Renovação de um sistema de aprovação no fim da vida útil
Os sistemas de aprovação utilizados pela Fujitsu já ultrapassavam 20 anos de idade, o que dificultava a expansão. Para piorar o problema, todas as empresas do Grupo Fujitsu utilizavam seus próprios fluxos de trabalho de aprovação personalizados, criando obstáculos à implementação da gestão ágil.

Como parte dos esforços para implementar a nova missão de “tornar o mundo mais sustentável criando confiança na sociedade por meio da inovação”, a Fujitsu lançou uma nova marca de negócios, a Fujitsu Uvance, em outubro de 2021.

Essa marca consiste em sete elementos principais: os campos intersetoriais de Fabricação sustentável, Experiência do consumidor, Vida saudável e Sociedade confiável visam resolver problemas sociais, enquanto os elementos Mudanças digitais, Aplicativos de negócios e TI híbrida abrangem os campos tecnológicos dos quais recebem suporte.

Para criar uma sociedade sustentável, a Fujitsu está se empenhando em transcender os limites nacionais e setoriais e dar suporte ás reformas corporativas e aos estilos de trabalho e vidas dos indivíduos. Em particular, o elemento Mudanças digitais promove transformações ágeis na gestão e na vida profissional dos funcionários com pleno uso de dados e da tecnologia internos da Fujitsu.

Um dos aspectos da iniciativa é o avanço em escala total de um sistema de aprovação modernizado. O sistema atual foi desenvolvido no final da década de 1990 e estava se tornando cada vez mais obsoleto e dificultando a expansão de seus recursos.

Kanna Kimura, Gerente do departamento de Gestão de serviços corporativos da divisão da Plataforma de sistemas digitais da Fujitsu, explica:

“O atual sistema de aprovação se limita apenas a usar a versão impressa de uma circular, digitalizá-la e distribuí-la. Por essa razão, não conseguíamos atender com eficácia às demandas da globalização ou da mobilização.”

As próprias estruturas da Fujitsu também mudaram radicalmente desde a criação do sistema, e a lacuna entre seus recursos e as operações da Fujitsu tornou-se cada vez mais evidente. Sendo assim, a Fujitsu anunciou uma política corporativa destinada a analisar as regras de aprovação e, com ela, o sistema de implementação.

A mudança acompanhou uma iniciativa de 2020 para unificar as regras de aprovação em todo o Grupo Fujitsu. Segundo a iniciativa, os processos das empresas do grupo nas quais as operações de aprovação se baseavam em suas próprias regras seriam padronizados. No entanto, as operações de aprovação diferiam significativamente entre as empresas, sendo alguns processos movimentados apenas por e-mail, pois careciam de infraestrutura adequada. Isso tornaria efetivamente impossível alcançar uma unificação genuína.

Takeshi Horikawa, Gerente sênior do departamento Jurídico de governança corporativa da divisão Jurídica, de propriedade intelectual e de avanço dos controles internos da Fujitsu, diz: “Considerando o histórico do sistema de aprovação, decidimos renová-lo desde a infraestrutura. Com a recriação do sistema por meio de um fluxo de trabalho de uso geral projetado para dar suporte a aprovações em nível global, poderemos aprimorar a eficiência e a experiência do usuário e garantir uma governança apropriada. Além disso, precisamos de um alto nível de escalabilidade para dar suporte a reformas contínuas de processos baseados em dados”.

Seis áreas de foco no novo sistema
Pelo fato de a Fujitsu operar um grupo com aproximadamente 400 empresas em 180 países, criar um novo sistema de aprovação para cerca de 120.000 funcionários não seria fácil. Por essa razão, a empresa adotou uma abordagem orientada por design como parte de um processo de mapeamento do novo sistema “a ser criado”.

Horikawa explica: “Consultamos uma grande variedade de usuários em diversos níveis, desde os funcionários responsáveis pela elaboração de várias questões até o pessoal em nível administrativo. Além das opiniões que recebemos, procuramos também construir um maior entendimento entre os membros do projeto sobre o objetivo que estávamos tentando alcançar”.

