Il software per la gestione delle retribuzioni è una soluzione digitale, on premise o basata su cloud, che gestisce e automatizza gli stipendi del personale e altri processi relativi ai salari.
Nel corso dell'anno, le aziende hanno l'arduo compito, spesso noioso, di elaborare le retribuzioni. Ciò include il pagamento puntuale del personale, effettuare la dichiarazione dei redditi e rispettare la conformità alle leggi e alle normative. Il reparto delle risorse umane o quello della contabilità ha la responsabilità di tenere traccia delle informazioni relative al personale e di garantire che tutti i membri siano pagati correttamente. Tuttavia, sempre più processi relativi a questi uffici e al personale vengono digitalizzati e lo stesso sta avvenendo con le retribuzioni.
Il software per la gestione delle retribuzioni è attualmente utilizzato da molte aziende per semplificare questo processo, soprattutto perché tiene traccia di tutte le informazioni rilevanti, previene gli errori umani e documenta i dati più importanti per adempiere agli obblighi fiscali. Questo articolo illustra le nozioni di base del software per la gestione delle retribuzioni, i motivi per cui è così importante nell'ambiente di lavoro moderno e come scegliere quello giusto per la propria azienda.
I vantaggi più evidenti che le aziende di ogni tipologia possono ottenere dall'utilizzo di un software per gestire le retribuzioni sono la praticità e la precisione.
In primo luogo, questo tipo di software garantisce che il personale venga retribuito. Non solo, riceve regolarmente l'importo corretto, al momento giusto e con il metodo di pagamento che preferisce. Se chiede l'accredito diretto e il denaro è suddiviso su conti specifici, i pagamenti automatizzati trasferiranno i fondi sul conto bancario, sul fondo pensione e via dicendo.
Oltre a ricevere puntualmente i pagamenti e ad avere un facile accesso ai fondi, gli altri vantaggi per il personale includono:
- Poter visualizzare la cronologia dei pagamenti
Il personale deve essere in grado di esaminare le proprie finanze per vedere come e quando viene pagato ed è più facile farlo quando un software memorizza tutti questi dati importanti. I e le dipendenti possono vedere la ripartizione degli stipendi, verificare a cosa corrispondono le trattenute fiscali e molto altro ancora. - Modificare le informazioni personali e quelle di pagamento
Se trasloca in una nuova casa, apre un conto presso un nuovo istituto di credito, si sposa o per qualsiasi cambiamento possa verificarsi, il personale non deve necessariamente presentare richieste al reparto Risorse umane. Può, invece, utilizzare il software per la gestione delle retribuzioni e aggiornare autonomamente le proprie informazioni. - Ottenere risposte rapide alle domande
Il software per la gestione delle retribuzioni elimina gli intermediari in generale e offre informazioni e approfondimenti quando il personale pone domande. Ciò significa che non deve aspettare l'intervento degli altri per ottenere le informazioni in modo tempestivo. - Ridurre al minimo le interruzioni del servizio
Sospendere il lavoro delle risorse umane o della contabilità nelle ore centrali della giornata o pianificare un appuntamento con qualcuno significa sottrarre tempo alle attività lavorative effettive o approfittare del tempo libero del personale e del reparto addetto alle retribuzioni. Grazie al facile accesso alle informazioni sulle retribuzioni online o tramite un'app, il personale riesce a gestire il proprio tempo e a ottenere ciò di cui ha bisogno senza perdere tempo durante le attività lavorative.
Il personale non è l'unico a trarre vantaggio dal software per la gestione delle retribuzioni. In realtà, i vantaggi che questo strumento apporta alle aziende sono molti di più. Quelli maggiori riguardano il modo in cui il software rende i team più efficienti, tiene minuziosamente traccia dei dati e fornisce strumenti aggiuntivi, oltre a quelli per l'elaborazione dei pagamenti. Alcuni vantaggi aziendali specifici includono:
- Miglioramento del morale del personale
Il personale apprezza la trasparenza e quando ha accesso a ciò di cui ha bisogno, viene retribuito in modo puntuale per ciò che gli è dovuto e può vivere senza impedimenti, è più soddisfatto del proprio posto di lavoro. - Miglioramento della sicurezza
Le informazioni inerenti il personale sono riservate e, invece di cercare di gestire e proteggere i file cartacei o di condividere queste informazioni private su canali non sicuri, tutti possono accedere a ciò di cui necessitano senza compromettere le misure di sicurezza o i dati. - Informazioni aziendali più approfondite
Quando le informazioni sulle retribuzioni vengono digitalizzate, elaborate utilizzando un software avanzato e automatizzato, quindi integrate con altri strumenti aziendali, è più facile comprendere le informazioni finanziarie delle aziende. È possibile utilizzare il budgeting, i costi e i ricavi dei reparti e persino i dati in tempo reale per prendere decisioni legate al fattore tempo. - Miglioramento della creazione di report
Quanto alla creazione di report e alla conformità, il software per la gestione delle retribuzioni offre calcoli e documentazione più accurati per qualsiasi tipo di esigenza fiscale.
