Leggi e normative contribuiscono a garantire un mercato equo, a proteggere i diritti dei consumatori e a creare un ambiente di lavoro sicuro ed equo. Detto questo, le leggi di per sé non sono in genere un metodo sufficiente per applicare il cambiamento, in particolare quando si gestiscono i requisiti aziendali interni. Spesso, la vera sfida per le aziende consiste nella comprensione e nel rispetto delle complesse esigenze associate alla conformità interna. La conformità aziendale è il meccanismo attraverso il quale le aziende garantiscono che loro stesse e i loro dipendenti rispettino gli standard legali ed etici a cui sono tenuti a essere conformi. Comprende ogni aspetto, dai criteri interni ai programmi di formazione alle strategie di audit e applicazione.
In sostanza, la conformità aziendale si occupa dell'implementazione e del mantenimento di criteri e procedure all'interno di un'organizzazione per garantire che tutte le operazioni siano in linea con gli standard etici dell'azienda. Sebbene alcuni aspetti della conformità aziendale possano essere legalmente obbligatori, molti elementi vengono adottati volontariamente per migliorare la corporate governance e l'integrità operativa.
Nonostante a volte possa sembrare un approccio restrittivo, nel dettare gli ambiti operativi di un'azienda, la conformità aziendale è fondamentale per proteggere l'azienda da rischi interni e violazioni etiche. Rafforza l'integrità delle operazioni aziendali attraverso lo sviluppo e l'applicazione di criteri e framework interni. Questi framework contribuiscono a mantenere la reputazione e la sostenibilità operativa dell'azienda, garantendo che ogni azione rispetti gli standard etici e gli obiettivi strategici stabiliti. Più nello specifico, l'importanza della conformità aziendale si estende ai seguenti ambiti:
Stabilendo linee guida e procedure chiare, i programmi di conformità aziendale delineano le responsabilità dei singoli dipendenti e dell'intera organizzazione. Questa responsabilità garantisce che tutte le azioni siano in linea con gli standard legali ed etici, promuovendo una cultura di integrità e proteggendo l'azienda da decisioni potenzialmente dannose.
La trasparenza è fondamentale per la conformità, in quanto i criteri richiedono un quadro chiaro del funzionamento delle aziende e delle misure che stanno adottando per garantire che siano in linea con le aspettative stabilite. Ciò incoraggia le aziende a essere più aperte in relazione alle loro attività, al prendere decisioni e allo svolgere le loro attività aziendali. Le iniziative di conformità aziendale, adottate con i giusti metodi, forniscono agli stakeholder interni informazioni più accurate sul funzionamento interno dell'organizzazione. Forse ancora più importante, può anche migliorare i rapporti con i clienti, che apprezzano sempre di più l'onestà e l'apertura nelle aziende con cui interagiscono.
La governance aziendale, che si concentra su una gestione e un processo decisionale efficaci, è integrata da programmi di conformità che garantiscono che tutte le azioni siano legittimate ed eticamente valide. Una volta allineati, questi programmi consentono operazioni aziendali più efficienti e responsabili.
Sapendo di far parte di un'organizzazione che opera nel rispetto di linee guida normative ed etico-comportamentali, i dipendenti possono diventare più orgogliosi del loro lavoro. Questo tipo di ambiente positivo, in cui la condotta etica è la norma, contribuisce anche a una sensazione di valore nella forza lavoro, che spesso porta a più soddisfazione del proprio lavoro e maggiore fedeltà al posto di lavoro.
Garantendo il rispetto delle leggi e delle normative ambientali, i programmi di conformità aziendale possono aiutare le aziende a ridurre la propria impronta ecologica e a promuovere pratiche aziendali sostenibili. Questo impegno interno verso la gestione ambientale è fondamentale per la salute a lungo termine del pianeta e si allinea con le crescenti aspettative del pubblico e dei consumatori per la responsabilità aziendale.
Sebbene la conformità aziendale sia spesso associata in modo più diretto a criteri interni volontari, in alcune aree potrebbero sussistere sanzioni legali associate alla mancata conformità. Garantendo l'adesione di un'azienda a tutte le normative pertinenti, i programmi di conformità possono ridurre il rischio di sanzioni legali.
Un programma di conformità aziendale completo integra tutti gli aspetti della conformità nell'intera organizzazione. Questa integrazione va dalla gestione dei criteri esterni e di quelli interni alla formazione approfondita dei dipendenti. Garantendo che ogni reparto e membro del personale sia allineato al mantenimento di questi standard, il rischio di gravi errori e violazioni è notevolmente ridotto. Questo allineamento è fondamentale per l'integrità e l'efficienza complessive dell'azienda.
