Padronizar sistemas em todas as regiões e subsidiárias

Além da necessidade de acompanhar as rápidas mudanças tecnológicas, as empresas de TI precisam também investir na revisão e aprimoramento de seus produtos e serviços e otimizar a forma como gerenciam e operam seus negócios. Nesse sentido, a Fujitsu Limited é uma empresa com a ambição de responder rapidamente às tendências do setor e, ao mesmo tempo, agilizar sua própria transformação digital.

Em 2020, a empresa lançou um projeto de transformação digital chamado “Fujitra”, cujo significado é “Transformação da Fujitsu”. Para executá-lo rapidamente, a Fujitsu precisava alinhar as subsidiárias e escritórios regionais de tal modo que todos trabalhassem em torno dos mesmos objetivos. O projeto “One Fujitsu” foi criado como parte dessa iniciativa de padronizar integralmente as operações em todo o Grupo, inclusive as empresas domésticas no Japão e as subsidiárias internacionais.

“Se todas as regiões e subsidiárias trabalhassem de forma independente, a empresa não conseguiria acompanhar a dinâmica das mudanças com rapidez nem atender às expectativas do cliente. Como parte do One Fujitsu, estamos centralizando todos os dados do Grupo em uma única plataforma e criando um ambiente onde seja possível compartilhar informações e tomar decisões de negócios mais inteligentes”, afirma Katsunori Aoki, gerente sênior da matriz global da Fujitsu, Unidade de plataforma de sistemas digitais.

Centralizar o planejamento e aprovações na matriz global

A Fujitsu criou uma nova função destinada a dar suporte à transição para um sistema padrão em todo o Grupo. O Diretor de dados e processamento (CDPO) foi designado para administrar o projeto e é responsável pelos dados e processos de negócios internos.

No passado, todas as subsidiárias e regiões eram responsáveis por seu próprio orçamento e plano de desenvolvimento, mas a empresa decidiu adotar uma abordagem mais padronizada e eliminar sistemas otimizados para apenas uma área. A matriz da Fujitsu definiu um único orçamento e processo de aprovações como suporte à iniciativa de centralização.

“O One Fujitsu mudou a forma como operamos. Comparamos os processos de solicitação de desenvolvimento de sistemas em todas as subsidiárias e regiões a fim de decidir como trabalhar no futuro”, explica Koichi Abe, diretor sênior da Divisão de serviços na nuvem da Fujitsu, Unidade de plataforma de sistemas digitais.

Isso exigiu visibilidade total de quais sistemas as subsidiárias estavam usando. A Fujitsu implementou o ServiceNow Strategic Portfolio Management e o Application Portfolio Management para criar um portfólio abrangente de TI.

Visibilidade dos sistemas do Grupo todo em uma única ferramenta

O ServiceNow Strategic Portfolio Management capacita os grupos e empresas a gerenciar seus portfólios de TI em uma única plataforma. A solução rastreia aprovações e projetos de desenvolvimento de sistemas e ajuda a gerenciar orçamentos com precisão. Por sua vez, o Application Portfolio Management alinha as aplicações da empresa à sua estratégia de negócios. Juntas, as soluções oferecem uma visão holística de todos os sistemas usados em cada região e subsidiária na Fujitsu.

“Anteriormente, gerenciávamos nossos ativos de TI de forma desconexa, por região ou subsidiária. Quando decidimos encontrar uma forma padronizada, o primeiro passo rumo a completar o plano One Fujitsu foi consolidar a gestão de TI em todo o Grupo”, afirma Takamasa Saito da Matriz da Fujitsu, Unidade de plataforma de sistemas digitais.

Lançar a iniciativa de padronização em todo o Grupo

Ao coletar dados no Application Portfolio Management, a Fujitsu descobriu a existência de mais de 4.000 sistemas distintos em uso em todo o Grupo.