O conceito “a ser criado” consistia em seis objetivos, sendo o mais importante deles aumentar a rapidez das aprovações e viabilizar uma gestão ágil. O conceito procurava ainda melhorar a experiência do usuário e eliminar a insatisfação e as áreas de confusão em torno do antigo sistema. A governança otimizada garantiria a consistência e a continuidade das decisões por meio da capacitação dos usuários para pesquisar e consultar procedimentos anteriores, enquanto o uso aprimorado de dados possibilitaria maior visibilidade e eliminaria obstáculos. O quinto objetivo era globalizar, isto é, capacitar empresas do grupo em todo o mundo a utilizar o mesmo sistema, enquanto o objetivo final de coordenação garantiria a compatibilidade com os sistemas de trabalho periféricos existentes.

Uma plataforma comum para todos os fluxos de trabalho
Para satisfazer esses seis critérios, a Fujitsu selecionou a ServiceNow como plataforma do seu novo sistema de aprovação.

Anteriormente, a Fujitsu operava sistemas personalizados para cada região, empresa ou até mesmo departamento do grupo, mas, agora, pretende promover o Programa One Fujitsu, destinado a agregar todos os processos em um único sistema. O ServiceNow App Engine foi selecionado com base nessa premissa, e todos os sistemas relacionados ao fluxo de trabalho serão desenvolvidos e operados com o uso de instâncias compartilhadas do App Engine.

“O novo sistema de aprovação será nosso primeiro ato sob essa política”, afirma Kimura. “Ao integrar vários fluxos de trabalho em instâncias compartilhadas, podemos promover a coordenação dos dados. Percebemos também que a plataforma veio com o forte benefício adicional de nos capacitar a incorporar facilmente o conhecimento global e as práticas recomendadas criadas pela ServiceNow em nossos fluxos de trabalho.”

A plataforma também proporcionaria à Fujitsu a oportunidade de mudar o foco das operações de aprovação para fora do Japão.

“Se pretendemos padronizar regras e processos de aprovação em todo o Grupo Fujitsu, é preciso garantir sua adequação aos padrões globais”, afirma Horikawa. “Queremos uma plataforma com a qual possamos produzir e criar um fluxo de trabalho capaz de nos levar a essa direção rapidamente e adaptar-se de forma flexível a futuras modificações e expansões. Como usuários, contávamos com várias opções diferentes, mas, por fim, informamos à divisão de Plataforma de sistemas digitais que nossa intenção era usar o ServiceNow App Engine.”

Os prazos de aprovação foram reduzidos em 30%, e isso trouxe melhorias ainda maiores para o fluxo de trabalho
O projeto de criação de um sistema de aprovação baseado no ServiceNow App Engine foi iniciado em agosto de 2021 e incluiu um consultor da ServiceNow. O processo, que se tornaria a Etapa 1 do projeto, foi lançado em janeiro de 2022.

Kimura explica: “O sistema destina-se a empresas do grupo que executavam seus fluxos de trabalho de aprovação por e-mail e atende a 61 empresas nacionais e 44 no exterior. O sistema é acessado em média 128 vezes por dia por cerca de 8,7 usuários”.

A Fujitsu prosseguiu também com seu trabalho de desenvolver a Etapa 2, cujo alvo são outras empresas do grupo e a própria Fujitsu, e iniciou operações no final de maio de 2022.

“Quando a Etapa 2 estiver em andamento, todos os fluxos de trabalho, de consultas preliminares a deliberações e aprovações que estavam segregadas no sistema atual, serão combinados sem nenhuma dificuldade”, prossegue Kimura. “Esperamos reduzir em pelo menos 30% o tempo de espera dos procedimentos de aprovação.” 

Horikawa acrescenta: “A interface do usuário é tão simples e refinada que qualquer pessoa poderá usá-la depois de passar algum tempo com ela”.

Embora a expectativa de Horikawa seja a de que o novo sistema de aprovação exerça grande impacto sobre as operações da Fujitsu e das empresas do grupo, o lançamento da Etapa 2 não significará o fim dos esforços de renovação. Horikawa acredita que a Fujitsu continuará enfrentando desafios.

“Todos os dados relacionados a operações de aprovação do grupo como um todo serão agregados de forma central; portanto, é preciso primeiro reformarmos os processos baseados em análise de dados”, observa Horikawa. “Executaremos um ciclo contínuo no App Engine para analisar os problemas identificados enquanto operamos o fluxo de trabalho de aprovação e refletiremos as melhorias do processo em novos fluxos de trabalho. Com isso, poderemos criar uma forma de gestão mais ágil.”