In una prospettiva più ampia, mantenere la conformità permette ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro in modo efficace, il che a sua volta consente all'azienda di raggiungere i propri obiettivi e promuovere una cultura di empowerment e crescita migliorata. Inoltre, nel caso di un'azione legale, un solido programma di conformità aziendale può aiutare in modo significativo l'organizzazione in tribunale, dimostrando le misure che l'azienda ha intrapreso per mantenere la conformità e creando una traccia documentale digitale da seguire per i professionisti legali.
Con così tanto in gioco (e tanto da guadagnare), l'istituzione di un programma di conformità aziendale efficace richiede un approccio ponderato. I passaggi chiave che le aziende devono prendere in considerazione per creare e mantenere programmi di conformità aziendale di successo includono:
La conformità aziendale è alla base della gestione dei rischi. Per farlo, le aziende devono innanzitutto identificare le aree in cui sono più vulnerabili alla non conformità. È necessario eseguire regolarmente valutazioni dei rischi per tenere il passo con i potenziali problemi, tenendo conto di fattori quali i risultati delle verifiche, la cronologia delle controversie, le tendenze di applicazione del settore e il feedback dei dipendenti. Queste valutazioni contribuiranno a definire le priorità delle risorse e a personalizzare il programma di conformità per affrontare i rischi specifici in modo più efficace.
Un'efficace conformità aziendale è una responsabilità per tutta l'organizzazione, il che significa che inizia con un impegno da parte della leadership. I responsabili Executive e gli altri responsabili decisionali chiave non devono solo approvare il programma di conformità, ma devono parteciparvi attivamente. Devono avere l'autorità di amministrare le regole e responsabilizzare il personale a tutti i livelli. Non solo devono promuovere la conformità, i leader devono definire l'esempio: modellare il comportamento etico, incoraggiare una comunicazione aperta sulla conformità e rafforzare l'integrità come valore fondamentale dell'organizzazione.
Un codice di condotta ben definito deve delineare chiaramente lo scopo del programma, le aspettative a livello di comportamento e le responsabilità. Inoltre, è necessario definire criteri e standard dettagliati, che riguardano specifiche aree di conformità del settore, come le pratiche anti-corruzione, la conformità fiscale e la conservazione dei registri.
Quando tutti hanno una voce, l'organizzazione è più forte. La tecnologia può semplificare il processo attraverso il quale i dipendenti segnalano problemi di conformità, siano questi operativi o legati ai requisiti legali. Ciò può includere la presentazione di richieste di conformità, la segnalazione di reclami o la segnalazione di incidenti. Inoltre, il mantenimento di un sistema affidabile per il monitoraggio del modo in cui vengono gestiti i report o le richieste garantisce un trattamento equo, fornendo al contempo una documentazione essenziale che può essere citata nel caso in cui le azioni dell'azienda vengano messe in discussione.
Ogni individuo che rappresenta l'azienda in qualsiasi veste ufficiale è responsabile della conformità. Ciò significa che tutti i dipendenti, inclusi i funzionari aziendali e i fornitori terzi, devono avere una formazione completa in materia di leggi, norme, criteri e standard. Idealmente, la formazione dovrebbe essere personalizzata in base a ruoli specifici (in particolare per le aree ad alto rischio) e deve essere documentata e tracciata in modo completo. I criteri di conformità e gli strumenti di gestione della formazione possono semplificare questo processo, garantendo una formazione completa e uniforme in tutta l'azienda.
Un programma di conformità aziendale non deve essere statico; si tratta di un processo dinamico che richiede valutazioni e miglioramenti continui. Il feedback regolare da parte dei dipendenti, il monitoraggio continuo dell'efficacia della conformità e il mantenimento di informazioni aggiornate sulle normative statali e federali aiuteranno le organizzazioni a mantenere l'aderenza alle aspettative in continua evoluzione. Questo approccio continuo al miglioramento della conformità assicura che il programma rimanga efficace nel tempo, adattandosi all'evoluzione del panorama aziendale e normativo.
Le aziende di oggi rappresentano un grande potere e, se correttamente impegnate a rispettare i criteri e le linee guida interni stabiliti, possono rappresentare la forza per un cambiamento positivo. ServiceNow, riconosciuta come leader tra le piattaforme di governance, rischio e conformità (GRC) da Forrester Wave nel quarto trimestre del 2023 supporta le organizzazioni nel dare priorità alla conformità aziendale.
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