.
Des services digitaux modernisés pour un lieu de travail en constante évolution.