Il software per la gestione delle retribuzioni offre numerosi vantaggi, non solo pratici, ma sempre più essenziali per le aziende moderne che vogliono ridurre al minimo gli errori e continuare a operare in modo efficiente. Utilizzando questo tipo di software puoi fornire al personale i seguenti vantaggi:
- Retribuzione puntuale e accurata
I fattori che influenzano i pagamenti del personale sono infiniti, come fusioni e acquisizioni, turni, nuove assunzioni, stipendi, bonus ecc. Disporre di una risorsa come un software per la gestione delle retribuzioni consente alle aziende di retribuire ogni volta il personale in modo corretto, aspetto che aumenta la fiducia tra dipendenti e datori di lavoro e garantisce che le persone dispongano del denaro necessario per le loro spese. - Trasparenza per le aziende
I tuoi costi personali si aggiungono a quelli dell'impresa e può essere difficile gestirli insieme alle altre spese aziendali. Un ottimo software per la gestione delle retribuzioni si integra con altri reparti, come quello della contabilità, in modo che le aziende possano godere di una maggiore trasparenza e ottengano una visuale d'insieme per effettuare operazioni di budgeting, creare report e assegnare le risorse. - Flessibilità
Il software per la gestione delle retribuzioni è progettato per adattarsi alla tua linea di business e scalare in base alle dimensioni della tua azienda, quindi anche quando deve affrontare cambiamenti su larga scala, non solo terrà il passo con tali modifiche, ma le semplificherà. Ad esempio, se un'azienda dovesse aprire un nuovo ufficio in una sede completamente nuova, con normative fiscali diverse, il software per le retribuzioni si adeguerà alle nuove regole e, in automatico, le applicherà al personale di quell'ufficio. - Aumento del tempo da dedicare alle attività di alto livello
Invece di dedicare tempo prezioso all'elaborazione delle retribuzioni utilizzando metodi obsoleti, le aziende possono concentrarsi sugli aspetti più importanti della loro attività, come l'innovazione e l'esecuzione del lavoro.
I vantaggi sopra elencati dipendono tutti dal software utilizzato; non tutti i sistemi, infatti, funzionano allo stesso modo o soddisfano gli standard più elevati. Il software deve eseguire tutte le funzioni utilizzate dalla tua azienda ed essere innovativo, personalizzabile quando necessario e agevole per tutti. Al momento di stabilire quale acquistare, poniti le seguenti domande per trovare quello più adatto alla tua azienda.
- Che dimensione ha la tua azienda?
- Di quanto personale disponi?
- Il personale è retribuito su base oraria o percepisce uno stipendio?
- Con quale frequenza viene retribuito il personale?
- Qual è il tuo budget per il software per la gestione delle retribuzioni?
- Chi gestirà il calendario delle retribuzioni?
- Il sistema supporta ogni area geografica in cui sono presenti dipendenti?
- Il software si integra con gli altri sistemi aziendali principali?
- Il software è facile da configurare?
- Il software risponde alle esigenze di aziende come la mia?
- Il software è facile da usare?
Ribadiamo che non esistono due sistemi software per la gestione delle retribuzioni uguali o con le stesse caratteristiche, ma vi sono alcune funzioni di base che devi accertarti che siano presenti. Se prevedi di pagare per il software, assicurati di ottenere il massimo dal tuo investimento, che dovrà gestire le attività più laboriose utilizzando le seguenti funzionalità:
- Calcolo degli stipendi guadagnati
Si tratta di una funzione fondamentale del software per la gestione delle retribuzioni; assicurati che il sistema che acquisterai sia in grado di calcolare automaticamente i salari del personale, quello a tempo pieno, quello part-time e via dicendo. - Integrazione di orari e presenze nelle retribuzioni
I migliori programmi ti aiuteranno a integrare i processi di retribuzione con le schede delle attività e le prassi di intervento. Ciò contribuirà a far sì che tutti i fattori di gestione degli orari siano digitalizzati e automatizzati, indipendentemente dal fatto che il personale abbia una retribuzione oraria o uno stipendio. - Versamento delle trattenute fiscali e di altre deduzioni
Per il calcolo accurato delle retribuzioni di ogni singolo membro del personale devi poterti fidare del software, che effettuerà automaticamente il versamento delle trattenute fiscali e di qualsiasi altra deduzione. Di solito, tali deduzioni possono essere modificate anche dal personale stesso, il quale può adattare lo stipendio in base alle proprie necessità. - Pagamento del personale
Anche se i manager possono ancora approvare le schede delle attività e altri elementi della retribuzione, il software deve essere in grado di effettuare pagamenti automatizzati in base alla tua configurazione. Se paghi il personale ogni venerdì, devi essere in grado di impostare i pagamenti ogni settimana. - Creazione di report sulle retribuzioni
Gestire le stime e controllare le proprie finanze con qualsiasi responsabilità fiscale può essere un'operazione stressante, noiosa, soggetta a errori e dispendiosa in termini di tempo. Il software di questa tipologia può creare report sulle retribuzioni al tuo posto, in modo da farti ottenere immediatamente le informazioni accurate di cui hai bisogno. - Accesso a modelli fiscali importanti
I professionisti delle risorse umane e altri membri del personale devono avere accesso alle informazioni e ai modelli fiscali. Questi sistemi di gestione delle retribuzioni devono inoltre essere protetti con funzionalità di sicurezza che garantiscano che solo determinate persone possano visualizzare dati riservati.
È possibile che la tua azienda privilegi alcune caratteristiche rispetto ad altre, ma soprattutto, nel caso dovessi pagare una consistente somma di denaro per utilizzare il software, non accettare di ottenere meno di quanto menzionato sopra.
Il software per la gestione delle retribuzioni sta trasformando le procedure delle risorse umane e del team di responsabili facendo sì che tutti operino sulla stessa pagina e abbiano la migliore visibilità. Le esigenze del personale sono soddisfatte: ogni membro riceve puntualmente i pagamenti e può accedere alle informazioni essenziali in base alle proprie necessità. Quanto alle risorse umane, possono concentrarsi su lavori più impegnativi e di maggior impatto per ottimizzare il funzionamento della tua azienda.
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