Una complessità nutrizionale che richiedeva più dei fogli di calcolo
Jordyn Nylander, Senior Clinical Nutritionist presso San Diego Zoo Wildlife Alliance, non parte da cosa mangiano gli animali. Parte da come mangiano. "Ogni animale presenta un insieme davvero unico di adattamenti e sfide", spiega Nylander. "Pensiamo a come masticano, a come interagiscono con gli altri animali, all'ambiente in cui vivono: luce solare, ombra, temperatura. Anche le dimensioni e la presentazione del cibo sono importanti."
L'altezza della giraffa, ad esempio, implica che il cibo debba essere preparato e posizionato in alto rispetto al suolo, in linea con il suo modo naturale di alimentarsi. Ogni variabile contribuisce a definire un piano alimentare. Ora moltiplichiamo questo livello di specificità per 3.000 piani alimentari attivi distribuiti su due sedi.
San Diego Zoo Wildlife Alliance (SDZWA) si prende cura di oltre 15.000 animali appartenenti a più di 900 specie, molte delle quali a rischio di estinzione. La sua missione, globale e salvavita, è proteggere e preservare la fauna selvatica per le generazioni future.
Per decenni, però, gestire la nutrizione con un livello di dettaglio così elevato ha significato affidarsi a sistemi frammentati: centinaia di fogli Excel, un database fragile, comunicazioni via radio, telefonate e appunti scritti a mano conservati in tasca.
Quando una dieta cambiava, l'aggiornamento doveva passare attraverso più canali, senza alcuna garanzia che arrivasse alla persona giusta in tempo. Per animali con esigenze altamente specifiche, non era solo inefficiente. Era un rischio.
Il coordinamento sottraeva tempo alla conservazione
Il lavoro in sé è una scienza precisa, ma i sistemi che lo supportavano erano frammentati. I nutrizionisti ricevevano richieste via radio e telefono. Gli aggiornamenti dei piani alimentari arrivavano attraverso più canali. I team del magazzino non erano sempre certi di quale fosse la versione aggiornata. Gli specialisti della cura degli animali potevano scoprire a metà pasto che qualcosa era cambiato.
Specialisti altamente qualificati avevano meno tempo da dedicare al progresso della scienza della conservazione, perché dovevano inseguire informazioni, confermare aggiornamenti e cercare di restare allineati.
Un vincolo tipico del non-profit si è trasformato in un'opportunità di partnership
April Dornback, Service Desk Manager e ServiceNow Administrator di SDZWA, vedeva chiaramente il problema.
"Era un incubo", afferma Dornback. "Database che potevano andare in crash. Centinaia di fogli Excel. Telefonate, comunicazioni radio, foglietti adesivi: informazioni annotate ma non condivise tra i team."
L'organizzazione aveva bisogno di un sistema unificato in cui nutrizionisti, team del magazzino e specialisti della cura degli animali potessero lavorare tutti sulla base delle stesse informazioni. Così Dornback si è posta una domanda fondamentale: dove le persone qualificate stavano dedicando tempo ad attività che non richiedevano la loro competenza? La risposta era: il coordinamento. Invece di aggiungere altre persone o altri processi, si è concentrata sull'eliminazione degli attriti.
ServiceNow.org ha offerto a Dornback qualcosa di raro: funzionalità di livello aziendale pensate per i vincoli del mondo non-profit, con budget limitati, organici ridotti e priorità orientate alla missione. Aveva già dimostrato il valore di ServiceNow nelle operazioni IT di SDZWA. Ora vedeva l'opportunità di estendere quella base al cuore della missione, creando un'app personalizzata sulla ServiceNow AI Platform.
Il suo team ha creato il Wildlife Nutrition Hub utilizzando App Engine e Studio Flusso di lavoro di ServiceNow: un'applicazione progettata da zero intorno al modo di lavorare dei team SDZWA.
Il coordinamento in tempo reale ha sostituito ore di lavoro manuale
Il Wildlife Nutrition Hub collega nutrizionisti, team del magazzino e specialisti della cura degli animali in un unico flusso di lavoro condiviso.
Quando Nylander aggiorna un piano alimentare, ad esempio modificando il cibo per Seri, una giraffa dell'habitat dell'Africa orientale, la modifica è immediatamente visibile a tutte le persone che devono vederla. Il team del magazzino inizia a reperire e a preparare il cibo. Gli specialisti della cura degli animali ricevono automaticamente gli aggiornamenti. Al momento della somministrazione del cibo, tutti sono allineati. Ciò che prima richiedeva più telefonate, follow-up e tracciamento manuale ora avviene senza interruzioni.
"Disponiamo di uno spazio unificato in cui i nostri team possono consultare le stesse informazioni in tempo reale", afferma Nylander. "Questo colma le lacune nella comunicazione e ci aiuta a garantire il cibo e la programmazione corretti per ogni animale."
Il tempo recuperato dal coordinamento è tornato al lavoro di conservazione
I vantaggi operativi sono evidenti. L'impatto sulla missione è ancora maggiore.
Con meno tempo dedicato alla gestione della logistica, Nylander e il suo team possono concentrarsi su attività scientifiche più approfondite, come la genetica animale, le strategie di riproduzione e la sopravvivenza delle specie a lungo termine.
"Il vero valore di tutto questo è il tempo che ci restituisce", afferma Dornback. "Con il Wildlife Nutrition Hub, ora tutti possono essere allineati, lavorare sulla stessa attività nello stesso momento e far fluire tutto insieme."
Ogni anno, SDZWA gestisce oltre 400.000 tonnellate di cibo nelle sue sedi. Questo lavoro è ora coordinato attraverso un unico sistema, che non solo migliora le operazioni quotidiane, ma genera anche dati a supporto dei programmi di conservazione globali.
La protezione delle specie inizia con la protezione dei sistemi che le supportano
"Potrei lavorare nella tecnologia ovunque", afferma Dornback. "Ma scelgo di lavorare qui perché ciò che facciamo protegge le specie. ServiceNow.org ha contribuito a renderlo possibile."
Nylander vede questo impatto nel suo lavoro quotidiano.
"Le scelte che facciamo nell'ambito della nutrizione della fauna selvatica incidono direttamente sugli sforzi di conservazione in tutto il mondo", afferma Nylander. "Quando nutriamo un animale, pensiamo alle popolazioni selvatiche per le generazioni future."
SDZWA ha creato un sistema che riflette la complessità del suo lavoro e consente ai suoi esperti di concentrarsi su ciò che conta di più. Perché nel campo della conservazione, l'efficienza non è l'obiettivo. È ciò che contribuisce a rendere possibile la missione.