“Munidos de visibilidade total das aplicações e sistemas, pudemos oficialmente lançar nossa iniciativa de padronização. Temos um responsável pelo domínio de serviços (SDO) dedicado em nossa matriz, cujo trabalho é otimizar o portfólio de serviços digitais de cada área de negócios”, explica Abe.

Ao decidir se deve implementar ou não um novo sistema, o SDO realiza revisões para avaliar o quanto isso melhoraria as operações e serviços fornecidos a cada unidade de negócios em todas as empresas do grupo e como ajudaria a reduzir os custos. Com a ServiceNow, o SDO reduz o tempo necessário para montar orçamentos e relatórios.

Orçamentos e relatórios gerados de forma mais rápida

O Strategic Portfolio Management captura solicitações de orçamento e desenvolvimento de sistemas de todas as áreas do negócio, as quais são consolidadas para simplificar as revisões e aprovações, e isso é gerenciado diretamente na plataforma. O processo ficou mais tranquilo também para o solicitante. Em vez de criar e enviar documentos em Excel por e-mail, os gerentes podem selecionar aplicações em uma lista suspensa sem a necessidade de digitar novamente a solicitação, o que eliminou os erros de transcrição a melhorou drasticamente a eficiência operacional.

Antes, a Fujitsu processava solicitações de orçamento do sistema em cada um dos escritórios no Japão por meio de um sistema interno. Contudo, ainda era preciso gerenciar algumas informações no Excel. Os orçamentos internacionais eram também gerenciados em um sistema distinto, isto é, a empresa precisava consolidar relatórios manualmente para obter visibilidade do Grupo todo.

Falando sobre a centralização no Strategic Portfolio Management, Abe explicou: “Leva cerca de 30% menos tempo para agregar aplicações, consolidar orçamentos e preparar relatórios de gestão.”

Suporte à gestão de futuros projetos de desenvolvimento

Desde a implementação da ServiceNow, a empresa passou a se beneficiar também de uma maior consistência. Como comentado por Saito, “Quando os processos de solicitação ainda não eram consolidados no Strategic Portfolio Management, a granularidade das solicitações variava de acordo com a subsidiária, região, projeto e exercício fiscal. Hoje, podemos enviar relatórios abrangentes sobre orçamentos ou resultados do projeto à gerência, o que nos capacita a tomar decisões de negócios mais inteligentes.”

Assim como no projeto One Fujitsu, a padronização eficaz das operações requeria da empresa o alinhamento das partes interessadas e a concordância com a função e responsabilidade de cada região e subsidiária na iniciativa. Após a implementação da ServiceNow, foram realizados mais de dez workshops para integrar usuários aos sistemas, reunir feedback de usuários e garantir a familiarização com o uso da solução.

“É importante manter o alinhamento e a conexão com os funcionários. Recebemos consultas diariamente de toda a organização, o que nos levou a explorar o ServiceNow IT Service Management (ITSM) para capacitar os funcionários a responder rapidamente às consultas”, explica Abe.

Com relação às próximas fases do projeto, Aoki revela: “Estamos trabalhando na definição da estrutura geral de negócios para podermos adaptar e otimizar nossa arquitetura empresarial em todo o Grupo.” O Strategic Portfolio Management continuará dando suporte à gestão de projetos enquanto a Fujitsu substitui seu sistema atual.

A empresa se viu diante do sério problema de como migrar de um modelo tradicional de negócio de integração de sistemas para um modelo de negócio orientado por serviços, mas prevê que o investimento valerá a pena.

“Quando o projeto One Fujitsu alcançar nossa meta de tornar os sistemas do Grupo mais simples e transparentes, poderemos reduzir significativamente os custos operacionais e investir dinheiro de forma apropriada. Atualmente, esses custos correspondem a 70-80% das nossas despesas com TI” explica Aoki. “À medida que a implementação vai se desenvolvendo, acumulamos mais conhecimento e especialização internos, os quais ajudarão a agilizar a transição para um modelo de negócio orientado por serviços e nos capacitarão a aconselhar os clientes em como eles mesmos devem usar essas soluções digitais.”